Российские законы

Распоряжение Главы Хабаровского муниципального района от 28.02.2008 N 306-р “Об утверждении Положения об архиве администрации Хабаровского муниципального района“

ГЛАВА ХАБАРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 28 февраля 2008 г. N 306-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ

ХАБАРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, в целях приведения в соответствие с нормами действующего законодательства правовых актов главы района, а также сохранности документов администрации муниципального района

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Хабаровского муниципального района.

2. Возложить ответственность за сохранность архивных документов администрации района на управляющего делами администрации муниципального района Гапоненко А.Г.

3. Управляющему делами администрации района Гапоненко А.Г. довести данное Положение до всех руководителей аппарата администрации муниципального района.

4. Руководителям органов администрации муниципального района разработать
и утвердить своими приказами Положения об архиве в подведомственных им подразделениях.

5. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на управляющего делами администрации муниципального района Гапоненко А.Г.

Глава района

В.А.Алешко

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжением

главы Хабаровского

муниципального района

от 28 февраля 2008 г. N 306-р

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Общие положения

Решение Собрания депутатов Хабаровского муниципального района от 22.11.2005 N 91 утратило силу в связи с принятием решения Собрания депутатов Хабаровского муниципального района от 27.12.2005 N 105.

1.1. Архив администрации Хабаровского муниципального района (далее - архив) образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“ и на основании решения Собрания депутатов Хабаровского муниципального района от 22.11.2005 N 91 “Об утверждении структуры администрации Хабаровского муниципального района“.

Архив создан в целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности администрации муниципального района, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

1.2. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации“ обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами, и для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы района.

1.4. В архиве составляются годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив, и представления описей, которые утверждаются главой района.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

1.5. Организация работы архива возлагается на работника, назначаемого на должность и освобождаемого от должности главой района.

На должность работника, отвечающего за
работу архива, назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.6. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, нормативно-методическими документами администрации района в области архивного дела, Положением об общем отделе администрации района и настоящим положением.

1.7. Управляющий делами администрации муниципального района (далее - управляющий делами) либо лицо, ответственное за архив, совместно с главой района несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава района или иное уполномоченное им должностное лицо (управляющий делами).

1.9. При смене управляющего делами или лица, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой района.

Для приема-передачи дел распорядительным актом главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

2. Состав документов архива

В архив поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации района.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 2 настоящего положения;

учет и обеспечение сохранности архивных документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

организует работу по составлению номенклатуры дел администрации района;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации района;

принимает через год после завершения делопроизводством упорядоченные документы структурных подразделений администрации района;

составляет и представляет не позднее чем
через год после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации района и экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

организует и проводит проверку наличия документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

в установленном порядке передает на постоянное хранение в упорядоченном состоянии архивные документы (согласно графику передачи дел);

в установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

ежегодно представляет в отдел по делам архивов администрации муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

организует информационное обслуживание руководителей администрации района, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

осуществляет контроль за состоянием хранения документов в структурных подразделениях администрации района путем проведения проверок не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям администрации района в работе с документами.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив имеет право:

требовать от структурных подразделений администрации района своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать выполнение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района и соблюдение ими инструкции по делопроизводству;

запрашивать от структурных подразделений администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к помещению архива. Обеспечение сохранности документов

5.1.1. Архив
размещается в приспособленном помещении административного здания.

5.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

5.1.3. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Все поступающие в архив документы размещаются на стеллажах или в шкафах в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

5.1.4. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией, образованной распоряжением главы района, не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.

Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

при реорганизации или ликвидации администрации района.

При интенсивном использовании дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел, выданных в течение года.

В случае недостачи дел организуется их розыск в течение одного года после обнаружения недостачи.

5.2. Подготовка и передача дел в архив

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно, в соответствии с описями дел, которые составляются в четырех экземплярах, все завершенные в делопроизводстве дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сдаются на постоянное хранение в отдел по делам архивов администрации района.

5.2.3. Передача дел в архив от структурных подразделений осуществляется в течение I квартала следующего года.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные, и описи дел.

5.3.2. Для оперативного поиска документов в архиве организации создается научно-справочный аппарат к документам архива:

описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

предметные, предметно-тематические картотеки;

картотеки по личному составу;

исторические справки.

5.4. Использование документов архива

5.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

информирование руководства и структурных подразделений администрации района, а также других организаций о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании;

исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

использование документов в средствах массовой информации;

выдача документов для работы в архиве;

выдача документов во временное пользование.

5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива и регистрируется в книгах выдачи документов.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя администрации района или управляющего делами по актам на срок не более трех месяцев.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в государственный архив Хабаровского края по истечении срока временного хранения,
установленного Федеральным законом “Об архивном деле в Российской Федерации“, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению главы района.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив Хабаровского края осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным главой района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Начальник общего отдела

Е.В.Манойленко