Российские законы

Распоряжение Администрации города Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р (ред. от 03.05.2011) “О Регламенте администрации города Хабаровска“

Начало действия редакции - 03.05.2011.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Изменения, внесенные распоряжением администрации города Хабаровска от 03.05.2011 N 147-р, вступили в силу с 3 мая 2011 года.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 11 января 2011 г. N 6-р

О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

(в ред. распоряжения администрации г. Хабаровска

от 03.05.2011 N 147-р)

В соответствии с Уставом городского округа “Город Хабаровск“:

1. Утвердить Регламент администрации города Хабаровска согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение

УТВЕРЖДЕН

Распоряжением

администрации города Хабаровска

от 11 января 2011
г. N 6-р

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

(в ред. распоряжения администрации г. Хабаровска

от 03.05.2011 N 147-р)

Регламент является сводом правил, определяющих порядок организации деятельности администрации города Хабаровска, взаимодействия ее структурных подразделений в процессе выполнения возложенных на них задач.

Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, решаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее - Инструкция), положениями о структурных подразделениях и другими нормативными правовыми актами, не противоречащими действующему законодательству.

Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

Статья 1. Распределение обязанностей

1. Мэр города Хабаровска (далее - мэр) определяет структуру администрации города Хабаровска (далее - администрация города), представляет ее на утверждение в Хабаровскую городскую Думу, распределяет обязанности между заместителями мэра города Хабаровска (далее - заместители мэра).

Структурные подразделения администрации города (департаменты, комитеты, управления, службы) осуществляют свои полномочия в соответствии с положениями о структурных подразделениях.

Статья 1.1. Порядок разработки, согласования и утверждения положений и должностных инструкций

1. Положения о структурных подразделениях администрации города (департаментах, комитетах, управлениях, службах), изменения и дополнения к ним утверждаются распоряжением администрации города, которое согласовывается с соответствующими заместителями мэра, управлением кадров и муниципальной службы, юридическим управлением.

Полномочия руководителей структурных подразделений устанавливаются в соответствующем разделе положений о структурных подразделениях администрации города.

2. Руководители структурных подразделений администрации города организуют работу по разработке положений о структурных подразделениях, отделах и секторах, входящих в их состав, внесению изменений и дополнений к ним, должностных инструкций специалистов.

Заместители мэра после согласования с управлением кадров и муниципальной службы администрации города утверждают положения об отделах и секторах, входящих в состав структурных подразделений администрации города, должностные инструкции заместителей руководителей структурных подразделений, руководителей и заместителей руководителей отделов и секторов.

3. Руководители управлений и
служб, непосредственно подчиненных мэру, после согласования с управлением кадров и муниципальной службы утверждают положения о входящих в них отделах и секторах, должностные инструкции заместителей указанных структурных подразделений, руководителей и заместителей руководителей входящих в них отделов и секторов.

4. Руководители структурных подразделений после согласования с управлением кадров и муниципальной службы администрации города утверждают должностные инструкции специалистов.

Статья 2. Планирование работы администрации города

1. Работа администрации строится на основе планов структурных подразделений, разработанных в соответствии с основными направлениями социально-экономического развития города на текущий год.

Планирование осуществляется на год, месяц. Планы основных мероприятий администрации города утверждаются мэром.

Годовой план основных мероприятий администрации, план заседаний коллегии при мэре на год формируются организационно-методическим отделом на основе предложений, поступающих ежегодно не позднее 20 ноября от заместителей мэра, руководителей структурных подразделений администрации города.

2. Планы основных мероприятий администрации города на месяц формируются организационно-методическим отделом в соответствии с годовым планом и на основании предложений заместителей мэра, руководителей структурных подразделений, председателя Хабаровской городской Думы, поступивших не позднее 15-го числа месяца, предшествующего планируемому.

3. План основных мероприятий администрации города на месяц подписывается заместителем мэра - управляющим делами и до 20-го числа представляется на утверждение мэру, после чего копии плана направляются мэру, его заместителям, а также рассылаются в аппарат Полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Правительство Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу, структурные подразделения администрации города, федеральные структуры (по запросу).

4. Контроль за выполнением планов основных мероприятий администрации города осуществляется заместителями мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Общий контроль за выполнением планов основных мероприятий администрации города осуществляется контрольным управлением мэра.

Отчеты о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации города
на месяц, направляются руководителями структурных подразделений ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, в организационно-методический отдел.

Показатели своевременности составления, согласования, а также выполнения планов работы структурных подразделений учитываются как основные при подведении итогов работы за месяц и представлении к премированию работников администрации.

5. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планами, не могут быть выполнены в срок, заместители мэра информируют об этом мэра за 7 дней до намеченного срока.

6. Планы работы структурных подразделений администрации города состоят из разделов:

- вопросы, вносимые на рассмотрение Хабаровской городской Думы;

- вопросы, вносимые на рассмотрение коллегии при мэре города;

- вопросы для подготовки проектов постановлений, распоряжений мэра, администрации города;

- вопросы, вносимые на совещания при мэре, при заместителях мэра;

- вопросы международного сотрудничества;

- организационные мероприятия, проводимые в форме семинаров, совещаний, встреч, заседаний, конференций и т.п.;

- вопросы, касающиеся основной деятельности структурных подразделений, определенные положением о структурном подразделении;

- культурно-массовые мероприятия;

- информационные встречи с населением;

- выступления в средствах массовой информации;

- контроль за исполнением распорядительных документов;

- работа с аппаратом;

- проведение контрольных проверок.

7. Мероприятия и вопросы, включенные в планы работы, должны излагаться с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, места проведения.

8. Руководители структурных подразделений администрации города оперативно информируют пресс-службу администрации города о мероприятиях и событиях, затрагивающих интересы жителей г. Хабаровска.

9. Должностные лица администрации в соответствии с графиком, утвержденным мэром, информируют население города о деятельности администрации города на собраниях, конференциях граждан посредством выступлений в средствах массовой информации.

Руководители структурных подразделений ежемесячно до 25-го числа направляют в организационно-методический отдел график проведения информационных встреч. Организационно-методический отдел каждое полугодие готовит аналитическую справку об информационном взаимодействии сотрудников администрации города с населением.

Статья 3. Коллегия при
мэре города

1. Для коллегиального обсуждения и принятия решений по важнейшим вопросам обеспечения жизнедеятельности города создана коллегия при мэре города, являющаяся постоянно действующим совещательным органом.

2. Состав коллегии утверждается постановлением администрации города.

3. В состав коллегии входят по должности: мэр - председатель коллегии, вице-мэр города Хабаровска и первый заместитель мэра - заместители председателя коллегии, заместитель мэра - управляющий делами администрации города.

В состав коллегии могут входить другие должностные лица администрации города, государственных и муниципальных предприятий и учреждений, коммерческих организаций, а также представители общественных организаций.

4. Деятельность коллегии основывается на коллегиальном, свободном обсуждении вопросов, открытости и гласности, законности, изучении и учете общественного мнения.

5. Заседания коллегии являются основной организационно-правовой формой ее деятельности.

День проведения заседаний - третья среда месяца. Ответственным за подготовку заседаний коллегии является заместитель мэра - управляющий делами администрации города.

6. Внеплановые вопросы могут включаться в повестку дня только по согласованию с мэром при условии полной подготовленности необходимых для их рассмотрения материалов.

7. Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии не позднее чем за 7 дней до дня заседания предоставляют заместителю мэра - управляющему делами полностью подготовленные и завизированные документы: справку (доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу; проект постановления администрации города с листом согласования; список лиц, приглашенных на заседание; список лиц, записавшихся для выступлений; справку к проекту постановления с указанием рассылки.

8. Проект постановления администрации города и материалы, представленные на заседание коллегии, предварительно рассматриваются заинтересованными структурными подразделениями администрации города. В случае наличия замечаний, разногласий, предложений к проекту отметка об этом ставится в листе согласования.

Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения коллегии.

9. Документы, представленные на заседание
коллегии, не позднее чем за 5 дней до дня заседания заместитель мэра - управляющий делами передает мэру.

10. Рассмотренные мэром материалы предстоящей коллегии передаются в общий отдел, который знакомит с замечаниями и поправками, внесенными мэром, ответственных за подготовку вопросов на заседание коллегии.

11. Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок (если таковые имеются) ксерокопирует материалы коллегии для членов коллегии, председателей комитетов по управлению округами, средств массовой информации.

За 3 дня до заседания материалы коллегии вручаются для ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам.

12. О времени и месте проведения заседания коллегии члены коллегии оповещаются общим отделом.

На заседания коллегии постоянно приглашаются заместители мэра, председатели комитетов по управлению округами, начальники юридического управления, пресс-службы, организационно-методического отдела, представители средств массовой информации, которые оповещаются общим отделом.

В заседаниях коллегии могут участвовать депутаты Хабаровской городской Думы и депутаты других уровней.

Приглашенные на заседания коллегии по конкретному вопросу оповещаются о времени и месте проведения коллегии структурным подразделением администрации города, ответственным за подготовку вопроса. Регистрация приглашенных осуществляется этим же структурным подразделением.

13. Внеочередные заседания коллегии созываются мэром по его инициативе, по предложениям его заместителей или руководителей структурных подразделений.

Предложения о созыве внеочередного заседания коллегии направляются мэру в письменном виде с указанием вопросов, предлагаемых к включению в повестку дня заседания коллегии и обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.

Дату внеочередного заседания коллегии назначает мэр не раньше чем через 5 дней с момента поступления предложения.

Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном заседании коллегии осуществляется в том же порядке, как и подготовка плановых вопросов.

14. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящим Регламентом и действующей Инструкцией, к рассмотрению не принимаются.

Своевременность представления
документов на заседание коллегии, доработка проектов постановлений после их рассмотрения, качество подготовки документов учитываются как основные показатели при подведении итогов работы структурных подразделений администрации города за месяц.

15. Заседания коллегии протоколируются в соответствии с требованиями Инструкции.

Протокол оформляется общим отделом, который не позднее чем через 3 дня после заседания коллегии предоставляется на подпись председателю коллегии.

При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты постановлений администрации города с приложениями к ним в соответствии с пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки приглашенных.

16. После обсуждения вопроса на коллегии окончательная доработка проектов постановлений администрации города производится ответственными за подготовку вопросов в 10-дневный срок (если на заседании не был оговорен иной срок) и с визой заместителя мэра, курирующего данный вопрос, сдаются в общий отдел для предоставления мэру на подпись.

17. Заседания коллегии стенографируются. Расшифровка стенограммы производится общим отделом в 7-дневный срок со дня проведения коллегии, подписывается заместителем мэра - управляющим делами администрации города. Материалы каждого заседания коллегии оформляются в 2 экземплярах. Первый экземпляр хранится в общем отделе, второй экземпляр направляется в Правительство Хабаровского края.

Статья 4. Порядок подготовки и проведения заседаний, совещаний, семинаров и других мероприятий

1. В целях упорядочения режима работы аппарата администрации города и координации деятельности структурных подразделений устанавливается единый порядок проведения совещаний, семинаров и других мероприятий.

2. Совещания, семинары и другие мероприятия в администрации города с приглашением руководителей любого уровня проводятся в установленные настоящим Регламентом дни недели в соответствии с планом.

3. При проведении совещаний, заседаний в обязательном порядке ведется протокол. Ответственность за ведение протоколов, а также оперативный контроль за выполнением принятых решений и
поручений несут секретари комиссий, советов, штабов, утвержденных распоряжениями администрации города.

4. Протоколы поручений аппаратных совещаний мэра, его заместителей, оперативный контроль за выполнением принятых решений и поручений ведут советник мэра, консультанты и помощники заместителей мэра.

5. Ведение протоколов объездов мэра и контроль за исполнением поручений, данных мэром при объездах, осуществляют структурные подразделения, организовывающие объезд.

6. Руководители структурных подразделений администрации города по мере необходимости представляют специалистам организационно-методического отдела возможность ознакомиться с протоколами совещаний, заседаний комиссий, штабов и других мероприятий, справки о выполнении принятых на них решений для подготовки аналитических материалов мэру.

Порядок проведения совещаний:

Мэр

Понедельник аппаратное совещание

еженедельно

8.30

2-й вторник прием граждан

17.00

1, 3, 4-й вторник, прием представителей предприятий, организаций,

2-й четверг учреждений

14.00 - 16.00

3-я среда заседание коллегии при мэре города

14.00

Заместители мэра

1, 3-й понедельник прием граждан заместителем мэра - управляющим делами

15.00

2, 4-й понедельник прием граждан заместителем мэра города по

15.00 промышленности, транспорту, связи и работе с

правоохранительными органами

2, 4-й четверг прием граждан вице-мэром города

15.00

16.00 совещание у вице-мэра города с руководителями

курируемых им структурных подразделений

2, 4-й четверг прием граждан, представителей предприятий, организаций

15.00 заместителем мэра, директором департамента архитектуры,

строительства и землепользования

1, 3-я среда прием граждан заместителем мэра по социальным вопросам

15.00

1, 3-й четверг прием граждан первым заместителем мэра по городскому

15.00 хозяйству

2, 4-я пятница прием граждан заместителем мэра по торговле, бытовому

15.00 обслуживанию и пищевой промышленности

1, 3-я среда прием граждан заместителем мэра по международным и

15.00 внешнеэкономическим связям

1, 4-й понедельник прием граждан заместителем мэра, директором

15.00 департамента муниципальной собственности

4-й четверг участие мэра, заместителей мэра в расширенных

14.00 совещаниях Правительства Хабаровского края

понедельник заседание штаба по подготовке городского хозяйства к

еженедельно зиме

17.00

Статья 5. Порядок рассмотрения обращений граждан

1. Все поступающие в администрацию города в письменной и электронной форме обращения граждан (жалобы, предложения, заявления) регистрируются в секторе по рассмотрению обращений граждан, рассматриваются мэром, заместителями мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Обращения граждан, поступившие непосредственно в комитеты по управлению округами, другие структурные подразделения администрации города, рассматриваются руководителями этих структурных подразделений.

2. Обращения в адрес мэра, поступающие во время прямого эфира на телевидении и радио, а также содержащиеся в газетных публикациях, ставятся на контроль в секторе по рассмотрению обращений граждан.

3. Личный прием граждан в администрации города проводится мэром, его заместителями в соответствии с утвержденным графиком.

Руководители структурных подразделений администрации города еженедельно организуют личный прием граждан.

4. Прием граждан с письменными обращениями, запись на прием к мэру и его заместителям осуществляется сектором по рассмотрению обращений граждан ежедневно с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 15.00. Прием обращений граждан, поступивших в форме электронного документа, также осуществляется сектором по рассмотрению обращений граждан.

5. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан, указанных в пунктах 1, 2, 4 настоящей статьи, а также порядок личного приема граждан, указанного в пункте 3 настоящей статьи, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“.

6. Контроль за сроками исполнения поручений мэра, заместителей мэра по обращениям граждан осуществляет сектор по рассмотрению обращений граждан. Контроль за сроками исполнения обращений, поступивших непосредственно в структурные подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

Статья 6. Организационно-методическая работа

1. Официальные приемы мэром представителей общественности, трудовых коллективов, ветеранских организаций проводятся по предложениям структурных подразделений администрации города в соответствии с планами, распоряжениями администрации города.

2. Направление представителей администрации города на общегородские мероприятия (собрания, конференции, торжественные заседания и пр.) организует на основании списков, утвержденных мэром, организационно-методический отдел.

3. Заместители мэра, руководители структурных подразделений занимаются попечительской деятельностью через советы в соответствии с положениями о попечительских советах, утверждаемыми мэром.

4. Чествование и поздравление заслуженных жителей города, предприятий, организаций, творческих коллективов, воинских формирований, населения города Хабаровска от имени мэра и администрации города проводятся по случаю юбилеев, памятных дат, профессиональных праздников.

Предложения о чествованиях и поздравлениях вносят мэру структурные подразделения администрации города (по отраслям) не позднее чем за 30 дней до предполагаемого дня проведения мероприятия.

Организация торжеств проводится на основании правовых актов администрации города ответственными исполнителями.

5. Вопросы награждения Почетной грамотой администрации города, Благодарностью мэра, Благодарственным письмом администрации города решаются на основании соответствующего правового акта администрации города.

6. Согласование представлений на государственные награды, почетные звания производится мэром.

Материалы по представлениям к государственным наградам, почетным званиям рассматриваются комиссией, созданной соответствующим правовым актом администрации города.

Организация заседаний комиссии, ведение протоколов, подготовка и предоставление документов на подпись мэру осуществляется управлением кадров и муниципальной службы.

7. Вопросы присвоения звания “Почетный гражданин города Хабаровска“ рассматриваются в соответствии с Положением о звании “Почетный гражданин города Хабаровска“, утвержденным решением Хабаровской городской Думы.

Материалы на заседания комиссии, проекты постановлений администрации города на заседания коллегии при мэре, проекты решений Хабаровской городской Думы о присвоении звания “Почетный гражданин города Хабаровска“ готовит комиссия по рассмотрению материалов и предложений о присвоении звания “Почетный гражданин города Хабаровска“ в соответствии с Положением о звании “Почетный гражданин города Хабаровска“.

8. Методическая работа в администрации города осуществляется организационно-методическим отделом в соответствии с Положением “О методическом Совете администрации города“.

9. Методический Совет работает на общественных началах и состоит из депутатов, работников администрации города, работников науки, культуры и других отраслей хозяйства, редакций газет, представителей общественности.

10. Структурные подразделения администрации города предоставляют организационно-методическому отделу материалы, имеющие практический интерес.

11. Методический совет выпускает информационно-методические материалы (бюллетени, пособия, рекомендации) в помощь заинтересованным лицам.

12. Организационно-методический отдел оформляет служебную подписку на периодическую печать.

Статья 7. Осуществление международных связей

1. Организационную работу, связанную с пребыванием в городе иностранных делегаций по линии администрации города и визитами официальных делегаций за рубеж, осуществляет управление международных связей на основании соответствующего правового акта администрации города.

2. Прием иностранных делегаций и иностранных граждан в администрации города осуществляется на основе поступивших официальных запросов иностранной стороны или приглашений российской стороны.

3. При осуществлении официальных и деловых визитов иностранных делегаций в город Хабаровск программу их пребывания, круг обсуждаемых вопросов и состав делегации согласовывает мэр.

4. Управление международных связей совместно со структурным подразделением администрации города, по линии которого готовится программа пребывания, проводит подготовительную работу по приему иностранных делегаций, прибывающих в город Хабаровск с официальными и деловыми визитами.

5. Руководители отделов, управлений, комитетов администрации города о каждой деловой встрече с иностранными гражданами, независимо от места проведения, составляют отчет в виде протокола или обобщенной справки, копии которых в 5-дневный срок направляют в управление международных связей.

6. Отчеты о результатах загранкомандировок сотрудников администрации города представляются в управление международных связей в 10-дневный срок после их возвращения.

Статья 8. Работа с кадрами

1. Организация муниципальной службы, обеспечение единой кадровой политики в администрации города Хабаровска, кадровое обеспечение муниципальных служащих возлагается на управление кадров и муниципальной службы администрации города. Управление кадров и муниципальной службы изучает в структурных подразделениях администрации города состояние работы с кадрами, вносит предложения по ее улучшению.

2. Учет муниципальных служащих осуществляется в реестре муниципальных служащих, порядок ведения которого устанавливается мэром. Основанием для включения в реестр является поступление на муниципальную службу, основанием для исключения из реестра - увольнение с муниципальной службы.

На каждого муниципального служащего администрации города ведется личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“ и в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

3. В целях совершенствования работы по подбору и расстановке кадров, выявлению и использованию потенциальных возможностей муниципальных служащих и граждан, претендующих на должности муниципальной службы, составляется кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы администрации города Хабаровска. Порядок зачисления в кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы и нахождения в резерве устанавливается соответствующим правовым актом администрации города.

4. Поступление на муниципальную службу осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“ и в порядке, предусмотренном Правилами внутреннего трудового распорядка в администрации города Хабаровска, утвержденными правовым актом администрации города.

5. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципального служащего замещаемой должности муниципальной службы проводится аттестация. Аттестация муниципального служащего проводится один раз в три года. Порядок организации и проведения аттестации устанавливается муниципальным правовым актом в соответствии с типовым положением о проведении аттестации муниципальных служащих, утвержденным Законом Хабаровского края от 25.07.2007 N 131 “О муниципальной службе в Хабаровском крае“.

6. Профессиональная переподготовка, повышение квалификации и стажировка муниципальных служащих проводятся в соответствии с Положением об организации проведения обучения муниципальных служащих администрации города Хабаровска, утвержденным соответствующим распоряжением администрации города.

7. По личному заявлению муниципального служащего и ходатайству заместителя мэра, руководителя структурного подразделения управление кадров и муниципальной службы ежегодно готовит предложения о направлении муниципальных служащих на получение высшего образования по заочной форме обучения и вносит их на рассмотрение рабочей комиссии по вопросам муниципальной службы администрации города Хабаровска.

Решение о направлении на заочное обучение муниципальных служащих администрации города принимается мэром с учетом решения комиссии по вопросам муниципальной службы.

8. Муниципальным служащим администрации города в трехдневный срок со дня приема на работу управлением кадров и муниципальной службы выдается служебное удостоверение администрации города Хабаровска установленного образца.

В целях беспрепятственного доступа в служебные здания администрации города Хабаровска по месту работы работникам, не отнесенным к муниципальным служащим и осуществляющим техническое обеспечение деятельности администрации города, выдается служебный пропуск установленного образца.

Статья 9. Соблюдение законности

1. Администрация города организует выполнение законодательства Российской Федерации и Хабаровского края, осуществляет контроль за его соблюдением на территории города.

2. Контроль за соблюдением законности в деятельности структурных подразделений администрации города, в том числе комитетов по управлению округами, осуществляется юридическим управлением администрации города.

В этих целях юридическое управление проверяет на соответствие требованиям законодательства проекты постановлений и распоряжений мэра, администрации города, проекты решений Хабаровской городской Думы, другие документы правового характера, осуществляет иные функции в соответствии с положением о юридическом управлении.

3. Контрольное управление администрации города обеспечивает реализацию контрольных полномочий мэра по вопросам соблюдения законности путем периодических проверок структурных подразделений администрации города и муниципальных организаций, осуществляет другие функции в соответствии с Положением о контрольном управлении администрации города и указаниями мэра.

Статья 10. Контроль за деятельностью структурных подразделений администрации города, предприятий, учреждений и организаций

1. Мэр, его заместители могут заслушивать отчеты руководителей о работе структурных подразделений по всем вопросам, входящим в компетенцию администрации города.

Ежегодно до 01 февраля руководители структурных подразделений администрации города представляют в организационно-методический отдел письменные отчеты о работе своих подразделений за год.

2. Мэр, его заместители по собственной инициативе, по представлениям структурных подразделений администрации города, органов прокуратуры, общественных организаций, по обращениям жителей города могут рассматривать вопросы соблюдения и выполнения структурными подразделениями администрации города, муниципальными организациями федерального и краевого законодательства, решений Хабаровской городской Думы, постановлений и распоряжений мэра, администрации города.

3. Контрольное управление администрации города осуществляет комплексные проверки и иные мероприятия по контролю в структурных подразделениях администрации города, муниципальных организациях в соответствии с Положением о контрольном управлении администрации города. Информация о результатах проверок, иных мероприятиях по контролю предоставляется мэру и руководителям проверяемых структур.

Глава 2. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ХАБАРОВСКОЙ

ГОРОДСКОЙ ДУМОЙ И ОРГАНАМИ ПРОКУРАТУРЫ

Статья 11. Взаимодействие с Хабаровской городской Думой

1. Обеспечение деятельности Хабаровской городской Думы (далее в настоящей главе - городская Дума) осуществляется администрацией города в порядке, установленном городской Думой.

2. Структурные подразделения администрации города в перспективных и месячных планах работы указывают вопросы, требующие рассмотрения на заседаниях городской Думы.

3. Перечень вопросов для включения в план заседаний городской Думы на полугодие формируется организационно-методическим отделом на основе предложений мэра, заместителей мэра, структурных подразделений, предоставляемых ежегодно в срок до 20 ноября и 20 мая соответственно, и направляется на согласование мэру.

Перечень внеплановых вопросов, выносимых на рассмотрение городской Думы мэром, формируется аналогично и предоставляется председателю городской Думы не позднее 15-го числа месяца, предшествующего планируемому.

В перечне указываются: формулировка вопроса; месяц, в котором планируется рассмотреть вопрос; ответственное за подготовку структурное подразделение администрации, а также конкретные должностные лица, фамилия докладчика.

4. Проекты решений городской Думы, пояснительные записки к ним с указанием целей и задач, решаемых этими актами, необходимость их принятия, финансово-экономическое обоснование представляются структурными подразделениями администрации города на рассмотрение“мэру.

Подготовленные для рассмотрения проекты решений городской Думы должны иметь согласование соответствующих заместителей мэра, ответственных исполнителей, начальника юридического управления.

5. Проекты решений городской Думы с резолюцией мэра о внесении на рассмотрение Думы в установленные Регламентом городской Думы сроки представляются председателю городской Думы.

6. Проекты законов Хабаровского края, направленные в городскую Думу для внесения поправок, рассматриваются соответствующими структурными подразделениями администрации города и юридическим управлением, после чего передаются для рассмотрения в городскую Думу.

7. Нормативные правовые акты (решения), принятые городской Думой, направляются мэру для подписания и обнародования. Обнародование решений городской Думы осуществляется путем их опубликования в официальных изданиях городской Думы.

Общий отдел в течение 2 дней со дня принятия городской Думой решения готовит проект постановления мэра об обнародовании решения городской Думы и вместе с решением Думы направляет его мэру на подпись.

8. Учет и анализ критических замечаний, высказанных депутатами в адрес администрации города и ее структурных подразделений на заседаниях городской Думы, ведется организационно-методическим отделом управления делами, обобщается им, и по распоряжению мэра они направляются для принятия мер или реализации соответствующим должностным лицам, структурным подразделениям администрации города.

9. С целью эффективного сотрудничества и конструктивного решения вопросов депутаты городской Думы могут участвовать в работе коллегии при мэре.

Статья 12. Взаимодействие с органами прокуратуры

1. Проекты нормативных правовых актов городской Думы, мэра, администрации города после их согласования юридическим управлением направляются в прокуратуру города Хабаровска для заключения.

2. После принятия и подписания копия нормативного правового акта городской Думы, мэра, администрации города направляется общим отделом в прокуратуру города Хабаровска.

Глава 3. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

Статья 13. Организация работы с документами

1. Организация работы с документами в аппарате администрации города, подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется в соответствии с Инструкцией.

2. Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов возлагается на управление делами администрации города.

3. Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении у мэра, его заместителей, возлагается соответственно на советника мэра, консультантов и помощников заместителей мэра.

4. Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

5. Руководитель структурного подразделения администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в указанные сроки, сохранность находящихся в структурных подразделениях служебных документов.

Статья 14. Регистрация документов

1. Служебные документы (корреспонденция), поступившие в администрацию города на имя мэра и его заместителей, регистрируются в общем отделе в день поступления, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.

2. Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.

3. Документы, поступившие на имя заместителей мэра - директоров департаментов муниципальной собственности и архитектуры, строительства и землепользования, а также в адрес руководителей структурных подразделений, регистрируются соответственно в департаментах и структурных подразделениях администрации города, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.

4. Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной мэра в журнале регистрации факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации города.

5. Служебная информация, поступающая по электронной почте, регистрируется общим отделом и передается в установленном порядке.

6. Зарегистрированная общим отделом корреспонденция направляется для рассмотрения мэру и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей через советника мэра, консультантов и помощников заместителей мэра.

7. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной мэром, его заместителями, производится общим отделом (в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота); подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.

8. Документы рассматриваются мэром, его заместителями в день поступления.

9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции мэра, его заместителей.

10. С резолюцией мэра, его заместителей документ возвращается в общий отдел для соответствующей отметки в компьютерной базе данных. После отметки документы передаются лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю обязательно дается ответ.

11. Документы, поступившие непосредственно мэру, его заместителям (без регистрации), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.

12. Советники мэра, консультанты и помощники заместителей мэра, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, получают корреспонденцию в общем отделе после 15 часов под роспись.

Статья 15. Исполнение документов

1. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.

2. Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2 дня до истечения окончательного срока исполнения документа, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

3. Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, отправку адресату.

Статья 16. Машинописные и копировально-множительные работы

1. Документы, передаваемые в машинописное бюро для печати, оформляются в соответствии с требованиями Инструкции.

2. В машинописном бюро печатаются материалы только служебного характера. Первоочередному печатанию подлежат материалы коллегий, постановления и распоряжения мэра, администрации города, материалы Хабаровской городской Думы. Печатание других материалов производится в порядке поступления.

3. Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза заместителя мэра - управляющего делами или начальника общего отдела.

Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед общим отделом.

4. Необходимость ксерокопирования служебных документов определяют руководители структурных подразделений или их заместители, которые несут ответственность за их содержание и качество.

Ксерокопирование материалов, кроме постановлений, распоряжений мэра, администрации города и материалов Хабаровской городской Думы, производится с разрешения начальника общего отдела, а в отдельных случаях - заместителя мэра - управляющего делами администрации города.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочность выполнения заказа определяется заместителем мэра - управляющим делами, начальником общего отдела.

Статья 17. Подготовка и согласование проектов правовых актов мэра города, администрации города

1. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, краевыми законами, Уставом городского округа “Город Хабаровск“, решениями Хабаровской городской Думы, издает постановления и распоряжения мэра, постановления и распоряжения администрации города.

2. Подготовка проектов правовых актов мэра, администрации города осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Для разработки проектов правовых актов администрации города по наиболее важным вопросам распоряжением администрации города могут создаваться рабочие группы и комиссии.

4. Проекты правовых актов согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в проекте вопросов.

4.1. Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с:

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города;

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности Администрации города Хабаровска.

Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, за исключением земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности.

(п. 4.1 в ред. распоряжения администрации г. Хабаровска от 03.05.2011 N 147-р)

4.2. После согласования с лицами, указанными в пункте 4.1, данные проекты правовых актов направляются на рассмотрение и согласование в юридическое управление администрации города.

4.3. Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера согласовываются с:

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации города по земельным отношениям;

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города;

- председателем комитета по управлению округом.

Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера объектам городского хозяйства и жизнеобеспечения согласуются дополнительно с первым заместителем мэра города по городскому хозяйству.

После согласования с вышеуказанными лицами данные проекты правовых актов согласовываются с заместителем начальника юридического управления администрации города.

(п. 4.3 введен распоряжением администрации г. Хабаровска от 03.05.2011 N 147-р)

5. Проекты правовых актов мэра, администрации города, исполнение которых требует финансового обеспечения, в обязательном порядке согласовываются с вице-мэром города и начальником финансового департамента, изменения штатного расписания администрации города - с вице-мэром города, начальником финансового департамента, начальником управления кадров и муниципальной службы.

Проекты правовых актов мэра, администрации города, регулирующие развитие малого и среднего предпринимательства города Хабаровска, согласовываются с управлением экономического развития и городским Советом по предпринимательству при мэре.

Проекты правовых актов мэра, администрации города, затрагивающие интересы малого и среднего предпринимательства города Хабаровска, согласовываются с управлением экономического развития.

6. Проекты правовых актов администрации города по кадровым вопросам в обязательном порядке согласовываются с начальником управления кадров и муниципальной службы.

7. Проекты правовых актов администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются с:

- первым заместителем мэра по городскому хозяйству;

- председателем комитета по управлению округом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации города;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации города;

- начальником управления окружающей среды и природных ресурсов администрации города;

- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения милиции общественной безопасности управления внутренних дел по городу Хабаровску.

8. Проекты правовых актов мэра, администрации города, требующие опубликования в печати, согласовываются с начальником пресс-службы администрации города.

9. Проекты правовых актов мэра, администрации города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются с заместителем мэра города - управляющим делами.

10. После необходимых согласований проекты постановлений, распоряжений передаются на согласование:

- заместителям мэра, ответственным за исполнение указанного документа;

- начальнику контрольного управления администрации города;

- начальнику юридического управления администрации города.

11. Проекты правовых актов мэра, администрации города, прошедшие необходимые согласования, передаются исполнителем в общий отдел для регистрации, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.

Зарегистрированные проекты правовых актов направляются заместителю мэра - управляющему делами для подписания приложений к проекту и справки-рассылки.

12. Срок согласования проектов правовых актов каждым должностным лицом не должен превышать 3 дней, по личному составу - одного дня.

13. Период согласования проекта постановления, распоряжения мэра, администрации города заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением месячного срока согласования проектов правовых актов. Ежемесячно в срок до 5-го числа готовит аналитическую записку мэру.

В случаях, установленных нормативными правовыми актами города Хабаровска, применяется иной порядок согласования правовых актов мэра, администрации города.

14. Все поступившие замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования или на отдельном листе, рассматриваются в подразделении, подготовившем проект правового акта, учитываются или обоснованно отвергаются. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, прилагает пояснительную записку, в которой указывает, какие замечания учтены, обосновывает разногласия.

Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром.

15. Подписанные мэром правовые акты регистрируются в общем отделе (в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота) и в трехдневный срок рассылаются исполнителям и заинтересованным структурным подразделениям администрации города, организациям согласно листу рассылки.

Статья 18. Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документе вопросов.

2. Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяют мэр, начальник контрольного управления администрации города.

3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с требованиями Положения “О порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска“, а также требованиями Инструкции.

4. Документы с резолюцией мэра с конкретным сроком исполнения ставятся общим отделом на особый контроль.

В первую и третью пятницу месяца общий отдел готовит для мэра информацию о прохождении документов в администрации города.

5. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа.

Обязательному контролю подлежат:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра на них;

- постановления и распоряжения администрации и мэра;

- поручения мэра, данные на аппаратном совещании при мэре;

- поручения мэра, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;

- поручения мэра, данные на проводимых им совещаниях;

- другие документы, поручения, указания мэра, по которым определены исполнители и конкретные сроки исполнения;

- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;

- обращения граждан;

- поручения мэра, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;

- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации города.

6. Постановка документов на контроль в администрации города осуществляется с применением автоматизированной системы электронного документооборота:

- исполнительно-распорядительные акты;

- обращения граждан;

- служебные документы (корреспонденция).

7. По указанию мэра на контроль могут быть поставлены: весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.

8. Контроль за исполнением документов возлагается на заместителей мэра и руководителей структурных подразделений администрации города.

9. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений по ним осуществляется советниками мэра, консультантами, помощниками заместителей мэра и включает в себя:

- ознакомление заместителей мэра с поставленными на контроль документами в день их получения и передача этих документов с резолюцией заместителей мэра непосредственным исполнителям через общий отдел;

- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами содержатся материалы, отражающие ход их выполнения (промежуточные информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов совещаний и пр.);

- оперативное информирование мэра и его заместителей о ходе и результатах исполнения контрольных документов;

- организацию подготовки заместителям мэра, контрольному управлению администрации города, сектору по рассмотрению обращений граждан и общему отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;

- подготовку и передачу исполненных документов в соответствующие службы для снятия их с контроля.

10. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются заместителям мэра в виде машинограмм предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:

- ежемесячно - контрольным управлением администрации города;

- еженедельно - сектором по рассмотрению обращений граждан;

- еженедельно - общим отделом.

11. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют мэру:

- контрольное управление - по исполнительно-распорядительным актам - ежеквартально;

- сектор по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно;

- общий отдел по служебным документам - два раза в месяц.

12. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только тем руководителем, который его рассматривал и ставил на контроль.

13. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц и структурные подразделения, указанные в документах, контрольных карточках, а также лиц, установленных резолюцией мэра, его заместителей.

14. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

15. Информация по исполнению документа, отдельного мероприятия представляется ответственными за исполнение в контрольное управление на имя мэра.

Непредставление информации в сроки, указанные в контрольной карточке, означает неисполнение документа, мероприятия.

16. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются подлинники (копии) поручений и соответствующих документов.

17. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительных актов мэра, администрации города контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля указанных документов.

Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.

Статья 19. Гербовая печать администрации города

1. Гербовая печать администрации города представляет собой печать в форме правильного круга с изображением герба города Хабаровска.

2. Гербовая печать администрации города хранится у заместителя мэра - управляющего делами и используется в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска.

3. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются мэром или должностными лицами администрации города, которым мэр делегировал право подписи.

4. Структурные подразделения могут иметь гербовую печать в соответствии с положением о структурном подразделении.

Статья 20. Обеспечение сохранности документов

1. С момента заведения и до передачи документов в ведомственные архивы структурных подразделений администрации города документы хранятся по месту их формирования.

2. Должностной инструкцией на одного из работников подразделения администрации города возлагаются обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.

3. Руководители структурных подразделений администрации города несут ответственность за сохранность документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края в области архивного дела.

4. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

5. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.

Документы постоянного срока хранения хранятся в администрации города в течение 5 лет, после чего передаются в государственный архив Хабаровского края на постоянное хранение.

6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города руководитель обязан принять меры для обеспечения сохранности документов в соответствии с законодательством в области архивного дела, действующим на момент ликвидации или реорганизации.

Дела постоянного срока хранения готовятся и передаются в государственный архив Хабаровского края, временного срока хранения, документы по личному составу - в архивный отдел управления делами администрации города.

Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) подразделения администрации и председателя ликвидационной комиссии.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Работа администрации города, ее структурных подразделений строится на основании настоящего Регламента.

Внутренний распорядок и организация работы аппарата администрации определяются мэром.

Изменения в настоящий Регламент вносятся распоряжением администрации города по решению мэра, предложениям его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города.

Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет за собой дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.