Российские законы

Приказ МКПИ УР от 09.06.2010 N 380 “Об утверждении Положения об архиве Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики“

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ, ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ

УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

от 9 июня 2010 г. N 380

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ,

ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях совершенствования организации работы с архивными документами в Министерстве культуры, печати и информации Удмуртской Республики приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение об архиве Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики.

2. Считать утратившим силу приказ Министерства культуры Удмуртской Республики от 14 марта 2002 года N 118.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.М. Дерюшеву.

Министр

Д.Е.ИВАНОВ

Утверждено

приказом

Министерства культуры,

печати и информации

Удмуртской Республики

от 9 июня 2010 г. N 380

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ, ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ

УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

Документы, образующиеся
в деятельности Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики (далее - Министерство), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и как его составляющей Архивного фонда Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в ГУ “Центральный государственный архив Удмуртской Республики“ (далее - ГУ “ЦГА УР“), источником комплектования которого является Министерство.

Министерство осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГУ “ЦГА УР“ в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:

1) управленческие документы постоянного хранения Министерства - 10 лет;

2) документы по личному составу Министерства - 75 лет;

3) документы на электронных носителях - в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на традиционных носителях.

По истечении указанных сроков Министерство обеспечивает своевременную передачу документов в ГУ “ЦГА УР“ на постоянное хранение. В необходимых случаях сроки временного хранения документов в архиве Министерства могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Министерства.

С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений (сотрудников) Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования архивных документов, а также подготовки к передаче документов ГУ “ЦГА УР“ на постоянное хранение в Министерстве создается архив (далее - архив Министерства).

Министерство обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещение,
отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива, необходимое оборудование, первичные средства хранения и т.д.

Функции ведения архива возложены на сотрудника аппарата Министерства в соответствии с должностным регламентом.

В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, Министерства, в том числе в области архивного дела, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, действующими правилами работы архивов организаций, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Положением Министерства и настоящим Положением.

Положение об архиве Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается министром после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов Удмуртской Республики.

Архив Министерства работает по акту приема дел от структурных подразделений в архив Министерства, передачи дел на постоянное хранение в ГУ “ЦГА УР“, упорядочения документов, проведения проверки наличия дел и др., которые согласовываются с ГУ “ЦГА УР“ и утверждаются первым заместителем министра, курирующим деятельность архива.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

1.10. Контроль за деятельностью архива осуществляет первый заместитель министра.

1.11. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляют ГУ “ЦГА УР“ и ЦЭК Министерства.

1.12. При смене сотрудника, ответственного за архив в соответствии с должностным регламентом Министерства, прием-передача документов, справочно-поисковых средств к ним, учетных документов, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приема-передачи подписывается сдающим и принимающим архив сотрудниками, членами комиссии (третьим лицом) и первым заместителем министра. Комиссия назначается приказом министра в составе не менее трех человек. В состав комиссии по согласованию могут входить сотрудники ГУ “ЦГА УР“.
Копия акта представляется в ГУ “ЦГА УР“.

1.13. При ликвидации Министерства прием-передача документов входит в обязанности комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии).

1.14. При реорганизации Министерства архивные документы передаются организации-правопреемнику по акту приема-передачи дел.

1.15. В случае преобразования Министерства с изменением формы собственности архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь образованной организации-правопреемнику на основании договора между данными организациями и соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

1.16. При реорганизации Министерства путем разделения или выделения из ее состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителем Министерства либо органом, уполномоченным на то учредительными документами, по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

1.17. При ликвидации Министерства включенные в состав Архивного фонда Удмуртской Республики документы, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в ГУ “ЦГА УР“.

1.18. При ликвидации или реорганизации Министерства передача документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, осуществляется только в упорядоченном виде, по описям, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляется актом.

II. Состав документов архива

В архив Министерства поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Министерства, документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организации-предшественника.

2.3. Управленческие документы временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений.

2.4. Документы временного (до 10 лет) хранения организаций-предшественников и подведомственных учреждений, срок хранения которых еще не истек.

2.5. Документы на электронных носителях,
образовавшиеся в деятельности Министерства.

2.6. Документы личного происхождения сотрудников Министерства.

2.7. Периодические издания и полиграфическая продукция Министерства (по усмотрению руководства Министерства).

III. Задачи архива

Основными задачами архива Министерства являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

3.2. Учет документов архива.

3.3. Обеспечение сохранности документов архива.

3.4. Создание и ведение научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива.

3.5. Использование хранящихся в архиве документов.

3.6. Подготовка и передача документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГУ “ЦГА УР“ в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

IV. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений, сотрудников Министерства, оформленные в соответствии с действующими требованиями, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве. Передача дел в архив Министерства производится по описям дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленным структурными подразделениями Министерства по номенклатуре дел Министерства.

4.2. Принимает документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организации-предшественника по описям дел, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляет акт приема-передачи дел.

4.3. Принимает документы по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений по описям дел, согласованным ЦЭК Министерства или ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, и оформляет акт приема-передачи дел.

4.4. Принимает документы личного происхождения, фото-, фоно-, видеодокументы, а также документы на электронных носителях по сдаточной описи и оформляет акт приема-передачи дел.

4.5.
Принимает документы временного (до 10 лет) хранения организаций-предшественников и ликвидированных подведомственных учреждений, срок хранения которых еще не истек, по сдаточным описям, оформляет акт приема-передачи дел.

4.6. Осуществляет учет документов, принятых в архив. Ведет описи дел постоянного хранения, по личному составу, дело фонда, паспорт архива. Ежегодно предоставляет паспорт архива Министерства в ГУ “ЦГА УР“ по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.7. Осуществляет работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов.

4.8. Составляет сводные описи дел организации, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после согласования ЦЭК Министерство представляет на утверждение или согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве в установленном порядке.

4.9. Под методическим руководством ГУ “ЦГА УР“ проводит выявление и описание особо ценных документов (ОЦД).

4.10. Совместно с сектором организационно-контрольной работы Министерства (ответственным за делопроизводство) проводит розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив.

4.11. Обеспечивает сохранность документов, принятых в архив, путем соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов.

4.12. Проводит проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архиве, не реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки оформляет акт. Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводит при перемещении документов и при смене сотрудника, ответственного за архив. При необнаружении дел организует их розыск, оформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, представляет его на согласование ЦЭК Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и
утверждение министру.

4.13. Создает и ведет НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива (описи дел, каталоги, картотеки, базы данных и др.).

4.14. Участвует в работе ЦЭК Министерства.

4.15. Организует использование архивных документов:

- информирует руководство Министерства о составе и содержании документов архива;

- исполняет запросы организаций и граждан по документам архива, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки, консультирует граждан о местонахождении документов по личному составу;

- выдает документы во временное пользование или для занятий в помещении архива заинтересованным сотрудникам Министерства, сторонним пользователям по их заявлению.

4.16. Осуществляет учет использования архивных документов, ведет следующие учетные документы: журнал учета выдачи дел из архивохранилища, акты выдачи дел во временное пользование, журнал регистрации запросов и выданных архивных справок.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: пункт 1.2 в данном Положении отсутствует, вероятно имеется в виду абзац 2 раздела I Положения.

4.17. Готовит и в установленном порядке передает архивные документы и НСА к ним на хранение в ГУ “ЦГА УР“ в сроки, указанные в п. 1.2 настоящего Положения. В случае угрозы сохранности архивных документов архивные документы могут быть переданы досрочно по согласованию с ГУ “ЦГА УР“.

4.18. Контролирует соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

4.19. Оказывает методическую помощь сотрудникам Министерства по вопросам работы с документами. Участвует в составлении номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, других нормативных документов по организации работы с документами Министерства.

4.20. Оказывает методическую помощь сотрудникам подведомственных учреждений при составлении номенклатуры
дел и инструкции по делопроизводству, упорядочении документов, подготовке к передаче документов на хранение в архивы учреждений и ГУ “ЦГА УР“ и другим вопросам деятельности архивов подведомственных учреждений.

4.21. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых Министерством или ГУ “ЦГА УР“.

4.22. Участвует в разработке методических рекомендаций, примерных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и ЭК, номенклатур дел для подведомственных учреждений.

V. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив Министерства имеет право:

5.1. Требовать от руководства Министерства создания оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

5.3. Запрашивать от сотрудников Министерства и подведомственных учреждений сведения, необходимые для работы архива.

5.4. Вносить предложения руководству Министерства о совершенствовании архивного дела и документационного обеспечения управления в Министерстве и подведомственных учреждениях.

5.5. Получать необходимую методическую помощь от ГУ “ЦГА УР“ в виде проведения семинаров, лекций, консультаций.

5.6. Пользоваться услугами ГУ “ЦГА УР“, оказываемыми на платной основе.

5.7. Участвовать в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.

VI. Взаимоотношения с другими подразделениями Министерства

6.1. Совместно с сектором организационно-контрольной работы Министерства проводит розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив.

6.2. Контролирует соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

6.3. Оказывает методическую помощь сотрудникам Министерства в работе с документами.

VII. Ответственность архива

7.1. Архив совместно с руководителем Министерства несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное
уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение управленческих документов временного (до 10 лет) хранения и по личному составу подведомственных учреждений при ликвидации учреждения или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.