Российские законы

Распоряжение Главы Администрации ЗАТО Северск от 25.12.2008 N 1677-р “Об утверждении Порядка исполнения муниципальной функции рассмотрения обращений граждан в Администрации ЗАТО Северск“

ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

ГОРОДСКОЙ ОКРУГ

ЗАКРЫТОЕ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

СЕВЕРСК

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 25 декабря 2008 г. N 1677-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СЕВЕРСК

В целях упорядочения работы с обращениями граждан Администрации ЗАТО Северск, повышения качества рассмотрения обращений граждан, открытости и доступности исполнения муниципальной функции рассмотрения обращений граждан утвердить прилагаемый Порядок исполнения муниципальной функции рассмотрения обращений граждан в Администрации ЗАТО Северск.

Первый заместитель

Главы Администрации

И.Е.ВОЛКОВ

Утвержден

распоряжением

Главы Администрации

ЗАТО Северск

от 25.12.2008 N 1677-р

ПОРЯДОК

ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ РАССМОТРЕНИЯ

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СЕВЕРСК

Статья 1. Общие положения

1. Порядок рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления городского округа ЗАТО Северск Томской области разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан, открытости и
доступности исполнения муниципальной функции рассмотрения обращений граждан (далее - муниципальная функция), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении муниципальной функции, определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ (далее - Федеральный закон “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“), Законом Томской области от 11 января 2007 г. N 5-ОЗ “Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления“, Уставом городского округа ЗАТО Северск Томской области.

3. Муниципальная функция исполняется служащими Администрации ЗАТО Северск Томской области.

4. Рассмотрение обращений граждан включает в себя рассмотрение письменных обращений граждан, обращений, поступивших по информационным системам общего пользования, в том числе в сети Интернет, устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, обращений, поступивших по телефону и во время проведения “прямых эфиров“ на радио и телевидении.

Статья 2. Результат исполнения муниципальной функции

1. Конечными результатами исполнения муниципальной функции являются:

1) ответ на поставленные в обращении вопросы;

2) уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицом, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

3) отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.

2. Процедура исполнения муниципальной функции завершается путем направления ответа, уведомления о переадресации письменного обращения или отказа по существу обращения заявителя и получения гражданином результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.

Статья 3. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

1. Информация о муниципальной функции предоставляется: непосредственно в здании Администрации ЗАТО Северск; с использованием средств массовой информации
и телефонной связи; посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет.

2. Местонахождение Администрации ЗАТО Северск: 636000, г. Северск, просп. Коммунистический, 51; контактные телефоны: 8(3823) 77-38-20, 77-38-31, 77-38-37; Интернет-адрес: www.severskhet.ru, адрес электронной почты: zato@severskhet.ru.

3. Сведения о графике (режиме) работы Администрации ЗАТО Северск сообщаются по телефонам, размещаются в средствах массовой информации ЗАТО Северск, в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет, на информационных стендах в здании Администрации ЗАТО Северск.

4. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет, размещается следующая информация:

1) извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению муниципальной функции;

2) текст основных положений настоящего Порядка;

3) график приема граждан Мэром ЗАТО Северск, Главой Администрации ЗАТО Северск и другими должностными лицами органов местного самоуправления ЗАТО Северск.

5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения служащие Администрации ЗАТО Северск подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ гражданину на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании управления, комитета или отдела Администрации ЗАТО Северск, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.

6. Работники Администрации ЗАТО Северск, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

7. Гражданин с учетом графика (режима) работы Администрации ЗАТО Северск с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения: о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения; о переадресации обращения в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в
обращении вопросов; о невозможности рассмотрения обращения по существу с указанием оснований для этого (в соответствии со статьей 11 Федерального закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“); о продлении сроков рассмотрения с указанием оснований для этого (в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“).

Статья 4. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении муниципальной функции

1. Консультации (справки) по вопросам исполнения муниципальной функции предоставляются работниками Администрации ЗАТО Северск, обеспечивающими исполнение муниципальной функции.

2. Консультации предоставляются по вопросам:

1) требований к оформлению письменного обращения;

2) требований к заявителю, пришедшему на прием;

3) мест и графиков личного приема должностными лицами Администрации ЗАТО Северск для рассмотрения устных обращений;

4) порядка и сроков рассмотрения обращений;

5) порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения муниципальной функции.

3. Основными требованиями при консультировании являются компетентность, четкость в изложении материала, полнота консультирования.

4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования, в том числе в сети Интернет, почты, телефонной связи и электронной почты.

Статья 5. Общий срок исполнения муниципальной функции

1. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

2. Сокращенные сроки рассмотрения обращений могут устанавливаться, если обращение не требует проверки или, наоборот, требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.

Статья 6. Требования к присутственным местам

1. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).

2. Присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей.

3. Присутственные места должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и
организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03“ и оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникшей чрезвычайной ситуации.

Статья 7. Требования к местам для информирования граждан

Места, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами; стульями и столами для оформления документов.

Статья 8. Требования к местам для ожидания и приема граждан

1. Прием граждан должностными лицами Администрации ЗАТО Северск осуществляется в специально отведенном для этого помещении (приемная граждан).

2. Место для ожидания и приема граждан должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

3. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом Администрации ЗАТО Северск ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

4. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

Статья 9. Последовательность действий при рассмотрении письменных обращений граждан

Исполнение муниципальной функции при рассмотрении письменного обращения включает в себя следующее:

1) прием и регистрацию обращения;

2) рассмотрение обращения должностными лицами Администрации ЗАТО Северск;

3) рассмотрение обращения работником, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);

4) оформление дела по обращению;

5) хранение;

6) анализ обращений граждан.

Статья 10. Прием и регистрация обращения

1. Основанием для начала исполнения действий для рассмотрения обращения является поступление обращения гражданина в Администрацию ЗАТО Северск.

2. Обращение может поступить в Администрацию ЗАТО Северск следующими способами:

1) доставлено лично гражданином;

2) доставлено нарочным;

3) почтовым отправлением;

4) посредством факсимильной связи;

5) специальной связью;

6) по электронной почте;

7) передано по телефону.

3. Прием обращений осуществляет работник отдела по работе с обращениями граждан Администрации ЗАТО Северск (далее - Отдел). Для приема обращений граждан в форме электронных обращений (интернет-обращений) применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для
письменного ответа, и в случае незаполнения указанных реквизитов информирующее гражданина о невозможности принять его обращение.

4. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению, в том числе документов, фотографий, денежных знаков), чтение, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений гражданина, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, заполнение регистрационно-контрольной карты, направление обращения должностному лицу Администрации ЗАТО Северск осуществляются работниками Отдела в течение трех рабочих дней с даты поступления в Администрацию ЗАТО Северск. Регистрация обращений осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан, а также в регистрационно-контрольных картах. При регистрации в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота “Гран-Док“ вносится следующая информация о поступившем обращении:

1) дата поступления обращения;

2) вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

3) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

4) данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

5) тема (темы) обращения.

Датой поступления считается дата, указанная на штампе Администрации ЗАТО Северск. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны ответы по существу.

5. На стадии предварительной обработки поступивших обращений начальник Отдела отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов, согласно статье 11 Федерального закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“:

1) обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;

2) обращения, текст которых не поддается прочтению или смысл которых неясен;

3) обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;

4) обращения, в которых обжалуются судебные решения.

По первым трем вышеназванным группам обращений начальник Отдела готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и направляет его вместе с обращением должностному лицу Администрации ЗАТО Северск на подпись, о чем делается отметка в базе данных. Подписанное уведомление (разъяснение) отправляется заявителю. Максимальный срок подготовки и отправки уведомления - 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

6. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, направляются в Правовой комитет Администрации ЗАТО Северск для подготовки письменных разъяснений по вопросам обжалования судебных решений, о чем делается отметка в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота “Гран-Док“.

7. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.

Статья 11. Рассмотрение обращения должностными лицами Администрации ЗАТО Северск

1. Основанием для начала рассмотрения обращения является поступление обращения вместе с приложениями в Отдел.

2. В Отделе рассматривается вопрос об отнесении к компетенции Администрации ЗАТО Северск рассмотрение вопросов, содержащихся в обращении, и наличие оснований для переадресации обращения; принимается решение о возвращении заявителю вложенных в конверт подлинников документов, денежных
знаков, подарков. Работники Отдела направляют обращения должностным лицам Администрации ЗАТО Северск для поручений по рассмотрению обращения. Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

1) обращения, содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию Администрации ЗАТО Северск;

2) обращения, содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Администрации ЗАТО Северск;

3) повторные обращения;

4) многократные обращения (три и более раз); обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

5) анонимные обращения.

Повторные обращения граждан, как правило, ставятся на рабочий контроль.

3. По многократным обращениям начальник Отдела на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

1) в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

2) в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Предложение может быть подготовлено и работником, ответственным за выполнение поручения, непосредственно при рассмотрении обращения. Окончательное решение о прекращении переписки принимают должностные лица Администрации ЗАТО Северск, о чем гражданину направляется уведомление.

4. Анонимные обращения направляются должностным лицам Администрации ЗАТО Северск согласно их сфере деятельности для ознакомления.

5. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации ЗАТО Северск, начальник Отдела готовит:

1) сопроводительное письмо о направлении обращения в организацию, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;

2) уведомление гражданину, направившему обращение, о переадресации обращения.

6. Начальник Отдела передает поступившие обращения вместе с сопроводительными письмами на переадресацию обращений на рассмотрение и согласование должностным лицам Администрации
ЗАТО Северск с учетом тематики обращений и сферы их деятельности.

7. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких структурных подразделений или должностных лиц Администрации ЗАТО Северск, должностное лицо Администрации ЗАТО Северск, подписывающее поручение о рассмотрении обращения, в своей резолюции указывает наименования структурных подразделений и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.

8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение с орган местного самоуправления ЗАТО Северск или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган местного самоуправления ЗАТО Северск или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией должностного лица Администрации ЗАТО Северск, которому передано для рассмотрения обращение, исполнитель готовит письмо гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. Письмо гражданину подписывается должностным лицом Администрации ЗАТО Северск, принявшим решение о невозможности направления жалобы на рассмотрение в орган местного самоуправления ЗАТО Северск или должностному лицу, и направляется гражданину.

9. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по решению (в соответствии с резолюцией) должностных лиц Администрации ЗАТО Северск исполнитель готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения вышеуказанных сведений. Сообщение подписывается должностным лицом Администрации ЗАТО Северск, принявшим такое решение, и
направляется гражданину.

10. По результатам рассмотрения обращения работник Отдела вносит в базу данных содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений; направляет обращения и прилагаемые к ним документы исполнителям. Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностным лицам Администрации ЗАТО Северск - три рабочих дня с момента регистрации обращения в Отделе.

11. Должностные лица Администрации ЗАТО Северск по результатам ознакомления с текстом обращения, резолюцией, прилагаемыми документами определяют исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения; дают необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место. Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю - три рабочих дня.

Статья 12. Рассмотрение обращения исполнителем

1. Основанием для начала процедуры рассмотрения является поступление обращения с резолюцией соответствующего должностного лица Администрации ЗАТО Северск и прилагаемыми документами исполнителю.

2. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе: запросить дополнительную информацию в структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск; пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию; инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

3. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении в иных органах местного самоуправления ЗАТО Северск, других организациях, исполнителем подготавливается запрос. Запрос должен содержать:

1) данные об обращении, по которому запрашивается информация;

2) вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

3) вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

4) срок, в течение которого необходимо представить информацию по запросу, не более 15 календарных дней.

Запрос подписывается должностным лицом Администрации ЗАТО Северск, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения. Запрос направляется в соответствующий орган местного самоуправления ЗАТО Северск или организацию.

4. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу. Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы. В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

5. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств на оплату проезда) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов. Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем. В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

6. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностной инструкцией. В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через соответствующих должностных лиц Администрации ЗАТО Северск.

7. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

8. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

9. Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

10. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

1) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

2) если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

3) в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный в Отделе, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось соответствующим должностным лицом Администрации ЗАТО Северск на контроль, исполнитель должен направить в его адрес информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки либо направить копию ответа, данного заявителю. Должностное лицо Администрации ЗАТО Северск, давшее поручение по обращению:

1) рассматривает представленную информацию о рассмотрении обращения;

2) подписывает ответ заявителю (в орган, обратившийся в интересах заявителя);

3) дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

4) определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

5) при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

11. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает должностное лицо Администрации ЗАТО Северск, которому было дано поручение по данному обращению. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ гражданину (лицу, органу, обратившемуся в интересах гражданина). В этом случае должностное лицо Администрации ЗАТО Северск снимает обращение с контроля, списывая резолюцией “В дело“ ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

12. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, от депутатов всех уровней. Контроль за сроками рассмотрений обращений граждан осуществляется посредством автоматизированной системы делопроизводства и документооборота “Гран-Док“. Работник Отдела, ответственный за контроль и организацию рассмотрения обращений граждан, поставленных на контроль, ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за пять календарных дней до окончания срока рассмотрения обращений граждан (30 календарных дней) осуществляет напоминание исполнителям. По истечении срока исполнения обращений граждан осуществляется предупреждение исполнителей о подготовке ответа в течение семи дней с уведомлением об этом заявителя.

Статья 13. Оформление дела по обращению на хранение

1. Работник Отдела направляет гражданину в порядке делопроизводства подписанный должностными лицами Администрации ЗАТО Северск ответ. Ответ может быть вручен лично, отправлен по почте, электронной почтой.

2. Работник Отдела формирует дело по обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения. Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента или дата списания “В дело“ ответа, полученного от исполнителя. Максимальный срок рассмотрения обращения с момента его регистрации не может превышать 30 календарных дней, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, с уведомлением об этом заявителя. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации ЗАТО Северск. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Отделом в течение пяти лет.

Статья 14. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

Аналитическая работа по обращению граждан ведется Отделом. Анализ поступивших в Администрацию ЗАТО Северск обращений (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится ежеквартально и по итогам года. Информационно-аналитические справки направляются в Администрацию Томской области, должностному лицу Администрации ЗАТО Северск и его заместителям. В соответствии с отдельными поручениями должностного лица Администрации ЗАТО Северск и его заместителей готовится информация об обращениях граждан, поступающих в любое структурное подразделение за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

Статья 15. Последовательность действий (процедур) при личном приеме граждан

Исполнение муниципальной функции при личном приеме граждан включает в себя следующие процедуры:

1) регистрация устного обращения; рассмотрение устного обращения должностным лицом Администрации ЗАТО Северск;

2) рассмотрение устного обращения исполнителем;

3) контроль и оформление дела по устному обращению;

4) анализ устных обращений граждан.

Статья 16. Регистрация устного обращения

1. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является устное обращение гражданина в Отдел к должностным лицам Администрации ЗАТО Северск. Устные обращения граждан могут также поступать при проведении “прямых эфиров“ на радио и телевидении, разговоров по телефону.

2. Работник Отдела, обеспечивающий организацию рассмотрения устных обращений, проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность; готовит контрольно-регистрационную карточку, распечатывает ее, заносит сведения в базу данных, при необходимости распечатывает историю обращений гражданина, которая передается должностному лицу Администрации ЗАТО Северск, осуществляющему личный прием.

3. Устные обращения, поступившие в ходе “прямого эфира“, телефонного разговора, работник, ответственный за организацию и проведение “прямого эфира“, направляет для регистрации и контроля в Отдел. Максимальный срок передачи обращений на регистрацию - три рабочих дня с даты проведения “прямого эфира“.

Статья 17. Рассмотрение устного обращения должностными лицами Администрации ЗАТО Северск

1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется работником, обеспечивающим организацию приема, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, даты и времени обращения посетителя.

2. На личном приеме граждан, которые ведут должностные лица Администрации ЗАТО Северск, присутствуют их помощники или работники соответствующих управлений, комитетов, отделов Администрации ЗАТО Северск, отвечающие за работу с личными обращениями граждан. Должностные лица Администрации ЗАТО Северск, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина, при необходимости дают соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке. В остальных случаях должностными лиц“ми Администрации ЗАТО Северск дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке ответа по существу поставленных в обращении вопросов. Во время личного приема должностными лицами Администрации ЗАТО Северск не допускается рассмотрение служебных вопросов. При поступлении устного обращения в ходе “прямого эфира“, телефонного разговора, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в “прямом эфире“, по телефону.

4. В случае когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц Администрации ЗАТО Северск, ведущих личный прием, “прямой эфир“, разговор по телефону, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых вопросов.

5. В ходе личного приема гражданину на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Статья 18. Рассмотрение устного обращения исполнителем

1. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются в соответствии с процедурами, изложенными в пунктах 1 - 4, 6, 7 статьи 12 настоящего Порядка.

2. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на работников Отдела.

3. Подготовленный исполнителем ответ на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема (письменное обращение, переданное во время личного приема), передается на подпись должностным лицам Администрации ЗАТО Северск, проводившим прием.

4. Рассмотрение обращений, поступивших по “прямому эфиру“ в ходе телефонного разговора, осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 1 - 3 статьи 18 настоящего Порядка.

Статья 19. Контроль и оформление дела по устному обращению

1. Основанием для начала административной процедуры является поступление подготовленного исполнителем ответа по обращению гражданина на рассмотрение должностному лицу Администрации ЗАТО Северск, проводившему прием.

2. Должностное лицо Администрации ЗАТО Северск, проводившее прием (“прямой эфир“, разговор по телефону), рассматривает ответ, дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан.

3. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает должностное лицо Администрации ЗАТО Северск, проводившее прием. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

4. Работник Отдела направляет гражданину в порядке делопроизводства подписанный ответ. Ответ на обращение может быть вручен гражданину лично, отправлен по почте, электронной почтой.

5. Работник Отдела формирует дело по обращению гражданина, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации ЗАТО Северск. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Сформированные дела помещаются в соответствии с порядковыми номерами. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Отделом в течение пяти лет.

6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в устных обращениях граждан (личный прием, “прямой эфир“, разговор по телефону), осуществляются в соответствии со статьей 14 настоящего Порядка.

Статья 20. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включают в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, принятие решений. Контроль осуществляется заместителем Главы Администрации ЗАТО Северск по общим вопросам, руководителями управлений, комитетов, отделов Администрации ЗАТО Северск.

2. Работники Отдела несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного Федеральным законом “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ срока рассмотрения обращения. Должностные лица Администрации ЗАТО Северск несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения без ответа или прекращения переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа. Руководители структурных подразделений Администрации ЗАТО Северск несут персональную ответственность за организацию и контроль исполнения поручений должностных лиц, данных по рассмотрению обращений граждан. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц Администрации ЗАТО Северск, проводивших прием.