Постановление Главы муниципального образования городской округ “Охинский“ от 02.03.2011 N 82 “Об административном регламенте предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей в архивный сектор отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕГОРОДСКОЙ ОКРУГ “ОХИНСКИЙ“
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 марта 2011 г. N 82
ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ И ТЕМАТИЧЕСКИХ ЗАПРОСОВ В СООТВЕТСТВИИ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ЗАЯВИТЕЛЕЙ В АРХИВНЫЙ СЕКТОР ОТДЕЛА КАДРОВ,
КОНТРОЛЯ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОЙ ОКРУГ “ОХИНСКИЙ“
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг“, постановлением главы муниципального образования городской округ “Охинский“ от 31.12.2009 N 489 “О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг“, руководствуясь Уставом муниципального образования городской округ “Охинский“, в целях повышения качества рассмотрения обращений заявителей в архивный сектор отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“ постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей в архивный сектор отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“ (прилагается).
2. Начальнику отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“ Пролеевой С.Ю. обеспечить исполнение административного регламента предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей в архивный сектор отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“.
3. Опубликовать настоящее постановление в газете “Сахалинский нефтяник“.
4. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы муниципального образования городской округ “Охинский“ по вопросам местного самоуправления, кадровым и общим вопросам Никулина В.И.
Глава муниципального образования
городской округ “Охинский“
С.В.Пакулин
Утвержден
постановлением
главы муниципального образования
городской округ “Охинский“
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ И ТЕМАТИЧЕСКИХ ЗАПРОСОВ В СООТВЕТСТВИИ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ЗАЯВИТЕЛЕЙ В АРХИВНЫЙ СЕКТОР ОТДЕЛА КАДРОВ,
КОНТРОЛЯ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОЙ ОКРУГ “ОХИНСКИЙ“
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) специалистов архивного сектора отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“ (далее - специалисты архивного сектора) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2. Нормативно-правовое регулирование предоставления
муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“;
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“;
- Положением “О Федеральном архивном агентстве“, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290;
- Законом Сахалинской области об архивном деле от 01.11.2005 N 76-ЗО;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“;
- Уставом муниципального образования городской округ “Охинский“;
- Положением об архивном секторе отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения.
1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного сектора.
Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица (заявители), обратившиеся в архивный сектор для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.
Физические лица - граждане Российской Федерации, стран СНГ, ближнего зарубежья.
Юридические лица - предприятия и организации всех форм собственности.
II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1. Порядок информирования о предоставлении
муниципальной услуги
Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Место нахождения архивного сектора:
694490, Сахалинская область, г. Оха, ул. Ленина, д. 13,
телефон: (842437) 2-24-27, факс (842437) 2-36-14.
Режим работы: с 9 до 18 часов, обеденный перерыв: с 13 до 14 часов, приемные дни: четверг с 10 до 13 часов.
Информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- при личном обращении заявителей;
- посредством факсимильной связи.
По телефону специалисты архивного сектора дают информацию по вопросам организации исполнения запросов.
Прием заявителей ведется в порядке очереди при личном обращении к специалистам архивного сектора без предварительной записи.
При необходимости, по решению заместителя главы администрации, продолжительность времени, и количество дней приема могут быть увеличены.
Рабочее время, время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов архивного сектора устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.
2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги являются письменные обращения заявителей, поступившие в адрес архивного сектора. Заявителями по предоставлению муниципальной услуги являются физические лица (граждане Российской Федерации, стран СНГ, ближнего зарубежья) и юридические лица (предприятия и организации всех форм собственности).
Если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;
- уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).
2.4. Требования к обращениям заявителей
Обращения (запросы, заявления), поступившие по почте или факсимильной связью, должны содержать следующие реквизиты:
1) для юридических лиц - наименование юридического лица;
для физического лица - копию паспорта. Если фамилия, имя или отчество изменялись, то указываются все их изменения;
2) почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
4) хронологию запрашиваемой информации;
5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса юридического лица.
Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и оформляет запрос самостоятельно, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки социально-правового характера по документам архива (приложение N 1) или в заявление для получения сведений тематического характера (приложение N 2).
К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной платы прилагаются ксерокопии трудовых книжек.
Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Сахалинской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации и Сахалинской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке на безвозмездной основе.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
Обращения заявителей о предоставлении информации рассматриваются специалистами архивного сектора в течение 30 дней со дня регистрации, в исключительных случаях специалисты архивного сектора вправе продлить срок рассмотрения запроса с обязательным уведомлением заявителя.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном секторе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации муниципального образования городской округ “Охинский“, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса.
При поступлении в архивный сектор запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, специалисты архивного сектора в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивают у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется безвозмездно.
2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
Не подлежат рассмотрению запросы и обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику, либо оскорбительные выражения.
III. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
3.1. Описание последовательности действий
при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам.
3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение
Поступившие запросы по почте регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа (при личной явке причины отказа могут быть сообщены в устной форме).
Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3. Анализ тематики поступивших запросов
Специалисты архивного сектора, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.4. Подготовка и направление ответов гражданам
При наличии запрашиваемых документов специалисты архивного сектора администрации готовят ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Для составления архивной справки, копии или архивной выписки специалисты архивного сектора ведут поиск необходимой информации в следующей последовательности:
1) по списку фондов архивного сектора выбирается конкретный фонд;
2) по описям фонда уточняются крайние даты дел, находящихся на хранении в архивном секторе;
3) по описи найденного фонда отмечают номера дел, необходимых для исполнения данного обращения (запроса);
4) в архивохранилище осуществляют поиск дел;
5) в найденных делах ведут поиск необходимых листов;
6) на бланке заявления указывают номера фонда, описи, дела и листов;
7) полученную информацию обрабатывают на компьютере.
В архивной справке приводятся:
- названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения;
- изложение дается в хронологической последовательности;
- в справку включаются только сведения, упомянутые в документах;
- в тексте справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов;
- после текста справки помещаются архивные шифры документов, послужившие основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле);
- архивная справка подписывается заместителем главы администрации и специалистом архивного сектора;
- архивная справка заверяется гербовой печатью администрации муниципального образования городской округ “Охинский“.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка регистрируются в журнале регистрации исполненных запросов и высылаются по почте простыми письмами.
Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
IV. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ
И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляют начальник отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ “Охинский“, главный специалист 1 разряда архивного сектора или лица их замещающие.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного сектора положений административного регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного сектора администрации.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, специалисты архивного сектора, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.
V. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ)
ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНИМАЕМОГО ИМ РЕШЕНИЯ
Обжалование действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) специалистами архивного сектора при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Предметом жалобы может быть:
- решение об отказе в приеме обращения на предоставление муниципальной услуги;
- нарушение сроков предоставления муниципальной услуги;
- некорректное поведение специалистов архивного сектора;
- некомпетентная консультация, данная специалистами архивного сектора.
Заявитель может обратиться с жалобой к главе муниципального образования, заместителю главы муниципального образования, в суд.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.
Письменная жалоба, поступившая в архивный сектор, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и о применении мер ответственности к специалисту архивного сектора, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществляемых в соответствии с принятым решением.
Жалоба заявителя считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Архивный сектор при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью специалистов архивного сектора, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, специалисты архивного сектора вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
Приложение N 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
“Исполнение социально-правовых
и тематических запросов
в соответствии
с обращениями заявителей“
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки
о стаже работы и заработной плате
(форма для социально-правового запроса)
----T-------------------------------T----------------------------¬
¦1. ¦Фамилия, имя, отчество, дата и ¦ ¦
¦ ¦место рождения лица, о котором ¦ ¦
¦ ¦запрашивается справка. ¦ ¦
¦ ¦В случае смены фамилии указать ¦ ¦
¦ ¦фамилию на период запрашиваемой¦ ¦
¦ ¦информации ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦2. ¦Прошу подтвердить стаж работы, ¦с ___________________ ¦
¦ ¦в т.ч. с вредными условиями ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦на льготную пенсию (нужное ¦по ___________________ ¦
¦ ¦подчеркнуть) ¦ (число, месяц, год) ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦3. ¦Прошу подтвердить размер ¦с ___________________ ¦
¦ ¦заработной платы - указать за ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦какие конкретно годы (не более ¦по ___________________ ¦
¦ ¦60 месяцев подряд) необходимы ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦сведения ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦4. ¦Полное название организации ¦ ¦
¦ ¦(на период работы), ее ¦ ¦
¦ ¦ведомственная принадлежность. ¦ ¦
¦ ¦Указать последующие ¦ ¦
¦ ¦переименования организации ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦5. ¦Занимаемая должность (указать ¦ ¦
¦ ¦должность) ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦6. ¦Структурное подразделение ¦ ¦
¦ ¦организации ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦7. ¦Обращались ли по данному ¦ ¦
¦ ¦вопросу в другие организации ¦ ¦
¦ ¦и с каким результатом ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦8. ¦Кому и по какому адресу выслать¦ ¦
¦ ¦ответ (название организации или¦ ¦
¦ ¦фамилия, имя, отчество ¦ ¦
¦ ¦заявителя, почтовый адрес, ¦ ¦
¦ ¦телефон). Для граждан, ¦ ¦
¦ ¦запрашивающих справку о другом ¦ ¦
¦ ¦лице, в случае личного ¦ ¦
¦ ¦обращения за ней в архив, ¦ ¦
¦ ¦требуется доверенность, ¦ ¦
¦ ¦оформленная в установленном ¦ ¦
¦ ¦порядке ¦ ¦
+---+-------------------------------+----------------------------+
¦Дата заполнения анкеты-заявления ¦Подпись заявителя ¦
L-----------------------------------+-----------------------------
Приложение N 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
“Исполнение социально-правовых
и тематических запросов
в соответствии
с обращениями заявителей“
ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ТЕМАТИЧЕСКОГО ЗАПРОСА
В архивный сектор администрации
муниципального образования городской
округ “Охинский“
от _________________________________
____________________________________
(Фамилия, имя, отчество)
____________________________________
проживающего по адресу:
____________________________________
____________________________________
телефон ____________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать копию:
1. Решения исполкома от _________________________ N _______________________
(указать год, месяц)
о _________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать название или тему решения)
2. Постановления главы администрации от _________________ N _______________
(указать год, месяц, номер)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать название или тему постановления)
___________________________________________________________________________
Документы необходимы в количестве ____________________________ экземпляров.
Для какой цели запрашивается информация ___________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата ________________ Подпись ________________