Российские законы

Решение Новокуйбышевской городской Думы Самарской области от 20.06.2002 N 111 “О Положении об архивном Отделе администрации г. Новокуйбышевска Самарской области“

Утратил силу с 16 марта 2006 года в связи с принятием Решения Думы городского округа Новокуйбышевск от 16.03.2006 N 193.

НОВОКУЙБЫШЕВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ

от 20 июня 2002 г. N 111

О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ

Г. НОВОКУЙБЫШЕВСКА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях исполнения действующего законодательства, активизации развития архивного дела в муниципальном образовании (г. Новокуйбышевск) и в соответствии с решением коллегии Госархива от 26.09.01 “О Примерном положении об архивном отделе органа местного самоуправления“, руководствуясь ст. 35 Устава города, Новокуйбышевская городская Дума решила:

1. Отменить решение Новокуйбышевской городской Думы N 10 от 28.10.2000 г. “О Положении об архивном отделе администрации г. Новокуйбышевска Самарской области“.

2. Утвердить в новой редакции
Положение об архивном отделе администрации г. Новокуйбышевска Самарской области (приложение).

Председатель Новокуйбышевской

городской Думы, Глава города

А.П.НЕФЕДОВ

Утверждено

Решением

Новокуйбышевской городской Думы

от 20 июня 2002 г. N 111

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ

Г. НОВОКУЙБЫШЕВСКА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Администрация г. Новокуйбышевска в целях эффективной организации архивного дела в городе реализует полномочия по:

организации и содержанию архивного отдела;

обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Администрации Самарской области, ведению Администрации Самарской области.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация города образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации города без статуса юридического лица, имеет свою круглую печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием Администрации города, а также иные необходимые для осуществления деятельности печати, штампы или бланки.

1.5. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и иными правовыми актами Самарской области, Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти г. Новокуйбышевска, приказами и
инструкциями Федеральной архивной службы России, Управления государственной архивной службы Самарской области и настоящим Положением.

1.6. Положение об Отделе утверждается Главой города по согласованию с Управлением государственной архивной службы Самарской области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются Главой города.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Администрации города и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.

1.8.1. Дополнительно источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Администрации Самарской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Администрации города; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации города, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории г. Новокуйбышевска);

внебюджетные средства, в т.ч. от приносящей доход деятельности Отдела, предусмотренной его учредительными документами;

спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела утверждается Главой города на основании перечня платных работ и услуг, разработанного Управлением государственной архивной службы Самарской области.

1.10. Администрация города обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация города принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности, учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в
т.ч.:

хранение и учет документов, принятых в Отдел;

представление в установленном порядке учетных данных в Управление государственной архивной службы Самарской области;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление администрации города и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Самарской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Самарской области;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Самарской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации города, которыми она наделена;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Самарской области;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города Новокуйбышевска;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Самарской области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом,
действующим от имени Администрации города при наличии доверенности.

2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых администрацией города и согласовываемых с Управлением государственной архивной службы Самарской области;

систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города Новокуйбышевска;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в Управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном Управлением государственной архивной службы Самарской области;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную
информацию, в т.ч.:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации города в сфере архивного дела при наделении ими власти Администрацией Самарской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации города и Управления государственной архивной службы Самарской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Новокуйбышевска, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и регионального
архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Новокуйбышевска, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправления государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от администрации города.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Управлением государственной архивной службы Самарской области, Самарским отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией города, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Начальник Отдела назначается и освобождается Главой города. Это решение может согласовываться с Управлением государственной архивной службы Самарской области.

При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города, а также Управления государственной архивной службы Самарской области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией города и представляется в Управление государственной архивной службы Самарской области.

4.2. Начальник Отдела:

4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач
и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в городе перед администрацией и в установленном порядке - перед Управлением государственной архивной службы Самарской области.

4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией города с учетом рекомендаций Управления государственной архивной службы Самарской области.

4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Главой города в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Самарской области в установленном порядке.