Российские законы

Распоряжение Главы города Оренбурга от 05.03.2001 N 737-р “Об утверждении Порядка приема зарубежных представителей в администрации города Оренбурга“ (вместе с “Порядком приема зарубежных представителей в администрации города Оренбурга“, “Карточкой учета переговоров в администрации города Оренбурга“)

Начало действия документа - 05.03.2001.

ГЛАВА ГОРОДА ОРЕНБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 5 марта 2001 г. N 737-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА

ПРИЕМА ЗАРУБЕЖНЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЕНБУРГА

В соответствии со статьей 5 Закона Оренбургской области “Об организации местного самоуправления в Оренбургской области“, статьями 7, 20 Устава города Оренбурга в целях упорядочения работы с зарубежными представителями подразделений администрации города и районов, а также муниципальных предприятий и организаций, соблюдения единых требований международного делового протокола:

1. Утвердить Порядок приема зарубежных представителей в администрации г. Оренбурга согласно приложениям 1 и 2.

2. Заместителям Главы города, руководителям структурных подразделений администрации города и главам административных округов обеспечить исполнение требований Порядка.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
первого заместителя Главы города Костомарова В.Г.

Глава города Оренбурга

Ю.Н.МИЩЕРЯКОВ

Приложение N 1

к распоряжению

Главы города Оренбурга

от 5 марта 2001 г. N 737-р

ПОРЯДОК

ПРИЕМА ЗАРУБЕЖНЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЕНБУРГА

I. Общая часть

1.1. Настоящий документ определяет общий порядок приема в администрации города представителей зарубежных государств, принимающей стороной которых выступает администрация города, администрация Оренбургской области, различные предприятия и организации.

1.2. Под зарубежными представителями понимаются должностные лица и сотрудники дипломатических представительств, органов государственного и муниципального управления, представители деловых, научных кругов, общественных организаций, прибывающие в город как индивидуально, так и в составе делегаций.

1.3. Основанием для приема в администрации города представителей зарубежных государств, принимающей стороной которых выступает сама администрация в лице Главы города, его заместителей, руководителей подразделений, имеющих статус юридического лица, глав административных округов города, является приглашение.

Приглашение оформляется отделом международных связей (ОМС).

При оформлении приглашения по инициативе структурного подразделения назначается ответственный за прием от данного подразделения. Материалы для оформления приглашений передаются ответственным из структурного подразделения администрации, в ОМС не позднее чем за месяц до предполагаемой даты прибытия зарубежных представителей.

1.4. Основанием для приема в администрации города представителей зарубежных государств, в случаях, когда администрация города не является принимающей стороной, является:

- обращение администрации Оренбургской области по организации встреч с официальными лицами администрации г. Оренбурга, которые входят в программу пребывания официальных лиц, принимаемых администрацией Оренбургской области (в том числе и по организации визитов вежливости);

- обращение хозяйствующих субъектов города, участвующих в решении проблем социально - экономического развития города, по организации встреч с Главой города и заместителями Главы города, руководителями структурных подразделений;

- обращение зарубежных некоммерческих организаций, работающих по грантам государств, различных международных фондов (по организации стажировок, заказов экспертов и
т.д.) в рамках соглашения с городской администрацией;

- обращение торгпредств зарубежных государств о приеме коммерческих фирм и торговых миссий, имеющих международную репутацию;

- иные обращения по профилю соответствующей организации.

1.5. Для организации отделом международных связей соответствующих встреч в администрации города обращение должно быть сделано не менее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты встречи.

1.6. Проведение приема, а также рабочих встреч с зарубежными представителями сопровождается оформлением карточки учета переговоров (приложение 2). При приеме официальных делегаций карточка учета оформляется представителем ОМС, присутствующим на данном приеме. При приемах и рабочих встречах в подразделениях администрации города карточка оформляется ответственным за прием сотрудником соответствующего подразделения и передается для учета в ОМС либо приглашенным на встречу представителям ОМС. Рабочие встречи, проводимые в ОМС, также подлежат отражению в карточках учета.

1.7. Материалы, передаваемые зарубежными представителями во время приемов, визитов и рабочих встреч в подразделениях города, содержащие сведения об их стране, каталоги фирм и компаний, а также проспекты по направлениям сотрудничества, подразделения администрации обязаны передавать в ОМС для формирования банка данных.

1.8. Материалы по ответным визитам в зарубежные страны работников администрации передаются в ОМС в виде краткого отчета с резюме по достигнутым договоренностям.

1.9. Подготовку помещений и сувенирной продукции, другие мероприятия по приему зарубежных представителей, связанные с материальными и финансовыми затратами, а также обеспечение транспортом вышеназванных мероприятий организует руководитель по обеспечению деятельности администрации города.

II. Прием зарубежных представителей, прибывающих

по приглашению администрации города Оренбурга

2.1. Форма и особенности приема зарубежных представителей, прибывающих по приглашению администрации города, определяется целью визита (выяснение возможностей установления контактов, проведение переговоров по конкретным проектам, подписание документов, организация семинаров, выставок, конференций и т.д.).

2.2.
Для организации пребывания зарубежных представителей принимающая сторона (в лице ОМС или соответствующее структурное подразделение администрации города с участием ОМС) должна разработать:

- общую программу, предназначенную для гостей, которая включает в себя распорядок по деловой части (переговоры, встречи), приемов (завтраки, обеды, ужины), культурную программу, встречу - проводы;

- подробную рабочую программу, которая отражает все организационные моменты (состав встречающих, транспортное обслуживание, размещение в гостинице, организация перевода и т.д. с указанием ответственного лица);

- смету расходов, которая подлежит утверждению Главой города.

2.3. В процессе подготовки общей программы пребывания зарубежных представителей отдел международных связей взаимодействует по вопросу организации встреч, в том числе на предприятиях и в учреждениях города, со структурными подразделениями администрации.

Структурные подразделения администрации обязаны оказывать содействие отделу международных связей в подготовке справок и материалов, организации и проведении переговоров на предприятиях и в учреждениях и дальнейшем осуществлении проектов.

Организацию встреч с руководителями городских служб, руководителями подразделений администрации, с заместителями Главы города и главами административных округов ОМС осуществляет самостоятельно.

2.4. При формировании группы по встрече - проводам ранг и должность встречающих должны соответствовать рангу и должности прибывающих.

III. Прием официальных лиц, представителей

зарубежных компаний, принимающей стороной которых

администрация города не выступает

3.1. Для организации встреч руководителей администрации, города согласно курируемым ими вопросам с зарубежными представителями, принимающей стороной которых администрация города не выступает, организаторам визита целесообразно пройти предварительное собеседование в отделе международных связей.

3.2. Отдел международных связей после собеседования определяет круг лиц администрации города, с которыми необходима проработка вопроса или программы, предложенной организаторами визита, и проводит в зависимости от тематики либо совещание с приглашением руководителей различных подразделений, либо встречу в соответствующем подразделении администрации.

Приложение N 2

к распоряжению

Главы города
Оренбурга

от 5 марта 2001 г. N 737-р

КАРТОЧКА УЧЕТА ПЕРЕГОВОРОВ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЕНБУРГА

Название инофирмы или организации ________________________________

Страна _____________________ Дата переговоров ____________________

Участники переговоров:

С зарубежной стороны _____________________________________________

ФИО, должность

__________________________________________________________________

С российской стороны

__________________________________________________________________

Основные обсуждавшиеся вопросы

__________________________________________________________________

Мнения сторон:

__________________________________________________________________

Достигнутая договоренность или позиция сторон по разногласиям:

__________________________________________________________________

Переданные сторонами друг другу материалы, документы:

С зарубежной стороны

__________________________________________________________________

С российской стороны

__________________________________________________________________

Примечание

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Необходимые поручения структурным подразделениям или предприятиям,

организациям, резюме, для чего еще может представлять интерес

данный проект и т.д.