Российские законы

Постановление Главы Администрации Советского района города Омска от 19.04.1995 N 254 “Об утверждении Инструкции о делопроизводстве в аппарате администрации Советского района г. Омска“

Фактически утратил силу в связи с ликвидацией администраций Первомайского и Советского районов г. Омска и образованием администрации Советского административного округа г. Омска (Постановление Главы городского самоуправления (Мэра) города Омска от 26.05.1997 N 151-п).

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 апреля 1995 г. N 254

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ

СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

На основании ст. 31 Закона РФ “О местном самоуправлении в РФ“, в целях совершенствования системы организации делопроизводства в аппарате и подразделениях администрации района постановляю:

1. Инструкцию “О делопроизводстве в аппарате администрации Советского района г. Омска“ утвердить (прилагается).

2. Всем руководителям и сотрудникам аппарата и подразделений администрации Советского района принять вышеназванную инструкцию к исполнению.

3.
Общему отделу (Соболев В.М.) в срок до 01.05.95 организовать и провести семинар с ответственными исполнителями по разъяснению положений вышеназванной инструкции.

4. Руководителям подразделений администрации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Кирилину Г.П.

Глава Администрации района

А.М.Стерлягов

Утверждена

Постановлением Главы

Администрации Советского

района г. Омска

от 19 апреля 1995 г. N 254

ИНСТРУКЦИЯ

О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ

СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 4

2. Подготовка и оформление служебных документов 4

2.1. состав документов администрации 4

2.2. требования к оформлению документов 6

2.3. порядок подготовки постановлений и распоряжений

администрации района 6

2.4. заголовок к документу 7

2.5. адресование документа 8

2.6. проставление резолюций 9

2.7. датирование документа 10

2.8. проставление отметок о согласовании документа 10

2.9. удостоверение документа 12

2.10. оформление документов-приложений 14

2.11. проставление отметок на документах 15

2.12. оформление протокола аппаратных совещаний 16

2.13. оформление копий документов 17

2.14. основные правила машинописного изготовления

документов 17

3. Организация документооборота в администрации района.

3.1. порядок прохождения и исполнения входящих документов 18

3.2. порядок прохождения внутренних и исходящих документов 20

3.3. организация доставки документов 20

3.4. порядок приема и передачи документов 21

4. Регистрация и индексация документов.

4.1. порядок регистрации документов 21

4.2. индексация документов 21

5. Организация контроля за исполнением документов.

5.1. общие положения 22

5.2. документы, подлежащие контролю 23

5.3. техника осуществления контроля 23

5.4. сроки исполнения документов 24

5.5. порядок снятия с контроля служебных документов 24

6. Работа с письмами, заявлениями и жалобами граждан 25

7. Составление номенклатуры и формирование дел 26

8. Подготовка документов к последующему хранению и

использованию 28

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами и письмами граждан в подразделениях администрации Советского района г. Омска (далее именуются “подразделения администрации“).

1.2. Установленные настоящей инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера и подлежат обязательному исполнению всеми сотрудниками аппарата администрации района. Правила ведения секретного делопроизводства устанавливаются специальной инструкцией.

1.3. Работники подразделений несут ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

1.4. Об утрате документов работники немедленно сообщают управляющему делами администрации. В этом случае управляющий делами может назначить служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации, для принятия решения по факту утраты.

1.5. Передача работниками администрации документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений администрации района.

1.6. Ведение делопроизводства осуществляется централизованно через общий отдел администрации района.

1.7. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации в целом возлагается на заведующего общим отделом. В каждом структурном подразделении ответственным за делопроизводство является его руководитель.

1.8. Задачи, функции и порядок работы
общего отдела администрации регламентируется “Положением об общем отделе“. Обязанности и права работников общего отдела определяются их должностными инструкциями.

2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Состав документов администрации района.

Администрация в своей деятельности принимает постановления и распоряжения главы администрации, распоряжения первого заместителя главы администрации, приказы заместителей главы администрации, приказы управляющего делами, другие виды документов:

2.1.1. протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения какого-либо вопроса любым коллегиальным органом и принятые им решения;

2.1.2. стенограмма - дословная запись всех выступлений;

2.1.3. акт - документ коллегиального характера в котором в отличие от протокола группой лиц подтверждается факт или событие;

2.1.4. письмо - наиболее распространенный вид служебной документации, используемый для обмена информацией между учреждениями (запросы и ответы, разъяснения, отзывы, сообщения);

2.1.5. заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу;

2.1.6. извещение - сообщение заинтересованному учреждению или лицу о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие;

2.1.7. справка - описание или констатация каких-либо фактов;

2.1.8. сводка - разновидность справки. Содержит определенную сумму сведений, полученных от различных организаций и лиц. Оформляется в виде таблиц, графиков.

2.1.9. Докладная записка - содержит перечисление фактов и отражает мнение организации или должностного лица по определенному вопросу и дает конкретные предложения. Представляется в вышестоящую организацию или должностному лицу для принятия определенного решения.

2.1.10. Доклад - документ для устного прочтения, содержит изложение определенных вопросов с выводами и предложениями.

2.1.11. Пояснительная записка - введение (предисловие) к какому-либо документу (плану, проекту, отчету и т.п.).

2.1.12. Объяснительная записка - составляется сотрудником по требованию администрации в случае нарушений трудовой дисциплины.

2.1.13. Другие документы - планы, отчеты, списки, перечни и др.

2.2. Требования к оформлению документов.

2.2.1. Все
исходящие и большинство внутренних служебных документов администрации оформляются на бланках установленного образца в соответствии с ГОСТ 6.38.90 и 6.39.90 согласно приложениям N N 1 ... 10.

2.2.2. Подлинники, а также копии документов, подлежащие передаче на государственное хранение, оформляются на лучших сортах бумаги.

2.2.3. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений администрации руководствуются следующими требованиями:

2.2.3.1. документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями администрации бланк может не использоваться;

2.2.3.2. бланки постановлений, распоряжений главы администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации, писем администрации нумеруются в общем отделе, регистрируются в журнале выдачи бланков и выдаются исполнителям под расписку;

2.2.3.3. содержание документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

2.2.3.4. отправляемому из подразделения администрации документу присваивается исходящий номер.

2.3. Порядок подготовки постановлений и распоряжений администрации района.

2.3.1. При разработке постановления (распоряжения) необходимо, чтобы:

2.3.1.1. предложения были конкретными, обеспечены достаточной материально-технической базой и финансовыми средствами;

2.3.1.2. было исключено издание дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутых в проекте;

2.3.1.3. были указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные сроки исполнения и исполнители;

2.3.1.4. формулировки были четкими и краткими, исключающими всякое толкование вопроса;

2.3.1.5. были учтены все действующие нормативные акты по затронутым вопросам;

2.3.1.6. к постановлению (в необходимых случаях и к распоряжению) прилагается справка или докладная записка за подписью руководителя подразделения или лица представившего проект;

2.3.1.7. если данное постановление (распоряжение) отменяет один из нормативных актов, принятых ранее по затронутому в постановлении (распоряжении) вопросу, то необходимо в тексте указать, что такой-то нормативный акт следует считать утратившим силу;

2.3.1.8. к постановлению (распоряжению) прилагается лист рассылки и согласования документа, порядок согласования указан в
п. 2.8.6.

2.3.1.9. подлинники постановлений (распоряжений) подписываются главой администрации района. Все приложения к постановлению (распоряжению) подписывает управляющий делами администрации. Размноженные экземпляры постановлений (распоряжений) удостоверяются печатью общего отдела.

2.4. Заголовок к документу.

2.4.1. К любому документу, исполненному на бланке формата А-4 (210 х 297 мм), в левой стороне бланка ниже штампа дается заголовок. Заголовок формулируется составителем документа.

2.4.1.1. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

2.4.1.2. Заголовок должен отвечать на вопрос “о чем?“ и начинаться с предлога “о“ (“об“), при этом заголовок в кавычки не заключается.

2.4.1.3. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается печатать во всю ширину листа до границы правого поля документа. Точку в конце заголовка не ставить.

2.4.1.4. Заголовок не дается к телеграммам, телефонограммам, извещениям и документам, текст которых печатается на бланках формата А5 (148 х 210 мм).

2.4.2. Тексты сложных документов (инструкции, доклады, отчеты, планы, справки и др.) делятся на разделы, подразделы, пункты. Каждая составная часть текста нумеруется арабскими цифрами. Например:

1. Планирование.

1.2. Перспективное и долгосрочное планирование.

1.3. Текущее планирование.

1.4. Цены и ценообразование.

2.5. Адресование документа.

2.5.1. Адресат указывается как на документах, направляемых в другие учреждения (исходящие документы), так и на внутренних документах.

2.5.2. Если документ направляется в учреждение или его структурное подразделение, наименование адресата дается в именительном падеже. Например:

Омский завод подъемных машин

Отдел кадров

2.5.3. При направлении документа конкретному должностному лицу название учреждения дается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

АООТ “Омсккровля“

Начальнику отдела кадров

Бородиной В.Ф.

2.5.4. Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности
адресата. Например:

Начальнику управления образования

администрации Советского района

г. Омска

Цацульниковой Э.В.

2.5.5. Если документ направляется в несколько однородных организаций, то эти организации указываются обобщенно. Например:

Руководителям подразделений

администрации Советского района г. Омска

2.5.6. В состав реквизита “адресата“ может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам.

2.5.7. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более, чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат.

2.5.8. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес. Например:

630099, Новосибирск,

ул. Советская, 35, кв. 2,

Любимовой К.И.

2.6. Проставление резолюций.

2.6.1. Резолюция проставляется руководителями администрации или руководителями ее структурных подразделений на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Документ должен иметь не более двух резолюций, причем вторая не должна дублировать первую или противоречить ей. Вторая резолюция необходима в том случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

2.6.2. Резолюция должна содержать следующие элементы:

2.6.2.1. фамилии и инициалы исполнителей;

2.6.2.2. предписываемое действие и сроки его исполнения;

2.6.2.3. личная подпись автора резолюции;

2.6.2.4. дата резолюции (дата подписи).

2.7. Датирование документов.

2.7.1. Все даты на документах и в регистрационных журналах, карточках проставляются тремя парами арабских цифр, разделенными точками: первая пара цифр - число месяца, вторая пара цифр - порядковый номер в году, третья пара цифр - две последние цифры года. Например:

18 марта 1995 года следует писать: 18.03.95

2.7.2. Датой постановления и распоряжения, приказа и письма является дата их подписания. Датой справки, докладной записки - дата составления. Дата акта и протокола - дата события (время проверки или заседания). Датой документов, требующих утверждения, является дата их утверждения.

2.7.3. Все проставляемые на документе отметки обязательно визируются (резолюция, визы, отметка о регистрации и т.д.).

2.7.4. Место размещения даты зависит от вида документа и определенно в форме бланков.

2.8. Проставление отметок о согласовании документа.

2.8.1. Согласование документа может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование оформляется в виде визы, внешнее - в виде грифа согласования.

2.8.2. Визы проставляются на последнем листе документа ниже подписи. Визы лиц, подготовивших документ, проставляются слева, визы лиц, согласовывающих документ - справа.

2.8.3. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи и даты визы. Например:

Заведующий общим отделом

(личная подпись) В.М.Соболев

07.01.95

2.8.4. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф состоит из слова “Согласовано“ (печатается прописными буквами), полного наименования должности и названия учреждения, личной подписи согласовывающего документ лица, расшифровки личной подписи, даты согласования. Например:

Согласовано

Начальник управления по делам

молодежи, культуры и спорта

(личная подпись) Ю.А.Тетянников

07.01.95

2.8.5. Постановления и распоряжения главы администрации визируются на обороте первого экземпляра заведующим юридическим отделом, заместителем главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями), управляющим делами. Остальные заинтересованные лица согласовывают эти документы на листе согласования (см. Приложения N N 2; 4).

2.8.6. Порядок визирования постановлений распоряжений главы администрации:

2.8.6.1. исполнитель;

2.8.6.2. руководитель подразделения, представляющего проект постановления, распоряжения;

2.8.6.3. заинтересованные службы, отделы, управления (постановления и распоряжения о выделении денег - виза районного финансового управления);

2.8.6.4. заведующий общим отделом;

2.8.6.5. заведующий юридическим отделом;

2.8.6.6. заместитель главы администрации (согласно раскреплению обязанностей между руководителями администрации);

2.8.6.7. управляющий делами;

2.8.6.8. глава администрации района.

2.8.7. Все другие внутренние документы визируются на первых экземплярах.

2.8.8. Исходящие документы визируются на копиях, подшиваемых в дела.

2.8.9. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии и инициалов непосредственного исполнителя, номера его служебного телефона. Эта отметка делается на копии документа, подшиваемой в дело, в нижнем левом углу лицевой стороны последнего документа.

2.9. Удостоверение документа.

2.9.1. Подпись является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе и документа, являющегося приложением. Подписание документов производится в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации и в соответствии с должностными инструкциями.

2.9.2. В подпись включается:

2.9.2.1. наименование должности лица, подписавшего документ:

2.9.2.2. личная подпись;

2.9.2.3. расшифровка личной подписи.

2.9.3. Протоколы, финансовые и некоторые планово-отчетные документы имеют две подписи.

2.9.4. Акты подписываются всеми, кто принимал участие в составлении акта. Должности при этом не указываются. Указывается распределение обязанностей в комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9.5. Внутренние документы информационно-справочного и аналитического содержания подписываются исполнителями.

2.9.6. Документы администрации, направляемые в вышестоящие государственные организации, подписываются главой администрации (в его отсутствие - первым заместителем главы администрации).

2.9.7. Если документ исполнен на бланке, то в состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи. Например:

Глава администрации (личная подпись) А.М.Стерлягов

2.9.10. Если документ исполнен не на бланке, то к перечисленным реквизитам добавляется полное название администрации:

Глава администрации

Советского района г. Омска (личная подпись) А.М.Стерлягов

2.9.11. В случае отсутствия лица, имеющего право подписать данный документ, в документе указывается фамилия и должность лица, которое будет фактически подписывать документ. Не разрешается ставить отметку “за“ и расписываться другому лицу.

2.9.12. Если документ направляется в несколько адресов, подписывается только первый экземпляр, остающийся в администрации. Остальные экземпляры заверяются по указанной выше форме, а на рассылаемых копиях постановлений, распоряжений ставится печать общего отдела.

2.9.13. Утверждение - особый вид удостоверения документа. Подлежащий утверждению документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

2.9.13.1. При утверждении документа постановлением гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Утверждено

постановлением главы администрации

Советского района г. Омска

от 07.01.95 N 15

2.9.13.2. При утверждении документа в порядке единоначалия гриф утверждения оформляется так:

Утверждаю

управляющий делами администрации

Советского района г. Омска

(подпись) Г.П.Кирилина

07.01.95

2.9.13.3. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова “Утверждено“ и Утверждаю“ в грифе печатаются прописными буквами. Все элементы грифа печатаются от одного положения табулятора.

2.9.14. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, или удостоверяющих чьи - либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.

2.9.15. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должности, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

2.9.16. В делопроизводстве администрации района применяются круглые печати: главы администрации района, общего отдела, управляющего делами.

2.9.16.1. Круглая гербовая печать главы администрации хранится у управляющего делами, проставляется исключительно на документах, подписанных главой администрации района, управляющим делами и требующим заверением печатью.

2.9.16.2. Круглая печать общего отдела хранится в общем отделе, проставляется на документах, подписанных заведующим общим отделом или лицом, заменяющим его, в трудовых книжках, на копиях постановлений и распоряжений главы администрации, приказов управляющего делами и заместителей главы администрации.

2.10. Оформление документов-приложений.

2.10.1. Приложения оформляются в соответствии с требованиями настоящей инструкции к подготовке и оформлению документов.

2.10.2. Если основной документ имеет несколько приложений, они нумеруются. В правом верхнем углу первого листа пишется слово “ПРИЛОЖЕНИЕ“, указывается (если это необходимо) его номер, а также название, номер и дата документа, к которому дается приложение. Например:

Приложение N 1

к Постановлению Главы Администрации

Советского района г. Омска

от 07.01.95 N 12

2.10.3. В тексте основного документа делается ссылка на приложение (“согласно приложению“, “приложение“, и т.п.).

2.10.4. Отметка о наличии приложения к основному документу печатается после текста документа до подписи, в левой половине листа. Например:

Приложение: протокол согласования сроков проектирования 1 экз. на 3 листах.

2.10.5. Не названные в тексте приложения перечисляются после текста документа с указанием количества листов и экземпляров каждого из них. Например:

Приложение: 1. Справка о согласовании проекта школы 1 экз. на 3 л.

2. Отзывы по проекту школы 1 экз. на 7 листах.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

2.11. Проставление отметок на документах.

2.11.1. Отметка о поступлении делается с помощью регистрационного штампа на всех, поступающих в общий отдел, документах независимо от того, подлежат они регистрации или нет. Отметка ставится в правой части нижнего поля первого листа документа. На документах, не подлежащих регистрации, входящий номер не ставится.

2.11.2. Отметка об исполнении делается ответственным исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева. Отметка состоит из краткой записи об исполнении (если нет документа - ответа) даты исполнения документа и личной подписи. Например:

Сообщено Иванову П.С.

по тел. 22-33-44

07.01.95 г. (подпись)

2.11.3. После отметки об исполнении, документ направляется руководителю, поставившему его на контроль, для снятия с контроля и направления в дело.

2.11.4. Право на направление в дело документов без контроля имеет руководитель, наложивший резолюцию первым. Отметка о направлении в дело состоит из слов “В дело N (по номенклатуре дел)“, даты направления в дело и личной подписи.

2.11.5. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются.

Если текст расположен на одной стороне листа, номера листов проставляются в правом углу верхнего поля документа. Если текст расположен на обеих сторонах листа, то нечетные номера страниц проставляют в правом углу верхнего поля лицевой стороны листа, четные номера страниц в левом углу верхнего поля оборотной стороны листа.

Номера страниц следует печатать на расстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого (на оборотной стороне листа - от верхнего и левого) обрезов листа.

2.12. Оформление протоколов аппаратных совещаний.

2.12.1. Протокол аппаратного совещания содержит следующие реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату и место проведения заседания, фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечень присутствующих на заседании, повестку дня, с указанием фамилий, инициалов и должностных лиц, выступивших с докладами и содокладами, фамилии, инициалы и должности лиц, выступивших в прениях, результат обсуждения каждого вопроса, подписи.

2.12.2. Протоколы аппаратных совещаний у главы администрации района подписывает управляющий делами и секретарь совещания.

2.12.2.1. Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого из разделов состоит из позиций: “Слушали“, “Выступили“, “Решили“.

2.12.2.2. В позиции “Слушали“ указывается наименование темы доклада (выступления), фамилия, инициалы и должность докладчика (выступающего).

2.12.2.3. В позиции “Выступили“ указываются фамилии, инициалы и должности выступивших по данному пункту повестки дня.

2.12.2.4. В позиции “Решили“ указывается принятое решение, поручение.

2.13. Оформление копий документов.

2.13.1. Копии с документов изготавливаются только с разрешения заведующего общим отделом.

2.13.2. Заказ на большой тираж оформляется через управление делами специальным документом, подписанным руководителем структурного подразделения.

2.13.3. Соответствие копии подлинному документу заверяется следующим образом:

Верно: Зав. общим отделом

(подпись) В.М.Соболев

07.01.95 г.

2.13.4. Если документ размножают в большом количестве экземпляров, то допускается их заверение посредством проставления оттиска печати общего отдела.

2.13.5. На вторых экземплярах исходящих документов, остающихся в администрации, кроме подписи руководителя, ставится подпись лица - исполнителя документа.

2.14. Основные правила машинописного изготовления документов.

2.14.1. Текст на листе бумаги формата А 4 (297 х 210 мм) необходимо располагать таким образом, чтобы он умещался в пределах рамки 251 х 156 мм. Каждый напечатанный лист документа должен иметь строго выдержанные по размерам поля:

левое - 35 мм, правое - 8 - 10 мм, верхнее - 30 мм, нижнее - не менее 20 мм. Первая строка каждого абзаца текста должна печататься с отступом 5 знаков от границ левого поля.

2.14.2. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (см. п. 2.11.5).

2.14.3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов “адресат“, “гриф утверждения“, “отметка о наличии приложения“, “гриф согласования“ отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано

2 интервала

заместитель главы администрации

1 интервал Советского района г. Омска

2 интервала

(подпись) С.И.Беляев

2.14.4. Расшифровка подписи в реквизите “подпись“ должна печататься на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочными интервалами.

2.14.5. В левом нижнем углу на последней странице работы указываются инициалы машинистки, количество отпечатанных экземпляров, указываются фамилия и телефон исполнителя, подготовившего документ.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

Движение документов в администрации с момента получения или их создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться.

3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

3.1.1. Поступившая в администрацию корреспонденция принимается и регистрируется централизованно в общем отделе. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным по администрации и последующей передачей в общий отдел для регистрации.

3.1.2. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

3.1.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

3.1.4. Все конверты, кроме конвертов с надписью “лично“, и адресованных общественным организациям аппарата администрации, вскрываются в общем отделе.

3.1.5. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата или об этом сообщается по телефону.

3.1.6. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя и дату отправки и получения документа.

3.1.7. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

3.1.8. Все входящие документы сортируются в общем отделе на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы, а также документы, адресованные общественным организациям и с пометкой “лично“, передаются по назначению.

3.1.9. После предварительного рассмотрения заведующим общим отделом вся зарегистрированная корреспонденция направляется руководителям администрации.

3.1.10. После рассмотрения руководителем администрации документы, как правило, в тот же день передаются исполнителям. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

3.1.11. Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации района, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.

3.1.12. В случае, если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, об этом письменно сообщается организации или лицу, от которых поступил документ.

3.1.13. Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп “подлежит возврату“.

3.1.14. Служебные документы, полученные в структурных подразделениях администрации, должны быть переданы в общий отдел для регистрации.

3.1.15. Исполненный документ с подлинником и одним экземпляром копии ответа, передается структурными подразделениями в общий отдел.

3.2. Порядок прохождения внутренних и исходящих документов.

3.2.1. Подготовленные проекты документов передаются для печатания в машбюро.

3.2.2. Отпечатанные и отредактированные документы подлежат согласованию с заинтересованными сторонами либо передаются на подпись с материалами, на основании которых они готовились. При передаче на подпись исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие приложений и завизировать.

3.2.3. Подписанные документы передаются в общий отдел администрации для завершающей обработки и отправки.

3.2.4. Документы для отправления должны поступать в общий отдел полностью оформленными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для переоформления.

3.2.5. Переданные исполнителями в общий отдел документы должны быть отправлены, как правило, в тот же день.

3.3. Организация доставки документов.

3.3.1. Доставка документов внутри аппарата администрации осуществляется секретарями приемны“ и специалистами общего отдела. Срочная корреспонденция доставляется немедленно. Входящие документы доставляются в структурные подразделения, как правило, в день их поступления в администрацию.

3.3.2. Исходящие и внутренние документы передаются в общий отдел в день их подписания (утверждения).

3.4. Порядок приема и передачи документов.

3.4.1. Прием и передача служебных документов на всех этапах прохождения в администрации осуществляется под расписку с обязательной отметкой в регистрационном журнале и в электронной карточке ПЭВМ общего отдела.

3.4.2. Любая передача документов из одного в другое структурное подразделение, а также от одного к другому работнику аппарата администрации производится через общий отдел (или с обязательным уведомлением специалиста общего отдела по контролю), о чем делается отметка в журнале структурного подразделения и в электронной карточке ПЭВМ общего отдела.

4. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Порядок регистрации документов.

4.1.1. Все входящие, инициативные исходящие, важнейшие внутренние документы регистрируются один раз: входящие, исходящие, постановления, распоряжения в общем отделе.

4.1.2. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций регистрируются также в общем отделе, заполняется контрольная карточка.

4.1.3. Все данные о входящих, исходящих документах, постановления и распоряжения вышестоящих организаций регистрируются в ПЭВМ общего отдела, согласно инструкций по пользованию программами для ПЭВМ.

4.2. Индексация документов.

4.2.1. Протоколы аппаратных совещаний нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

4.2.2. Протоколы коллегий администрации получают порядковый номер в пределах календарного года.

4.2.3. Протоколы заседания комиссий администрации нумеруются арабскими цифрами по каждой комиссии отдельно в пределах одного календарного года.

4.2.4. Индекс письма состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа по группе входящих или инициативных исходящих документов.

4.2.5. На входящем документе регистрационный номер в индексе документа проставляется на первом месте, а через дробь - номер дела по номенклатуре дел.

4.2.6. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному и повторяется в ответном документе.

4.2.7. При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс независимо от времени рассылки.

4.2.8. Индекс предложения, заявления или жалобы состоит из регистрационного номера и буквы “ж“ (например: 121 ж).

5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Общие положения.

5.1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

5.1.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все требующие ответа служебные документы.

5.1.3. Ответственными за качественное и своевременное исполнение служебных документов являются руководители администрации. Они же осуществляют контроль за сроками исполнения документа.

5.1.4. Ответственным исполнителем считается лицо или учреждение, названное в резолюции руководителя администрации первым. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, предоставить все необходимые материалы и сведения.

5.1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководства администрации или заведующего общим отделом передать неисполненные документы другому исполнителю. Несданные исполнителем документы считаются неисполненными.

5.2. Документы, подлежащие контролю.

5.2.1. На служебные документы, подлежащие контролю, ставится штамп “контроль“ или “взято на контроль“. Исполнение по существу затронутых вопросов контролируется руководством администрации. Отметка о взятии на контроль проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

5.2.2. На контроль берутся:

5.2.2.1. поручения и указания в адрес администрации, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях и других документах вышестоящих органов;

5.2.2.2. постановления и распоряжения администрации района;

5.2.2.3. поручения и задания управлениям и отделам администрации, а также администрации пос. Береговой, данные в резолюциях руководителя администрации района;

5.2.2.4. наказы избирателей;

5.2.2.5. письма депутатов;

5.2.2.6. требующие ответа документы вышестоящих организаций и органов печати;

5.2.2.7. предложения, заявления, жалобы граждан.

5.2.3. По указанию руководства администрации на контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения руководства администрации, отданные в устной форме.

5.3. Техника осуществления контроля.

5.3.1. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов специалисты по контролю общего отдела ведут контрольные карточки (дела), которые могут быть заведены как на контролируемый документ в целом, так и на отдельные его пункты. В контрольном деле (карточке) должны находиться копии контролируемого документа, справки объяснительные и докладные записки, отчеты, протоколы совещаний и другие документы, создающиеся в ходе исполнения служебного документа. Специалисты общего отдела заносят в контрольное дело (карточку) все отметки о ходе исполнения, об изменении сроков заданий и т.п.

5.3.2. Специалист по контролю общего отдела ежедневно просматривает карточки по срокам исполнения. О наступлении сроков исполнения документов сообщается исполнителям по телефону первый раз за три дня, второй раз за один день до установленной даты.

5.3.3. Еженедельно сведения о ходе исполнения служебных документов, писем, предложений и жалоб граждан подаются заведующему общим отделом для контроля и принятия мер к исполнителям, нарушившим сроки исполнения документов.

5.4. Сроки исполнения.

5.4.1. Сроки исполнения служебных документов исчисляются в календарных днях и с момента поступления их в общий отдел администрации.

5.4.2. Исполнителю документы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководством администрации.

5.4.3. Документ должен быть исполнен к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководителя администрации. Если срок исполнения не указан ни в тексте, ни в резолюции, документ исполняется в сроки, указанные в приложении N 11.

5.4.4. Изменение срока исполнения служебного документа или поручения согласовывается с лицом или организацией, установившими этот срок.

5.4.5. Если документ или поручение не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан не менее, за 2 - 3 дня до истечения срока согласовать его продление с руководителем, установившим срок или давшим поручение.

5.5. Порядок снятия с контроля служебных документов.

5.5.1. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

Промежуточный, неполный и неясный ответ, а также запрос по исполняемому документу не могут быть основанием для признания документа исполненным.

5.5.2. Результаты выполнения документа отражаются в справке, которая составляется ответственным исполнителем и прилагается к документу.

Снятие документа с контроля не означает прекращение его действия.

5.5.3. Основанием для снятия с контроля является наличие визы руководителя о снятии с контроля.

Если не предполагается подготовка ответного письма или другого вида документа, то отметка об исполнении и снятии с контроля на документе должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса.

6. РАБОТА С ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ И ЖАЛОБАМИ ГРАЖДАН

6.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года “О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан“.

6.2. Предложения, и жалобы граждан, поступившие из вышестоящих органов и органов центральной печати с требованием ответа в их адрес, докладываются руководству.

6.3. Предложения, заявления и жалобы граждан, не относящиеся к компетенции администрации района, немедленно пересылаются в соответствующее учреждение с сообщением об этом заявителю. Запрещается направлять жалобы граждан тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

6.4. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в общем отделе в ПЭВМ согласно инструкции по работе с программой АСКОГ.

На поступившее заявление, жалобу заводится карточка - резолюция, вместе с которой поступивший документ передается на рассмотрение главе администрации или первому заместителю главы администрации.

После рассмотрения заявления или жалобы у руководителя администрации с его резолюцией документ возвращается в общий отдел, откуда направляется непосредственным исполнителям.

6.5. Заявления и жалобы граждан разрешаются в сроки, установленные п. п. 9 и 10 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года “О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан“.

Срок исполнения исчисляется:

- для писем, поступивших непосредственно в администрацию, с момента регистрации в администрации района;

- для писем, поступивших через вышестоящие органы, - с момента отправления их из этих органов.

6.6. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляет общий отдел администрации района.

6.7. Предложения, заявления и жалобы считаются исполненными после ответа заявителю о принятом решении.

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7.1. Составление номенклатуры дел.

7.1.1. Номенклатуры дел администрации района и действующих при ней общественных организаций, сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел администрации района.

В сводную номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности:

- администрации района;

- комиссий администрации района;

- общественных организаций, действующих в аппарате администрации района.

7.1.2. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел.

7.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделения аппарата разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, который утверждается распоряжением главы администрации района, согласовывается с областным архивом и утверждается руководителем подразделения.

7.1.4. Сводная номенклатура дел составляется на календарный год, согласовывается с облархивом, утверждается управляющим делами администрации не позднее декабря текущего года.

7.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с ГОСТом 6.39.90 и оформляется согласно ГОСТу 6.38.90 (Приложение N 13).

Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Индекс проставляется по правилам регистрации внутренних документов (см. раздел 4 настоящей инструкции). Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в пределах структурного подразделения.

Наименование дел в пределах структурного подразделения располагается по степени из значимости.

7.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и организационной структуры администрации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1-го января следующего года.

7.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности администрации района, общественных органов (протоколы заседаний администрации и т.д.), а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности или копийности документов дела.

7.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

7.1.9. По окончании делопроизводственного года заведующий общим отделом делает в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

7.2. Формирование дел.

7.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Формирование дел в аппарате администрации района осуществляют следующие структурные подразделения:

- общий отдел;

- организационный отдел;

- юридический отдел;

- отдел архитектуры и градостроительства;

- отдел экологии и природопользования;

- отдел по обеспечению продовольствием и ТНП;

- управление по социальной защите населения;

- управление по делам молодежи, культуры и спорта;

- юридический отдел;

- служба по контролю за использованием недвижимости.

7.2.3. Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников администрации, руководящих работников управлений, отделов администрации района).

7.2.4. Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Не допускается включать в дела черновики, варианты, размноженные копии документов, а также подлежащие возврату документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30 - 40 мм толщины).

7.2.5. Документы комиссий администрации формируются в самостоятельное дело по каждой комиссии.

7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за период календарного года по порядковым номерам.

7.2.7. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами, ведомствами, администрацией пос. Береговой формируется по основным вопросам деятельности в пределах одного календарного года. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке.

8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДНЕМУ

ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

8.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел на обложках, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив администрации области.

8.2. Экспертиза научной и практической ценности документов.

8.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков их хранения.

8.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) администрации района. Экспертная комиссия назначается распоряжением главы администрации района в составе пяти человек и возглавляется заведующим общим отделом. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:

- рассматривает проекты номенклатур дел администрации района и ее структурных подразделений;

- организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

- рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива областной администрации;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.2.3. Отбор документов к уничтожению оформляется актом (Приложение N 14). Акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются руководством администрации района.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК архива обладминистрации.

8.3. Оформление дел.

8.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.3.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку, листы в них нумеруются. К этим делам составляется внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

Обложка при заведении этих дел оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72. На обложке дела должны быть отражены следующие реквизиты:

- полное название администрации района;

- номер дела по номенклатуре (целесообразно его проставление и на корешке дела) и номер тома;

- заголовок дела;

- дата (год дела или крайние даты начала и окончания дела);

- срок хранения (или отметка “хранить постоянно“);

- количество листов;

- номер фонда, дела по описи.

Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.

В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись.

Если дело делится на два тома, каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

8.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи не составляются, учет их ведется по номенклатуре дел. Эти дела должны быть в обложках, на которых указаны название администрации, заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

8.4. Описание документов постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).

8.4.1. После окончания делопроизводственного года на дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) общим отделом администрации района составляются описи дел.

8.4.2. На документы, образующиеся в процессе деятельности администрации района составляются валовой нумерацией.

8.4.3. Опись имеет заглавный лист и состоит из годовых разделов. Для каждого структурного подразделения составляется отдельный годовой раздел описи.

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения предшествующего делопроизводственного года составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЭК, согласовываются с руководством администрации района и затем направляются на утверждение в архивный отдел. Один экземпляр описи после утверждения ЭПК остается в архивном отделе, остальные возвращаются в администрацию.

8.4.4. Дела в описи располагаются в строго определенном порядке.

Документы администрации района располагаются в пределах календарного года согласно номенклатуре дел.

При систематизации по годам дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Приказы и лицевые счета систематизируются отдельно от личных дел и трудовых книжек.

Личные дела, личные карточки уволенных, а также невостребованные трудовые книжки систематизируются раздельно по годам, а внутри года по алфавиту фамилий.

8.5. Обеспечение сохранности документов.

8.5.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации или на уничтожение могут храниться в рабочих комнатах.

8.5.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. По требованию судебно-следственных органов такое изъятие производится с разрешения руководства администрации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

8.5.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе местных органов государственной власти или в интересах отдельных граждан производится с разрешения заведующего общим отделом. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.6. Передача дел в районный архив.

8.6.1. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются в областной архив. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства администрации.

8.6.2. Сдача дел в областной архив производится по описям и номенклатурам. Вместе с делами передаются справочные картотеки к документам.

8.6.3. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архивах структурных подразделений.

Приложение N 1

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________________________________________________________

24 марта 1995 г. N 193

г. Омск

О передаче салона по

обслуживанию спецконтингента

от магазина N 316 магазину N 309

На основании Закона РФ “О местном самоуправлении в РФ“ и в целях улучшения обслуживания семей военнослужащих, погибших во время Великой Отечественной войны; реабилитированных жертв репрессий 30 - 40-х годов; инвалидов труда, детства, общего заболевания; больных сахарным диабетом, участников ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС; одиноких пенсионеров и малообеспеченных семей постановляю:

1. Ликвидировать салон по обслуживанию спецконтингента в магазине N 316 (директор А.В.Васильев) до 24.03.95.

2. Открыть упомянутый салон в магазине N 309 (директор И.И.Иванов) в срок до 24.04.95.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Н.Н.Ковбан.

Глава администрации района (подпись) А.М.Стерлягов

ки/5

Приложение N 1

(продолжение)

Постановление завизировали:

Заместитель

главы администрации подпись Н.Н.Ковбан

-----------------------

Управляющая делами подпись Г.П.Кирилина

------------------------

Заведующий

юридическим отделом подпись Н.А.Кучинская

-----------------------

Приложение N 2

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

По вопросу О передаче салона по обслуживанию спецконтингента

--------------------------------------------------

от магазина N 316 магазину N 309

-------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------

Проект вносит Отдел обеспечения продовольствием и ТНП

-----------------------------------------------

Исполнитель Шадрин В.Б.

-------------------------------------------------

Проект согласован:

-----------T------------------------------T------------T---------

Дата ¦Должность, фамилия и инициалы ¦ Замечания ¦ Подпись

¦согласующего лица ¦ к проекту ¦

-----------+------------------------------+------------+---------

07.03.95 г.¦ Зав. отделом по обеспечению ¦ нет ¦(подпись)

-----------+------------------------------+------------+---------

¦ продовольствием и ТНП ¦ ¦

-----------+------------------------------+------------+---------

¦ Агейчик Г.И. ¦ ¦

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

Проект сдан в общий отдел 05.03.1995 г. (подпись)

Приложение N 2

(продолжение)

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

ОТ 24.03.95 N 193

------------------------------------T------------------------

Кому разослано ¦ Кол - во экземпляров

------------------------------------+------------------------

Глава администрации ................¦

Зам. главы администрации Н.Н.Ковбан ¦ 1

Управляющая делами .................¦

Начальник управления ...............¦

Заведующий отделом по обеспечению ¦

прод. и ТНП ........................¦ 1

Администрация п. Береговой .........¦

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

Подпись исполнителя

постановления (подпись) Дата рассылки

Приложение N 3

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 7 апреля 1995 г. N 82

г. Омск

О командировке Шушковой Т.А.

в г. Москву.

В соответствии с постановлением главы администрации г. Омска N 376-п от 05.04.95 “О создании центров жилищных субсидий при администрациях районов города“

1. Начальнику МПЖХ-6 Крыловой Н.П. командировать в город Москву инженера МПЖХ-6 Шушкову Татьяну Алексеевну для повышения квалификации сроком на пять дней с 10 апреля 1995 года, с последующей компенсацией на командировку из бюджета района.

Глава администрации района (подпись) А.М.Стерлягов

АИ/5

Приложение N 3

(продолжение)

Распоряжение завизировали:

Заместитель

главы администрации Д.Г.Коршунов

-----------------------

Управляющая делами Г.П.Кирилина

------------------------

Заведующий

юридическим отделом Н.А.Кучинская

-----------------------

Приложение N 4

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

По вопросу О командировке Шушковой Т.А.

--------------------------------------------------

в г. Москву

-------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------

Проект вносит зам. главы администрации Коршунов Д.Г.

-----------------------------------------------

Исполнитель Алтухова И.П.

-------------------------------------------------

Проект согласован:

-----------T------------------------------T------------T---------

Дата ¦Должность, фамилия и инициалы ¦ Замечания ¦ Подпись

¦согласующего лица ¦ к проекту ¦

-----------+------------------------------+------------+---------

¦ Зам. главы ¦ нет ¦роспись

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

-----------+------------------------------+------------+---------

Проект сдан в общий отдел 7 апреля 1995 г. (подпись)

(приложение)

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ РАСПОРЯЖЕНИЙ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОМСКА

от 07.04.95 N 82

------------------------------------T------------------------

Кому разослано ¦ Кол - во экземпляров

------------------------------------+------------------------

Глава администрации ................¦ 1

Зам. главы администрации ...........¦ 2

Управляющая делами .................¦ 1

Начальник управления ...............¦ 1

Заведующий отделом .................¦

Администрация п. Береговой .........¦

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

МПЖХ - 6 ¦ 1

------------------------------------+------------------------

РЖУ ¦ 1

------------------------------------+------------------------

РайФУ ¦ 1

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

------------------------------------+------------------------

Подпись исполнителя

распоряжения подпись Дата рассылки

--------------------- -----------

Приложение N 5

“ Президенту АООТ “Омский

Глава Администрации нефтеперерабатывающий

Советского района завод“

644029, г. Омск, пр. Мира, 39, Лицкевичу И.Д.

Тел. 64-85-72

10.04.95 N 211/02-18

----------- ---------------

В связи с празднованием 50-летия Победы в Великой Отечественной войне и приближением 40-летнего юбилея Омского нефтеперерабатывающего завода, прошу провести работы по восстановлению праздничной иллюминации по улице Нефтезаводской.

Глава администрации А.М.Стерлягов

Исп.: Нагорный С.В.

тел.: 64-93-27

АИ/3

Приложение N 6

Главе администрации

Администрация г. Омска

Советского района Рощупкину В.П.

644029, г. Омск, пр. Мира, 39,

Тел. 64-73-32

27.03.95 N 185/02-30

----------- ---------------

ИНФОРМАЦИЯ

о порядке вручения юбилейных наград

участникам войны и труженикам тыла

Вручение наград инвалидам и участникам войны будет проводиться в несколько этапов. Первое вручение наград активистам районного Совета ветеранов войны и труда (около 30 человек) состоится на торжественном приеме в администрации района.

Второй этап - это общее вручение юбилейных наград, которое будет проводиться во Дворцах культуры и школах района.

Планируется провести десять торжественных мероприятий для вручения юбилейных медалей и подарков инвалидам и участникам войны, на которые будут приглашаться 250 - 260 ветеранов. На встречах будут присутствовать руководители администрации, военкомата, Совета ветеранов войны и труда. Мероприятие состоит из поздравления, вручения наград и подарков, культурной программы.

Для участников и инвалидов войны администрация комплектует продовольственные наборы на сумму 50 тыс. рублей.

Третий этап - поздравление и вручение наград на дому тем ветеранам, которые не могут передвигаться или больны.

Вручение юбилейных медалей труженикам тыла будет проводиться в администрации, распоряжением главы администрации определена группа, которая будет приглашать тружеников тыла по графику и вручать награды.

Глава администрации района (подпись) А.М.Стерлягов

Приложение N 7

АДМИНИСТРАЦИЯ СОВЕТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ОМСКА

1-Й ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

_____________________________________________________________

РАСПОРЯЖЕНИЕ

24 марта 1995 г. N 12

О создании комиссии.

На основании ст. 31 Закона РФ “О местном самоуправлении в РФ“, в связи с проведением капитального ремонта и реконструкции дома N 50 по ул. 20 Партсъезда без отселения

1. Для обследования квартиры N 2 (квартиросъемщик Пруцких Г.А.) на предмет проведения капитального ремонта создать квалифицированную комиссию с привлечением незаинтересованных лиц:

Гольберг В.Б. - председатель комиссии, начальник

райжилуправления,

Члены комиссии:

Марохин А.И. - заместитель начальника управления

жилищного хозяйства и коммунального

обслуживания

Камейша В.А. - инженер ПТО АО “ОНПЗ“,

Семенов И.Г. - главный инженер РЖУ,

Каменной Н.Е. - начальник МПЖХ-2.

2. Председателю комиссии организовать ее работу 27.03.95.

3. В срок до 30.03.95 представить на рассмотрение акт работы комиссии.

Первый заместитель главы

администрации района С.А.Сальников

Приложение N 8

АДМИНИСТРАЦИЯ СОВЕТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ОМСКА

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

_____________________________________________________________

ПРИКАЗ

“ “ 199 г. N

--- ---------- -- -------

Приложение N 9

АДМИНИСТРАЦИЯ СОВЕТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ОМСКА

УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ

_________________________________________________________________

ПРИКАЗ

от 29.03.95 N 37

------------- --

Об увольнении

Крот Г.Ф.

В соответствии со ст. 31 Закона РФ “О местном самоуправлении в РФ“

1. Уволить КРОТ Галину Федоровну, гардеробщицу управления хозяйственного обслуживания администрации, 08 апреля 1995 года по собственному желанию.

2. Бухгалтерии произвести расчет заработной платы Крот Г.Ф.

Основание: ст. 31 КЗоТ РФ, личное заявление.

Управляющая делами Г.П.Кирилина

Приложение N 10

АДМИНИСТРАЦИЯ СОВЕТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ОМСКА

КОЛЛЕГИЯ

Протокол

заседания коллегии администрации

Советского района города Омска

Приложение N 11

ПЕРЕЧЕНЬ

документов и сроки их исполнения

1. Законы РФ, постановления государственной - по указанному

Думы, Указы и распоряжения Президента РФ, в них сроку

постановления и распоряжения

Правительства РФ

2. Решения областного Законодательного - по указанному

Собрания, городского Совета г. омска в них сроку

3. Запросы и письма депутатов, не требующих - безотлагательно

дополнительной проверки (30 дней по

письмам депутатов Государственной Думы

РФ, 5 дней - по письмам представителей

областного Законодательного Собрания и

городского Совета)

4. Постановления и распоряжения главы - по указанному

администрации района, решения коллегий в них сроку

5. Документы вышестоящих организаций - 10 дней или по

по указанному

в них сроку

6. Документы с резолюцией руководителей - 10 дней или по

по указанному

в них сроку

7. Предложения, заявления и жалобы - не позднее 15

граждан безотлагательные дней или по

указанному в

них сроку

8. Предложения, заявления и жалобы - не позднее 7

военнослужащих и членов их семей дней или по

указанному в

них сроку

9. Предложения, заявления и жалобы - до 1 месяца

граждан, требующие дополнительной

проверки

10. Телеграммы и телефонограммы, - безотлагательно

требующие срочного решения до 2 дней

11. Телеграммы и телефонограммы, - до 10 дней

требующие дополнительной проверки

12. Договоры (подписание и возврат) - до 10 дней

Примечание:

1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, поступившие из других организаций - с даты поступления.

2. Сроки исполнения писем, заявлений, жалоб от граждан исчисляются:

2.1. Поступившие через вышестоящие организации - с даты отправления из вышестоящей организации.

2.2. Поступившие непосредственно от граждан - с даты регистрации в общем отделе.

Приложение N 12

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации в общем

отделе администрации района

1. Документы избирательных комиссий.

2. Документы комиссии администрации района.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме

присланных из вышестоящих организаций.

4. График, наряды, заявки, разнарядки.

5. Сводки и информации, присланные для сведения.

6. Учебные планы, программы.

7. Программы совещаний, конференций.

8. Рекламные извещения.

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

11. Бухгалтерские документы.

12. Печатные изделия.

13. Протоколы заседаний администрации пос. Береговой.

14. Документы общественных организаций.

Приложение N 13

Администрация Утверждаю

Советского района г. Омска управляющий делами

Номенклатура дел (подпись) Г.П.Кирилина

Дата индекс “ “ 199 г.

-------- ----- -- --------- --

На 199 год

--

----------T------------------------T-------T----------T----------

Индекс дел¦Наименование структурных¦Кол-во ¦Сроки ¦Примечание

¦подразделений и дел ¦дел ¦хранения ¦

¦ ¦(томов)¦и статьи ¦

¦ ¦ ¦по перечню¦

----------+------------------------+-------+----------+----------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5

----------+------------------------+-------+----------+----------

Приложение N 14

Утверждаю

управляющий делами

администрации Советского

района г. Омска

(подпись) Г.П.КИРИЛИНА

199 г.

____________ __

АКТ N

-----

о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих дальнейшему хранению

Мы,

---------------------------------------------------------

(перечислить фамилии, имена, отчества и должности

-------------------------------------------------------------

лиц, составивших данный акт)

-------------------------------------------------------------

руководствуясь Перечнем документов, подлежащих хранению до

одного года, отобрали к уничтожению, как не имеющие научно -

исторической ценности и утратившие практическое значение

следующие документы:

-------------------------------------------------------------

(наименование структурного подразделения)

---T-----T-----------------T----------T-----------T--------------

N ¦ Год ¦Заголовок и номер¦Количество¦ Номер ¦

п/п¦ ¦ дела ¦ дел ¦ статьи по ¦ Примечание

¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦

---+-----+-----------------+----------+-----------+--------------

-----------------------------------------------------------------

Итого: за год в акт N внесено

----- ------- -----------------

дел

----------------- ------------------------------------

(прописью) ------------------------------------

(подписи лиц, составивших акт)

Документы сданы на переработку

------------------------------

(подпись лица, уничтожившего

документы)