Российские законы

Распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163 (ред. от 29.04.2011) “Об организационно-документационном обеспечении деятельности Администрации города Тюмени“ (вместе с “Регламентом Администрации города Тюмени“, “Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени“, “Инструкцией о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы“, “Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени“, “Инструкцией по организации договорной работы в Администрации города Тюмени“, “Инструкцией о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города Тюмени“, “Инструкцией по работе с реестром судебно-правовой работы Администрации города Тюмени“, “Порядком воспроизведения, изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени“, “Порядком организации работы в Администрации города Тюмени с актами прокурорского реагирования“)

Начало действия редакции - 29.04.2011.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Изменения, внесенные распоряжением Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540, вступили в силу с 29 апреля 2011 года.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 3 февраля 2011 г. N 163

ОБ ОРГАНИЗАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени

от 29.04.2011 N 540)

Руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени:

1. Утвердить Регламент Администрации города Тюмени согласно приложению 1 к настоящему распоряжению.

2. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени согласно приложению 2 к настоящему распоряжению.

3. Утвердить
Инструкцию о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, согласно приложению 3 к настоящему распоряжению.

4. Утвердить Инструкцию по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени согласно приложению 4 к настоящему распоряжению.

5. Утвердить Инструкцию об организации договорной работы в Администрации города Тюмени согласно приложению 5 к настоящему распоряжению.

6. Утвердить Инструкцию о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города Тюмени согласно приложению 6 к настоящему распоряжению.

7. Утвердить Инструкцию по работе с реестром судебно-правовой работы Администрации города Тюмени согласно приложению 7 к настоящему распоряжению.

8. Утвердить Порядок воспроизведения, изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени согласно приложению 8 к настоящему распоряжению.

9. Утвердить Порядок организации работы в Администрации города Тюмени с актами прокурорского реагирования согласно приложению 9 к настоящему распоряжению.

10. Установить, что настоящее распоряжение вступает в силу с 01.03.2011.

11. Признать утратившими силу:

распоряжение Главы города Тюмени от 13.04.2006 N 75-рг “Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени“;

распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг “Об утверждении Инструкции о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы“;

распоряжение Главы города Тюмени от 27.10.2006 N 210-рг “Об утверждении Инструкции о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города Тюмени“;

распоряжение Главы города Тюмени от 29.05.2007 N 104-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 13.04.2006 N 75-рг“;

распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 147-рг “О внесении изменений в распоряжения Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг, от
27.10.2006 N 210-рг“;

распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг “Об утверждении Инструкции по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 17.07.2007 N 163-рг “О порядке подготовки и направления документов в адрес государственных органов власти и органов местного самоуправления“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 16.08.2007 N 214-рг “О внесении дополнения в распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 17.07.2007 N 163-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 27.08.2007 N 220-рг “О внесении изменения в распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 17.07.2007 N 163-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 03.09.2007 N 230-рг “О внесении изменения в распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 17.07.2007 N 163-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 06.09.2007 N 237-рг “Об утверждении Инструкции по работе с реестром судебно-правовой работы Администрации города Тюмени“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 14.11.2007 N 297-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 27.11.2007 N 305-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 14.12.2007 N 321-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 13.04.2006 N 75-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 07.02.2008 N 22-рг “О внесении изменения в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг“;

пункт 1 распоряжения Главы Администрации города Тюмени от 18.02.2008 N 39-рг “О внесении изменений в распоряжения Главы города Тюмени от 13.04.2006 N 75-рг, от 20.07.2006 N 149-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 12.05.2008 N 151-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от
04.07.2006 N 137-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 01.08.2008 N 314-рг “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг“;

распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 04.08.2008 N 321-рг “О внесении изменений в распоряжения Главы города Тюмени от 27.10.2006 N 210-рг, Главы Администрации города Тюмени от 06.09.2007 N 237-рг“;

пункт 1 распоряжения Администрации города Тюмени от 12.02.2009 N 206 “О внесении изменений в постановление Главы города Тюмени от 02.09.2005 N 65“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 12.02.2009 N 212 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг“;

пункты 2, 3 распоряжения Администрации города Тюмени от 05.03.2009 N 353 “Об организации работы по представлению документов в регистр муниципальных нормативных правовых актов и о внесении изменений в некоторые распоряжения Главы города Тюмени, Главы Администрации города Тюмени“;

пункт 1 распоряжения Администрации города Тюмени от 03.06.2009 N 923 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг, распоряжение Главы Администрации города Тюмени от 20.10.2008 N 417-рг и о признании утратившими силу некоторых распоряжений Главы Администрации города Тюмени“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 26.06.2009 N 1095 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 16.11.2009 N 1745 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2006 N 137-рг“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 12.05.2010 N 580 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 04.07.2007 N 149-рг“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 02.06.2010 N 662 “О внесении изменений в распоряжение Главы города Тюмени от 27.10.2006 N 210-рг“;

распоряжение Администрации города Тюмени от 23.06.2010 N
733 “Об утверждении инструкции по организации договорной работы в Администрации города Тюмени“.

12. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава Администрации города

Е.В.КУЙВАШЕВ

Приложение 1

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законами Тюменской области, Уставом города Тюмени, муниципальными правовыми актами города Тюмени устанавливает основные правила организации деятельности Администрации города Тюмени (далее - Администрации города) по реализации ее полномочий.

1.2. Действие настоящего Регламента распространяется на территориальные, отраслевые (функциональные) органы Администрации города (далее - органы Администрации города) и организации, находящиеся в муниципальной собственности.

1.3. Администрация города в пределах своих полномочий организует исполнение законодательства Российской Федерации, законов Тюменской области, Устава города Тюмени, муниципальных правовых актов, договоров и соглашений города Тюмени.

1.4. Глава Администрации города Тюмени на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, Тюменской области, Устава города Тюмени издает муниципальные правовые акты Администрации города, дает поручения руководителям органов Администрации города, исполняет иные полномочия, предусмотренные федеральным законодательством и законодательством Тюменской области, муниципальными правовыми актами.

1.5. Первый заместитель Главы Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города) выполняют функции в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным распоряжением Администрации города.

1.6. Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города устанавливается настоящим Регламентом, Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города (далее - Инструкция по ДОУ) и иными муниципальными правовыми актами города Тюмени.

1.7. Муниципальные правовые акты Администрации города подписываются Главой Администрации города Тюмени, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы Администрации города Тюмени, а также заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей,
утвержденным распоряжением Администрации города.

2. Планирование и отчетность в Администрации города

2.1. В Администрации города формируются следующие планы работы:

план основных мероприятий Администрации города на квартал,

план нормотворческой деятельности Администрации города на очередной год,

план организационных мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации города Тюмени, на неделю (далее - план работы Главы Администрации города Тюмени на неделю), а также

предложения в план нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы на очередной год.

2.2. Административный департамент Администрации города (далее - административный департамент) формирует план основных мероприятий Администрации города на квартал, план работы Главы Администрации города Тюмени на неделю.

2.3. Правовой департамент Администрации города (далее - правовой департамент) формирует план нормотворческой деятельности Администрации города на очередной год в соответствии с Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению), предложения в план нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы на очередной год в соответствии с Инструкцией о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы (приложение 3 к настоящему распоряжению).

2.4. По поручению Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города могут разрабатываться тематические и иные планы работы Администрации города.

2.5. План основных мероприятий Администрации города на квартал (далее - План на квартал) включает в себя следующие разделы:

I. Вопросы для рассмотрения у Главы Администрации города Тюмени;

II. Организационные мероприятия, проводимые с участием Главы Администрации города Тюмени;

III. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Коллегии Администрации города;

IV. Вопросы для рассмотрения у первого заместителя Главы Администрации города;

V. Вопросы для рассмотрения у заместителей Главы Администрации города;

VI. Организационные мероприятия, проводимые органами Администрации города.

2.6. Предложения в План на квартал
формируются органами Администрации города на основании полномочий органов местного самоуправления, реализуемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени, в том числе:

по программам развития (отрасли, отдельных направлений и др.);

по планам мероприятий (по реализации отдельных федеральных законов, законов Тюменской области, муниципальных правовых актов, послания Президента Российской Федерации и др.);

по работе постоянно действующих в Администрации города координационных и консультативных органов (рабочие группы, советы, комиссии);

по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Правительства Тюменской области, Губернатора Тюменской области, Главы Администрации города Тюмени.

Предложения в раздел “Организационные мероприятия, проводимые отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города“ Плана на квартал предоставляются в случае проведения мероприятия общегородского значения (фестиваль, выставка, форум, слет, круглый стол, совещание и т.п.) с участием жителей города Тюмени либо если в мероприятии задействовано более одного органа Администрации города.

2.7. Предложения в План на квартал вносятся органами Администрации города для согласования заместителям Главы Администрации города, курирующим направления работы в соответствии с распределением обязанностей, не позднее чем за 30 календарных дней до начала следующего квартала.

Заместители Главы Администрации города направляют соответствующие предложения за своей подписью в административный департамент не позднее чем за 15 календарных дней до начала следующего квартала. Административный департамент обобщает предложения, формирует сводный План на квартал и выносит на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени в форме распоряжения Администрации города.

2.8. Предложения в разделы Плана на квартал предоставляются по следующей форме:

----T------------T------------------T-------------------T-----------------¬

¦ N ¦Дата, время ¦ Вопросы ¦ Основание ¦ Ответственный ¦

¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ исполнитель ¦

+---+------------+------------------+-------------------+-----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

L---+------------+------------------+-------------------+------------------

В предложениях в раздел “V. Вопросы для рассмотрения у заместителей Главы Администрации города“ Плана на квартал указывается Ф.И.О. заместителя Главы Администрации города, у которого планируется рассмотрение данного вопроса.

В графе “Дата, время“ Плана на квартал может быть указана точная дата рассмотрения вопроса, проведения мероприятия (“24 апреля“), либо указан месяц рассмотрения вопроса (“апрель“), либо использована формулировка “еженедельно“, “ежемесячно“, “в течение квартала“.

Графа “Основание“ Плана на квартал формируется в соответствии с п. 2.6 настоящего Регламента.

2.9. Контроль за своевременным предоставлением в административный департамент своих предложений в планы работы, формируемые в Администрации города, возлагается на помощников заместителей Главы Администрации города.

2.10. В целях уточнения организационных мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации города Тюмени, административный департамент формирует план работы Главы Администрации города Тюмени на неделю.

План работы Главы Администрации города Тюмени на неделю формируется на основании Плана на квартал, дополнительных, оперативных поручений
и предложений Главы Администрации города Тюмени, а также предложений заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города.

Предложения в план работы Главы Администрации города Тюмени на неделю направляются заместителями Главы Администрации города в административный департамент еженедельно в среду не позднее 17.00.

2.11. В предложениях заместителей Главы Администрации города, представляемых в план Главы Администрации города Тюмени на неделю, указываются:

точное наименование планируемого мероприятия;

развернутое название темы планируемого мероприятия;

обоснование необходимости проведения мероприятия;

место, дата и время проведения мероприятия;

орган Администрации города, ответственный за проведение мероприятия;

фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон сотрудника Администрации города, ответственного за подготовку и проведение мероприятия.

2.12. План работы Главы Администрации города Тюмени на неделю в четверг согласовывается с советником Главы Администрации города Тюмени и приобщается к общему комплекту документов, сформированных для членов Коллегии Администрации города.

2.13. Ответственность за реализацию Плана на квартал и подготовку мероприятий, содержащихся в плане работы Главы Администрации города Тюмени на неделю, возлагается на заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, указанных в соответствующих пунктах и разделах планов, соисполнителями могут выступать муниципальные учреждения.

Общий контроль за формированием и выполнением Плана на квартал возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

2.14. Результаты выполнения Плана на квартал представляются руководителями органов Администрации города заместителям Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей для согласования по следующей форме:

------------T-------------T----------------------T------------------------¬

¦ N пункта ¦Наименование ¦ Сроки проведения в ¦ Краткая информация о ¦

¦ плана ¦пункта плана ¦ соответствии с ¦выполнении пункта плана ¦

¦ основных ¦ основных
¦ утвержденным планом ¦ либо о причинах ¦

¦мероприятий¦ мероприятий ¦ ¦ невыполнения ¦

+-----------+-------------+----------------------+------------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

L-----------+-------------+----------------------+-------------------------

Указанная информация после согласования направляется органами Администрации города в административный департамент до 10 числа первого месяца очередного квартала.

2.15. Контроль за своевременным представлением в административный департамент результатов выполнения Плана на квартал возлагается на помощников заместителей Главы Администрации города.

2.16. Административный департамент обобщает представленную информацию и направляет ее Главе Администрации города Тюмени до 15 числа первого месяца очередного квартала.

3. Организация подготовки и проведения заседаний

Коллегии Администрации города

3.1. Организация деятельности Коллегии Администрации города Тюмени (далее - Коллегия) возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента, обеспечение деятельности Коллегии - на административный департамент и муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“.

3.2. Коллегия в основном осуществляет свою работу на плановой основе. Административный департамент формирует квартальные планы заседаний Коллегии, являющиеся частью Плана на квартал.

3.3. Общий контроль за формированием и выполнением квартального плана заседаний Коллегии возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

3.4. Ответственность за подготовку вопросов, содержащихся в планах заседаний Коллегии, возлагается на членов Коллегии, руководителей органов Администрации города, указанных в соответствующих пунктах и разделах планов.

3.5. Документооборот, организующий работу Коллегии, осуществляется на бумажном и электронном носителях.

3.6. Порядок подготовки и проведения Коллегии, подготовки документов на заседания Коллегии, контроль за исполнением решений Коллегии регламентируется Положением о Коллегии, утвержденным распоряжением Администрации города.

4. Организация подготовки и проведение совещаний

в Администрации города

4.1. В целях оперативного руководства деятельностью органов Администрации города и выработки решений по основным направлениям развития города проводятся следующие совещания:

совещания Главы Администрации города Тюмени;

совещания заместителей Главы Администрации города;

совещания руководителей органов Администрации города.

По решению Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города могут проводиться выездные совещания.

4.2. Совещания Главы Администрации города Тюмени проводятся в соответствии с его поручениями, Планом на квартал и планом работы Главы Администрации города Тюмени на неделю.

4.3. Ответственность за организацию совещаний Главы Администрации города Тюмени возлагается на заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города. Организационное, документационное и протокольное сопровождение подготовки совещаний Главы Администрации города Тюмени осуществляется ответственным за совещание органом Администрации города.

Ответственный за подготовку совещания орган Администрации города осуществляет ведение и оформление протокола совещания. Управление организационной работы административного департамента (далее - управление организационной работы) осуществляет регистрацию протокола и его рассылку.

Управление организационной работы осуществляет организационное, документационное и протокольное сопровождение подготовки отдельных совещаний Главы Администрации города Тюмени по поручению советника Главы Администрации города Тюмени.

4.4. Не позднее чем за два рабочих дня до проведения совещания Главы Администрации города Тюмени ответственное за подготовку совещания должностное лицо органа Администрации города направляет советнику Главы Администрации города Тюмени пакет документов (на бумажном и электронном носителях), в том числе:

регламент (повестку) совещания;

списки участников совещания;

текст выступления Главы Администрации города Тюмени для открытия совещания;

текст основного выступления (доклада) Главы Администрации города Тюмени (при необходимости);

тезисы выступления (доклада) Главы Администрации города Тюмени;

раздаточный и презентационный материал, содержащий в себе сводную информацию по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проект распорядительного документа, согласованный с заинтересованными организациями (со справкой по имеющимся разногласиям);

проект протокольного решения;

схему рассадки участников совещания - при необходимости;

списки представителей средств массовой информации, согласованные с пресс-службой Администрации города Тюмени административного департамента (далее - пресс-служба Администрации города) - при необходимости.

4.5. Контроль за своевременным предоставлением советнику Главы Администрации города Тюмени пакета документов для совещания Главы Администрации города Тюмени возлагается на помощников заместителей Главы Администрации города.

4.6. Текст выступления Главы Администрации города Тюмени должен быть четко структурированным, содержать: проблематику, критические замечания, конкретные указания, поручения. Текст выступления печатается 16 шрифтом, страницы нумеруются, ссылки на номер слайда обязательны. Презентационный материал, используемый на совещании Главы Администрации города Тюмени, должен быть подготовлен с использованием программного обеспечения “Microsoft Office PowerPoint“ или аналогичного ему и содержать минимальную анимацию.

Тезисы выступления Главы Администрации города Тюмени должны содержать кратко сформулированные основные положения доклада.

Материалы презентаций, используемые в ходе заседания совещания Главы Администрации города Тюмени, предоставляются в электронном виде в муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“ на любом внешнем носителе, кроме дискеты, за два рабочих дня до проведения совещания.

При подготовке регламента (повестки) совещания и списка участников совещания по установленной форме (приложения 1 и 2 к настоящему Регламенту) применяется текстовый редактор “Microsoft Office Word“ версии 6.0 и выше или аналогичный ему, шрифт Times New Roman, размером 12 - 14 пунктов.

4.7. Информирование о времени и месте проведения совещания Главы Администрации города Тюмени осуществляется помощниками заместителей Главы Администрации города, ответственных за проведение указанного совещания. Информирование осуществляется путем рассылки пакета документов либо направления телефонограммы, как правило, не позднее чем за один рабочий день.

Помимо участников совещания о времени и месте проведения совещания информируется управление делами административного департамента (далее - управление делами), муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“, пресс-служба Администрации города (при необходимости).

Приглашение представителей средств массовой информации осуществляется пресс-службой Администрации города.

4.8. Управление делами обеспечивает подготовку помещения для проведения совещания Главы Администрации города Тюмени.

Техническое сопровождение совещаний Главы Администрации города Тюмени, хранение, архивирование электронных копий материалов, звуковых файлов совещаний Главы Администрации города Тюмени осуществляет муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“.

Документооборот, организующий работу совещаний Главы Администрации города Тюмени, может осуществляться на бумажном и (или) электронном носителях.

Регистрацию присутствующих участников совещания Главы Администрации города Тюмени осуществляет ответственный за ведение протокола.

4.9. В соответствии с решениями, принятыми Главой Администрации города Тюмени по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами отдела контроля управления организационной работы административного департамента (далее - отдел контроля) совместно с должностными лицами, ответственными за организацию совещания, не позднее чем в 3-дневный срок со дня проведения совещания дорабатывается протокол и представляется на подпись Главе Администрации города Тюмени.

После подписания протокольные поручения, решения регистрируются, оформляются в соответствии с Инструкцией по ДОУ отделом контроля и направляются исполнителям.

4.10. Исполнители в установленный срок информируют Главу Администрации города Тюмени о результатах выполнения решения, поручения. Порядок исполнения и контроля за исполнением протокольных решений, поручений закреплен в Инструкции по ДОУ.

4.11. Контроль за выполнением протокольных решений и поручений совещания возлагается на должностное лицо, которому дано поручение с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса, и отдел контроля.

4.12. Решения, зафиксированные в протоколах совещаний Главы Администрации города Тюмени, являются обязательными для выполнения должностными лицами Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности.

4.13. Руководитель, на которого возложен контроль за выполнением протокола в целом, представляет в отдел контроля письменную информацию о его выполнении с обоснованием предложений о снятии протокола с контроля, а в случае его невыполнения - соответственно о продлении срока исполнения с указанием новой даты.

4.14. Совещания заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города проводятся в соответствии с их планами работы, а также на основании Плана на квартал.

4.15. Ответственность за организацию совещаний заместителей Главы Администрации города возлагается на помощников, консультантов и (или) руководителей органов Администрации города, ответственность за организацию совещаний у руководителей органов Администрации города - на ответственных должностных лиц, определенных руководителями этих органов Администрации города.

4.16. Ведение и оформление протоколов совещаний заместителей Главы Администрации города возлагается на помощников, консультантов и (или) сотрудников соответствующих органов Администрации города Тюмени, ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых руководителем органа Администрации города, возлагается на ответственное должностное лицо органа Администрации города.

4.17. Протоколы совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации города, регистрируются в приемных заместителей Главы Администрации города. Регистрация осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и Инструкцией по ДОУ. Протоколы совещаний, проводимых руководителями органов Администрации города, - в соответствующих органах Администрации города.

4.18. Контроль за выполнением протокольных поручений совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации города, осуществляется помощниками заместителей Главы Администрации города.

Контроль за выполнением протокольных поручений совещаний, проводимых руководителями органов Администрации города, возлагается на должностное лицо, определенное руководителем органа Администрации города.

5. Подготовка и проведение организационных мероприятий

с участием Главы Администрации города Тюмени,

заместителей Главы Администрации города

5.1. В Администрации города на плановой основе могут проводиться следующие виды организационных мероприятий с участием Главы Администрации города Тюмени:

приемы Главы Администрации города Тюмени по случаю празднования юбилейных дат, государственных праздников, Дня города;

конференции (семинары) с участием Главы Администрации города Тюмени;

рабочие поездки Главы Администрации города Тюмени;

публичные слушания, проводимые в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тюменской области, муниципальными правовыми актами;

встречи с жителями города Тюмени;

иные мероприятия.

5.2. Ответственность за организацию указанных в п. 5.1 настоящего Регламента мероприятий возлагается на должностное лицо либо на орган Администрации города, указанные в плане (далее - организатор).

5.3. В случае необходимости управление организационной работы осуществляет организационное, документационное и протокольное сопровождение подготовки мероприятия, отвечает за оформление протокола мероприятия и рассылку его решений.

Организатор не позднее чем за 5 рабочих дней до проведения мероприятия направляет в управление организационной работы пакет документов (на бумажном и электронном носителях), в том числе:

регламент (повестку) мероприятия;

списки участников мероприятия;

в соответствии с регламентом мероприятия:

текст выступления Главы Администрации города Тюмени;

раздаточный и презентационный материал;

проект протокольного решения;

схему рассадки участников мероприятия;

списки представителей средств массовой информации, согласованные с пресс-службой Администрации города.

Управление организационной работы согласовывает указанный пакет документов с советником Главы Администрации города Тюмени и формирует экземпляр Главе Администрации города Тюмени.

5.4. Информирование о времени и месте проведения мероприятия осуществляется организатором мероприятия.

5.5. В случае необходимости организатор совместно с управлением организационной работы:

определяет место для гардероба и VIP-гардероба;

определяет количество сотрудников для встречи и проводов участников мероприятия;

определяет схему транспортного обслуживания;

изготавливает бэйджи и иную атрибутику.

5.6. Организация и проведение публичных слушаний в городе Тюмени осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным решением Тюменской городской Думы.

5.7. Встречи Главы Администрации города Тюмени либо, по его поручению, встречи заместителей Главы Администрации города, руководителей управ Восточного, Калининского, Ленинского и Центрального административных округов Администрации города (далее - управы) с жителями города (далее - встречи Главы Администрации города Тюмени с жителями города) проводятся, как правило, ежемесячно на территории каждого административного округа.

Предложения о месте и времени проведения встреч Главы Администрации города Тюмени с жителями города вносят в административный департамент одновременно с внесением предложений в План на квартал управы.

Ответственность за подготов“у порядка проведения встречи, информирование жителей установленной территории о времени и месте встречи, оформление информационных материалов о проблемах и перспективах развития данной территории в виде презентации с использованием программного обеспечения “Microsoft Office PowerPoint“ или аналогичного ему, организационно-техническое сопровождение, ведение протокола встречи возлагается на управу соответственно месту проведения встречи.

При подготовке порядка проведения встречи управы согласовывают с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента целесообразность предваряющего встречу личного приема жителей данной территории руководителями и уполномоченными должностными лицами органов Администрации города.

Ответственность за общую организацию личного приема граждан руководителями и уполномоченными должностными лицами органов Администрации города, подготовку необходимого количества брошюр “Информация для жителей города Тюмени“ возлагается на управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству).

Обязанность по подготовке информационных материалов о работе Администрации города, органов Администрации города в виде дополнительного раздаточного материала для жителей города лежит на органах Администрации города.

Обязанность по подготовке информационных материалов в виде текста выступления и презентации для Главы Администрации города Тюмени о работе Администрации города возлагается на пресс-службу Администрации города и соответствующие органы Администрации города согласно поручению Главы Администрации города Тюмени.

Обязанность по документированию личного приема граждан, регистрации поступивших письменных и устных обращений граждан до 12-00 часов следующего за приемом рабочего дня в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города (далее - СЭДД) возлагается на уполномоченных должностных лиц, осуществлявших прием.

Рассмотрение поступивших во время встречи письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с порядком, установленным в главе 7 настоящего Регламента.

Управление по обращениям граждан и делопроизводству совместно с управой соответствующего административного округа, отделом контроля в течение 3 рабочих дней формируют план мероприятий по результатам встречи и поручения Главы Администрации города Тюмени, вносят их на подпись Главе Администрации города Тюмени либо уполномоченному им заместителю Главы Администрации города, осуществляют их рассылку исполнителям.

Итоговыми документами встречи и приема являются протокол встречи, план мероприятий по результатам встречи, регистрационно-контрольные карточки на обращения граждан в СЭДД, поручения Главы Администрации города Тюмени, которые хранятся в течение установленного времени по месту их создания.

Ответственность за подготовку сводной письменной информации, направляемой Главе Администрации города Тюмени и в органы государственной власти, об участниках встреч, общих результатах, актуальных для граждан проблемах возлагается на управление по обращениям граждан и делопроизводству.

6. Организация подготовки и проведение

протокольных мероприятий с участием

Главы Администрации города Тюмени,

заместителей Главы Администрации города

6.1. Ответственность за организацию подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города возлагается на отдел протокола управления организационной работы административного департамента (далее - отдел протокола).

6.2. При осуществлении работы по подготовке протокольных мероприятий, связанных с приемом в городе Тюмени российских и зарубежных делегаций, отдел протокола:

обеспечивает единый подход в осуществлении принятых на территории Российской Федерации организационно-протокольных норм;

разрабатывает программы официальных визитов в Тюмень делегаций и отдельных лиц по приглашению Главы Администрации города Тюмени;

организует протокольное сопровождение поездок Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города;

готовит протокольную атрибутику (именные таблички, кувертные карты, аншлаги, объявления, приглашения, карты меню, настольные флажки, приборы для процедуры подписания, прохладительные напитки);

взаимодействует с федеральными органами государственной власти (по вопросу организации работы ГИБДД, охраны правопорядка), органами исполнительной власти Тюменской области, администрациями гостиничных комплексов, ресторанов и иных заведений Тюмени по вопросам транспортного обслуживания, организации питания, проживания, проведения официальных мероприятий от имени Главы Администрации города Тюмени, проведения процедур подписания соглашений, протоколов и проч.;

осуществляет контроль за использованием городской символики при проведении мероприятий;

готовит финансовую отчетность по проведенному мероприятию;

организует перевод с иностранных языков документов, поступивших на имя Главы Администрации города Тюмени.

6.3. Финансовое управление административного департамента составляет смету фактических расходов по проведенному мероприятию для утверждения заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

7. Организация приема посетителей, рассмотрения

письменных и устных обращений граждан, организаций

и запросов о деятельности Администрации города

7.1. В Администрации города рассматриваются письменные (в том числе в форме электронного документа) и устные обращения граждан, организаций по вопросам, находящимся в компетенции Администрации города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, издаваемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Тюменской области, Уставом города Тюмени (далее - обращения граждан, организаций), а также запросы граждан, организаций, общественных объединений о предоставлении информации о деятельности Администрации города (далее - запросы пользователей информацией).

7.2. Рассмотрение обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией в Администрации города осуществляется Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними; руководителями, заместителями руководителей органов Администрации города - в соответствии с компетенцией.

Работники Администрации города, органов Администрации города, осуществляющие работу с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией в порядке исполнения поручений должностных лиц Администрации города или в порядке исполнения обязанностей муниципальной службы (в объеме, установленном их должностными инструкциями), считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией.

Соисполнителями при рассмотрении обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией могут выступать организации, находящиеся в муниципальной собственности.

7.3. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией, поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, в адрес Администрации города, возлагается на управление по обращениям граждан и делопроизводству.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией, поступившими в адрес руководителей, заместителей руководителей органов Администрации города, в адрес органов Администрации города, возлагается на уполномоченных сотрудников или службы делопроизводства в соответствии с приказами руководителей органов Администрации города.

Ответственность за информационно-технологическое и программное обеспечение работы с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией возлагается на муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“.

7.4. Делопроизводство по обращениям граждан, организаций и запросам пользователей информацией осуществляется в соответствии с Инструкцией по ДОУ.

7.5. Руководители Администрации города, органов Администрации города и других служб при рассмотрении обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией обязаны:

внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости запросить, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений, запросов документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, направить работников на места для проверки, принять другие меры для объективного разрешения вопроса;

принимать обоснованные решения по обращениям граждан, организаций и запросам пользователей информацией, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам, организациям, пользователям информацией в письменной форме о решениях, принятых по их письменным обращениям и запросам, а в случае отклонения указывать мотивы; разъяснять порядок обжалования;

направлять на обращение гражданина, организации, запрос пользователя информацией, поступившие в Администрацию города в форме электронного документа, ответ в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, запросе;

систематически анализировать и обобщать обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, организаций, пользователей информацией.

Рассмотрение обращения гражданина, организации не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.

В этом случае обращение ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

7.6. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией возлагается на Главу Администрации города Тюмени, на заместителей Главы Администрации города, руководителей, заместителей руководителей органов Администрации города и других должностных лиц, определенных в резолюциях.

7.7. Рассмотрение обращений граждан, организаций осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения гражданина, организации. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, сроки рассмотрения обращения гражданина, организации могут быть продлены не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, организации.

Запрос о предоставлении информации о деятельности Администрации города подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователя информацией он уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан, организаций и запросов пользователей информацией.

7.8. Поступившие в Администрацию города письменные обращения граждан, организаций и запросы пользователей информацией, не относящиеся к компетенции Администрации города по содержанию поставленных вопросов, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением об этом автора обращения, запроса.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.9. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города, руководители, заместители руководителей органов Администрации города вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

К проекту ответа о прекращении переписки с гражданином, вносимому на подпись Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, должно прилагаться заключение управления по обращениям граждан и делопроизводству о соблюдении условия, что указанное обращение и поступавшие ранее обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

7.10. Письменные обращения с просьбой о личном приеме должностными лицами либо содержащие в адресной части обращения пометку “Лично“ рассматриваются на общих основаниях.

7.11. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия (бездействия) которых обжалуются.

7.12. Устные обращения граждан, организаций и запросы пользователей информацией поступают в Администрацию города во время личного приема, по специально организованным телефонам доверия, горячим (прямым) линиям, во время прямых эфиров на радио и телевидении; по телефонам должностных лиц Администрации города, уполномоченных предоставлять информацию о деятельности Администрации города, по телефонам информационно-диспетчерской службы Администрации города.

7.13. Личный прием граждан, руководителей (представителей) организаций в Администрации города проводят Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города, руководители и заместители руководителей органов Администрации города, уполномоченные сотрудники Администрации города и органов Администрации города.

Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города личный прием граждан, руководителей (представителей) организаций проводят согласно графику, утвержденному Главой Администрации города Тюмени.

Руководители органов Администрации города, их заместители осуществляют прием граждан, руководителей (представителей) организаций в соответствии с графиками, утвержденными приказами руководителей органов Администрации города.

Руководителями органов Администрации города, которые по специфике работы ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, осуществляют прием большого количества граждан, руководителей (представителей) организаций, могут быть назначены ответственные за прием граждан работники (уполномоченные должностные лица) или определен иной порядок, обеспечивающий ежедневный прием граждан, руководителей (представителей) организаций. В случае необходимости предотвращения длительного ожидания приема при большом количестве заявителей прием граждан, руководителей (представителей) организаций может быть организован и в выходные дни согласно отдельному приказу руководителя органа Администрации города.

Информация о месте, днях и часах личного приема граждан, организаций Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города, руководителями органов Администрации города, уполномоченными работниками доводится до сведения граждан, организаций путем размещения на информационных стендах в доступных для посетителей местах в зданиях Администрации города, органов Администрации города, на официальном портале Администрации города, в информационных киосках, средствах массовой информации.

7.14. Устные обращения граждан, поступившие во время личного приема, рассматриваются незамедлительно в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки. На устные обращения ответ, с согласия гражданина, как правило, дается устно.

7.15. Решение о проведении приема обращений граждан, руководителей (представителей) организаций по специально организованным телефонам доверия, горячим (прямым) линиям, во время прямых эфиров на радио и телевидении (далее - прямые линии) принимается Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города либо по согласованию с ними - руководителями органов Администрации города и доводится до сведения граждан, организаций через средства массовой информации и информационные системы общего пользования.

Как правило, ответы на устные обращения во время прямых линий даются устно.

7.16. В случае если факты и обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют дополнительной проверки либо гражданину необходим письменный ответ, устное обращение оформляется справкой должностного лица, к которому поступило обращение, и в дальнейшем рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

7.17. Функциями информационно-диспетчерской службы Администрации города (далее - ИДС) наделено муниципальное казенное учреждение “Комитет по информатизации города Тюмени“. Полномочия ИДС определяются распоряжением Администрации города.

Телефонные обращения граждан в ИДС подлежат количественному учету и регистрации в электронной базе данных ИДС.

7.18. Уполномоченными лицами по организации рассмотрения телефонных обращений граждан в ИДС являются специалисты ИДС.

7.19. Специалист ИДС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в соответствующие органы или организации, регистрирует обращение в электронной базе данных ИДС, дает необходимые разъяснения, и направляет позвонившего в соответствующую инстанцию, и сообщает в нее о поступившем обращении либо переводит звонок в соответствующую организацию.

7.20. Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИДС, устанавливаются следующие контрольные сроки рассмотрения:

по вопросам неотложного характера, аварийных ситуаций (статус “Срочно“) - в течение 2-х дней со дня их регистрации;

по вопросам долговременного контроля (статус “Контроль“) - 15 дней со дня их регистрации.

В течение указанного срока руководители соответствующих организаций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме ИДС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИДС.

Снятие с контроля поручения, созданного ИДС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю. Факт ликвидации аварии подтверждается актом об устранении аварии, который в обязательном порядке подписывают представители населения: обслуживающая жилой фонд организация, диспетчер ИДС либо сами жители, а также представители ликвидировавшей аварию организации.

7.21. Делопроизводство по телефонным обращениям граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по ДОУ.

7.22. Директор муниципального казенного учреждения “Комитет по информатизации города Тюмени“ предоставляет следующие отчеты:

ежемесячно - информационно-аналитическую записку о результатах деятельности ИДС заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента;

ежедневно до начала селекторного совещания - сводку по аварийным ситуациям заместителю Главы Администрации города, курирующему вопросы жилищно-коммунального хозяйства.

7.23. Отчеты об организации работы с обращениями граждан, организаций, запросами пользователей информацией в Администрации города состоят из статистических сведений, информационно-аналитических материалов, предоставляемых органами Администрации города и организациями, находящимися в муниципальной собственности (по списку), в управление по обращениям граждан и делопроизводству согласно установленным формам соответственно отчетному периоду: месяц, квартал, полугодие, год, в единой системе электронной отчетности и на бумажном носителе.

Управление по обращениям граждан и делопроизводству формирует сводные отчеты об организации работы с обращениями граждан, организаций, запросами пользователей информацией в Администрации города для представления их Главе Администрации города Тюмени, на Коллегию, в аппарат Губернатора Тюменской области, в Тюменскую городскую Думу.

8. Порядок организации работы с обращениями депутатов

8.1. Рассмотрение обращений депутатов разных уровней осуществляется в Администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутатов.

8.2. Обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации, депутатов Тюменской областной Думы рассматриваются теми должностными лицами Администрации города, в чей адрес они направлены депутатами.

Обращения депутатов Тюменской городской Думы, поступающие в адрес Главы Администрации города Тюмени, Администрации города, рассматриваются Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними; обращения депутатов Тюменской городской Думы, поступающие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, рассматриваются теми должностными лицами органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, в чей адрес они направлены депутатами.

8.3. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями депутатов, поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, Администрации города возлагается на отдел по обращениям граждан управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по обращениям граждан).

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями депутатов, поступившими в адрес руководителей органов Администрации города, в адрес органов Администрации города возлагается на уполномоченных сотрудников или службы делопроизводства, в соответствии с приказами руководителей органов Администрации города.

8.4. Все обращения депутатов ставятся на особый контроль.

8.5. Должностные лица Администрации города, которым поручено рассмотрение обращений депутатов, должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

8.6. При обращении депутата должностные лица не позднее 30 дней со дня регистрации обращения депутата (если в обращении депутата не указан иной срок) дают ответ в письменной форме на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

8.7. Ответы по итогам рассмотрения обращений депутатов в интересах граждан, организаций направляются, как правило, в два адреса: депутату и гражданину, организации, в интересах которых обращался депутат.

8.8. В остальном порядок организации работы с обращениями депутатов соответствует порядку организации работы с письменными обращениями граждан, организаций, установленному в главе 7 настоящего Регламента и в Инструкции по ДОУ.

9. Порядок организации работы с публикациями о деятельности

Администрации города в средствах массовой информации

9.1. Мониторинг публикаций печатных средств массовой информации, радио-, теле-, Интернет-материалов о деятельности Администрации города ведется пресс-службой Администрации города.

Публикации печатных средств массовой информации, аннотации на радио-, теле-, Интернет-материалы по вопросам компетенции Администрации города, требующие рассмотрения и принятия мер, направляются пресс-службой Администрации города в управление по обращениям граждан и делопроизводству для регистрации в единой системе электронного документооборота и направления на рассмотрение заместителям Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

9.2. Рассмотрение публикаций в печатных средствах массовой информации, радио-, теле-, Интернет-материалов о деятельности Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, установленным для рассмотрения письменных обращений граждан, организаций в главе 7 данного Регламента и в Инструкции по ДОУ.

10. Порядок работы с деловой документацией

в Администрации города

10.1. Деловая документация (законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов, представительных и исполнительных органов Тюменской области, Тюменской городской Думы, документы прокуратуры (за исключением документов прокуратуры в интересах граждан), судов, служебные деловые письма органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций и иная деловая документация, поступающая в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города (в том числе в форме электронного документа), а также исходящая деловая документация за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города принимается и регистрируется в отделе по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по работе с деловой документацией); поступающая в адрес органов Администрации города Тюмени, руководителей органов Администрации города - принимается, регистрируется и рассматривается в органах Администрации города.

Документы прокуратуры в интересах граждан, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, а также ответы на них регистрируются в отделе по обращениям граждан.

10.2. Федеральные законы, Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, Правительства Тюменской области (далее - документы вышестоящих организаций), а также решения Тюменской городской Думы, поступающие в Администрацию города, направляются для рассмотрения Главе Администрации города Тюмени, иная деловая документация - Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

10.3. Контроль за рассмотрением деловой документации, поступившей в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, осуществляют отдел по работе с деловой документацией, отдел контроля, советники, консультанты, помощники Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей; контроль за рассмотрением деловой документации, поступившей в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города, - службы делопроизводства или сотрудники, ответственные за делопроизводство и контроль исполнения документов в органах Администрации города.

10.4. Организация работы с деловой документацией осуществляется в соответствии с Инструкцией по ДОУ.

11. Порядок работы с документами системы менеджмента

качества в Администрации города

11.1. Порядок работы с документами системы менеджмента качества в Администрации города регулируется национальными стандартами Российской Федерации системы менеджмента качества, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

11.2. Разработка, регистрация, учет документов системы менеджмента качества, а также проведение анализа и контроля за системой менеджмента качества в Администрации города осуществляется органами Администрации города.

11.3. Руководители органов Администрации города в возглавляемом органе обеспечивают исполнение документов системы менеджмента качества и осуществляют мероприятия по совершенствованию сертифицированной системы менеджмента качества.

11.4. Административный департамент координирует деятельность органов Администрации города по повышению результативности системы менеджмента качества.

12. Кадровая работа в Администрации города

12.1. Организация кадровой работы в Администрации города осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом “О муниципальной службе в Российской Федерации“ и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законом Тюменской области “О муниципальной службе в Тюменской области“ и другими нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

13. Организация договорной работы в Администрации города

13.1. Организация договорной работы в Администрации города включает действия по разработке, согласованию, подписанию проектов договоров (соглашений), регистрации и хранению заключенных договоров (соглашений), исполнению и осуществлению контроля за исполнением договоров (соглашений).

13.2. Заключение договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города инициируется Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города, органами Администрации города либо контрагентом.

13.3. Порядок организации договорной работы в Администрации города определяется Инструкцией по организации договорной работы в Администрации города (приложение 5 к настоящему распоряжению).

14. Оформление и регистрация доверенности

14.1. Доверенности от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени (далее - доверенности) выдаются сотрудникам органов Администрации города, организаций, закрепленных в ведение Администрации города, органов Администрации города, подписываются Главой Администрации города Тюмени.

14.2. Доверенности от имени органа Администрации города подписываются руководителем соответствующего органа Администрации города.

14.3. Доверенности, выдаваемые от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, подготавливаются в течение трех рабочих дней в количестве двух экземпляров правовым департаментом Администрации города (далее - правовой департамент) по поручению Главы Администрации города Тюмени либо на основании служебного письма руководителя органа Администрации города, организации, закрепленной в ведение Администрации города, органов Администрации города, и визируются директором правового департамента.

14.4. Доверенность в обязательном порядке должна содержать дату выдачи доверенности, присвоенный номер, фамилию, имя, отчество лица, которому выдается доверенность, с указанием должности и места работы, перечень полномочий, предоставленных лицу, срок действия доверенности. При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки и помарки. Срок действия доверенности устанавливается в соответствии с требованиями гражданского законодательства.

14.5. Подписанные доверенности от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени подлежат обязательной регистрации в правовом департаменте, в журнале регистрации доверенностей.

Доверенности на представление интересов органа Администрации города подлежат регистрации в журнале регистрации доверенностей органа Администрации города.

14.6. После регистрации первый экземпляр доверенности выдается на руки лицу, уполномоченному в доверенности, второй экземпляр доверенности остается в органе Администрации города, ответственном за регистрацию доверенности, и подшивается в дело для дальнейшего хранения.

Получатель доверенности расписывается в журнале регистрации в графе “роспись получателя“ с указанием даты получения и расшифровки подписи.

При необходимости лицу, уполномоченному в доверенности, выдается на руки 2-й экземпляр доверенности, на основании“служебного письма руководителя органа, о чем делается соответствующая пометка в журнале регистрации, с указанием даты получения и расшифровки подписи, а в органе Администрации города, ответственном за регистрацию доверенности, остается и подшивается для дальнейшего хранения копия выданной доверенности.

14.7. Лицо, которому выдана доверенность с правом передоверия, обязано в случае передоверия предоставить в правовой департамент информацию о лице, которому осуществлено передоверие, и копию выданной доверенности.

Осуществление контроля и ответственность за действия, совершаемые лицом, которому осуществлено передоверие, возлагается на лицо, осуществившее такое передоверие.

14.8. По истечении срока действия доверенности, в случае оставления лицом своей должности, выданные доверенности подлежат возврату в орган Администрации города, ответственный за регистрацию доверенности.

В случае невыполнения указанного требования новые доверенности не выдаются.

14.9. Доверенности от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, а также доверенности от имени органа Администрации города могут быть отменены по решению Главы Администрации города Тюмени (руководителя органа Администрации города).

Уведомление об отмене доверенности, выданной на представление интересов Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, подготавливается правовым департаментом за подписью и по поручению Главы Администрации города Тюмени либо на основании служебной записки руководителя органа Администрации города, организации, находящейся в муниципальной собственности, и направляется в адрес лица, которому выдана доверенность, а при необходимости и в организации, на представительство в которых была выдана доверенность.

14.10. При возникновении необходимости заверения копии доверенностей, выдаваемых от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, доверенности подлежат заверению в органе Администрации города. Копии указанных доверенностей заверяются подписью руководителя органа Администрации города и удостоверяются печатью данного органа Администрации города синего цвета.

14.11. Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, выдаваемых от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, осуществляет правовой департамент.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, выдаваемых от имени органа Администрации города, осуществляет соответствующий орган Администрации города.

Контроль за обеспечением возврата доверенностей, выданных сотрудникам органов Администрации города, осуществляет руководитель соответствующего органа Администрации города.

15. Порядок организации нормотворческой деятельности

в Администрации города

15.1. Координация деятельности органов Администрации города по подготовке проектов муниципальных правовых актов осуществляется правовым департаментом.

15.2. Нормотворческая деятельность Администрации города организуется и осуществляется в соответствии с Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению) и Инструкцией о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы (приложение 3 к настоящему распоряжению).

Организация нормотворческой деятельности в органах Администрации города осуществляется с учетом требований муниципальных правовых актов города Тюмени.

15.3. Ответственность за качество подготовки проектов муниципальных правовых актов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту внесенных документов и согласование с заинтересованными органами (должностными лицами) возлагается на руководителей органов Администрации города, ответственных за их подготовку.

15.4. Порядок формирования предложений в план нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы на очередной год, порядок подготовки и оформления проектов правовых актов Тюменской городской Думы определяется Регламентом Тюменской городской Думы, Инструкцией о порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы.

15.5. Организация нормотворческой деятельности в органах Администрации города осуществляется с учетом требований настоящего Регламента и утверждается приказом руководителя органа Администрации города.

15.6. При рассмотрении Тюменской городской Думой проектов правовых актов, внесенных по инициативе Главы Администрации города Тюмени, в заседаниях Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы участвует официальный представитель Главы Администрации города Тюмени в Тюменской городской Думе.

15.7. Заместители Главы Администрации города, руководители органов Администрации города направляются Главой Администрации города Тюмени для участия в работе постоянных комиссий и заседаниях Тюменской городской Думы с целью представления согласованной позиции Главы Администрации города Тюмени по курируемым вопросам.

15.8. Официальный представитель Главы Администрации города Тюмени в Тюменской городской Думе координирует участие заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города в заседаниях Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы.

16. Порядок взаимоотношений Администрации города

с органами местного самоуправления города Тюмени,

органами государственной власти Тюменской области

и Российской Федерации

16.1. Глава Администрации города Тюмени официально представляет Администрацию города во взаимоотношениях с Тюменской городской Думой, Счетной палатой города Тюмени, органами государственной власти Российской Федерации и Тюменской области по всем вопросам, отнесенным к компетенции Администрации города.

Заместители Главы Администрации города, руководители органов Администрации города представляют Администрацию города во взаимоотношениях с вышеуказанными органами по поручению Главы Администрации города Тюмени.

16.2. Взаимоотношения Администрации города с Тюменской городской Думой, Счетной палатой города Тюмени строятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, Тюменской области, Уставом города Тюмени, иными муниципальными правовыми актами города Тюмени.

16.3. Взаимоотношения Администрации города с органами государственной власти Российской Федерации, Тюменской области строятся в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Тюменской области.

16.4. Организация взаимоотношений Администрации города с Тюменской городской Думой, органами государственной власти Российской Федерации, Тюменской области осуществляется заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента. Организация взаимоотношений Администрации города со Счетной палатой города Тюмени осуществляется заместителем Главы Администрации города, директором департамента финансов и налоговой политики, курирующим вопросы разработки и реализации основных направлений бюджетной и налоговой политики на территории города Тюмени.

16.5. Исходящие документы в адрес органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, в том числе ответы на инициативные документы вышеуказанных органов и должностных лиц, поступившие в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, органов и руководителей органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, подписывают Глава Администрации города Тюмени (при его отсутствии - лицо, исполняющее обязанности Главы Администрации города Тюмени), заместители Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними, директор департамента имущественных отношений Администрации города, руководители иных органов Администрации города в соответствии с компетенцией.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в резолюции на основании установленных сроков исполнения документов или по решению автора резолюции.

Документы на подпись Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города должны быть внесены не позднее чем за пять рабочих дней до их направления соответствующему адресату.

Персональную ответственность за качество, соблюдение порядка и сроков подготовки и согласования документов несут ответственные исполнители, как правило, заместители Главы Администрации города, курирующие соответствующие направления деятельности, руководители органов Администрации города.

16.6. В заседаниях Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, депутатских слушаниях, заседаниях рабочих групп и согласительных комиссий, образуемых Тюменской городской Думой, принимает участие официальный представитель Главы Администрации города Тюмени в Тюменской городской Думе, а также по поручению Главы Администрации города Тюмени могут принимать участие представители Администрации города, руководители муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города Тюмени.

17. Порядок взаимоотношений Администрации города

с органами судебной власти, службой судебных приставов,

прокуратурой, правоохранительными органами

17.1. Администрация города и органы Администрации города взаимодействуют с органами судебной власти, службой судебных приставов, прокуратурой, правоохранительными органами в пределах своих полномочий в соответствии с требованиями действующего законодательства.

17.2. Координацию деятельности органов Администрации города по представлению интересов Администрации города и Главы Администрации города Тюмени в судах и службах судебных приставов осуществляет правовой департамент, в правоохранительных органах - отдел по работе с правоохранительными и федеральными органами контроля административного департамента.

Все судебные документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, передаются в правовой департамент для последующего их учета и регистрации в электронной базе, направления в соответствующие органы Администрации города.

Исковые заявления от имени Администрации города, Главы Администрации города Тюмени во все судебные инстанции, заявления в правоохранительные органы подписываются Главой Администрации города Тюмени либо лицом, которое уполномочено на совершение указанных действий Главой Администрации города Тюмени в установленном порядке.

Исковые заявления, подготовленные органами Администрации города за подписью Главы Администрации города Тюмени, визируются руководителем органа Администрации города и директором правового департамента.

Представление интересов Главы Администрации города Тюмени либо Администрации города в судах и службах судебных приставов осуществляется по доверенности, подготавливаемой в соответствии с положениями настоящего Регламента.

В целях надлежащей защиты интересов Администрации города, органов Администрации города, Главы Администрации города Тюмени в судах органы Администрации города обеспечивают подготовку и направление в суд письменных отзывов (возражений) на заявленные требования, а также явку представителей в судебные заседания.

Порядок ведения судебно-правовой работы и исполнительного производства в Администрации города и органах Администрации города, осуществления контроля за исполнением судебных документов устанавливается Инструкцией о порядке ведения судебно-правовой работы Администрации города (приложение 6 к настоящему распоряжению).

Порядок организации работы в Администрации города с актами прокурорского реагирования определяется в приложении 9 к настоящему распоряжению.

18. Выражение признательности органов Администрации города

18.1. В случаях, предусмотренных настоящим разделом, органы Администрации города выражают признательность физическим и юридическим лицам.

18.2. Основанием для выражения признательности органами Администрации города является:

активное участие физического и (или) юридического лица в мероприятии (мероприятиях), проводимом органами Администрации города;

победа физического и (или) юридического лица в соревнованиях, конкурсах, фестивалях, других мероприятиях состязательного характера, проводимых органами Администрации города;

оказание физическим или юридическим лицом содействия органу Администрации города в проведении мероприятий, направленных на решение вопросов местного значения;

проведение физическим или юридическим лицом мероприятий, направленных на оказание содействия в решении задач, поставленных перед органами Администрации города.

18.3. Выражение признательности органа Администрации города осуществляется в форме письма за подписью руководителя органа Администрации города, оформленного на цветном бланке органа Администрации города в багете и (или) памятном адресе.

18.4. Письмо, указанное в пункте 18.3 настоящей главы, должно содержать:

Ф.И.О. физического лица, полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы;

описание конкретной заслуги, достижения, вклада физического или юридического лица с учетом оснований, предусмотренных подпунктами “а“ - “г“ пункта 18.2 настоящего раздела.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду пункт 18.3 настоящей главы, а не пункт 18.2.

18.5. Письмо органа Администрации города, указанное в пункте 18.2 настоящей главы, вручается лично физическому лицу или руководителю (представителю) юридического лица в торжественной обстановке.

19. Заключительные положения Регламента

19.1. Настоящий Регламент, а также изменения к нему принимаются распоряжением Администрации города и вступают в силу с момента его подписания.

Приложение 1

к Регламенту

ОБРАЗЕЦ

РЕГЛАМЕНТА СОВЕЩАНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РЕГЛАМЕНТ

(указать чего)

Администрация города Тюмени дата

место проведения время

14.00 - 14.10 Открытие заседания Совета

10 минут Фамилия, имя, отчество

Глава Администрации города Тюмени

14.10 - 14.35 О реализации...

25 минут Фамилия, имя, отчество

Заместитель Главы Администрации города Тюмени

14.35 - 14.50 О реализации...

15 минут Фамилия, имя, отчество

Директор департамента...

14.50 - 15.10 О мерах по...

20 минут Фамилия, имя, отчество

Генеральный директор ООО...

15.10 - 15.20 Подведение итогов. Закрытие совещания

10 минут Фамилия, имя, отчество

Глава Администрации города Тюмени

Приложение 2

к Регламенту

ОБРАЗЕЦ

СПИСКА УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

СПИСОК

(указать чего)

Администрация города Тюмени дата

кабинет N 804 время

Фамилия, Глава Администрации города Тюмени

имя, отчество

Фамилия, Председатель Тюменской городской Думы

имя, отчество

Фамилия Первый заместитель Главы Администрации города Тюмени

Имя Отчество

Фамилия Заместитель Главы Администрации города Тюмени

Имя Отчество

Фамилия Директор департамента... Администрации города Тюмени

Имя Отчество

Фамилия Генеральный директор ООО...

Имя Отчество

Приложение 2

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по ДОУ) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом “Для служебного пользования“ во всех территориальных и отраслевых (функциональных) органах Администрации города Тюмени (далее - органы Администрации города).

Положения Инструкции по ДОУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного делопроизводства и документооборота, применяемые в Администрации города (далее - СЭДД), должны обеспечить выполнение требований настоящей Инструкции по ДОУ.

Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению).

1.2. Инструкция по ДОУ разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города, ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией по ДОУ, обязательны для работников всех органов Администрации города. Работники органов Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по ДОУ, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю органа Администрации города. Передача работниками органа Администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей органов Администрации города.

1.4. Вновь принятых работников руководитель органа Администрации города (работник или служба, определяемая руководителем органа Администрации города) знакомит с настоящей Инструкцией по ДОУ и Регламентом работы Администрации города под роспись в течение пяти дней с начала работы.

1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя органа Администрации города передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Администрации города в целом возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента, а в органах Администрации города - на руководителей органов Администрации города.

Непосредственное ведение делопроизводства в Администрации города осуществляется административным департаментом Администрации города (далее - административный департамент), в органах Администрации города - службами делопроизводства или специалистами, на которых возложены эти обязанности.

1.7. Делопроизводство, подготовка и передача дел на архивное хранение в органах Администрации города осуществляются работником или службой, определяемыми руководителем органа Администрации города. Обязанности и права такого работника или службы устанавливаются в должностной инструкции или положении о службе соответственно.

1.8. В органах Администрации города (управах, департаментах, комитетах, управлениях, отделах, секторах) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по ДОУ индивидуальные положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм документов. Вновь разработанные документы согласовываются с архивным отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - архивный отдел).

1.9. Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляет управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству).

II. Документирование управленческой деятельности.

Состав управленческих документов Администрации города

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать, в том числе электронный документ.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.2. Состав управленческих документов Администрации города

2.2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры (контракты, соглашения), регламенты, инструкции, правила и т.д.

2.2.2. Распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, а также поручения Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города), руководителей органов Администрации города.

2.2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические служебные документы: протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, справки, аналитические, докладные и служебные записки, заявления, служебная переписка (деловые (служебные) письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.).

2.2.4. Документы по личному составу: распоряжения (приказы) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

2.2.5. Администрация города и органы Администрации города на основании Устава города Тюмени и положений о них создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

III. Бланки документов и требования к ним

3.1. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о конфиденциальности (для служебного пользования), отметка о поступлении документа в Администрацию города, органы Администрации города; отметки “Срочно“, “Оперативно“, “Подлежит возврату“ и др. (приложения 1, 2, 3 к настоящей Инструкции по ДОУ).

3.2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.

3.3. Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6 - резолюций.

3.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.5. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.

3.6. На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте (гербовые бланки).

3.7. Бланки с многоцветным вариантом герба:

бланк постановления Администрации города (приложение 4 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк распоряжения Администрации города (приложение 5 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк распоряжения заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента (приложение 5а к настоящей Инструкции по ДОУ (применяется только в управлении муниципальной службы и кадровой работы административного департамента (далее - управление муниципальной службы и кадровой работы)));

бланк письма Администрации города (приложение 5б к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма Главы Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма первого заместителя Главы Администрации города (приложение 8 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма заместителя Главы Администрации города (приложение 9 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма органа Администрации города для выражения признательности (приложение 10 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Примерный перечень документов, для оформления которых используется цветной бланк письма Главы Администрации города Тюмени, приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции по ДОУ.

3.8. Бланки с одноцветным вариантом герба:

общий бланк Администрации города (приложение 11 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк приказа органа Администрации города (приложение 12 к настоящей Инструкции по ДОУ);

продольный бланк письма органа Администрации города (приложение 13 к настоящей Инструкции по ДОУ);

угловой бланк письма органа Администрации города (приложение 14 к настоящей Инструкции по ДОУ);

продольный бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 15 к настоящей Инструкции по ДОУ);

угловой бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 16 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланки резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города (приложения 17, 18, 19 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланки поручений Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города (приложения 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ).

3.9. Право подписи документов на гербовых бланках имеют:

на бланке постановления, распоряжения Администрации города, на бланке письма Администрации города - Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними,

на бланке должностного лица - только это должностное лицо,

на бланке органа Администрации города - руководитель органа Администрации города или лицо, им уполномоченное,

на бланке структурного подразделения органа Администрации города - руководитель структурного подразделения органа Администрации города.

3.10. Для оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов могут использоваться бланки без герба.

3.11. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации города или органов Администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки или с использованием персонального компьютера (заявление, объяснительная записка и т.д.).

Обращения граждан могут быть написаны от руки.

IV. Оформление реквизитов документов

4.1. Заголовок к тексту документа

4.1.1. Заголовок к тексту документа - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, согласовываться в падеже с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии

Письмо (о чем?) О предоставлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например:

О подготовке проекта договора

4.1.2. Заголовок печатается строчными буквами через один интервал размером шрифта N 14. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2 - 4 межстрочными интервалами, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.3. Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект документа. К документам, оформленным на бланках форматов А4, А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения и т.п.), заголовок не составляется. На бланках формата А5, А6 размер шрифта допускается N 12 (13).

4.2. Дата документа

4.2.1. Датой документа является дата его подписания (приказ, постановление, распоряжение, письмо, служебная записка и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и др.) - дата утверждения.

4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или соответствующим лицом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

4.2.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

29.04.2010

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

26 апреля 2010 г. или 06 мая 2010 г.

4.3. Подпись документа

4.3.1. В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке организации); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Директор департамента экономики

Администрации города Тюмени Личная подпись П.П.Петров

или на бланке:

Директор Личная подпись П.П.Петров

4.3.2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.

4.3.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Например:

Глава Администрации

города Тюмени Личная подпись С.С.Сидоров

Главный бухгалтер Личная подпись Б.И.Иванов

4.3.4. При подписании документа несколькими лицами, равными по до“жности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Глава Администрации Глава Администрации

города Тюмени города Сургута

Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

4.3.5. В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись И.И.Иванов

Члены комиссии Личная подпись А.А.Антонова

Личная подпись С.С.Сидоров

Личная подпись Я.Я.Яковлева

4.3.6. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Также подписывается протокол.

Например:

Председатель Личная подпись И.И.Иванов

Секретарь Личная подпись С.С.Сидоров

4.3.7. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Например:

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени Личная подпись С.С.Сидоров

или:

И.о. председателя комитета,

главный специалист Личная подпись И.И.Иванова

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. председателя комитета Личная подпись П.П.Петров

или

Исполняющий обязанности

председателя комитета Личная подпись П.П.Петров

Не допускается подписывать документы с предлогом “за“ или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите “Подпись“ печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.3.8. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.

4.4. Оттиск печати

4.4.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение 22 к настоящей Инструкции по ДОУ).

4.4.2. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4.3. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой “МП“ или иным образом.

4.4.4. Иные печати, штампы вводятся в действие положениями об органах Администрации города.

4.5. Адресат

4.5.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В реквизите “Адресат“ допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита “Адресат“ центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

4.5.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация города Тобольска

Комитет по культуре

4.5.3. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Администрация города Тюмени

Административный департамент

Управляющему делами

И.И.Ивановой

4.5.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе Администрации города Тюмени

И.И.Иванову

или:

Генеральному директору

объединения “Спорт“

В.Н.Петрову

4.5.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям отраслевых

(функциональных), территориальных

органов Администрации

города Тюмени

или:

Директорам муниципальных

образовательных учреждений

(по списку)

4.5.6. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово “копия“ перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается список рассылки.

4.5.7. В состав реквизита “Адресат“ при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

ул. Садовая, д. 12, кв. 4,

г. Тюмень, 625001

Если письмо адресуется организации, в реквизите “Адресат“ указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Реабилитационный центр

инвалидов “Возрождение“

ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,

г. Тюмень, 625008

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Кулибину И.Н.

ул. Уральская, д. 5, кв. 8,

г. Тюмень, 625001

4.5.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

4.5.9. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.6. Гриф согласования документа

4.6.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Директор правового департамента

Администрации города Тюмени

Личная подпись И.И.Иванов

23.02.2010

или:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени

Личная подпись И.И.Иванова

30.01.2010

4.6.2. Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид документа, его дата и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.02.2010 N 451-805

или:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Протокол заседания

профсоюзного комитета

Администрации г. Тюмени

от 20.01.2010 N 3

4.6.3. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек от нулевой отметки табулятора.

4.6.4. Гриф согласования располагается ниже реквизита “Подпись“, в левом нижнем углу документа.

4.6.5. Грифы согласования могут располагаться на отдельном “Листе согласования“, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка “Лист согласования прилагается“.

Например:

Лист согласования к проекту

Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Председатель правления

(межстрочный интервал 1,5)

ООО “РИК“ банка “Капитал“

(межстрочный интервал 1,5)

Личная подпись К.В.Романов Личная подпись Н.М.Титов

21.01.2010 20.01.2010

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Президент Генеральный директор

ООО “Интер-Траст ЛТД“ ООО “Кросно“

Личная подпись Личная подпись

Н.П.Афанасьев А.С.Линев

23.01.2010 20.01.2010

4.7. Виза согласования документа

4.7.1. “Виза согласования документа“ - реквизит документа, который указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и применяется для внутреннего согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2. Документ визируется руководителем органа Администрации города, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы Администрации города, курирующим данный вопрос; юристом. При необходимости согласовывается с иными организациями.

4.7.3. Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.

4.7.4. Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату.

Например:

Директор правового департамента

Администрации города Тюмени

Личная подпись И.И.Иванов

28.03.2010

4.7.5. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений в проект документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

С проектом не согласна, замечания прилагаются

Начальник отдела правовой экспертизы

Личная подпись С.С.Сидорова

27.03.2010

или:

С п. 3 не согласен, замечания прилагаются

Юрист Личная подпись И.И.Иванов

15.06.2010

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.7.6. Виза проставляется в проектах муниципальных правовых актов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра документа (копии).

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

4.7.7. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8. Виза ознакомления

4.8.1. Виза ознакомления - подтверждающая факт доведения документа до сведения работников, оформляется следующим образом:

С приказом (распоряжением) ознакомлен

Личная подпись И.И.Иванова

12.07.2010

4.8.2. Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита “Подпись“. Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника либо на отдельном листе. При выполнении ознакомления на отдельном листе в заглавие листа вносится название документа, с которым производится ознакомление, его дата и регистрационный номер.

4.9. Резолюция

4.9.1. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Сидоровой А.В.

Прошу подготовить проект

договора с ООО “Рено“ к 21.02.2010

Личная подпись

05.02.2010

4.9.2. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

4.9.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Например:

Сидоровой С.С., Ивановой И.И.

Организуйте проведение совещания

к указанному сроку

Личная подпись

03.02.2010

4.9.4. Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на специальном бланке формата А6 (приложения 18, 19 к настоящей Инструкции по ДОУ). Проект резолюции может быть подготовлен и оформлен помощником (консультантом, советником) руководителя, иным уполномоченным лицом, а затем представлен руководителю на подпись. На резолюции службами регистрации и контроля ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.10. Утверждение документа

4.10.1. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом либо специально издаваемым документом.

4.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О.Фамилия) и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени

Личная подпись П.П.Петров

12.02.2010

4.10.3. При утверждении документа другим документом (приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора департамента

имущественных отношений

Администрации города Тюмени

от 20.05.2010 N 294

или:

УТВЕРЖДЕНА

приказом директора департамента

имущественных отношений

Администрации города Тюмени

от 01.12.2009 N 2764

4.10.4. Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов (приложение 23 к настоящей Инструкции по ДОУ).

4.10.5. Допускается в реквизите “Гриф утверждения“ документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени

Личная подпись И.И.Иванов

12.06.2010

4.11. Отметка о наличии приложений к документу

4.11.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

4.11.2. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом “Подпись“ через 2 - 4 интервала после текста.

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

4.11.4. Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: письмо ОАО “Весна“ от 04.06.2010 N 02-4/156 и приложение

к нему, всего на 30 л.

4.11.5. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.

4.11.6. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в Администрации города Тюмени

в 3 экз.

4.12. Отметка об исполнителе

4.12.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Максимова Нина Петровна

46-82-11

4.12.2. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman, размером 11 - 12 пунктов.

4.12.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.12.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Созонова Нина Константиновна

27-18-34

экз. N 1 - в департамент земельных ресурсов;

экз. N 2 - в правовой департамент;

экз. N 3 - в отдел по обращениям граждан;

экз. N 4 - в дело.

4.13. Отметка об исполнении документа

4.13.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку “В дело“, номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.13.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону 27-12-24

О.Б.Павловой 12.03.2010

В дело 03-13

Личная подпись И.И.Иванов 13.03.2010

или:

Ответ направлен

17.03.2010 N 01-13/184

В дело 06-18

Личная подпись И.И.Иванов 19.03.2010

или:

Рассмотрено на заседании

административной комиссии

Протокол от 16.02.2010 N 3

В дело 08-17

Личная подпись И.И.Иванов 18.02.2010

или:

Издан приказ

от 01.04.2010 N 12

О создании экспертной комиссии

В дело N 01-04

Личная подпись И.О.Ф. 26.02.2010

4.14. Идентификатор электронной копии документа

4.14.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом углу верхнего поля каждой страницы документа.

4.14.2. Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4.15. Отметка о заверении копии

4.15.1. Копии документов заверяются для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа.

4.15.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита “подпись“ и включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово “Верно“, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку, дату заверения и печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

Подлинник документа находится в отделе по работе с деловой документацией

управления по обращениям граждан и делопроизводству административного

департамента (далее - отдел по работе с деловой документацией) в деле N ___

за _____ год.

ВЕРНО

Специалист Личная подпись М.К.Сидорова

12.04.2010

4.15.4. Копии постановлений, распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города, находящиеся на текущем хранении в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационной работы административного департамента (далее - отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений), заверяются печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений синего цвета.

4.15.5. Копии документов, выдаваемых органами Администрации города, удостоверяются печатью органа Администрации города.

4.16. Реквизиты “Код организации“, “ОГРН“, “ИНН/КПП“

4.16.1. Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

4.16.2. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

4.16.3. Код Администрации города по ОКПО 01698379.

4.16.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем.

Регистрационный номер Администрации города - 1027200865284.

4.16.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.

ИНН Администрации города - 7201001092.

4.17. Реквизит “Наименование организации“

4.17.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.

4.17.2. Наименование органа Администрации города указывается ниже слов “Администрация города Тюмени“.

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ

4.17.3. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

Например:

Муниципальное унитарное предприятие “Кадастр“

(МУП “Кадастр“)

4.17.4. В бланках должностного лица дополнительный реквизит “Наименование должности“ размещается ниже реквизита “Наименование организации“.

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ТЮМЕНИ

4.18. Справочные данные об организации

4.18.1. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).

4.18.2. Данный реквизит используется в бланках писем, оформляется шрифтом Times New Roman, размером 9.

4.19. Реквизит: “Знак соответствия системы менеджмента качества“

Рисунок не приводится.

4.19.1. Реквизит “Знак соответствия системы менеджмента качества“ оформляется шрифтом Times New Roman, размер 7, и размещается в нижнем колонтитуле документа с левой стороны.

4.19.2. Знак соответствия системы менеджмента качества используется на документах исполнительно-распорядительного характера органов Администрации города, перечень которых ежегодно формируется и утверждается приказом руководителя органа Администрации города, не позднее 31 января текущего года.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

4.19.4. Знак соответствия системы менеджмента качества может использоваться в буклетах, проспектах, брошюрах, плакатах с символикой Администрации города.

V. Оформление проектов муниципальных правовых актов

Администрации города

5.1. Оформление муниципальных правовых актов Администрации города

5.1.1. Порядок подготовки и согласования муниципальных правовых актов Администрации города осуществляется в соответствии с Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).

5.2. Подготовка и оформление приказов

5.2.1. Приказы издаются руководителями органов Администрации города по вопросам основной деятельности, оперативным и другим, отнесенным к компетенции органа Администрации города.

5.2.2. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных или муниципальных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле).

Текст делится на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или орган Администрации города, организация);

действие; выражается глаголом в неопределенной форме: “подготовить“, “организовать“, “возложить“, “разработать“ и т.д.;

срок (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ).

Последним пунктом приказа указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

5.2.3. Приказ оформляется на гербовом бланке формата А4 в печатном виде на компьютере (приложение 12 к настоящей Инструкции по ДОУ).

5.2.4. Проект приказа визируется составителем проекта и руководителем органа Администрации города, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, начальником юридической службы. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза должна оформляться согласно п. 4.7 настоящей Инструкции по ДОУ.

5.2.5. Приказы подписываются руководителем, в его отсутствие - лицом, на которое возложено исполнение обязанностей.

5.2.6. Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе.

5.2.7. Приказы регистрируются в журналах регистрации или в электронном виде.

Нумерация приказов производится в пределах календарного года.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, по кадрам, по административно-хозяйственным вопросам, на отпуска и командировки производятся раздельно.

VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Поручение

6.1.1. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.

6.1.2. Проекты поручений Главы Администрации города Тюмени готовятся:

письменные поручения Главы Администрации города Тюмени - помощниками, консультантами, советниками Главы Администрации города Тюмени;

поручения по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, - советниками, помощниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, работниками управления организационной работы административного департамента (далее - управления организационной работы), работниками органов Администрации города;

поручения по итогам заседаний Коллегии - работниками управления организационной работы;

работниками органов Администрации города.

Проекты поручений заместителей Главы Администрации города готовятся консультантами, помощниками руководителей.

6.1.3. Поручения оформляются на бланках (приложения 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.

Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.

6.1.4. Поручения готовятся в 1 экземпляре.

Исполнителям поручения направляются в копиях.

Оригинал поручения с подлинной подписью остается в отделе контроля или у помощника, консультанта, советника Главы Администрации города Тюмени - соответственно.

6.1.5. Поручения Главы Администрации города Тюмени регистрируются в день подписания в отделе контроля, поручения зам“стителей Главы Администрации города - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.

6.1.6. Регистрационные номера поручений Главы Администрации города Тюмени формируются:

по итогам Коллегии: ПК/порядковый N;

по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени: ПС/порядковый N;

по деятельности Администрации города: ПА/порядковый N.

6.2. Протокол

6.2.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний.

6.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

6.2.3. Протоколы печатаются на общем бланке Администрации города или органа Администрации города или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (приложение 27 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.2.4. В органах Администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.2.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом “О“ (“Об“), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) пишутся прописными буквами от левого поля.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка “Текст выступления прилагается“. Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: “За - ..., против - ..., воздержалось - ...“.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - “Я осуществляю...“, от третьего лица - “Петров сказал, что...“, безотносительно к лицу говорящего - “Учет и хранение в комитете поставлены хорошо“, в безличной форме - “Ивановым было предложено...“.

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А.В.Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

6.2.6. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

6.2.7. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, он должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.

6.2.8. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____, против ____, воздержались ____.

6.2.9. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.

6.2.10. При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.

6.2.11. Председательствующий назначает руководителя, на которого возлагается контроль за выполнением протокола в целом.

Протокол подписывают председатель и секретарь или специалист, ответственный за подготовку протокола.

6.2.12. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2010).

6.2.13. Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

6.2.14. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

6.2.15. Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, возлагается на представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку совещаний, отдел контроля и (или) помощников, консультантов, советников Главы Администрации города Тюмени.

6.2.16. Оформление протоколов совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации города, возлагается на их помощников и (или) представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку.

6.2.17. Протоколы Коллегии Администрации города ведет и оформляет отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

6.2.18. Протоколы уточняются, оформляются в трехдневный срок.

6.3. Деловое (служебное) письмо

6.3.1. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по почтовой связи или в форме электронного документа по электронной почте.

6.3.2. Служебные письма Администрации города готовятся как:

ответы (доклады) о выполнении нормативных правовых актов, поручений;

сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;

ответы на обращения, запросы граждан, организаций, пользователей информацией;

инициативные письма.

6.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

6.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов:

герб города Тюмени,

наименование организации - автора (Администрация города, орган Администрации города) либо должность лица, подписавшего документ (Глава Администрации города Тюмени, заместитель Главы Администрации города Тюмени),

справочные данные об Администрации города или органе Администрации города - авторе письма,

адресат,

дата письма,

регистрационный номер письма,

заголовок к тексту,

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

текст письма,

отметка о наличии приложений,

виза,

подпись должностного лица,

отметка об исполнителе - (приложения 1 - 3, 6 - 11, 14 - 16 к настоящей Инструкции по ДОУ).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Заголовок к тексту письма отвечает на вопрос “О чем?“ и формулирует в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера: “Уважаемый...!“ - в начале письма, над текстом, и (или) “С уважением,“ - в заключительной части письма, перед подписью.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе Администрации города, организации-адресата.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем органа Администрации города, подготовившим эту информацию.

Текст письма излагается:

от третьего лица единственного числа.

Например:

“Администрация города сообщает...“,

“Департамент рассмотрел...“,

от третьего лица множественного числа.

Например:

“Главы муниципальных образований считают...“,

от первого лица множественного числа

Например:

“Просим...“, “Сообщаем...“.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - “Прошу...“, “Направляю...“.

6.3.5. Право подписи служебных писем устанавливается распоряжениями о распределении обязанностей между руководителями Администрации города, положениями об органах Администрации города, о структурных подразделениях органов Администрации города и должностными инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.6. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью организации - автора письма, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит “Отметка о конфиденциальности“ (Для служебного пользования).

6.3.7. Особенности оформления служебного письма о выражении признательности органов Администрации города определены в главе XVIII Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

6.4. Телеграмма

6.4.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

6.4.2. Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (приложение 24 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

отметку о категории, виде;

телеграфный адрес получателя;

текст;

регистрационный индекс (номер);

фамилию должностного лица, подписавшего документ;

почтовый адрес организации-отправителя;

подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

печать;

дату.

6.4.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

6.4.4. Реквизит “подпись“ во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

6.5. Телефонограмма

6.5.1. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

6.5.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (приложение 25 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Реквизиты телефонограммы:

название учреждения - автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер его телефона;

наименование организации-получателя;

должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

номер его телефона;

дата и номер телефонограммы;

текст;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.

6.5.3. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

6.5.4. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ), которые ведутся и хранятся в течение установленного времени сотрудниками, на которых эта обязанность возложена должностными инструкциями.

6.6. Акт

6.6.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления актов могут быть различными, поэтому разновидностей актов много: акты ликвидации (учреждений, предприятий), приема-передачи (дел, материальных ценностей), уничтожения (дел, товаров), ревизии, проверки, расследования несчастных случаев и т.д.

6.6.2. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован, в нем указывается основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы, даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. При наличии приложений на них делается ссылка.

Подписывают акт председатель (руководитель) и, если это предусмотрено формой акта, все составители. Особое мнение кого-либо из составителей оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд разновидностей актов требует утверждения (о ликвидации организации, о выделении к уничтожению документов и дел и др.).

6.6.3. Акт составляется на общем бланке (приложения 28, 29, 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

6.7.1. Обязательные реквизиты записки (докладная, служебная, объяснительная):

наименование органа, структурного подразделения - автора записки;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер (если ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо, которому направляется записка);

подпись.

6.7.2. Докладная записка адресуется руководителю органа Администрации города или вышестоящей инстанции (“переписка по вертикали“) с целью информирования о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя.

Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние докладные записки пишут на общем бланке органа (структурного подразделения органа) Администрации города или стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (допускается рукописным способом) и оформляют по типу общего бланка. Подписывает их автор-составитель. Тексту докладной записки, как правило, предшествует заголовок.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения, предложения, просьбы составителя.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

До представления соответствующему должностному лицу записки визируются заинтересованными должностными лицами.

Образец докладной записки (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7.3. Служебная записка - это форма внутренней переписки между органами Администрации города, структурными подразделениями органов Администрации города или должностными лицами (“переписка по горизонтали“) по всем вопросам, входящим в компетенцию автора служебной записки, решение которых не требует обращения к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы и предложения составителя.

Датой служебной записки считается дата ее подписания.

Образец служебной записки (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7.4. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода пишется от руки либо печатается, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

6.8. Справка

6.8.1. Справка - информационно-справочный документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

В зависимости от целей составления справки могут быть аналитическими, отчетными или информационными.

6.8.2. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующим решения и контроля.

Текст аналитической справки состоит из трех частей: основание составления, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.

6.8.3. Отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

6.8.5. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел, как правило, они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

6.8.6. Справки, в зависимости от адресата, могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, если иное не установлено правовыми актами, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги по типу общего бланка аналогично внутренней докладной записке.

6.8.7. По характеру информации справки делят на справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.).

Обязательные реквизиты справок, подтверждающих юридический факт:

Герб города Тюмени;

наименование организации - Администрация города (орган Администрации города);

вид документа - СПРАВКА;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок;

текст справки;

подпись;

печать.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные.

Текст справки для физического лица обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения.

В конце справки дается название организации, куда она представляется, если иная форма справки не утверждена правовыми актами.

В тексте справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа “настоящая справка“, “действительно работает“.

Подписывает справку должностное лицо, ее составлявшее и несущее ответственность за представленные данные.

6.8.8. Тексты аналитических, отчетных, информационных справок могут содержать разделы, подразделы, быть оформлены в виде связного текста, таблиц, содержать графический материал, соединения этих структур.

6.8.9. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Таблицу размещают после первого упоминания о ней в тексте таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота или с поворотом страницы по часовой стрелке. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует писать слово “таблица“ с указанием ее номера. Нумеровать таблицы следует арабскими цифрами сквозной нумерацией за исключением таблиц приложений. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена “Таблица 1“ или “Таблица 3.1“, если она приведена в приложении 3. Название (заголовок) таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы помещается над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире, либо центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок таблицы и слово “Таблица“ начинают с прописной буквы, не подчеркивают.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблицы точки не ставят. Заголовки граф формулируются в единственном числе, в именительном падеже. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Не рекомендуется включать в таблицу самостоятельную графу “Номер по порядку“; при необходимости нумерации показателей их порядковые номера ставят в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием.

Текст в таблицах выравнивается по левому краю или центруется по самой длинной строке. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Если значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть по возможности соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. В ячейках таблицы используется тот же шрифт, что и в основном тексте, но допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

В ячейках таблицы не должно быть абзацного отступа. Высота строк должна быть не менее 8 мм.

Таблицы центрируются по горизонтали; толщина основной сетки таблицы обычно устанавливается равной 0,75 пт.

После таблицы всегда пропускается одна строка.

Например:

Таблица 1 - Динамика обращений граждан в Администрацию города

----------------------T---------------------------------------------------¬

¦ ¦ Количество документов (тыс. ед.) ¦

¦ +------------T------------T------------T------------+

¦Обращения граждан ¦ 2008 г. ¦ 2009 г. ¦ 2010 г. ¦ Среднее ¦

¦ ¦ ¦ ¦ (прогноз) ¦ количество ¦

+---------------------+------------+------------+------------+------------+

¦письменные ¦ 51,0 ¦ 65,0 ¦ 68,0 ¦ 61,0 ¦

+---------------------+------------+------------+------------+------------+

¦устные ¦ 85,0 ¦ 100,0 ¦ 110,0 ¦ 98,0 ¦

+---------------------+------------+------------+------------+------------+

¦всего (итого) ¦ 136,0 ¦ 165,0 ¦ 178,0 ¦ 160,0 ¦

L---------------------+------------+------------+------------+-------------

Таблицу с большим количеством строк, не помещающихся на странице, допускается делить на части и последующие части переносить на другие листы (страницы). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово “Таблица“ и номер ее указывают один раз над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово “Продолжение“ и указывают номер таблицы, например: “Продолжение таблицы 1“ или “Окончание таблицы 1“.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяют заголовки ее строк (боковик).

6.8.10. Графический материал (чертеж, схему, диаграмму, рисунок и т.п.) помещают для пояснения текста справки с целью его лучшего понимания.

Графический материал располагают непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости в отдельном приложении.

Любой графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок и т.п.) обозначают в тексте словом “Рисунок“.

Графический материал, за исключением графического материала приложений, нумеруют арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией, приводя эти номера после слова “Рисунок“. Если рисунок один, то его обозначают “Рисунок 1“.

Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой (Рисунок 1.1).

Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой (Рисунок 1.3).

Слово “Рисунок“ и его номер приводят под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире (Рисунок 1 - Благоустройство ул. Республики).

При необходимости под графическим материалом помещают также поясняющие данные. В этом случае слово “Рисунок“ и наименование графического материала помещают после поясняющих данных.

Если графический материал не умещается на одной странице, то допускается переносить его на другие страницы. При этом тематическое наименование помещают на той странице, с которой начинается графический материал, поясняющие данные - на любой из страниц, на которых расположен графический материал, а под ними или непосредственно под графическим материалом на каждой из страниц, на которых расположен данный графический материал, указывают “Рисунок __, лист __“.

На каждый графический материал дают ссылку в тексте документа.

6.8.11. Если графический материал применяют для иллюстрации размеров, значения которых представлены в табличной форме, или если графический материал сопровождается данными, приведенными в табличной форме, то таблицу и графический материал приводят на одной странице или двух смежных страницах. При этом таблицу приводят ниже графического материала или справа от него, а при необходимости - на следующей странице.

6.8.12. При оформлении текстов информационно-справочных документов рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 1.5-2004 “Национальный стандарт Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения“.

6.9. Электронное письмо (электронное сообщение)

6.9.1. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (либо ее аналогом).

6.9.2. Средствами электронной почты осуществляется передача электронных документов, электронных копий документов и других материалов в электронном виде.

Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами Тюменской области, нормативными правовыми актами Администрации города к информации ограниченного доступа, в т.ч. персональной, по публичным каналам связи запрещена.

При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:

1 часть - сокращенное наименование подразделения или фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;

2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.

Например: adm@tymen-city.ru или

SidorovaTV@tymen-city.ru

6.9.3. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:

Адрес электронной почты

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указ“ние в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер.

Тема письма

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

Текст письма

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные реквизиты.

6.9.4. В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов.

VII. Порядок оформления документов с помощью

печатающих устройств. Копировально-множительные работы

7.1. Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств

7.1.1. Печатание документов в Администрации города осуществляется отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, а также непосредственно в органах Администрации города с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции по ДОУ.

7.1.2. Печатание документов в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления организационной работы по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов, принятых от помощников, советников, консультантов Главы Администрации города Тюмени, помощников заместителей Главы Администрации города, производится в первую очередь.

7.1.3. Претензии к напечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатается документ. При отсутствии оригинала черновика претензии не принимаются.

7.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.

При работе над текстом применяются специальные корректурные знаки, предусмотренные ГОСТ 7.62-90 “Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования“.

Наиболее часто используемые корректурные знаки приведены в приложении 31 к настоящей Инструкции по ДОУ.

7.1.5. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые, предусмотренные ГОСТ 7.12-93 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила“; ГОСТ 7.11-2004 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках“; ГОСТ 7.88-2003 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила сокращения заглавий и слов в заглавиях публикаций“.

7.1.6. Для печатания принимаются только служебные документы.

7.1.7. Рукописи, сдаваемые в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, должны иметь реквизит “исполнитель“, т.е. фамилию, имя, отчество и номер служебного телефона.

7.1.8. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

7.1.9. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

7.1.10. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов “Адресат“, “Гриф утверждения документа“, “Отметка о наличии приложения“, “Гриф согласования“ отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

Начальник юридического

(межстрочный интервал 1)

отдела

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

А.С.Круглов

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

23.12.2010

7.1.11. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

7.1.12. Наименование вида документа печатается прописными буквами.

7.1.13. Инициалы и фамилия в реквизите “Подпись“ печатаются на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите “Подпись“ центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Заместитель Главы Администрации

города Тюмени, директор

административного департамента Личная подпись И.И.Иванов

или:

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени,

директор административного

департамента Личная подпись И.И.Иванов

7.1.14. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).

7.1.15. При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов “заголовок к тексту“, “текст“ (без абзацев), “отметка о наличии приложения“, “фамилия исполнителя и номер его телефона“, “отметка об исполнении документа и направлении его в дело“, наименования должности в реквизитах “подпись“ и “гриф согласования“, заверительной надписи “верно“, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте (= 1,25 см);

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита “адресат“;

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов “гриф утверждения“ и “гриф ограничения доступа к документу“;

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите “подпись“;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

7.1.16. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова “Примечание“ и “Основание“ печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.

7.1.17. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.1.18. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова “страница“ (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

7.1.19. При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор “Microsoft Office Word“ версии 6.0 и выше или аналогичный ему, шрифт Times New Roman, размером 14 пунктов.

7.1.20. При подготовке справочно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.

Тексты и цифры в таблицах выполняются шрифтом размером 12 пунктов.

7.1.21. Печатание документов производится красками насыщенного цвета.

7.1.22. При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету (флэш-карту) с указанием имени файла документа.

7.1.23. На лицевой стороне первого листа документа вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.

7.2. Копировально-множительные работы

7.2.1. Копировально-множительные работы производятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, а также в органах Администрации города, имеющих множительную технику. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Размножение документов, принятых от помощников Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, производится в первую очередь.

7.2.2. На размножение сдаются только служебные документы.

7.2.3. Размножение постановлений, распоряжений Администрации города производится работником отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

7.2.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.

7.2.5. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.

7.2.6. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

7.2.7. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

7.2.8. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на старшего документоведа отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

7.2.9. Органы Администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

7.2.10. К каждому копировально-множительному аппарату в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя, отчество лица, размножавшего документ.

На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет о количестве изготовленных копий и сдается начальнику отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений либо руководителю органа Администрации города.

VIII. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в Администрации города или в органах Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Документооборот состоит из следующих документопотоков:

входящие (поступающие) документы: документы вышестоящих органов управления, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д., обращения граждан, организаций, запросы пользователей информации и т.д., в том числе в форме электронных документов;

исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.), в том числе в форме электронных документов;

внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или органа Администрации города в виде приказов, протоколов, актов, докладных записок, объяснительных записок, поручений и материалов переписки между органами Администрации города и т.д.).

8.1.3. В целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, ведется учет объемов документооборота.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.

8.1.4. Каждый документопоток имеет свои особенности обработки и прохождения документов.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

доставка;

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

направление документа адресату.

Общими для всех групп документов являются операции:

рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних и резолюция - для входящих документов);

регистрация документов;

передача документов исполнителям;

исполнение документов;

контроль исполнения документов;

организация текущего хранения документов, подшивка документов в дела;

использование документов в справочно-информационных целях;

подготовка соответствующих документов к передаче на архивное хранение и их передача в архивный отдел.

8.2. Организация доставки документов

8.2.1. Доставка документов в Администрацию города и органы Администрации города осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, курьерами.

С помощью почтовой связи в Администрацию города и органы Администрации города поступает письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей, а также печатные издания.

8.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные документы, электронные сообщения, в том числе через официальный портал Администрации города в сети Интернет.

8.3. Прием и первичная обработка входящих документов

8.3.1. Документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города принимаются и вскрываются в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству.

Документы, поступающие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города принимаются и вскрываются в соответствующих органах Администрации города специалистами (службами), отвечающими за эту работу.

При первичном осмотре входящих документов проводится визуальный контроль безопасности корреспонденции. Работа с корреспонденцией, подозрительной на заражение биологической субстанцией или химическим веществом, осуществляется в соответствии со специальными рекомендациями, с которыми в обязательном порядке ознакамливаются все специалисты служб делопроизводства.

8.3.2. Пакеты с надписью “лично“ учитываются в журнале учета корреспонденции с грифом “лично“ попакетно, не вскрываются и передаются адресату.

8.3.3. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

8.3.4. При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При недостаче или наличии повреждения документа составляется акт в 3-х экземплярах (приложение 29 к настоящей Инструкции по ДОУ). Один экземпляр акта направляется отправителю. Второй остается в отделе по работе с деловой документацией, третий передается органу Администрации города, кому адресован документ.

8.3.5. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в Администрацию города наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты заказных писем граждан, организаций.

8.3.6. Документы, поступившие в Администрацию города через работников других организаций, в обязательном порядке передаются в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству для регистрации в день доставки.

8.4. Предварительное рассмотрение документов

8.4.1. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 32 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Регистрируемые документы сортируются для направления на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города по компетенции или в установленных случаях - для возврата авторам или для пересылки по компетенции.

8.5. Регистрация документов

8.5.1. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.5.2. Документы регистрируются один раз:

поступившие - в день поступления;

создаваемые - в день подписания или утверждения;

исходящие - в день оправления.

8.5.3. В целях регистрации и учета документов в Администрации города разрабатываются классификаторы:

органов и структурных подразделений органов Администрации города,

документопотоков и видов документов,

должностных лиц,

корреспондентов,

предметно-тематический,

резолюций (поручений),

исполнителей,

результатов исполнения документов,

которые имеют свои обозначения в СЭДД.

Решение о выделении документопотоков на основе анализа входящих, исходящих, внутренних документов закрепляется в номенклатуре дел Администрации города и находит отражение в СЭДД.

Каждый документопоток имеет свой индекс в номенклатуре, в том числе, электронной.

Например:

01 - директивно-распорядительные документы

06 - обращения юридических лиц

18 - документы вышестоящих организаций

28 - договоры и т.д.

8.5.4. Регистрация документа включает:

проставление регистрационного штампа на документе,

запись необходимых сведений в регистрационной форме (регистрационно-контрольная карточка в СЭДД, журнал регистрации, база данных).

Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, отнесенность к документопотоку и является уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

8.5.5. На входящих документах на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны ставится отметка о поступлении документа в Администрацию города, орган Администрации города регистрационным штампом.

В регистрационном штампе указываются:

место регистрации (Администрация города, орган Администрации города, осуществляющий регистрацию),

регистрационный номер документа,

дата регистрации,

в установленных случаях - время регистрации документа,

в установленных случаях - подпись и расшифровку подписи сотрудника, осуществившего регистрацию.

8.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих частей:

индекса органа Администрации города в СЭДД, зарегистрировавшего документ (например: 01 - отдел контроля, 03 - отдел по работе с деловой документацией, 05 - отдел по обращениям граждан управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по обращениям граждан) и т.д.),

индекса в номенклатуре в СЭДД в зависимости от вида документа (документопотока),

порядкового номера регистрации.

Например:

регистрационный номер документа 03-06-116, означает:

03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,

06 - номер по номенклатуре: этот документ является обращением юридического лица;

116 - порядковый номер данного документа с начала года в документопотоке “Обращения юридических лиц“.

8.5.7. Регистрация входящих документов производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

Время поступления документов указывается на документах с пометкой “срочно“, на уведомлениях о проведении общественных акций, на документах, поступивших после установленного для регистрации времени, в регистрационно-контрольных карточках на устные обращения граждан, представителей (руководителей) организаций, запросы пользователей информацией.

Документы с пометкой “срочно“ и уведомления вручаются незамедлительно.

8.5.8. Порядок регистрации судебных документов установлен п. 2.2 Инструкции о порядке ведения судебно-правовой работы в Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящему распоряжению).

8.5.9. Порядок регистрации проектов муниципальных правовых актов Администрации города установлен п. 4.2 Инструкции по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).

8.5.10. Порядок регистрации постановлений, распоряжений Администрации города установлен п. 5.1 настоящей Инструкции по ДОУ.

8.5.11. Порядок регистрации приказов установлен п. 5.2 настоящей Инструкции по ДОУ.

8.5.12. Порядок регистрации договоров установлен п. 5.1 Инструкции по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).

8.5.13. Порядок регистрации иных внутренних документов аналогичен порядку регистрации входящих документов, внутренние документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и регистрируются в СЭДД.

8.5.14. Для исходящих документов (писем) регистрационный номер состоит из следующих частей:

индекса органа Администрации города, составившего документ;

номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

порядкового номера регистрации.

Например:

регистрационный номер документа 03-08-116, означает:

03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,

08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом,

116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке “Исходящие“.

На документах, отправляемых из Администрации города, номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в Администрации города.

8.5.15. На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.

8.5.16. Регистрация документов в Администрации города осуществляется двумя способами: электронная (регистрация в СЭДД) и журнальная.

8.5.17. Регистрация документов в СЭДД производится одновременно с проставлением регистрационного штампа на документ и осуществляется путем создания электронной регистрационно-контрольной карточки, в которую вносят все сведения о документе: номер, дата, автор, адресат и т.д., - и о работе с ним: резолюция, список исполнителей, стадии выполнения, замечания, возвраты на доработку и т.д., т.е. фиксируют все движения документа на протяжении его жизненного цикла.

8.5.18. Единая регистрационно-контрольная карточка документа содержит обязательный набор реквизитов (приложение 34 к настоящей Инструкции по ДОУ).

8.5.19. Правила заполнения реквизитов карточки:--------¬

¦Основные реквизиты ¦

+------------------T------------------------------------------------------+

¦Корреспондент ¦Для входящих документов: ¦

¦(адресант) ¦полное официальное и сокращенное наименование ¦

¦ ¦организации или фамилия, имя, отчество лица - ¦

¦ ¦отправителя документа ¦

¦ ¦(на основании бланка документа или в соответствии ¦

¦ ¦с данными, указанными в обращении или при устном ¦

¦ ¦обращении - паспорте гражданина) ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Корреспондент ¦Для исходящих документов: ¦

¦(адресат) ¦полное официальное и сокращенное наименование ¦

¦ ¦организации или фамилия, имя, отчество лица - ¦

¦ ¦получателя документа ¦

¦ ¦(в соответствии с реквизитом адресат) ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Должность, ¦В соответствии с реквизитом “Подпись“ ¦

¦фамилия, инициалы ¦ ¦

¦лица, подписавшего¦ ¦

¦документ ¦ ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Наименование вида ¦Заполняют в соответствии с видом документа; ¦

¦документа ¦при регистрации писем эту графу не заполняют ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Дата документа ¦Проставляют дату, поставленную на документе ¦

¦ ¦организацией (гражданином) или на основании почтового ¦

¦ ¦штемпеля на конверте, если в документе дата ¦

¦ ¦отсутствует ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Индекс документа ¦Выписывают индекс, присвоенный документу ¦

¦ ¦организацией-автором; ¦

¦ ¦переносят с поступившего или отправляемого документа ¦

¦ ¦при регистрации обращений граждан эту графу не ¦

¦ ¦заполняют ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Дата поступления ¦Для входящих документов дату переносят с ¦

¦ ¦регистрационного штампа ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Индекс поступления¦Вписывают регистрационный номер, присвоенный документу¦

¦(входящий ¦получателем (его переносят из регистрационного штампа)¦

¦регистрационный ¦ ¦

¦номер) ¦ ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Индекс дела ¦После исполнения документа дополняют номером дела по ¦

¦(отметка о ¦номенклатуре дел, в которое подшит документ (В дело ¦

¦направлении в ¦N ____) ¦

¦дело) ¦ ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Заголовок ¦Переносят заголовок к тексту или краткое содержание ¦

¦документа ¦документа, несущее основную смысловую нагрузку (о чем)¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Сведения о ¦На основании резолюции на документе ¦

¦переадресации ¦ ¦

¦документа ¦ ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Резолюция ¦Переносят с документа или бланка резолюции содержание ¦

¦ ¦поручения, автора, дату резолюции, исполнителя ¦

¦ ¦поручения ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Срок исполнения ¦Число, месяц, год (12.04.2010); ¦

¦ ¦при регистрации отправляемого инициативного документа ¦

¦ ¦записывают дату ожидаемого ответа ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Исполнители ¦ФИО исполнителя (должность) ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Отметка об ¦Записывают кратко решение вопроса или дату и индекс ¦

¦исполнении ¦ответного документа ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Отметка о контроле¦Фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты ¦

¦ ¦проверки, конкретных причин задержки исполнения, ¦

¦ ¦движения документа ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Дополнительные реквизиты: ¦

+------------------T------------------------------------------------------+

¦Количество листов ¦Количество листов основного документа ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Наличие приложений¦Количество приложений и количество листов приложений ¦

+------------------+------------------------------------------------------+

¦Отметка о ¦В соответствии с реквизитом “Гриф ограничения доступа ¦

¦конфиденциальности¦к документу“ ¦

L------------------+-------------------------------------------------------

8.5.20. Журнальная форма регистрации документов может использоваться:

органами Администрации города, где документооборот менее 600 документов в год (приложение 33 к настоящей Инструкции по ДОУ);

для учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ);

в случаях, установленных правовыми актами.

8.6. Распределение обязанностей по регистрации документов и контролю за сроками исполнения документов

Регистрация документов и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными органами и структурными подразделениями органов Администрации города в зависимости от видов документов:

-------------------T------------------------------------T-----------------¬

¦ Службы ¦ Виды документов ¦ Службы, ¦

¦делопроизводства, ¦ ¦ осуществляющие ¦

¦ осуществляющие ¦ ¦ контроль ¦

¦ регистрацию ¦ ¦ исполнения ¦

¦ ¦ ¦ документов ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦1. Отдел по работе¦Федеральные законы, указы и ¦Отдел контроля ¦

¦с деловой ¦распоряжения Президента Российской ¦ ¦

¦документацией ¦Федерации, постановления и ¦ ¦

¦ ¦распоряжения Правительства ¦ ¦

¦ ¦Российской Федерации; ¦ ¦

¦ ¦Постановления и распоряжения ¦ ¦

¦ ¦Губернатора и Правительства ¦ ¦

¦ ¦Тюменской области, решения и ¦ ¦

¦ ¦постановления Тюменской областной ¦ ¦

¦ ¦Думы; ¦ “ ¦

¦ ¦Законы Тюменской области; ¦ ¦

¦ ¦Решения и постановления Тюменской ¦ ¦

¦ ¦городской Думы ¦ ¦

¦ +------------------------------------+-----------------+

¦ ¦Запросы, предписания, представления,¦Отдел по работе с¦

¦ ¦служебные письма Счетной палаты; ¦деловой ¦

¦ ¦Решения, запросы, служебные письма ¦документацией ¦

¦ ¦Избирательной комиссии города Тюмени¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦2. Отдел ¦Постановления, распоряжения ¦Отдел контроля ¦

¦подготовки и ¦Администрации города. ¦Департамент ¦

¦выпуска ¦Постановления, распоряжения по ¦финансов и ¦

¦постановлений, ¦вопросам выделения и расходования ¦налоговой ¦

¦распоряжений ¦финансовых средств ¦политики ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦3. Отдел контроля ¦Поручения Главы Администрации города¦Отдел контроля, ¦

¦ ¦Тюмени (в т.ч. поручения, ¦помощники Главы ¦

¦ ¦содержащиеся в протоколах Коллегии ¦Администрации ¦

¦ ¦Администрации города, совещаний с ¦города Тюмени ¦

¦ ¦участием Главы Администрации города ¦ ¦

¦ ¦Тюмени) ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦4. Отдел по работе¦Обращения организаций, запросы ¦Отдел по работе с¦

¦с деловой ¦пользователей информацией ¦деловой ¦

¦документацией ¦(организации, общественные ¦документацией, ¦

¦ ¦объединения) в адрес Главы ¦советники, ¦

¦ ¦Администрации города Тюмени, ¦консультанты, ¦

¦ ¦заместителей Главы Администрации ¦помощники Главы ¦

¦ ¦города; ¦Администрации ¦

¦ ¦Телеграммы, факсы (входящие, ¦города Тюмени, ¦

¦ ¦исходящие) за подписью Главы ¦заместителей ¦

¦ ¦Администрации города Тюмени, ¦Главы ¦

¦ ¦заместителей Главы Администрации ¦Администрации ¦

¦ ¦города ¦города ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦5. Отдел по работе¦Документы прокуратуры (протесты, ¦Отдел по работе с¦

¦с деловой ¦представления, запросы, информации и¦деловой ¦

¦документацией ¦т.д.), за исключением документов ¦документацией, ¦

¦ ¦прокуратуры в интересах граждан ¦правовой ¦

¦ ¦ ¦департамент ¦

¦ ¦ ¦Администрации ¦

¦ ¦ ¦города (далее - ¦

¦ ¦ ¦правовой ¦

¦ ¦ ¦департамент) ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦6. Правовой ¦Судебные документы (судебные ¦Правовой ¦

¦департамент ¦повестки, исковые заявления, ¦департамент ¦

¦ ¦определения и решения суда, ¦ ¦

¦ ¦исполнительные листы) ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦7. Правовой ¦Доверенности от имени Администрации ¦Правовой ¦

¦департамент ¦города ¦департамент ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦8. Управление ¦Распоряжения, приказы, подписанные ¦Управление ¦

¦муниципальной ¦заместителем Главы Администрации ¦муниципальной ¦

¦службы и кадровой ¦города Тюмени, директором ¦службы и кадровой¦

¦работы ¦административного департамента ¦работы, помощник ¦

¦ ¦ ¦заместителя Главы¦

¦ ¦ ¦Администрации ¦

¦ ¦ ¦города Тюмени, ¦

¦ ¦ ¦директора ¦

¦ ¦ ¦административного¦

¦ ¦ ¦департамента ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦9. Органы ¦Приказы органов Администрации города¦Органы ¦

¦Администрации ¦со статусом юридического лица ¦Администрации ¦

¦города со статусом¦ ¦города со ¦

¦юридического лица ¦ ¦статусом ¦

¦ ¦ ¦юридического лица¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦10. Управление ¦Обращения граждан и юридических лиц ¦Департамент ¦

¦документационного ¦по вопросам: ¦градостроительной¦

¦обеспечения ¦предоставления земельных участков ¦политики, ¦

¦департамента ¦для строительства; ¦управление по ¦

¦градостроительной ¦выдачи разрешений на строительство; ¦обращениям ¦

¦политики ¦ввода объектов в эксплуатацию; ¦граждан и ¦

¦Администрации ¦выдачи разрешений на реконструкцию; ¦делопроизводству ¦

¦города (далее - ¦размещения временных объектов; ¦ ¦

¦департамент ¦продления сроков действия ¦ ¦

¦градостроительной ¦распоряжений Администрации города по¦ ¦

¦политики) ¦всем вышеперечисленным вопросам ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦11. Отдел по ¦Письменные и устные обращения ¦Отдел по ¦

¦обращениям граждан¦граждан по всем вопросам (кроме п. ¦обращениям ¦

¦ ¦10 настоящей таблицы), документы ¦граждан ¦

¦ ¦прокуратуры в интересах граждан, ¦ ¦

¦ ¦запросы и обращения депутатов всех ¦ ¦

¦ ¦уровней, поступающие в адрес Главы ¦ ¦

¦ ¦Администрации города Тюмени, ¦ ¦

¦ ¦заместителей Главы Администрации ¦ ¦

¦ ¦города; обращения граждан во время ¦ ¦

¦ ¦“Прямых линий“; ¦ ¦

¦ ¦через средства массовой информации; ¦ ¦

¦ ¦устные, письменные обращения, ¦ ¦

¦ ¦поступившие во время личного приема ¦ ¦

¦ ¦в отделе по обращениям граждан; ¦ ¦

¦ ¦переписка по ним; ¦ ¦

¦ ¦запросы пользователей информацией ¦ ¦

¦ ¦(граждан), ответы на вышеуказанные ¦ ¦

¦ ¦обращения граждан, депутатов, ¦ ¦

¦ ¦прокуратуры, запросы пользователей ¦ ¦

¦ ¦информацией (граждан) ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦12. Информационно-¦Устные обращения граждан, ¦МКУ “Комитет по ¦

¦диспетчерская ¦поступившие по телефонам: 45-15-20, ¦информатизации ¦

¦служба ¦051 информационно-диспетчерской ¦города Тюмени“ ¦

¦Администрации ¦службы Администрации города ¦ ¦

¦города МКУ ¦ ¦ ¦

¦“Комитет по ¦ ¦ ¦

¦информатизации ¦ ¦ ¦

¦города Тюмени“ ¦ ¦ ¦

¦(далее - ИДС) ¦ ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦13. Пресс-служба ¦Критические материалы и предложения ¦Пресс-служба ¦

¦Администрации ¦в адрес Администрации города в ¦Администрации ¦

¦города (мониторинг¦средствах массовой информации ¦города - по ¦

¦СМИ), отдел по ¦ ¦существу; отдел ¦

¦обращениям граждан¦ ¦по обращениям ¦

¦(регистрация) ¦ ¦граждан - за ¦

¦ ¦ ¦сроками ¦

¦ ¦ ¦исполнения ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦14. Сектор ¦Документы с грифом “Секретно“, “Для ¦Сектор ¦

¦специальных ¦служебного пользования“, полученные ¦специальных ¦

¦мероприятий ¦спецсвязью ¦мероприятий ¦

¦Администрации ¦ ¦Администрации ¦

¦города ¦ ¦города ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦15. Отдел ¦Планы работы и отчеты органов ¦Отдел ¦

¦организационной ¦Администрации города ¦организационной ¦

¦работы ¦ ¦работы, ¦

¦ ¦ ¦руководители ¦

¦ ¦ ¦органов ¦

¦ ¦ ¦Администрации ¦

¦ ¦ ¦города ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦16. Управление ¦Трудовые договоры, командировочные ¦Управление ¦

¦муниципальной ¦удостоверения, служебные ¦муниципальной ¦

¦службы и кадровой ¦удостоверения работников структурных¦службы и кадровой¦

¦работы ¦подразделений, не имеющих статуса ¦работы ¦

¦ ¦юридического лица, а также ¦ ¦

¦ ¦руководителей и заместителей ¦ ¦

¦ ¦руководителей всех структурных ¦ ¦

¦ ¦подразделений органа Администрации ¦ ¦

¦ ¦города ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦17. Органы ¦Входящие документы в адрес органа ¦Органы ¦

¦Администрации ¦Администрации города, его ¦Администрации ¦

¦города ¦руководителя, заместителей; ¦города ¦

¦ ¦исходящие документы за подписью ¦ ¦

¦ ¦руководителя органа Администрации ¦ ¦

¦ ¦города, его заместителей; ¦ ¦

¦ ¦внутренняя переписка ¦ ¦

+------------------+------------------------------------+-----------------+

¦18. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной ¦

¦связи, электронной почте в адрес Главы Администрации города Тюмени, ¦

¦заместителей Главы Администрации города, регистрируются и контролируются ¦

¦в управлении по обращениям граждан и делопроизводству. Документы, ¦

¦передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной ¦

¦почте в адрес руководителей Администрации города, - регистрируются и ¦

¦контролируются в органах Администрации города ¦

L--------8.7. Рассмотрение документов руководителями и доведение документов до исполнителей, организация исполнения

8.7.1. Зарегистрированные документы службы делопроизводства направляют на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города соответственно адресатам:

документы, зарегистрированные в отделе по обращениям граждан, отделе по работе с деловой документацией, поступившие в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, Администрации города, направляются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними; документы, зарегистрированные в органах Администрации города, поступившие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города либо поступившие к ним с резолюциями Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, направляются на рассмотрение руководителям органов Администрации города, в день их поступления.

8.7.2. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Администрацию города, орган Администрации города, но не свыше трех дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.

Резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени и помощники заместителей Главы Администрации города заносят в электронную регистрационно-контрольную карточку в СЭДД.

Правила оформления резолюции - в разделе 4.9 настоящей Инструкции по ДОУ.

8.7.3. Документы, которые исполняются несколькими органами Администрации города, передаются помощниками, консультантами, советниками Главы Администрации города Тюмени и помощниками заместителей Главы Администрации города в нужном для рассылки количестве экземпляров в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству, где осуществляется регистрация резолюции с одновременным занесением данных в СЭДД, а также постановка исполнения на контроль.

8.7.4. После внесения сведений в СЭДД документ передается специалистами отдела по работе с деловой документацией в органы Администрации города для исполнения под роспись в разносной книге или листе рассылки.

Всем исполнителям и соисполнителям документ направляется одновременно в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю.

Передача документа без отметки в регистрационно-контрольных формах в отделе по работе с деловой документацией, отделе по обращениям граждан не допускается.

8.7.5. На документах, подлежащих возврату в отдел по работе с деловой документацией, отдел по обращениям граждан, на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп “Подлежит возврату“.

8.7.6. Ход продвижения документа внутри органа Администрации города контролирует помощник руководителя, специалист или служба, на которых возложены эти обязанности.

8.7.7. Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанное в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Соисполнители несут ответственность за содержание и качество представленных ответственному исполнителю материалов.

8.7.8. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

8.7.9. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.

8.7.10. Организация работы по исполнению документов в органах Администрации города осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города и (или) руководителя органа Администрации города, заместителей руководителя органа Администрации города, иных должностных лиц.

8.7.11. Орган Администрации города, должностное лицо - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

8.7.12. Документы, поступившие в орган Администрации города с резолюцией Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, иных должностных лиц, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем органа или его заместителем.

8.7.13. Специалисты органов Администрации города в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Администрации города;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

8.7.14. Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

8.7.15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

8.7.16. Ответственный исполнитель - орган Администрации города и (или) должностное лицо, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение документа до момента его фактического исполнения.

8.8. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

8.8.1. Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, регистрируются централизованно в управлении по обращениям граждан и делопроизводству, а за подписью руководителей органов Администрации города - в органах Администрации города.

8.8.2. Документы для отправки принимаются отделом по работе с деловой документацией до 13-00. Доставка осуществляется с 14-00. Отправка корреспонденции, поступившей в отдел по работе с деловой документацией позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

8.8.3. Исходящие документы для регистрации представляются в управление по обращениям граждан и делопроизводству в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-й подписанный экземпляр письма хранится по месту регистрации исходящих документов. В случае, если документ подписан в одном экземпляре, для хранения по месту регистрации снимается копия с оригинала и заверяется в установленном порядке сотрудником, регистрирующим отправляемый документ.

8.8.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, в количестве, необходимом для отправки адресатам. При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

8.8.5. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп “Подлежит возврату“. Такую же пометку делают в регистрационной карточке.

8.8.6. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

8.8.7. Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.

8.8.8. Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге либо в листе рассылки для муниципальных правовых актов.

8.8.9. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

8.9. Особенности работы с документами, поступающими и отправляемыми по каналам факсимильной связи, телеграммами, телефонограммами

8.9.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

а) документы, передаваемые по факсимильной связи (факсограммы), должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа;

б) документ выполняется на бумаге формата А4 черным цветом, при оформлении следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи;

в) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа Администрации города;

г) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

д) запрещается передавать текст документов с пометкой “Для служебного пользования“ или “Конфиденциально“;

е) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (например, разносная книга), с указанием регистрационного номера, даты отправления, способа отправления (факс), ФИО получателя. Сотрудник, отправивший факсимильное сообщение, должен получить подтверждение о получении адресатом сообщения либо сделать отметку, что факс получен автоматически.

Подлинник документа, отправленного факсимильной связью, направляется адресату в установленном порядке;

ж) служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий документ. Дальнейшая работа осуществляется с ним в установленном для письменных обращений граждан, организаций порядке;

з) факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

и) контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах Администрации города, осуществляется их руководителем;

к) поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письменные обращения граждан, организаций, а затем передаются на рассмотрение руководству;

л) тексты поступивших и отправленных телефонограмм записываются получателем (отправителем) в специальном журнале и оперативно передаются руководителю, которому они адресованы. Журналы регистрации телефонограмм хранятся в течение установленного времени в приемных руководителей Администрации города, органов Администрации города, у сотрудников органов Администрации города, на которых возложены данные обязанности.

8.10. Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на электронном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

8.11. В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения и др. документы, поступившие в рамках информационного обмена) ее можно не распечатывать, а представлять адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом, регистрирующим документы.

IX. Порядок организации работы

с отдельными видами документов

9.1. Работа с письменными (в том числе в форме электронного документа) обращениями граждан, организаций, запросами пользователей информацией

9.1.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, запросами пользователей информацией (граждане), поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, в адрес Администрации города, возлагается на отдел по обращениям граждан.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями организаций, запросами пользователей информацией (организации), поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, в адрес Администрации города, возлагается на отдел по работе с деловой документацией.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией, поступившими в адрес руководителей, заместителей руководителей органов Администрации города, в адрес органов Администрации города возлагается на уполномоченных сотрудников или службы делопроизводства, в соответствии с приказами руководителей органов Администрации города.

9.1.2. Порядок учета, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией осуществляется в соответствии с разделами настоящей Инструкции по ДОУ и является одинаковым для всех видов данных документов за исключением случаев, предусмотренных в пункте 9.1.3 настоящей Инструкции по ДОУ.

9.1.3. Регистрация обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией осуществляется в день их поступления в соответствующих службах делопроизводства в зависимости от вида документа и адресата в соответствии с п. 9.1.1 путем введения в компьютер и заполнения регистрационно-контрольных карточек в СЭДД.

Регистрационный номер обращений организаций (юридических лиц) указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа синими чернилами.

Регистрационный индекс обращений граждан, запросов пользователей информацией указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа красными чернилами.

Регистрационный номер обращений граждан состоит из индекса органа Администрации города, зарегистрировавшего обращение, номера номенклатуры и порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами “гр“.

После регистрации обращения граждан, организаций запросы пользователей информацией направляются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

9.1.4. Помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города не реже двух раз в день забирают обращения граждан, организаций, деловую документацию, запросы пользователей информацией в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству.

После рассмотрения обращений Главой Администрации города Тюмени и заместителями Главы Администрации города помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени и помощники заместителей Главы Администрации города заносят резолюции в регистрационно-контрольные карточки документов в СЭДД и возвращают документы с резолюциями в необходимом для рассылки исполнителям количестве в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству, который осуществляет регистрацию резолюции и постановку исполнения на контроль в СЭДД.

Рассылка документов с резолюцией исполнителям осуществляется отделом по работе с деловой документацией.

9.1.5. На каждое обращение граждан, организаций, запрос пользователей информацией заводится дело, титульный лист которого выводится из электронной карточки.

9.1.6. При регистрации писем необходимо сохранять конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.

9.1.7. При регистрации обращений граждан, организаций необходимо проверить их на повторность. Повторными считаются обращения от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

9.1.8. Обращения граждан, организаций, деловая документация, запросы пользователей информацией передаются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними.

9.1.9. Обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, направленные для принятия мер (подготовки ответов) в органы Администрации города, взятые на контроль в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству, если на них поставлен штамп “Подлежит возврату“, в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в соответствующие отделы управления по обращениям граждан и делопроизводству.

9.1.10. Обращения граждан, организаций, деловая документация, запросы пользователей информацией после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в соответствующие отделы управления по обращениям граждан и делопроизводству для формирования в дела, помещаемые в прозрачные файлы, и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

9.2. Порядок работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.

9.2.1. Во исполнение требований законодательства сотрудники отдела по работе с деловой документацией при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно:

регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах не только даты, но и времени (часы, минуты) поступления уведомления;

передают его для дальнейшей работы в отдел по связям с общественными организациями управления организационной работы (далее - отдел по связям с общественностью).

9.3. Организация личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций

9.3.1. Запись граждан на прием к Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города проводят специалисты отдела по обращениям граждан в течение недели в рабочее время.

Запись руководителей (представителей) организаций на прием к Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города проводят помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города в течение недели в рабочее время.

Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководи“елям органов Администрации города проводят уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

9.3.2. При записи на прием начинается оформление регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД, в которую заносятся паспортные данные гражданина или наименование организации, должность руководителя (представителя) организации, ее юридический адрес, в обоих случаях - контактные телефоны и, при согласии заявителей, содержание устного обращения. При записи на прием заявитель может оставить необходимые для рассмотрения вопроса материалы и документы, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема (приложение 31 к настоящей Инструкции по ДОУ).

9.3.3. Список граждан на прием к Главе Администрации города Тюмени согласовывается с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

9.3.4. Специалисты отдела по обращениям граждан совместно с помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы администрации города готовят информацию по существу обращения каждого посетителя до приема руководителем. Для подготовки материалов они вправе запрашивать необходимую информацию у должностных лиц и органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности.

9.3.5. Помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города присутствуют на личном приеме граждан, совместно с начальником отдела по обращениям граждан продолжают заполнение регистрационно-контрольной карточки личного приема:

заносят в регистрационно-контрольную карточку личного приема:

все вопросы заявителя и результаты их рассмотрения должностным лицом, осуществляющим прием;

резолюции руководителя;

подтверждение заявителя о согласии с тем, что ответ на обращение дан устно, или: отметку о том, что факты и обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют дополнительной проверки либо гражданину необходим письменный ответ;

отметку о внесении заявителем письменного обращения (при наличии такового);

передают регистрационно-контрольную карточку личного приема на подпись руководителю, ведущему личный прием.

Аналогично в соответствии с п. 9.3.5 настоящей Инструкции по ДОУ заполняется регистрационно-контрольная карточка личного приема руководителей (представителей) организаций.

9.3.6. Не позднее трех дней после приема граждан помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города возвращают регистрационно-контрольные карточки с резолюциями руководителей в отдел по обращениям граждан, специалисты которого осуществляют их регистрацию и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителям).

Не позднее трех дней после приема руководителей (представителей) организаций помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города заносят в регистрационно-контрольные карточки резолюции руководителей, осуществляют их регистрацию и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителям).

Должностные лица согласно резолюции обеспечивают исполнение поручения по обращению в установленные сроки, информируют руководителя о принятых мерах и готовят ответ посетителю.

9.3.7. Делопроизводство по личному приему граждан Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города ведется отделом по обращениям граждан.

Делопроизводство по личному приему руководителей (представителей) организаций Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города ведется помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы Администрации города.

9.3.8. Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководителям органов Администрации города и ведение делопроизводства по личному приему руководителей (представителей) организаций руководители органов Администрации города осуществляют уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

9.3.9. Контроль исполнения поручений с личного приема граждан Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города осуществляют отдел по обращениям граждан и помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений с личного приема руководителей (представителей) организаций Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города осуществляют помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений с личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций руководителями органов Администрации города осуществляют уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

9.3.10. Во время приема пользователям информацией в устной форме предоставляется информация о деятельности Администрации города. Указанная информация предоставляется также по телефонам справочных служб Администрации города, по телефонам должностных лиц Администрации города, уполномоченных на ее представление.

9.3.11. Устные обращения граждан, руководителей (представителей) организаций, устные запросы пользователей информацией подлежат регистрации в СЭДД в день их поступления с указанием даты и времени поступления.

9.3.12. На каждое устное обращение по личному приему заводится дело: в файлы помещаются распечатка регистрационно-контрольной карточки личного приема из СЭДД, материалы и документы по личному приему, письменные ответы на поставленные заявителем вопросы (при наличии).

9.3.13. Отдел по обращениям граждан осуществляет подготовку статистических и информационно-аналитических материалов об организации рассмотрения устных обращений граждан в Администрации города, которые являются составной частью общих отчетов об организации рассмотрения обращений граждан в Администрации города в соответствии с п. 7.23 Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

9.4. Работа с устными телефонными обращениями граждан в ИДС

9.4.1. Регистрация телефонного обращения в ИДС осуществляется при приеме звонка путем внесения информации в регистрационную карточку электронной базы данных ИДС специалистом ИДС.

9.4.2. Специалист ИДС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в иные инстанции, делает об этом отметку в регистрационной карточке.

В случае, если таких обращений не было или решение данного вопроса не входит в компетенцию Администрации города, специалист ИДС дает необходимые разъяснения и направляет позвонившего в соответствующую организацию и сообщает в нее о поступившем обращении.

В случае, если решение вопроса входит в компетенцию Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, либо если оно направлено для принятия мер в соответствующую инстанцию, специалист ИДС вносит в регистрационную карточку текст поручения, определяет исполнителя и срок исполнения, ставит поручение на контроль.

9.4.3. Поручение распечатывается на бланке установленной формы (приложение 36 к настоящей Инструкции по ДОУ) и отправляется по факсу, электронной почте или курьером в соответствующую инстанцию в течение рабочего дня.

9.4.4. Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИДС, устанавливаются следующие контрольные сроки:

по вопросам неотложного характера, аварийных ситуаций (статус “Срочно“) - в течение 2-х дней;

по вопросам долговременного контроля (статус “Контроль“) - 15 дней.

9.4.5. В течение указанного срока руководители соответствующих инстанций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме ИДС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИДС.

9.4.6. При решении особо сложных вопросов, требующих участия нескольких организаций, допускается продление сроков исполнения, для чего исполнителем в ИДС направляется промежуточный ответ с указанием всех причин и ожидаемого срока исполнения. Окончательное решение принимает специалист ИДС, о чем информирует исполнителя и заявителя.

9.4.7. Снятие с контроля поручения, созданного ИДС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю. Факт ликвидации аварии подтверждается актом об устранении аварии, который в обязательном порядке подписывают представители населения: обслуживающая жилой фонд организация, диспетчер ИДС либо сами жители, а также представители ликвидировавшей аварию организации. Сведения о снятии с контроля поручения заносятся в регистрационную карточку электронной базы данных ИДС.

9.4.8. Директор МКУ “Комитет по информатизации города Тюмени“ предоставляет:

ежемесячно - информационно-аналитическую записку о результатах деятельности “Телефона прямой связи“ заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента,

ежедневно до начала селекторного совещания - сводку по аварийным ситуациям заместителю Главы Администрации города, курирующему вопросы жилищно-коммунального хозяйства.

9.5. Работа с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации

9.5.1. Работа с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком учета, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросами пользователей информацией, установленным п. 9.1 настоящей Инструкции по ДОУ, с учетом требований Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

9.6. Работа с документами государственных органов и решениями Тюменской городской Думы

9.6.1. Федеральные законы, Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, Правительства Тюменской области (далее - документы вышестоящих организаций), а также решения Тюменской городской Думы регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления путем создания регистрационно-контрольных карточек в СЭДД.

9.6.2. На каждый документ вышестоящих организаций из регистрационно-контрольной карточки выводится лист ознакомления.

9.6.3. Документ с листом ознакомления передается помощнику, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени. После рассмотрения документа Главой Администрации города Тюмени помощник, советник, консультант возвращает его в отдел по работе с деловой документацией для ввода текста резолюции в компьютер с необходимым для рассылки исполнителям количеством экземпляров документа.

9.6.4. После ввода резолюции Главы Администрации города Тюмени в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностным лицам - исполнителям, указанным в резолюции. Документы с пометкой “Срочно“ передаются незамедлительно.

Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов.

9.6.5. Если исполнение документа подлежит контролю (поставлено на контроль Главой Администрации города Тюмени, Глава Администрации города Тюмени дал поручение по исполнению документа, назначил срок исполнения), копия документа передается в отдел контроля под роспись.

9.6.6. Информация о выполнении резолюций Главы Администрации города Тюмени по вышестоящим документам и решениям Тюменской городской Думы представляется в отдел контроля в форме справки, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и вносится предложение о продлении или снятии документа с контроля. Справка должна быть подписана руководителем органа Администрации города и в случае снятия с контроля согласована с заместителем Главы Администрации города, курирующим данный вопрос.

9.6.7. Исполненные поручения Главы Администрации города Тюмени по реализации документов вышестоящих организаций и решений Тюменской городской Думы снимаются с контроля Главой Администрации города Тюмени или заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента по информации, представляемой отделом контроля.

9.6.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется отделом контроля.

После исполнения документа и снятия с контроля подлинник документа и вся информация по исполнению документа передается в отдел по работе с деловой документацией, в дело.

9.7. Работа с судебными документами

9.7.1. Судебные документы, поступающие в отдел по работе с деловой документацией, незамедлительно передаются в правовой департамент для регистрации в СЭДД.

9.7.2. После регистрации документ рассматривается директором правового департамента, заместителем директора правового департамента, которые определяют порядок подготовки необходимых материалов и, при необходимости, сотрудника правового департамента для участия в судебном заседании либо направляют этот документ в орган Администрации города в соответствии с компетенцией.

9.7.3. Информация по итогам рассмотрения судебных документов заносится в реестр, который ведется правовым департаментом. Органы Администрации города 1 раз в полгода и по итогам года представляют информацию об итогах участия в судебных заседаниях в правовой департамент.

9.7.4. Дела хранятся в правовом департаменте до истечения установленного правовыми актами срока хранения.

9.8. Работа с актами прокурорского реагирования

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в Регламенте Администрации города пункт 17.3 отсутствует, имеется в виду пункт 17.2.

9.8.1. Распределение обязанностей по регистрации, рассмотрению, исполнению и контролю исполнения протестов, представлений, предостережений, запросов, информаций прокурора или иных актов прокурорского реагирования (далее - акт прокурорского реагирования) определено п. 17.3 Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

9.8.2. Делопроизводство по актам прокурорского реагирования ведется в соответствии с общими правилами документирования и организации документооборота, определенными в главе VIII настоящей Инструкции по ДОУ с учетом следующих требований.

9.8.3. Ответ на акт прокурорского реагирования направляется, в два адреса: прокурору и гражданину, организации, в чьих интересах обращался прокурор либо прокурору в соответствии с актом прокурорского реагирования.

9.8.4. Порядок организации работы в Администрации города Тюмени с актами прокурорского реагирования определен в приложении 9 к настоящему распоряжению.

9.9. Исполнение муниципальных правовых актов Администрации города

9.9.1. Ответственный за исполнение представляет в указанный срок информацию о ходе выполнения документа в отдел контроля в виде справки, информации, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного документа, и вносится предложение о продлении срока исполнения или снятии с контроля.

9.9.2. Отдел контроля обобщает представленную информацию и ежемесячно в первый понедельник месяца направляет Главе Администрации города Тюмени информацию о выполненных распоряжениях и постановлениях для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10. Порядок исполнения поручений Главы Администрации города Тюмени

9.10.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с поручениями Главы Администрации города Тюмени возлагается на отдел контроля.

9.10.2. Поручения Главы Администрации города Тюмени (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии, совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени) являются обязательными для выполнения должностными лицами Администрации города, муниципальных учреждений.

9.10.3. Порядок подготовки, учета и регистрации поручений определяется в соответствующих разделах Инструкции по ДОУ.

9.10.4. Поручения, срок исполнения которых не определен, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные отделом контроля с помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени и указанные в регистрационно-контрольных карточках.

9.10.5. Руководитель, на которого возложено выполнение поручения:

организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Главе Администрации города Тюмени о его выполнении (или ходе его выполнения) в установленные сроки;

в случае невозможности выполнения в установленный срок поручения обращается в письменной форме к Главе Администрации города Тюмени с мотивированным объяснением причин неисполнения и (или) просьбой об установлении нового (конкретного) срока его реализации;

для координации и обобщения работы по контролю за исполнением поручений назначает в своем аппарате ответственного работника по обеспечению взаимодействия с отделом контроля;

при личном докладе Главе Администрации города Тюмени о выполнении поручения письменно информирует отдел контроля о принятом на встрече решении.

9.10.6. Информация о выполнении поручения соисполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 2 дня до срока, указанного в поручении.

9.10.7. Руководитель, на которого возложен контроль за выполнением поручения в целом, представляет в отдел контроля для направления Главе Администрации города Тюмени письменную информацию о его выполнении с обоснованием предложений о снятии поручения с контроля, а в случае его невыполнения - соответственно о продлении срока исполнения с указанием новой даты.

9.10.8. Информация о выполнении поручений Главы Администрации города Тюмени представляется в отдел контроля в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения. При необходимости информация представляется в виде презентации (с графиками, схемами, в динамике, с расчетами и предложениями).

По поручениям, требующим выполнения продолжительное время, информация представляется в виде сравнительной таблицы (в динамике, с указанием % выполненных работ, финансирования, применения штрафных санкций в случае невыполнения и т.д.).

9.10.9. Отдел контроля делает отметку о представлении информации по выполнению поручения в электронной системе документооборота Администрации города и направляет ее Главе Администрации города Тюмени на рассмотрение или включает текст представленной информации в сводный перечень поручений для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10.10. Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе Администрации города Тюмени устно или передана лично, в таком случае на полученном напоминании об исполнении поручения ответственный исполнитель делает запись и отправляет напоминание обратно в отдел контроля.

9.10.11. После рассмотрения информации Главой Администрации города Тюмени помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени передают документы в отдел контроля для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.

9.10.12. Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.

9.10.13. Отдел контроля еженедельно готовит сводные перечни контрольных поручений и направляет их Главе Администрации города Тюмени на рассмотрение с приложением всех представленных информаций для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10.14. Отдел контроля ежемесячно готовит информацию об исполнении поручений Главы Администрации города Тюмени и представляет ее заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента, помощнику, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени для информирования Главы Администрации города Тюмени.

9.11. Особенности работы с электронными документами

9.11.1. Электронные документы (входящие, исходящие, внутренние) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД Администрации города в соответствии с общими правилами учета, создания, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения документов, установленными настоящей Инструкцией.

По мере технической оснащенности руководитель органа Администрации города назначает ответственное лицо в службе делопроизводства для обязательного сканирования и создания электронных образов документов, создаваемых в Администрации города и поступающих в орган Администрации города на бумажном носителе.

Отсканированные и электронные образы документов ответственное лицо подписывает своей электронной цифровой подписью для занесения в СЭДД Администрации города.

9.11.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении в регистрационно-контрольной карточке в СЭДД.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

9.11.3. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

9.11.4. При рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для внутренних документов при наличии обоюдного согласия автора и получателя таким способом являются служебные отметки, в т.ч. отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.

9.11.5. Ответы на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в Администрацию города в форме электронного документа, направляются в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, запросе.

Прием и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их ответственными делопроизводителями.

9.11.6. При получении электронных документов ответственный делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в т.ч. при наличии электронной цифровой подписи.

9.11.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9.11.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.11.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

9.11.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.11.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

9.11.12. При работе с электронными документами следует руководствоваться ГОСТ Р 53898-2010 “Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению“.

X. Контроль за исполнением документов

10.1. Этапы контроля

10.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы:

постановку документа на контроль;

организацию контроля за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода и качества исполнения;

анализ полноты исполнения документа;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов и исполнительской дисциплины.

10.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

требующие ответа по тексту документа;

определенные резолюциями Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

10.1.3. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляют:

а) управление организационной работы, в том числе:

отдел контроля - за соблюдением сроков рассмотрения документов и исполнения письменных поручений Главы Администрации города Тюмени, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Администрации города и в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени; поручений Главы Администрации города Тюмени по реализации документов вышестоящих организаций, решений и постановлений Тюменской городской Думы; постановлений и распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов и налоговой политики);

отдел организационной работы - за сроками исполнения перспективных и текущих планов работы Администрации города;

б) управление по обращениям граждан и делопроизводству, в том числе:

отдел по обращениям граждан - за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений граждан, депутатов всех уровней, пользователей информацией (граждане), документов прокуратуры в интересах граждан, поступивших в адрес Администрации города, Главы администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, за своевременным представлением информации о принятых органами Администрации города мерах в ответ на критические материалы, опубликованные в средствах массовой информации в адрес Администрации города;

отдел по работе с деловой документацией - за соблюдением сроков и порядка рассмотрения обращений организаций, государственных органов власти, управления, контроля и надзора, муниципальных образований, документов прокуратуры, Счетной палаты города Тюмени, Избирательной комиссии города Тюмени, запросов пользователей информацией (организации, общественные объединения), поступивших в адрес Администрации города, Главы администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города;

в) ИДС (МКУ “Комитет по информатизации города Тюмени“) - за сроками исполнения устных обращений граждан, поступивших по телефонным каналам службы, касающихся обеспечения жизнедеятельности;

г) руководители органов Администрации города - за соблюдением сроков, порядка рассмотрения и исполнения поступивших в орган Администрации города документов, а также за полнотой и качеством подготовленных проектов ответов за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города;

д) советники Главы Администрации города Тюмени, помощники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города - за полнотой и качеством предоставляемой Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города информации по контрольным документам, а также за сроками исполнения документов, находящихся на рассмотрении у руководителя.

10.1.4. Контроль за исполнением правовых актов Администрации города несут заместители Главы Администрации города, руководители органов Администрации города, указанные в распоряжении, постановлении.

10.1.5. Контроль за исполнением нормативных правовых и правовых актов Администрации города осуществляется отделом контроля, советниками, консультантами, помощниками Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы Администрации города, а также лицами, назначенными приказами руководителей органов Администрации города.

10.1.6. Непосредственную работу по контролю за исполнением контрольных документов в Администрации города осуществляют помощники заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.

10.2. Постановка документов на контроль

10.2.1. Виды контроля:

внешний контроль;

особый контроль;

внутренний контроль;

дополнительный контроль.

Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в Администрацию города из органов государственной власти и управления с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти и управления.

Постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения Администрации города, контроль за исполнением которых возложен на Главу Администрации города Тюмени, все письменные поручения Главы Администрации города Тюмени, а также обращения и запросы депутатов всех уровней.

Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан и организаций, запросы пользователей информацией, поступающие на имя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий Администрации города и содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени.

Дополнительный контроль за исполнением документов устанавливается в случае продления сроков исполнения документов.

10.2.2. Постановка на контроль осуществляется Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города или непосредственно в отделе, осуществляющем регистрацию документа, до его передачи на исполнение в орган Администрации города.

10.2.3. При постановке документа на контроль в правом верхнем углу ставятся штампы: “контроль“ (“особый контроль“) работниками отделов, осуществляющими регистрацию документа.

10.3. Осуществление контроля

10.3.1. Лица, осуществляющие контроль за выполнением документа, постановления или распоряжения, заводят контрольное дело, в котором находятся: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информация и другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело.

10.3.2. Контроль за исполнением документов строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в персональный компьютер с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю, документы вышестоящих органов - с регистрационно-контрольной карточкой. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

10.3.3. В случае исполнения документа несколькими органами Администрации города подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Копии документа изготавливает служба, осуществляющая регистрацию документа.

10.3.4. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения на пересылаемом документе ставится штамп “Подлежит возврату в Администрацию города“.

10.3.5. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанные в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

10.3.6. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

10.3.7. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителя“и.

10.3.8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

10.3.9. В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.

10.3.10. Отдел контроля, отдел по работе с деловой документацией и отдел по обращениям граждан:

систематически направляют в органы Администрации города напоминания об исполнении документов, стоящих на контроле. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационной контрольной карточке;

еженедельно по понедельникам готовят реестры неисполненных и просроченных документов и направляют их исполнителям;

ежемесячно готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города, на основании которых составляются оперативные и аналитические отчеты, предоставляемые заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента для информирования Главы Администрации города Тюмени.

10.4. Сроки исполнения документов

10.4.1. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.

10.4.2. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).

10.4.3. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с пометкой в тексте “Срочно“ - в течение 3 дней;

с пометкой “Оперативно“ - в течение 10 дней;

запросы, обращения депутатов - до 30 дней со дня регистрации, если иной срок не установлен в запросе, обращении;

обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией - в течение 30 дней со дня регистрации;

устные обращения граждан, поступившие в ИДС: по вопросам неотложного характера - в течение 2 суток; по вопросам долговременного контроля (статус “Контроль“) - 15 дней;

телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - до 10 дней;

представления прокуратуры - до 30 дней;

протесты прокуратуры - до 10 дней;

согласование проектов муниципальных правовых актов Администрации города - до 3 рабочих дней; в случае необходимости дополнительного рассмотрения - до 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение проекта муниципального правового акта, в т.ч. в правовом департаменте в форме правовой экспертизы в срок до 5 рабочих дней, в отдельных случаях, связанных с большим объемом материалов, до 15 рабочих дней;

запросы государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, рассматривающих обращения граждан (юридических лиц), - до 15 дней.

Сроки исполнения иных документов, если они не определены в тексте или резолюции, устанавливаются в один месяц.

10.4.4. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, сроки рассмотрения обращения граждан, организаций могут быть продлены не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, организации.

Направление уведомления заявителю о переадресации его обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по компетенции, если письменное обращение заявителя содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города, должностных лиц Администрации города - в течение 7 дней со дня регистрации обращения (осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству либо должностным лицом, на рассмотрение которому обращение поступило).

В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователя информацией он уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

10.4.5. Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок. Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.

10.4.6. При задержке исполнения документа исполнитель за 3 дня до истечения срока представляет на имя руководителя просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего один месяц), а также информирует контролирующую службу и дает заявителю промежуточный ответ.

10.4.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего дате исполнения.

10.4.8. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись), также в обязательном порядке извещает заявителей (авторов обращений) о причинах задержки исполнения и указывает срок исполнения.

10.4.9. Контроль за исполнением правовых актов Администрации города проводится в следующие сроки:

один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;

один раз в квартал - со сроками исполнения год;

один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;

один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.

По поручению Главы Администрации города Тюмени могут проводиться внеочередные проверки исполнения постановлений и распоряжений.

10.5. Снятие документа с контроля

10.5.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

10.5.2. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и заносится в регистрационно-контрольную карточку.

10.5.3. Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с пунктом 4.13 настоящей Инструкции по ДОУ.

XI. Особенности работы с документами с грифом

“Для служебного пользования“

11.1. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подготавливаемых в Администрации города, проставляется пометка “Для служебного пользования“ (далее - ДСП).

11.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов Администрации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

11.3. Необходимость проставления грифа ДСП на документе определяется исполнителем документа, руководителем органа Администрации города или руководителями Администрации города, подписывающими или утверждающими документ.

11.4. Пометка ДСП и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания.

11.5. Прием, учет и регистрация документов с пометкой ДСП осуществляется специалистами служб делопроизводства органов Администрации города, которым поручен прием и учет несекретных документов.

11.6. Документы с пометкой ДСП:

учитываются совместно с другими несекретными документами в контрольно-регистрационной форме (карточке, журнале, и др.), к регистрационному индексу документа добавляется пометка “ДСП“;

печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии, инициалов исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии, инициалов специалиста, печатавшего документ;

после подписания руководителем органа Администрации города тиражируются (копируются) только с его письменного разрешения, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

не могут передаваться по открытым незащищенным каналам связи (факс, Интернет и др.);

рассылаются в несколько адресов согласно листу рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем органа Администрации города, в котором подготовлен документ;

передаются под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.

11.7. Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.

11.8. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.9. В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа Администрации города проводит служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются актом.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой “ДСП“ составляется акт, утверждаемый руководителем органа Администрации города, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

11.10. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой ДСП. Результаты проверки оформляются актом.

За утрату документов с пометкой ДСП, разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

11.11. Перед передачей документов на хранение в архивный отдел комиссией органа Администрации города решается вопрос о снятии грифа “ДСП“ с передаваемых документов.

XII. Организация документов в делопроизводстве

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. В Администрации города составляются номенклатуры дел органов Администрации города и сводная номенклатура дел Администрации города, куда включаются номенклатуры дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени.

12.1.2. Номенклатура дел органа Администрации города составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в органе Администрации города, согласовывается с архивным отделом, утверждается руководителем органа Администрации города. Номенклатура дел органа Администрации города представляется на согласование в архивный отдел не позднее 1 декабря календарного года.

Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом архивного отдела, на основе номенклатур дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, и структурных подразделений административного департамента. Соответствующими специалистами указанных органов и подразделений номенклатуры дел представляются на согласование в архивный отдел не позднее 1 декабря календарного года. Номенклатуры дел структурных подразделений административного департамента подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений.

12.1.3. В течение года в номенклатуру дел специалистами органов Администрации города вносятся сведения о включении новых дел, если такие появляются, сроки хранения вновь включенных дел согласовываются с архивным отделом.

12.1.4. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в органах Администрации города прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела.

12.1.5. Вновь созданный орган Администрации города обязан в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в архивный отдел.

12.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом архивного отдела не позднее 20 декабря текущего года по установленной форме (приложение 38 к настоящей Инструкции по ДОУ), подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.

12.1.7. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города - источников комплектования муниципального архива города Тюмени согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК управления по делам архивов Тюменской области) не менее одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений. В случае реорганизации органов Администрации города номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области независимо от срока предыдущего согласования.

12.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации города утверждается заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

12.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, утверждаются заново и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города и номенклатур дел органов Администрации города структурные подразделения органов Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.11. Сводная номенклатура дел Администрации города печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в архивном отделе.

12.1.12. Названиями разделов в номенклатурах дел органов Администрации города являются названия структурных подразделений органов Администрации города. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органов Администрации города.

12.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов Администрации города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом ДСП или “конфиденциально“ и т.д.

12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом:

12.1.15. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из индекса органа Администрации города (или) структурного подразделения органа Администрации города и порядкового номера дела в пределах органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

10-03, где

10 - обозначение органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города);

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на каждом томе, с добавлением слов “Том 1“, “Том 2“ и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.

12.1.16. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок типа - “Общая переписка“, “Разные материалы“, “Входящие документы“, “Исходящая корреспонденция“ и др., а также вводных слов и сложных оборотов.

12.1.17. Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов. Вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые, затем - отчетные, далее идет переписка, журналы и т.д.

12.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Совета и т.д.) или разновидности документов (распоряжения, приказы, протоколы и т.д.);

автор документа - название организации (Администрация города или орган Администрации города);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов;

название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указание на копийность (для копий).

12.1.19. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Не допускается группировать в одно дело документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.

Так, приказы Администрации города по личному составу следует разделить на как минимум два самостоятельных дела:

Например:

“Приказы Администрации города по личному составу за 2010 год“ (срок хранения 75 лет)

и:

“Приказы Администрации города на отпуска и командировки сотрудников за 2010 год“ (срок хранения 5 лет).

12.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы“, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

“Документы о проведении публичных слушаний (планы, списки, доклады и др.)“

или:

“Документы к протоколам заседаний Коллегии Администрации города (справки, информации, проекты решений)“.

12.1.21. В заголовках дел, содержащих переписку, уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например:

“Переписка с Прокуратурой Центрального АО г. Тюмени по вопросам законности принимаемых распоряжений“

или:

“Переписка с фирмой “Сони“ о поставке принтеров и расходных материалов“.

Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Например:

“Переписка с администрациями городов Урала о сотрудничестве“.

12.1.22. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), и характер документов.

Например:

“Годовой бухгалтерский отчет Администрации города за 2009 год“

или:

“План основных мероприятий Администрации города на 2010 год“.

12.1.23. Графа 3 заполняется в конце года в органах Администрации города, и сведения ежегодно (не позднее 30 января следующего за отчетным года) передаются в архивный отдел для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заводимых за год дел. При этом подсчитываются фактически заведенные дела.

12.1.24. В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи по “Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения“, утвержденному приказом Минкульта России от 25.08.2010 N 558, иным перечням, типовым или примерным номенклатурам дел, утвержденным или согласованным Росархивом или органами управления архивным делом Тюменской области.

Если срок хранения документов установлен федеральными законами, то в графе указывается дата и номер соответствующего федерального закона.

12.1.25. В графе 5 проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

12.1.26. Если в течение года в органах Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они в обязательном порядке вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются два - три резервных номера.

12.1.27. По окончании каждого года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в органах Администрации города, и данные передаются в архивный отдел для заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре дел Администрации города.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в органах Администрации города соответствующим сотрудником в течение года. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель органа Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.3. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется архивным отделом.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

По объему дело не должно превышать 250 листов (при толщине не более 4 см). Если дело превышает этот объем, его делят на тома (части).

12.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “Т. 1“, “Т. 2“ и т.д.

12.2.6. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

12.2.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.8. Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и т.п.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.2.9. Приложения помещаются вместе с основными документами.

12.2.10. Распоряжения, приказы группируются отдельно:

по основной деятельности;

по личному составу 75-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т.п.);

по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т.п.).

12.2.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в одно дело с соответствующими протоколами по номерам.

12.2.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и их копий. Планы и отчеты постоянного срока хранения группируются в отдельное дело от планов и отчетов временного срока хранения.

12.2.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

12.2.14. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.2.15. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по Ф.И.О.

12.2.16. Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и др. документация.

12.2.17. Карточки (ф. N Т-2) уволенных работников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.

12.2.18. Обращения граждан формируются в дела отдельно от общей переписки.

Вместе с обращением гражданина в дело (папка-файл) помещается экземпляр ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Дела группируются в папки в хронологической последовательности по порядковым номерам.

12.3. Оформление дел

12.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

12.3.2. Оформление дела проводят работники органов Администрации города, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников архивного отдела.

12.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

12.3.4. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее чем на четыре прокола прочной ниткой в твердую обложку из картона или переплетаются.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги (корешок), за которую документ и будет подшит.

12.3.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например:

“На листе 7 наклеено 3 фотографии согласно описи на обороте листа“

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв “а“, “б“, “в“ и т.д.

Если при нумерации допущено более 5 ошибок, номера зачеркивают косой линией и все дело нумеруется заново.

Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно и учитываются в листе-заверителе через знак “+“ (плюс).

Лист заверительной надписи не нумеруется.

12.3.6. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела (приложение 37 к настоящей Инструкции по ДОУ) составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

12.3.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, или для организации быстрого поиска (личные дела, отчеты подведомственных структур и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 39 к настоящей Инструкции по ДОУ), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

12.4. Оформление обложки дела

12.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ). На обложке дела указываются реквизиты:

наименование органа Администрации города;

наименование структурного подразделения органа Администрации города;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

12.4.2. Обложка дела оформляется в два этапа. При заведении дела по номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие сведения:

наименование органа Администрации города;

наименование структурного подразделения органа Администрации города;

индекс дела;

делопроизводственный индекс дела;

заголовок дела;

срок хранения дела.

12.4.3. При подготовке дела к хранению и сдаче в архивный отдел эти элементы уточняются и дополняются. При этом проставляется:

дата дела;

количество листов в деле.

12.4.4. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

а) наименование органа Администрации города указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

б) наименование структурного подразделения органа Администрации города записывается в соответствии с утвержденной структурой;

в) индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

г) заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел Администрации города. При подготовке дела к передаче в архивный отдел заголовок обязательно проверяется и уточняется.

В заголовок дела, содержащего распорядит“льные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), вносятся крайние номера этих документов.

Например:

Постановления с N 1 по N 28 Главы Администрации города Тюмени по основной деятельности

или:

Приказы с N 1-л/с по N 180 л/с Администрации города по личному составу

или:

Протоколы с N 1 по N 20 совещаний при Главе Администрации города Тюмени

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например:

“Распоряжения с N 1 по N 130 Администрации города по основной деятельности за 2010 год (копии)“;

д) дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.

Например:

“Распоряжения с N 1 по N 150 Администрации города по основной деятельности 05.01.2010 - 07.02.2010“;

е) количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

ж) реквизит “Срок хранения дела“ переносится на обложку дела из номенклатуры дел;

з) порядковый номер дела проставляется в соответствии с утвержденной (согласованной) описью с указанием номера описи. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется чернилами только после передачи дел на хранение в архивный отдел;

и) надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный техническим способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист необходимо наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

12.5. Организация оперативного хранения документов

12.5.1. С момента заведения и до передачи в соответствии с законодательством в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов Администрации города и сотрудники, отвечающие за ведение дел, несут ответственность за сохранность документов и дел.

12.5.2. Текущие дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, по порядку индексов дел по номенклатуре, дела, включенные в опись, хранятся в запирающихся шкафах по порядку номеров по описи.

12.5.3. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа Администрации города с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

12.5.4. При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, руководитель органа Администрации города обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

XIII. Порядок передачи документов

на хранение в архивный отдел

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов в Администрации города, ее органах на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел.

13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), в организациях - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени в органах Администрации города создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.1.3. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются для Администрации города - заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента, для органов Администрации города - руководителями органов Администрации города, после согласования с архивным отделом.

13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение дел, под методическим руководством архивного отдела.

13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности“, подлежащих дальнейшему хранению в органах Администрации города; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, копии, неоформленные документы и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации города, ЭК органов Администрации города.

13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.8. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.1.10. В Администрации города и органах Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архивный отдел.

13.1.11. Описи дел составляются по установленной форме (приложение 41 к настоящей Инструкции по ДОУ) и представляются в архивный отдел на следующий год после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.12. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

13.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи “примечание“ используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам Администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В описи между наименованиями (заголовками) дел должен быть интервал не менее 1 см.

13.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.1.15. Опись дел органа Администрации города подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником архивного отдела и утверждается руководителем органа Администрации города, для описи дел Администрации города - заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

13.1.16. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в архивный отдел, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в органе Администрации города.

13.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий Администрации города, органах Администрации города одновременно. Согласованные экспертными комиссиями описи дел утверждаются заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента и руководителями органов Администрации города соответственно только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

13.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел

13.2.1. В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии после истечения пятилетнего срока их хранения.

13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел не подлежат. Они хранятся в органах Администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (приложение 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).

13.2.4. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному архивным отделом и утвержденному заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

13.2.5. В период подготовки к передаче дел в архивный отдел органами Администрации города сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа Администрации города обязаны устранить.

13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела в присутствии работника органа Администрации города по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архивного отдела и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивный отдел передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

13.2.7. В случае ликвидации органа Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива данного органа Администрации города, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XIV. Изготовление, учет, использование и хранение

гербовых и иных печатей и штампов

в Администрации города Тюмени

14.1. Для удостоверения подлинности документов и подписей должностных лиц в Администрации города применяются:

гербовая печать Администрации города;

гербовая печать органа Администрации города со статусом юридического лица;

гербовая печать Администрации города или органа Администрации города с дополнительными реквизитами юридического лица - на документах по финансовым вопросам и договорах (соглашениях);

гербовая печать малая - на служебных удостоверениях лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Администрации города, - далее совместно именуемые - гербовые печати Администрации города;

печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом.

Наличие у органов (структурных подразделений органов) Администрации города печатей и штампов устанавливается положениями о данных органах (структурных подразделениях органов) Администрации города.

14.2. Гербовые печати Администрации города должны содержать следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;

местонахождение;

зеркальное изображение герба города Тюмени в центре клише печати.

Дополнительные реквизиты юридического лица:

основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц: ОГРН,

код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций - ОКПО,

идентификационный налоговый номер: ИНН.

Печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;

местонахождение.

14.3. Все печати в Администрации города изготавливаются с учетом требований ГОСТ Р 51511-2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования“.

Все печати в Администрации города изготавливаются круглой формы с установленными размерами диаметров клише печати и набором элементов.

Образцы гербовых печатей Администрации города и печати органа Администрации города, который не является юридическим лицом, приведены в приложении 43 (не приводится) к настоящей Инструкции по ДОУ.

14.4. Все печати Администрации города изготавливаются только по заказам Администрации города, органов Администрации города на специализированных штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

14.5. Для изготовления печатей органы Администрации города представляют на согласование заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента письмо-заказ на изготовление печатей, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскизов печатей, и копии положения о данном органе Администрации города.

После получения согласования органы Администрации города, которые являются юридическими лицами, самостоятельно размещают заказ на изготовление печатей на специализированных штемпельно-граверных предприятиях.

Заказ на изготовление печатей Администрации города, органов Администрации города, которые не являются юридическими лицами, по поручению заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента размещает управление делами.

14.6. Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в Журнал учета печатей и штампов Администрации города, ведение которого осуществляет сектор специальных мероприятий Администрации города в соответствии с установленной формой (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Для регистрации печати орган Администрации города, подготовивший письмо-заказ на изготовление печатей, представляет в сектор специальных мероприятий Администрации города копию приказа о введении печатей в обращение и назначении ответственного за использование и хранение печатей в органе Администрации города (в приказе указывается дата введения печати в обращение, количество печатей, сфера их применения, место хранения, сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов в случае увольнения, болезни, отпуска, командировки и т.д. основного ответственного).

14.7. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией города, органами Администрации города, не допускается.

14.8. Устанавливается следующий порядок уничтожения печатей в Администрации города:

в случае ликвидации или реорганизации органа Администрации города печать сдается в сектор специальных мероприятий Администрации города для снятия с учета и уничтожения с составлением соответствующих актов: акт приема-передачи, в котором проставляются оттиски печатей (штампов), акт об уничтожении печати (штампа);

14.9. Для замены ранее выданной печати в случае износа, повреждения, утраты или в связи с переименованием орган Администрации города должен представить следующие документы:

письмо-заказ на изготовление новой печати, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскиза новой печати и копии положения о данном органе Администрации города;

объяснительную записку с указанием причин утраты печати (в случае таковой);

акт об уничтожении поврежденной или пришедшей в негодность печати.

14.10. Кроме гербовых печатей Администрации города, органов Администрации города, используемых для заверения подлинности документов и подписей должностных лиц, в Администрации города могут использоваться печати для отдельных категорий документов (“Для пакетов“, “Для копий“ и др.).

14.11. Для опечатывания помещений могут использоваться металлические выжимные и иные печати.

14.12. Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, контроле и т.п. используются соответствующие мастичные (резиновые) штампы (Например: “Контроль“, “Подлежит возврату“ и т.п.).

14.13. Порядок изготовления, учета, использования и хранения всех печатей и штампов независимо от их статуса и сферы применения в Администрации города одинаков.

14.14. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых печатей Администрации города несет заместитель Главы Администрации города, директор административного департамента; ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых и иных печатей и штампов органов Администрации города несут руководители органов Администрации города.

Приложение 1

к Инструкции по ДОУ

ПЕРЕЧЕНЬ

РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

------------------------------------------------------------T-------------¬

¦Наименование реквизита ¦Код реквизита¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Государственный герб Российской Федерации ¦01 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Герб субъекта Российской Федерации ¦02 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Герб муниципального образования городской округ город ¦03 ¦

¦Тюмень ¦ ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Код организации по ОКПО ¦04 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ¦05 ¦

¦юридического лица ¦ ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Идентификационный номер налогоплательщика/код причины ¦06 ¦

¦постановки на учет (ИНН/КПП) ¦ ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Код формы документа по ОКУД ¦07 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Наименование организации ¦08 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Справочные данные об организации ¦09 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Наименование вида документа ¦10 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Дата документа ¦11 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Регистрационный номер документа ¦12 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Ссылка на регистрационный номер и дату документа ¦13 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Место составления или издания документа ¦14 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Адресат ¦15 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Гриф утверждения документа ¦16 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Резолюция ¦17 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Заголовок к тексту ¦18 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка о контроле ¦19 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Текст документа ¦20 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка о наличии приложения ¦21 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Подпись ¦22 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Гриф согласования документа ¦23 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Визы согласования документа ¦24 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Оттиск печати ¦25 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка о заверении копии ¦26 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка об исполнителе ¦27 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ¦28 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Отметка о поступлении документа в организацию ¦29 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) ¦30 ¦

+-----------------------------------------------------------+-------------+

¦Знак соответствия системы менеджмента качества ¦31 ¦

L-----------------------------------------------------------+--------------

Приложение 2

к Инструкции по ДОУ

СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПО ГОСТ Р 6.30-2003

20 10

¦<----->¦ ¦<->¦

---------------------------------------------------------¬---

/ ¦ ¦/

3 ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦

----¦ ---------------------------------------------¬ ¦ ¦

/ ¦ / ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

73 ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦

18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦20 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦

40 ¦ ¦ --- +----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ --- L----------------------------------------- ¦ ¦

/ ¦ 31 ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦/

----L--------------------------------------------------------

¦ 210 ¦

¦<-------------------------------------------------->¦

Приложение 3

к Инструкции по ДОУ

СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

УГЛОВОГО БЛАНКА ПО ГОСТ Р 6.30-2003

20 73 88 10

¦<----->¦<---------------->¦ ¦<----------------->¦<->¦

---------------------------------------------------------¬---

/ ¦ ¦/

3 ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦

----¦ -----------------------¬ --------------------¬ ¦ ¦

/ ¦ / ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 17 ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+------------------+ +-------------------+ ¦ ¦

51 ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

22 ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +------------------+-+-------------------+ ¦ ¦297

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦20 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

40 ¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ ----L----------------------------------------- ¦ ¦

/ ¦ 31 ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦

/ ¦ ¦/

----L--------------------------------------------------------

¦ 210 ¦

¦<-------------------------------------------------->¦

Приложение 4

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПОСТАНОВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________________ N ____________

О чем

..., Администрация города Тюмени

ПОСТАНОВИЛА:

...

Глава Администрации города И.О. Фамилия

Приложение 5

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени“цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________ N ____________

О чем

Текст

Глава Администрации города И.О. Фамилия

(Заместитель Главы

Администрации города И.О.Фамилия)

Приложение 5А

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ТЮМЕНИ, ДИРЕКТОРА АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

(ПРИМЕНЯЕТСЯ ТОЛЬКО В УПРАВЛЕНИИ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ)

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________ N ____________

Заместитель Главы Администрации

города Тюмени, директор

административного департамента И.О. Фамилия

Приложение 5Б

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 46-42-72. Факс: 29-73-64. E-mail: @tyumen-city.ru---------------------------------------

____________ N _____________ на N ______ от _______________

Приложение 6

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени цветной

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 46-42-72. Факс: 29-73-64. E-mail: @tyumen-city.ru---------------------------------------

____________ N _____________ на N ______ от _______________

И.О. Фамилия

Приложение 7

к Инструкции по ДОУ

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ КОТОРЫХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ

ЦВЕТНОЙ БЛАНК ПИСЬМА ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ <1>

--------------------------------

<1> Для оформления служебных писем Главы Администрации города Тюмени по иным вопросам используется цветной бланк Администрации города Тюмени.

Для оформления служебных писем, которые подписывает должностное лицо, официально исполняющее обязанности Главы Администрации города Тюмени, используется цветной бланк Администрации города Тюмени.

Служебные письма, в которых Глава Администрации города Тюмени:

официально представляет Администрацию города Тюмени во взаимоотношениях с другими муниципальными образованиями, с субъектами Российской Федерации, с Российской Федерацией, а также является официальным представителем Администрации города Тюмени в международных и внешнеэкономических связях;

от имени города Тюмени приобретает и осуществляет имущественные и иные права и обязанности, в том числе в случаях выступления в суде от имени города Тюмени;

ведет переписку от имени города Тюмени по заключению договоров и соглашений с Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, другими муниципальными образованиями, предприятиями, учреждениями и организациями, в том числе зарубежными, в рамках предоставленных полномочий;

вносит от имени города Тюмени предложения в органы государственной власти Тюменской области по проектам планов социально-экономического развития и бюджета Тюменской области, а также по вопросам, связанным с удовлетворением потребностей населения, экономическим и социальным развитием города Тюмени;

отвечает на обращения граждан, поступившие во время личного приема граждан у Главы Администрации города Тюмени;

инициирует принятие правовых актов Тюменской городской Думой;

вносит на утверждение Тюменской городской Думы проекты планов и программ развития города Тюмени и отчетов об их исполнении;

вносит на утверждение Тюменской городской Думы проект бюджета города Тюмени и годового отчета о его исполнении.

Приложение 8

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 29-75-77. Факс 29-73-64. E-mail: @tyumen-city.ru--------------------------------------

___________________ N _____________ на N ________ от _____________

И.О. Фамилия

Приложение 9

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00. Факс 00-00-00. E-mail: adm@tyumen-city.ru-----------------------------------------

___________________ N ________ на N _____________ от ______________

И.О. Фамилия

Приложение 10

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ДЛЯ ВЫРАЖЕНИЯ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТИ

Герб города Тюмени цветной

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00. Факс 00-00-00, E-mail: adm@tyumen-city.ru-----------------------------------------

___________________ N _____________ на N __________ от ______________

Приложение 11

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ОБЩЕГО БЛАНКА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

_________________________________________________________________

Приложение 12

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПРИКАЗА ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ПРИКАЗ

__________________ N ____________

Приложение 13

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00. Факс 00-00-00, E-mail: adm@tyumen-city.ru-----------------------------------------

_________________ N _____________ на N ___________ от ______________

Приложение 14

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00.

Факс 00-00-00 E-mail: adm@tyumen-city.ru

_______________ N _____________

На N ___________ от ___________

Приложение 15

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Наименование структурного подразделения

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00. Факс 00-00-00, E-mail: adm@tyumen-city.ru-----------------------------------------

___________________ N _____________ на N __________ от ______________

Приложение 16

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 00-00-00.

Факс 00-00-00 E-mail: adm@tyumen-city.ru

_______________ N _____________

На N ___________ от ___________

Приложение 17

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ФОРМАТА А6

---------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦ Глава Администрации города Тюмени ¦

¦------------------------------------- ¦

¦На N _____ от ____________ ¦

¦ ¦

¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ _________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦__________ _______________ И.О.Фамилия¦

¦ дата подпись ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

L---------------------------------------

Приложение 18

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

БЛАНКОВ РЕЗОЛЮЦИЙ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ ФОРМАТА А6

-----------------------------------¬ -------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦ ¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ Первый заместитель ¦ ¦ Заместитель ¦

¦ Главы Администрации ¦ ¦ Главы Администрации ¦

¦ города Тюмени ¦ ¦ города Тюмени ¦

¦----------------------------------¦ ¦------------------------------------¦

¦На N _____ от ____________ ¦ ¦На N _____ от ____________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ __________ ¦ ¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦ ¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦ ¦ Текст. ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ _________________ ¦ ¦ ________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦ ¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦________ _____________ И.О.Фамилия¦ ¦_________ ______________ И.О.Фамилия¦

¦ дата подпись ¦ ¦ дата подпись ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

L----------------------------------- L-------------------------------------

Приложение 19

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ТЮМЕНИ, ДИРЕКТОРА АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

ФОРМАТА А6

-----------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦ Заместитель Главы Администрации ¦

¦ города, директор административного ¦

¦ департамента ¦

¦----------------------------------------¦

¦На N ___ от ___________ ¦

¦ ¦

¦ ______________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ____________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦__________ _________________ И.О.Фамилия¦

¦ дата подпись ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

L-----------------------------------------

Приложение 20

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

БЛАНКОВ ПОРУЧЕНИЙ ФОРМАТА А5

------------------------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦ Глава Администрации города Тюмени ¦

¦-----------------------------------------------------¦

¦ ¦

¦ Поручение ¦

¦ ¦

¦ От _________ N _____ ¦

¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ _________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ И.О.Фамилия ¦

L------------------------------------------------------

------------------------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦Первый заместитель Главы Администрации города Тюмени ¦

¦-----------------------------------------------------¦

¦ ¦

¦ Поручение ¦

¦ ¦

¦ От _________ N _____ ¦

¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ _________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ И.О.Фамилия ¦

L------------------------------------------------------

Приложение 21

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

БЛАНКОВ ПОРУЧЕНИЙ ФОРМАТА А5

------------------------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦ Заместитель Главы Администрации города Тюмени ¦

¦-----------------------------------------------------¦

¦ ¦

¦ Поручение ¦

¦ ¦

¦ От _________ N _____ ¦

¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ _________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ И.О.Фамилия ¦

L------------------------------------------------------

------------------------------------------------------¬

¦ Герб города Тюмени ¦

¦ ¦

¦ Администрация города Тюмени ¦

¦ Наименование органа Администрации города ¦

¦-----------------------------------------------------¦

¦ ¦

¦ Поручение ¦

¦ ¦

¦ От _________ N _____ ¦

¦ __________ ¦

¦ (кому) ¦

¦ Текст. ¦

¦ ¦

¦ _________________ ¦

¦ (срок исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ Руководитель И.О.Фамилия ¦

L------------------------------------------------------

Приложение 22

к Инструкции по ДОУ

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.)

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ, АРХИВНЫЕ КОПИИ, АРХИВНЫЕ ВЫПИСКИ

БЛАГОДАРСТВЕННЫЕ ПИСЬМА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражном суде, суде общей юрисдикции и т.д.)

ДОГОВОРЫ (трудовой договор, о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.)

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.)

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ

НОРМЫ РАСХОДА

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.)

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг, оплату и т.д.)

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин. валюты со счетов; перевод валюты); на импорт и т.д.)

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях

ПОЧЕТНЫЕ ГРАМОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)

СОГЛАШЕНИЯ

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ

УДОСТОВЕРЕНИЯ

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

Приложение 23

к Инструкции по ДОУ

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)

ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего распорядка и т.д.

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.)

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций, с указанием сроков хранения материалов)

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии и т.д.)

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.)

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок)

РАСЦЕНКИ на производство работ

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на капитальное строительство и т.д.)

СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия)

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

ФОРМЫ унифицированных документов

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (если не установлен иной порядок)

Приложение 24

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕЛЕГРАММА

Адрес получателя

Должность получателя

Фамилия имя отчество получателя

Текст.

Руководитель И.О. Фамилия

М.П.

___________________________________________________________________________

Адрес отправителя

Руководитель И.О. Фамилия

Приложение 25

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование Адресат

организации N телефона

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.0000 N 00

Время передачи

Место составления

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму И.О.Фамилия

Передала секретарь Иванова N телефона

Приняла секретарь Егорова N телефона

В дело 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Приложение 26

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

ЖУРНАЛОВ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ТЕЛЕФОНОГРАММ

ЖУРНАЛ

регистрации входящих телефонограмм

----T------T-------------------T----------T----------T--------T-----------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Содержание ¦ Передал ¦ Принял ¦ Время ¦Исполнитель¦

¦п/п¦приема¦ телефонограммы ¦ (Ф.И.О., ¦ (Ф.И.О., ¦передачи¦ (Ф.И.О., ¦

¦ ¦ ¦ (кому, текст, ¦должность,¦должность,¦ ¦должность, ¦

¦ ¦ ¦ от кого) ¦ номер ¦ номер ¦ ¦резолюция) ¦

¦ ¦ ¦ ¦телефона) ¦телефона) ¦ ¦ ¦

+---+------+-------------------+----------+----------+--------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-------------------+----------+----------+--------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-------------------+----------+----------+--------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-------------------+----------+----------+--------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-------------------+----------+----------+--------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------+-------------------+----------+----------+--------+------------

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих телефонограмм

----T--------T-----------T---------T----------T-----------T---------T-----¬

¦ N ¦ Дата ¦ Краткое ¦ Кто ¦ Передал ¦ Перечень ¦ Принял ¦Время¦

¦п/п¦передачи¦содержание ¦подписал ¦ (Ф.И.О., ¦ адресатов ¦ (Ф.И.О.,¦пере-¦

¦ ¦ ¦ телефоно- ¦ Ф.И.О., ¦должность,¦ (кому ¦ номер ¦дачи ¦

¦ ¦ ¦ граммы ¦должность¦ номер ¦направлена)¦телефона)¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦телефона, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ подпись) ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+-----+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+-----+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+-----+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+-----+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+-----+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+--------+-----------+---------+----------+-----------+---------+------

Приложение 27

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ПРОТОКОЛА

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 N 00

Собрания трудового коллектива

Председатель Фамилия И.О.

Секретарь Фамилия И.О.

Присутствовали Фамилии И.О. членов коллегиального органа.

Повестка дня:

1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название

должности, Фамилия И.О. в родительном падеже.

2. О чем (далее, как в п. 1).

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - Запись доклада или - (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - Запись выступления - (текст выступления прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.

2. СЛУШАЛИ:

Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Приложение 28

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

АКТА

Администрация города Тюмени Гриф

Наименование органа УТВЕРЖДЕНИЯ

Администрации города (при необходимости)

АКТ

00.00.0000 N 00

Краткое содержание события или факта,

сформулированное отглагольным существительным

в именительном падеже

Основание: Распоряжение или нормативный документ, устное распоряжение,

послужившее основанием для написания акта

(через 1 интервал)

Составлен комиссией:

Председатель Наименование должности Фамилия И.О.

Члены комиссии Наименование должности Фамилия И.О.

(располагаются в алфавитном порядке через

запятую, через 1 интервал)

Присутствовали Наименование должности, Фамилии И.О. лиц,

присутствовавших при составлении акта,

располагаются также через запятую.

Текст констатирующей части акта: описание проведения работ, фиксация

установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.

Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой

таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать

количество экземпляров:

Составлен в двух экземплярах:

1-й - кому (куда);

2-й - кому (куда)

Председатель подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии подпись И.О. Фамилия

подпись И.О. Фамилия

Присутствовали подпись И.О. Фамилия

Приложение 29

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

АКТА ПРИ ВСКРЫТИИ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

___________________________________________________________________________

АКТ

_________________ 201_

Мы, сотрудники ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(канцелярии, общего отдела)

___________________________________________________________________________

составили акт в том, что при вскрытии почтового отправления:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

________________________________

___________________________________________________________________________

________________________________

___________________________________________________________________________

________________________________

в нем не оказалось: _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

(недостающие документы, деньги, ценные вложения)

___________________________________________________________________________

Акт составлен в двух экземплярах.

Подписи:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Приложение 30

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ Заместителю Главы

Наименование органа Администрации Администрации города
города - автора документа И.О.Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

20.07.201_ N ____

О результатах мониторинга

административного регламента “...“

Мониторинг административного регламента “...“, проведенный в

соответствии с... показал... .

Отсутствие надлежащего контроля привело к... .

Просим принять решение о... .

Приложение: на ___ л. в 1 экз.

Руководитель ____________ И.О.Фамилия

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ Руководителю органа

Наименование органа Администрации Администрации города

города - автора документа И.О.Фамилия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

20.07.201_ N ____

О результатах мониторинга

административного регламента “...“

Для учета в работе направляем материалы мониторинга административного

регламента “...“. Обращаем Ваше внимание на... .

Просим материалы по вопросам совместного ведения направлять...

Руководитель ____________ И.О.Фамилия

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ Начальнику управления

Наименование органа Администрации муниципальной службы и

города кадровой работы

Должность, фамилия и.о. автора документа И.О.Фамилия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

20.07.2010

О причине опоздания на работу

Опоздание на работу на 3 часа 10 минут 19.07.2010 было связано с

поломкой моей машины, произошедшей 19.07.2010 в 7.45 по дороге из мкрн.

________ к Администрации города, и ожиданием службы техпомощи. Документы,

подтверждающие данный факт, прилагаю.

Приложение: 1. ...

2. ...

Должность Подпись И.О. Фамилия

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Приложение 31

к Инструкции по ДОУ

КОРРЕКТУРНЫЕ ЗНАКИ

ДЛЯ РАБОТЫ НАД ТЕКСТОМ <*>

--------------------------------

<*> См. ГОСТ 7.62-2008 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки корректурные для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования“.

Корректурные знаки не приводятся.

Приложение 32

к Инструкции по ДОУ

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Рекламные письма, плакаты

2. Коммерческие предложения

3. Программы совещаний, семинаров, конференций <*>

4. Поздравительные письма, телеграммы

5. Приглашения

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени)

7. Пакеты с пометкой “лично“

8. Копии нормативных документов

9. Информационные материалы

--------------------------------

<*> При наличии резолюции Главы Администрации города Тюмени об участии, подготовке материалов, докладов регистрируется и контролируется поручение Главы Администрации города Тюмени

Приложение 33

к Инструкции по ДОУ

ФОРМЫ

ЖУРНАЛОВ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ,

ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

----------T--------------T------------T-----T------T----------T----------¬

¦ Дата ¦Корреспондент,¦Наименование¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ поступ- ¦дата и индекс ¦ вида и ¦Резо-¦Испол-¦ Срок ¦Отметка об¦

¦ ления ¦ поступившего ¦ заголовок ¦люция¦нитель¦исполнения¦исполнении¦

¦и индекс ¦ документа ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦документа¦ (вх. N) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------+--------------+------------+-----+------+----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

+---------+--------------+------------+-----+------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---------+--------------+------------+-----+------+----------+-----------

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

--------------T-------------T------------------T-----------T--------------¬

¦Дата и индекс¦ ¦Наименование вида ¦ ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦Корреспондент¦ и заголовок ¦ Адресат ¦ исполнении ¦

¦ (исх. N) ¦ ¦ документа ¦ ¦ документа ¦

+-------------+-------------+------------------+-----------+--------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+-------------+-------------+------------------+-----------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-------------+-------------+------------------+-----------+---------------

ЖУРНАЛ

регистрации внутренних документов

-------------T-----------------T-------------------T-----------T----------¬

¦ Дата и ¦ ¦Наименование вида и¦ ¦Отметка об¦

¦ индекс ¦ Кто подписал ¦заголовок документа¦ Адресат ¦исполнении¦

¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦

+------------+-----------------+-------------------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+------------+-----------------+-------------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L------------+-----------------+-------------------+-----------+-----------

Приложение 34

к Инструкции по ДОУ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА------------------¬

¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦

+-----------------------------------------------------------------------------------+

¦Корреспондент ¦

+---------------------------------------------------T-------------------------------+

¦Дата поступления документа и индекс документа ¦Дата и индекс документа ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

+---------------------------------------------------+-------------------------------+

¦Краткое содержание ¦

¦ ¦

¦ ¦

+-----------------------------------------------------------------------------------+

¦Резолюция или кому направлен документ ¦

¦ ¦

¦ ¦

+-----------------------------------------------------------------------------------+

¦Отметка об исполнении документа ¦

¦ ¦

¦ ¦

L------------------Лицевая сторона карточки------------------¬

¦Контрольные отметки ¦

¦(ход исполнения) ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

+-----------------------------------------------------------------------------------+

¦Фонд N Опись N Дело N ¦

¦ ¦

L------------------Оборотная сторона карточки

Приложение 35

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА

ПРИЕМ ГРАЖДАН

Устные обращения граждан ЛП

Дата и регистрационный индекс Дата приема Время приема

КОРРЕСПОНДЕНТ

АДРЕС

ЛЬГОТ. КАТЕГОРИЯ

СОДЕРЖАНИЕ

___________________________________________________________________________

Записал на прием

Разъяснение или указание руководителя, ведущего прием

С согласия гражданина ответ на обращение дан устно в ходе личного приема.

Письменный ответ не требуется ____________________

(подпись гражданина)

Отметка о передаче заявителем письменного обращения

______________________

(подпись руководителя)

“В дело“

____________ 201_ г.

Приложение 36

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ПОРУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДИСПЕТЧЕРСКОЙ СЛУЖБЫ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

Герб города Тюмени

ИНФОРМАЦИОННО-ДИСПЕТЧЕРСКАЯ СЛУЖБА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

МКУ “КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ“

ул. Первомайская, д. 20, г. Тюмень, 625036. Тел. (3452) 45-15-20. Е-mail: @tyumen-city.ru-----------------------

_____________ N _____________ ___________ ____________

Куда

Кому

О чем

В соответствии с распоряжением Администрации города Тюмени от

28.11.2005 N 1388-рг и Инструкцией по документационному обеспечению в

Администрации города Вам направляется для оперативного рассмотрения

обращение жителя г. Тюмени

Регистрационный номер N 00000 от 00.00.2005, 09:30

__________________________________________________

(дата, время)

---------------------------T-----------------------T----------------------¬

¦ Данные об абоненте ¦ Телефон ¦ Округ, район ¦

+--------------------------+-----------------------+----------------------+

¦ ¦ 3452-00-00-00 ¦ ¦

L--------------------------+-----------------------+-----------------------

Содержание обращения:

О результатах рассмотрения просим сообщить в информационно-справочную

службу по факсу 00-00-00 и заявителю.

Срок:

Руководитель И.О.Фамилия

Я 44-44-44

(исполнитель)

Приложение 37

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист (ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и

формирования дела Номера листов

1 2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Приложение 38

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

Наименование органа Администрации города

(Наименование структурного подразделения

органа Администрации города Тюмени)

УТВЕРЖДАЮ*

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

руководителя органа

____________ N ________ Администрации города

на _________________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

-------T---------------T---------------T---------------------T------------¬

¦Индекс¦Заголовок дела ¦Количество дел ¦ Срок хранения дела ¦ Примечание ¦

¦ дела ¦ (тома, части) ¦(томов, частей)¦ (тома, части) и N ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ статей по перечню ¦ ¦

+------+---------------+---------------+---------------------+------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+------+---------------+---------------+---------------------+------------+

¦ Наименование структурного подразделения органа Администрации города ¦

¦ (Название раздела) ¦

+------T---------------T---------------T---------------------T------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L------+---------------+---------------+---------------------+-------------

Наименование должности руководителя

службы ДОУ (структурного подразделения Расшифровка

органа Администрации города) Подпись подписи

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Администрации города

(органа Администрации города)

от _________ N ______

--------------------------------

* номенклатура дел структурного подразделения органа Администрации города

не утверждается

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году

в органе Администрации города

По срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой

“ЭПК“

1 2 3 4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ (лица, ответственного

за делопроизводство) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архивный отдел

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Приложение 39

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ___________________

-----T-----------T------------T-----------------T--------------T----------¬

¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание¦

¦п/п ¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ листов дела ¦ ¦

+----+-----------+------------+-----------------+--------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+-----------+------------+-----------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+------------+-----------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+------------+-----------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+------------+-----------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-----------+------------+-----------------+--------------+-----------

ИТОГО __________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование

должности лица,

составившего

внутреннюю опись

документа дела ___________ __________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 40

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ОБЛОЖКИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Наименование органа Администрации города

Наименование структурного подразделения

органа Администрации города

ДЕЛО N ________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Дата ____________________

Хранить _________________

N ______

по описи N На _______________ листах

Приложение 41

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Наименование органа Администрации города

(Наименование структурного подразделения органа Администрации города)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя органа

Администрации города

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N ____

(название описи) за ______ годы

----T------T-----------T----------T-------------T--------------T----------¬

¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦Дата дела ¦Кол-во листов¦Срок хранения ¦ ¦

¦п/п¦ дела ¦дела (тома,¦ (тома, ¦в деле (тома,¦ дела (тома, ¦Примечание¦

¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+-------------+--------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6* ¦ 7 ¦

+---+------+-----------+----------+-------------+--------------+----------+

¦ Наименование структурного подразделения органа Администрации города ¦

¦ (Название раздела) ¦

+---T------T-----------T----------T-------------T--------------T----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+-------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+-------------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------+-----------+----------+-------------+--------------+-----------

В данную опись внесено _______________________ дел с N ___ по N ____

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ________________

пропущенные номера: ____________

Наименование должности

составителя описи _____________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Администрации города

(органа Администрации города)

от ______________ N ____________

--------------------------------

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Приложение 42

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДЕЛ

Наименование органа УТВЕРЖДАЮ

Администрации города Наименование должности

руководителя органа

Администрации города

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

АКТ

__________ N _________

(дата)

______________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы ________________________________

(наименование структурного подразделения)

----T--------------T---------T------------T--------T-----------T----------¬

¦ ¦ ¦ Дата ¦ ¦ Кол-во ¦ Сроки ¦ ¦

¦ N ¦Заголовок дела¦дела или ¦ Индекс ¦ дел ¦хранения и ¦ ¦

¦п/п¦или групповой ¦ крайние ¦ дела по ¦(томов, ¦ номер ¦Примечание¦

¦ ¦заголовок дел ¦даты дел ¦номенклатуре¦частей) ¦ статей по ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦

+---+--------------+---------+------------+--------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

+---+--------------+---------+------------+--------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+--------------+---------+------------+--------+-----------+-----------

Итого ______________________ дел за ____________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены ЭПК управления

по делам архивов Тюменской области (протокол от _______ N ___), а описи дел

по личному составу согласованы с архивным отделом (рег. запись

N _______ от ________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ________ N ____

Документы в количестве ______________ дел уничтожены методом _____________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника,

уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 44

к Инструкции по ДОУ

ФОРМА

ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов, используемых

в Администрации города Тюмени

-----T-------------T---------------------T----------T---------T--------------T-----------T----------¬

¦N ¦Наименование ¦Оттиск печати, штампа¦Количество¦Дата и N ¦ФИО лица, кому¦Дата и ¦Примечание¦

¦п/п ¦органа ¦ ¦печатей, ¦приказа ¦выданы печать,¦N акта об ¦ ¦

¦ ¦Администрации¦ ¦штампов ¦органа ¦штамп, дата, ¦уничтожении¦ ¦

¦ ¦города ¦ ¦ ¦АГТ о ¦роспись ¦печатей, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦введении ¦ответственного¦штампов ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦в ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦обращение¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦печатей, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦штампов ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+---------------------+----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------+ +----------+---------+--------------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-------------+---------------------+----------+---------+--------------+-----------+-----------

Приложение 3

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ,

ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВНОСИМЫХ НА РАССМОТРЕНИЕ

ТЮМЕНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ,

ПОСТОЯННЫХ КОМИССИЙ ТЮМЕНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени

от 29.04.2011 N 540)

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Уставом города Тюмени и устанавливает основные правила организации деятельности Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) по подготовке проектов муниципальных правовых актов, иных документов, вносимых на рассмотрение Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы (далее по тексту - иные документы).

2. Основанием для подготовки проектов муниципальных правовых актов, иных документов отраслевым (функциональным), территориальным органом Администрации города Тюмени (далее - орган Администрации города) являются план нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы, планы работы постоянных комиссий Тюменской городской Думы на очередной год либо поручение Главы Администрации города Тюмени. Вне плана проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в действующие акты с целью приведения их в соответствие с федеральным, областным законодательством, о признании утратившими силу, в иных случаях могут быть подготовлены по инициативе заместителей Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города), органов Администрации города.

3. Проекты муниципальных правовых актов, иные документы, вносимые для рассмотрения на заседаниях Тюменской городской Думы, направляются в Тюменскую городскую Думу за подписью Главы Администрации города Тюмени. Докладчиками по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Тюменской городской Думы, как правило, являются заместители Главы Администрации города, курирующие соответствующую отрасль.

Информации, вносимые для рассмотрения на заседаниях постоянных комиссий Тюменской городской Думы в соответствии с планами работы постоянных комиссий, отзывы на заключения, замечания и предложения к этим информациям, иные документы для постоянных комиссий направляются в постоянные комиссии за подписью заместителей Главы Администрации города, курирующих соответствующую отрасль. Докладчиками по вопросам, рассматриваемым на заседаниях постоянных комиссий Тюменской городской Думы, как правило, являются руководители органов Администрации города, подготовивших документы.

2. Подготовка предложений в план

нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы,

в планы работы постоянных комиссий Тюменской городской Думы

4. Ежегодно в срок, установленный поручением Главы Администрации города Тюмени, органы Администрации города направляют в правовой департамент Администрации города Тюмени (далее - правовой департамент) предложения в план нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы с обоснованием необходимости принятия муниципального правового акта, а также предложения в планы работы постоянных комиссий Тюменской городской Думы.

Правовой департамент анализирует предложения органов Администрации города, систематизирует их и представляет на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени в срок, установленный поручением Главы Администрации города Тюмени.

3. Подготовка проектов муниципальных правовых актов,

иных документов для направления на рассмотрение

Тюменской городской Думы,

по“тоянных комиссий Тюменской городской Думы

5. Подготовка вопросов на рассмотрение Тюменской городской Думы осуществляется органами Администрации города, ответственными за подготовку вопросов, в соответствии с планом нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы, планами работы постоянных комиссий Тюменской городской Думы, поручениями Главы Администрации города Тюмени.

6. Подготовка документов для внесения в Тюменскую городскую Думу вне плана нормотворческой деятельности осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией в порядке, установленном Регламентом Тюменской городской Думы.

7. Ответственность за качество проектов муниципальных правовых актов, иных документов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту правового регулирования и представляемых материалов, а также согласование с заинтересованными органами Администрации города Тюмени (должностными лицами) возлагается на руководителей органов Администрации города Тюмени, ответственных за их подготовку.

8. Не позднее чем за 60 дней до рассмотрения вопроса в Тюменской городской Думе, постоянных комиссиях Тюменской городской Думы либо в срок, установленный поручением Главы Администрации города Тюмени, проекты муниципальных правовых актов, иные документы, завизированные руководителем юридической службы (при отсутствии юридической службы - специалистом органа Администрации города Тюмени, в компетенцию которого входят вопросы правового обеспечения) и руководителем органа Администрации города, подготовившего документ, согласованные с заместителем Главы Администрации города, курирующим соответствующую отрасль (за исключением документов, направляемых в постоянные комиссии), руководителями заинтересованных органов Администрации города, передаются для рассмотрения, проведения правовой экспертизы в правовой департамент. До представления в правовой департамент проекты муниципальных правовых актов и иные документы направляются в департамент экономики Администрации города (далее - департамент экономики) для проведения проверки на соответствие пункту 8.2 настоящей Инструкции и подготовки соответствующего заключения; проекты муниципальных правовых актов и иные документы по вопросам бюджетной и налоговой политики, в том числе расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества, вопросам, связанным с бюджетным финансированием объектов реконструкции, строительства и капитального ремонта, согласовываются с департаментом финансов и налоговой политики Администрации города (далее - департамент финансов и налоговой политики), по программам развития города Тюмени, ведомственным целевым программам, долгосрочным целевым программам - с департаментом экономики в срок не более 5 дней.

Проекты муниципальных правовых актов и материалы, вносимые одновременно с ними, иные документы представляются в правовой департамент на бумажном носителе и в электронном виде (на машиночитаемом носителе) с приложением в установленных муниципальными правовыми актами города Тюмени случаях заключения Счетной палаты города Тюмени.

8.1. Проект решения Тюменской городской Думы о бюджете города Тюмени на очередной финансовый год и плановый период (далее - проект решения о бюджете), проекты решений Тюменской городской Думы о внесении изменений и дополнений в решение о бюджете города (далее - проекты решений о внесении изменений), годовой отчет об исполнении бюджета города, информации об исполнении бюджета за первый квартал, полугодие и девять месяцев вносятся в правовой департамент не позднее чем за 10 дней до даты их направления в Тюменскую городскую Думу.

При подготовке проекта решения о бюджете, проектов решений о внесении изменений, предусматривающих ранее не установленные дополнительные расходные обязательства города Тюмени, случаи предоставления субсидий, орган Администрации города, уполномоченный в сфере отношений, в которой устанавливается дополнительное расходное обязательство города Тюмени, случай предоставления субсидий, предоставляет в департамент финансов и налоговой политики проект муниципального правового акта Администрации города, устанавливающий порядок реализации дополнительного расходного обязательства, порядок предоставления субсидии. Данный проект муниципального правового акта Администрации города представляется в департамент финансов и налоговой политики в течение трех рабочих дней по требованию последнего.

8.2. Проекты муниципальных правовых актов и иные документы должны содержать информацию о достигнутом и (или) ожидаемом эффекте от реализации мероприятий, в том числе от принятых управленческих решений, количественные показатели, позволяющие оценить достижение эффекта. Указанная информация представляется дополнительно к проектам муниципальных правовых актов, иным документам по форме, согласно приложению к настоящей Инструкции.

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540)

При невозможности определения эффекта от реализации мероприятий, в том числе от принятых управленческих решений, количественных показателей, позволяющих оценить достижение эффекта, в документах, вносимых в Тюменскую городскую Думу, постоянные комиссии Тюменской городской Думы, необходимо привести обоснование невозможности включения данной информации.

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540)

В случае, если проекты муниципальных правовых актов или иные документы взаимосвязаны с мероприятиями соответствующих целевых программ, в информации, представляемой по форме, согласно приложению к настоящей Инструкции, в том числе, указываются наименование целевой программы, а также информация о достижении показателей результативности целевой программы в результате реализации мероприятий (муниципального правового акта Тюменской городской Думы).

Информация о достигнутом и (или) ожидаемом эффекте от реализации мероприятий, в том числе от принятых управленческих решений, количественные показатели, позволяющие оценить достижение эффекта, не требуются в случаях подготовки:

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 29.04.2011 N 540)

проекта решения о бюджете, проектов решений о внесении изменений, годового отчета об исполнении бюджета города, информаций об исполнении бюджета за первый квартал, полугодие, девять месяцев;

отчетов о выполнении программ развития города Тюмени, информаций о ходе выполнения программ развития города Тюмени, ведомственных целевых программ, долгосрочных целевых программ, согласованных в установленном муниципальными правовыми актами города Тюмени порядке;

информаций о выполнении рекомендаций, внесенных Главе Администрации города Тюмени постоянными комиссиями Тюменской городской Думы;

информаций, подготовленных на основании протоколов заседаний постоянных комиссий Тюменской городской Думы;

информаций о выполнении рекомендаций, выработанных в ходе заседаний “круглых столов“;

отзывов, таблиц поправок, подготовленных на основании заключений, замечаний и предложений, поступивших из Тюменской городской Думы.

9. Проекты муниципальных правовых актов, иные документы должны быть подготовлены органами Администрации города в соответствии с требованиями, предусмотренными Регламентом Тюменской городской Думы, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

9.1. Проект решения о бюджете, проекты решений о внесении изменений, годовой отчет об исполнении бюджета должны быть подготовлены в соответствии с требованиями, установленными Положением о бюджетном процессе в городе Тюмени.

9.2. Информация о выполнении ведомственной целевой программы за прошедший финансовый год направляется в Тюменскую городскую Думу после утверждения в установленном порядке отчета о выполнении ведомственной целевой программы за прошедший финансовый год с учетом установленных сроков и порядка подготовки и представления информации в Тюменскую городскую Думу.

10. Проекты муниципальных правовых актов и иные документы, представленные с нарушением установленных требований, возвращаются на доработку органу Администрации города, ответственному за их подготовку.

11. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов муниципальных правовых актов Главой Администрации города Тюмени по предложению первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, директора департамента имущественных отношений Администрации города, директора правового департамента в установленном порядке создается рабочая группа.

12. Не позднее чем за 5 дней до наступления срока представления материалов в Тюменскую городскую Думу, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами города Тюмени, документы, вносимые для рассмотрения на заседании Тюменской городской Думы, передаются правовым департаментом Главе Администрации города Тюмени для рассмотрения и направления в Тюменскую городскую Думу.

Документы, вносимые для рассмотрения на заседания постоянных комиссий Тюменской городской Думы, после согласования с правовым департаментом направляются в постоянные комиссии Тюменской городской Думы заместителем Главы Администрации города, курирующим соответствующую отрасль. Заместители Главы Администрации города обеспечивают качественную подготовку документов и направление их для рассмотрения на заседаниях постоянных комиссий Тюменской городской Думы в установленные планами работ постоянных комиссий и поручениями Главы Администрации города Тюмени сроки в соответствии с Положением о постоянных, временных комиссиях и рабочих группах Тюменской городской Думы.

4. Подготовка документов по заключениям, замечаниям

и предложениям Председателя Тюменской городской Думы,

депутатов Тюменской городской Думы

13. Подготовка документов (в том числе отзывов, таблиц поправок, таблиц замечаний и предложений к проектам муниципальных правовых актов) в соответствии с заключениями, замечаниями и предложениями Председателя Тюменской городской Думы, депутатов Тюменской городской Думы на проекты муниципальных правовых актов, иные документы осуществляется органами Администрации города, ответственными за подготовку соответствующего проекта муниципального правового акта, иного документа, в установленные Главой Администрации города Тюмени сроки, но не более 3 рабочих дней.

14. Подготовка документов по заключениям, замечаниям и предложениям Председателя Тюменской городской Думы, депутатов Тюменской городской Думы осуществляется с соблюдением требований (за исключением сроков), установленных пунктами 7, 8, 9, 12 раздела 3 настоящей Инструкции.

14.1. Доработка проекта решения о бюджете (с подготовкой необходимых материалов), проектов решений о внесении изменений (с подготовкой необходимых материалов) осуществляется департаментом финансов и налоговой политики в случаях и порядке, установленных Положением о бюджетном процессе в городе Тюмени.

15. Подготовленные в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени документы направляются для проведения правовой экспертизы в правовой департамент (если Главой Администрации города Тюмени не установлено иное).

15.1. Документы, подготовленные в соответствии с пунктом 14.1 настоящей Инструкции, направляются для проведения правовой экспертизы в правовой департамент за 1 день до дня внесения Главой Администрации города Тюмени указанных документов в Тюменскую городскую Думу.

16. Документы, представленные с нарушением установленных требований, возвращаются на доработку органу Администрации города, ответственному за их подготовку.

17. В установленные Главой Администрации города Тюмени сроки документы передаются правовым департаментом (если Главой Администрации города Тюмени не установлено иное) Главе Администрации города Тюмени для рассмотрения и направления в Тюменскую городскую Думу.

Документы, вносимые для рассмотрения на заседания постоянных комиссий Тюменской городской Думы, после согласования с правовым департаментом направляются в установленные Главой Администрации города Тюмени сроки в постоянные комиссии Тюменской городской Думы заместителем Главы Администрации города, курирующим соответствующую отрасль.

5. Участие в подготовке окончательной редакции

муниципального правового акта

18. Окончательная редакция муниципального правового акта по итогам обсуждения на заседании Тюменской городской Думы готовится в пятидневный срок аппаратом Тюменской городской Думы совместно с органом Администрации города, ответственным за подготовку проекта муниципального правового акта.

Приложение

к Инструкции о порядке подготовки проектов

муниципальных правовых актов,

иных документов, вносимых на рассмотрение

Тюменской городской Думы,

постоянных комиссий

Тюменской городской Думы

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени

от 29.04.2011 N 540)

1

ИНФОРМАЦИЯ

о достигнутых (ожидаемых) результатах реализации

_____________________________________________________

(наименование проекта муниципального правового акта,

иного документа)

----------------------------------------------T---------------------------¬

¦Наименование вопроса ¦ ¦

+---------------------------------------------+---------------------------+

¦Достигнутый (ожидаемый) эффект от реализации ¦ ¦

¦мероприятий (муниципального правового акта), ¦ ¦

¦в том числе от принятых управленческих ¦ ¦

¦решений ¦ ¦

+---------------------------------------------+---------------------------+

¦Количественные показатели, характеризующие ¦ ¦

¦достигнутый (ожидаемый) эффект от реализации ¦ ¦

¦мероприятий (муниципального правового акта) ¦ ¦

L---------------------------------------------+----------------------------

1

При направлении в департамент экономики Администрации города Тюмени к

настоящей Информации прилагаются расчеты показателей, а также сведения об

источниках информации, используемой для расчетов.

Приложение 4

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ПОДГОТОВКЕ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция в соответствии с Уставом города Тюмени определяет порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (далее - Администрация города).

1.2. Муниципальные правовые акты Администрации города (далее - муниципальные правовые акты) подразделяются на нормативные правовые акты и ненормативные правовые акты.

Нормативный правовой акт - официальный письменный документ, отвечающий следующим требованиям:

принят (издан) в пределах компетенции Главы Администрации города Тюмени, Администрации города;

устанавливает нормы права (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

Ненормативный правовой акт - официальный письменный документ, принятый (изданный) по вопросам распорядительного (исполнительного) характера, не содержащий норм права (правил поведения), указанных в абзаце четвертом настоящего пункта.

1.3. Нормативными правовыми актами Администрации города являются постановления Администрации города.

Правовыми актами Администрации города являются распоряжения Администрации города.

1.4. Подготовка муниципальных правовых актов осуществляется на основании плана нормотворческой деятельности Администрации города (далее - план нормотворческой деятельности).

Необходимость принятия (издания) муниципального правового акта вне плана нормотворческой деятельности определяется Главой Администрации города Тюмени, первым заместителем Главы Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города), руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Тюмени (далее - органы Администрации города).

1.5. Подготовку муниципальных правовых актов осуществляют органы Администрации города, а также муниципальные учреждения в соответствии с компетенцией, установленной действующим законодательством, муниципальными правовыми актами (далее также разработчик).

Проекты муниципальных правовых актов, внесенные в порядке нормотворческой инициативы гражданами, органами государственной власти, органами прокуратуры, Тюменской городской Думой, ее депутатами, подлежат рассмотрению разработчиками в соответствии с действующим законодательством, муниципальными правовыми актами. В случае обоснованности внесенного проекта разработчик обязан оформить и согласовать проект в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Подготовка проекта муниципального правового акта о внесении изменений в ранее принятый муниципальный правовой акт, как правило, производится органами Администрации города или муниципальным учреждением, осуществившим подготовку первоначального правового акта.

1.6. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных муниципальных правовых актов, а также муниципальных правовых актов, затрагивающих специфику деятельности различных органов Администрации города, Главой Администрации города Тюмени по предложению директора правового департамента Администрации города (далее - правовой департамент) может быть создана рабочая группа. При этом должностным лицом, ответственным за разработку проекта муниципального правового акта, является:

должностное лицо, определенное ответственным за разработку в плане нормотворческой деятельности, - в случае, если рабочая группа создается для подготовки проекта муниципального правового акта, предусмотренного планом нормотворческой деятельности;

должностное лицо, определенное ответственным за разработку в распоряжении Администрации города о создании рабочей группы или решением рабочей группы, - в случае, если рабочая группа создается для подготовки проекта муниципального правового акта, не предусмотренного планом нормотворческой деятельности.

1.7. В соответствии с планом нормотворческой деятельности разработка проектов муниципальных правовых актов может осуществляться на договорной основе. Проекты муниципальных правовых актов, подлежащие разработке на договорной основе, включаются в план нормотворческой деятельности в отдельный раздел.

Техническое задание на разработку муниципального правового акта подлежит визированию лицами, указанными в пункте 4.6 настоящей Инструкции, а также заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором департамента финансов и налоговой политики Администрации города (далее - департамент финансов и налоговой политики), директором департамента экономики Администрации города (далее - департамент экономики). Согласование технического задания осуществляется в соответствии с правилами, установленными пунктами 4.8, 4.10 настоящей Инструкции.

Финансирование расходов на разработку проектов муниципальных правовых актов осуществляется за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в бюджете города Тюмени.

1.8. Ответственность за качество подготовки проектов муниципальных правовых актов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту внесенных документов и согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей органов Администрации города и муниципальных учреждений, подготовивших проекты муниципальных правовых актов.

1.9. Действие настоящей Инструкции не распространяется на подготовку проектов, регистрацию и рассылку распоряжений заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

2. Формирование плана нормотворческой деятельности

на очередной год

2.1. План нормотворческой деятельности на очередной год представляет собой перечень проектов муниципальных правовых актов, внесение которых на рассмотрение планируется в очередном году.

2.2. Предложения о включении в план нормотворческой деятельности проектов муниципальных правовых актов, подлежащих разработке в очередном году, формируются на основании:

мониторинга действующего законодательства, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тюменской области, муниципальных правовых актов города Тюмени;

изучения нормотворческой практики и анализа муниципальных правовых актов других муниципальных образований (с целью анализа возможностей разработки и принятия аналогичного муниципального правового акта);

анализа и определения первоочередных и наиболее актуальных проблем, требующих своего решения путем принятия муниципальных правовых актов.

2.3. Подготовка проекта плана нормотворческой деятельности на очередной год осуществляется правовым департаментом Администрации города (далее - правовой департамент) на основании предложений органов Администрации города, муниципальных учреждений, правового департамента.

Органы Администрации города, муниципальные учреждения в срок до 1 ноября текущего года направляют в правовой департамент предложения о включении в план нормотворческой деятельности проектов муниципальных правовых актов, подлежащих разработке в очередном году. Одновременно представляются обоснования необходимости принятия проекта муниципального правового акта, его концепция.

Распоряжение Администрации города об утверждении Плана нормотворческой деятельности Администрации города на соответствующий календарный год, распоряжение Администрации города о внесении изменений в План нормотворческой деятельности подлежат согласованию с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

2.4. Утверждение плана нормотворческой деятельности на очередной год осуществляется в срок до 1 декабря текущего года распоряжением Администрации города.

2.5. В плане нормотворческой деятельности указываются:

рабочее название проекта муниципального правового акта;

ответственный за подготовку проекта муниципального правового акта;

срок внесения проекта муниципального правового акта на рассмотрение;

краткое обоснование необходимости принятия проекта муниципального правового акта.

2.6. Ведение плана нормотворческой деятельности осуществляется в порядке, установленном правовым департаментом.

2.7. Распоряжения Администрации города об утверждении Планов мероприятий по реализации нормативных правовых актов, в том числе Федеральных законов, законов Тюменской области, решений Тюменской городской Думы, подлежат согласованию с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента, директором правового департамента.

2.8. В сроки и в порядке, предусмотренными пунктами 2.4, 2.7 настоящей Инструкции, правовым департаментом осуществляется подготовка плана проведения ревизии действующих муниципальных правовых актов, в ходе которой выявляются и принимаются меры по признанию утратившими силу муниципальных правовых актов (внесению изменений), которые устарели, потеряли свою актуальность, не соответствуют действующим нормативным правовым актам или фактически не применяются.

3. Порядок подготовки муниципальных правовых актов

3.1. Ответственный за подготовку проекта муниципального правового акта организует его разработку:

в сроки, предусмотренные планом нормотворческой деятельности;

в сроки, определенные Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города, - в случаях подготовки по поручениям Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города проекта муниципального правового акта вне плана нормотворческой деятельности;

в сроки, установленные действующими нормативными правовыми актами.

3.2. При подготовке проекта муниципального правового акта требуется:

разработать концепцию муниципального правового акта;

уяснить существо вопросов и задач, подлежащих решению в муниципальном правовом акте;

изучить по этим вопросам действующее законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Тюменской области;

проверить, издавались ли ранее по данному вопросу муниципальные правовые акты, ознакомиться с ними и выяснить практику их применения;

установить финансовые и материальные ресурсы, необходимые для проведения намеченных мероприятий, источники финансирования.

3.3. Проект муниципального правового акта, подготавливаемый разработчиком, должен соответствовать требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Тюменской области, города Тюмени, в том числе должен быть разработан в пределах полномочий, предоставленных Администрации города, с соблюдением установленного порядка его принятия.

В ходе подготовки проекта муниципального нормативного правового акта разработчиком должна быть проведена антикоррупционная экспертиза данного проекта в порядке, установленном муниципальным правовым актом Администрации города, с целью недопущения наличия в проекте коррупционных факторов.

При подготовке проектов муниципальных правовых актов необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу муниципальные правовые акты, если они имелись, и не допускать повторений, противоречий им.

3.4. Если при подготовке проекта муниципального правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений в ранее принятые (изданные) муниципальные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких муниципальных правовых актов, а также если в муниципальный правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют его чтение и применение, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый муниципальный правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее принятых (изданных) актах предписания.

Под существенными изменениями, влекущими необходимость представления новой редакции муниципального правового акта, понимается изменение более чем одной трети правовых предписаний муниципального правового акта.

3.5. Проекты муниципальных правовых актов должны отвечать основным правилам юридической техники, изложенным в настоящей Инструкции, а также используемым в общераспространенной практике. При этом:

тексты проектов муниципальных правовых актов излагаются в соответствии с нормами официально-делового стиля современного русского языка;

слова и выражения в проектах муниципальных правовых актов используются в значениях, исключающих их неточное понимание;

термины, используемые в проектах муниципальных правовых актов, должны соответствовать по значению соответствующим терминам, используемым в Конституции Российской Федерации, федеральном законодательстве, законодательстве Тюменской области, Уставе города Тюмени. Не допускается употребление в текстах проектов муниципальных правовых актов устаревших слов и выражений, образных сравнений. В проекте муниципального правового акта даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

3.6. Изложение текста муниципального правового акта должно соответствовать следующим требованиям:

логическая последовательность изложения, взаимосвязь предписаний, помещаемых в акте;

отсутствие противоречий внутри правового акта;

максимальная компактность изложения норм при глубине и всесторонности отражения их содержания;

ясность и доступность языка правового акта;

точность и определенность формулировок, употребляемых в акте;

отсутствие громоздких конструкций, умеренное использование причастных и деепричастных оборотов;

недопустимость употребления многозначных слов и выражений, образных сравнений, эпитетов, метафор;

употребление терминов в правовом акте в одном значении.

3.7. Структура проекта муниципального правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы и раскрытие предмета правового регулирования.

3.8. К муниципальным правовым актам составляется заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание документа. Формулировать заголовок следует с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос “О чем?“.

Например:

“О внесении изменений...“, “Об утверждении...“, “О выделении...“, “О признании утратившим силу...“ и т.п.

3.9. Текстовая часть муниципального правового акта подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

В констатирующей части (преамбуле) муниципального правового акта указываются правовые основания предписываемых действий.

3.10. Если муниципальный правовой акт принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается форма акта, дата, номер, заголовок.

В случае если основанием принятия муниципального правового акта послужили правовые акты одной формы, в тексте преамбулы необходимо указывать полностью и в следующей последовательности для каждого акта форму акта, дату, номер, заголовок.

Например:

“Федеральный закон от 00.00.0000 N “_______“, Федеральный закон от 00.00.0000 N “_______“ и т.д.

3.11. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может содержать только указание на статью (статьи) Устава города, подтверждающую правомочность издания данного муниципального правового акта.

3.12. Постановляющая (распорядительная) часть муниципального правового акта должна четко определять задачи, исполнителей, источники финансирования (в случае если проектом муниципального правового акта предусматривается осуществление расходов из бюджета города), сроки исполнения и предоставления информации, отчетов об их выполнении лицом и орган, на который возложен контроль.

В случае наличия в проекте муниципального правового акта положений, предусматривающих возложение обязанностей на какое-либо лицо, не являющееся работником Администрации города, муниципального учреждения, к проекту муниципального правового акта должно прилагаться письменное согласие данного лица либо письмо руководителя организации, поручающее подчиненному выполнение указанного поручения. В проекте муниципального правового акта после упоминания данного лица должны содержаться слова “(по согласованию)“.

3.13. Поставленные задачи должны быть конкретны, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

3.14. При подготовке муниципального правового акта исполнителю необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений, противоречий им.

При внесении изменений в муниципальный правовой акт, в который ранее вносились изменения, постановляющая (распорядительная) часть проекта должна содержать ссылки на все акты, вносившие изменения, и оформляться следующим образом:

“Внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 06.04.2006 N 578-рк “Об эвакуационной комиссии города Тюмени“ (с изменениями, внесенными распоряжениями Администрации города Тюмени от 08.09.2006 N 1563-рк, от 20.10.2006 N 1706-рк) следующие изменения:“.

3.15. В конце муниципального правового акта должны быть указаны ранее принятые муниципальные правовые акты, которые утрачивают силу.

3.16. Постановляющая (распорядительная) часть муниципального правового акта излагается в повелительной форме и состоит из пунктов, подразделяемых на подпункты или абзацы. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

3.17. Муниципальные правовые акты печатаются на бланках установленной формы. Объем документа, как правило, не должен превышать 2 - 3-х страниц. Муниципальные правовые акты должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 6.0 и выше или аналогичного ему, шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. В правом верхнем углу проекта муниципального правового акта должен находиться колонтитул, содержащий имя файла (до 8“символов), присваиваемый проекту муниципального правового акта на основании классификатора кодов органов Администрации города, муниципальных учреждений (приложение 1 к настоящей Инструкции).

3.18. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, начинаются с красной строки и с заглавной буквы.

Абзацы не имеют буквенно-цифрового обозначения и начинаются с красной строки и с заглавной либо строчной буквы (если за обобщающим словом следует перечисление).

Например:

1. Руководители органов Администрации города обязаны обеспечить:

составление планов финансово-хозяйственной деятельности подведомственных муниципальных унитарных предприятий;

предоставление в департамент экономики в срок до _____ планов финансово-хозяйственной деятельности муниципальных унитарных предприятий.

Планы финансово-хозяйственной деятельности должны быть составлены в соответствии с распоряжением Администрации города Тюмени от 00.00.0000 N _____ “Об утверждении Порядка составления планов...“

2. ...

либо:

1. Оперативному дежурному Главной оперативно-дежурной службы Администрации города ежедневно осуществлять обмен информацией и взаимодействие с пунктом управления Главного управления МЧС России по Тюменской области.

Два раза в сутки уточнять метеорологические условия на территории города в Тюменском областном центре по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды.

2. Дежурно-диспетчерским службам организаций ежедневно информировать Главную оперативно-дежурную службу Администрации города об обстановке на подведомственных объектах и территориях, о готовности сил и средств к ликвидации чрезвычайных ситуаций.

При угрозе возникновения или возникновении чрезвычайной ситуации предоставлять информацию немедленно.

3.19. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита со скобкой и излагаются с красной строки со строчной буквы.

Например:

1. Возложить на управление по потребительскому рынку Администрации города обязанности:

а) по подготовке документов и проверке соблюдения установленных требований по размещению объектов игорного бизнеса в городе;

б) по информированию органов внутренних дел, надзорных органов о выявленном нарушении.

2. Пресс-службе Администрации города Тюмени административного департамента Администрации города Тюмени опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации.

3.20. Пункты, близкие по содержанию, в значительных по объему муниципальных правовых актах объединяются в главы, разделы, имеющие нумерацию и наименование, обозначающее предмет регулирования соответствующей главы (раздела). Разделы нумеруются римскими цифрами, главы - арабскими.

Пункты, главы, разделы располагаются в логической последовательности. При этом общие вопросы излагаются вначале и должны предшествовать частным.

3.21. Если постановляющая (распорядительная) часть муниципального правового акта состоит из одного пункта и подпунктов, она излагается в виде абзацев, обозначение пункта и подпунктов не производится.

Например:

Руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени,

Внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 13.03.2010 N 826 “Об утверждении Положения о порядке списания безнадежных долгов по местным налогам и сборам“ следующие изменения:

пункт 1.4 приложения к распоряжению после слов “_________“ дополнить словами “_________“;

пункт 1.5 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:

“1.5. ...“.

3.22. Использование дефисов в тексте муниципального правового акта не рекомендуется.

3.23. В качестве исполнителей указываются органы Администрации города или организации, фамилии руководителей при этом указываются в скобках, в именительном падеже.

Например:

Департамент имущественных отношений (Иванов И.И.).

3.24. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Например:

Директору департамента имущественных отношений Иванову И.И. организовать проведение...

3.25. Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью. В случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, предусмотренные Уставом этих организаций.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью “Вега“ - ООО “Вега“;

Муниципальное унитарное предприятие “Кадастр“ - МУП “Кадастр“.

3.26. Если одна и та же организация встречается в тексте муниципального правового акта несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

3.27. Если в тексте муниципального правового акта имеется пункт о создании комиссии, то состав комиссии печатается в таблице, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, указываются полностью имя, отчество, занимаемая должность. Если в тексте муниципального правового акта приводится перечень терминов или основных понятий, то они также располагаются в алфавитном порядке.

3.28. Внесение изменений в утвержденный муниципальным правовым актом состав совета, комиссии, рабочей группы и т.д., содержащийся в приложении, оформляется следующим образом:

1. Внести в распоряжение Главы города Тюмени от 18.10.2006 N 202-рг “О Координационном совете по содействию переносу промышленных предприятий за пределы жилой застройки города Тюмени“ следующие изменения:

а) в приложении 1 к распоряжению включить в состав Координационного совета следующих лиц:

Фамилия Имя Отчество - должность

Фамилия Имя Отчество - должность

б) в приложении 1 к распоряжению указать новые должности членов Координационного совета:

Фамилия Имя Отчество - должность

Фамилия Имя Отчество - должность

в) в приложении 1 к распоряжению исключить из состава Координационного совета:

Фамилия Имя Отчество - должность

Фамилия Имя Отчество - должность.

2. Координационному совету организовать...

3.29. Составной частью муниципального правового акта являются приложения к нему, в которых указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, составы комиссий, рабочих групп и т.д.

При большом объеме норм права или предписаний к проекту муниципального правового акта может быть оформлено приложение (положение, инструкции, правила и т.д.).

3.30. Приложения к муниципальному правовому акту печатаются в шаблоне постановления, распоряжения, на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

Приложение к постановлению (распоряжению)

от _________________ N ___

3.31. Если приложений к муниципальному правовому акту несколько, то каждое приложение имеет свой порядковый номер.

Приложение 1 к постановлению (распоряжению)

от _________________ N ______

Приложение 2 к постановлению (распоряжению)

от _________________ N ______... и т.д.

3.32. Приложения к муниципальному правовому акту визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.

3.33. Внесение изменений в содержащиеся в приложении к муниципальному правовому акту порядок, правила, инструкцию оформляется следующим образом:

Внести в распоряжение Главы города Тюмени от 09.08.2005 N 136-рг “О департаменте по благоустройству города Администрации города Тюмени“ (с изменениями, внесенными распоряжениями Главы города Тюмени от 15.03.2006 N 41-рг; от 12.04.2006 N 71-рг; от 28.08.2006 N 172-рг; от 15.12.2006 N 248-рг; от 29.03.2007 N 55-рг) следующие изменения:

Приложение 1 к распоряжению изложить в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

либо:

1. Внести в распоряжение Главы города Тюмени от 09.08.2005 N 136-рг “О департаменте по благоустройству города Администрации города Тюмени“ (с изменениями, внесенными распоряжениями Главы города Тюмени от 15.03.2006 N 41-рг; от 12.04.2006 N 71-рг; от 28.08.2006 N 172-рг; от 15.12.2006 N 248-рг; от 29.03.2007 N 55-рг) следующие изменения:

а) пункт 1.1 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:

“1.1. ...“;

б) пункт 1.2 приложения к распоряжению после слов “_________“ дополнить словами “__________“;

в) в пункте 1.3 приложения к распоряжению слова “_______“ заменить словами “___________“.

2. Контроль за исполнением...

3.34. Правила изложения постановляющей (распорядительной) части муниципального правового акта применяются также к изложению текста положения, порядка, инструкции и т.п., содержащихся в приложении к данному муниципальному правовому акту.

Например:

1.1. Арендатор должен рассмотреть и подписать проект договора в течение трех дней.

После подписания проекта договора арендатор передает его инспекции, которая направляет документы для рассмотрения балансодержателю.

1.2. При отсутствии возражений со стороны арендатора по тексту проекта договора все экземпляры договора подписываются инспекцией, скрепляются печатью, регистрируются и договор выдается арендатору.

либо:

1. Для заключения арендного договора арендатору выдаются 3 экземпляра его проекта с приложением пакета документов в составе:

расчет суммы арендной платы;

акт приема-передачи;

акт технического осмотра памятника на момент оформления договора;

план земельного участка, прилегающего к памятнику.

Арендатор должен рассмотреть и подписать проект договора в течение трех дней.

2. ...

либо:

1.1. Причинами экономического, социального и юридического характера, согласно которым задолженность признается безнадежной, являются:

а) решение арбитражного суда о признании налогоплательщика банкротом;

б) ликвидация налогоплательщика;

в) смерть налогоплательщика (физическое лицо);

г) отъезд налогоплательщика за границу на постоянное место жительства при принятии гражданства соответствующего государства.

1.2. ...

3.35. При исключении из текста муниципального правового акта и утвержденного им приложения разделов, глав, пунктов, подпунктов изменение нумерации не производится.

Например:

не указывается “Исключить пункт 4, пункт 5 считать пунктом 4“.

3.36. При необходимости дополнения муниципального правового акта новыми разделами, главами, пунктами, подпунктами без изменения действующей нумерации нумерация дополненных разделов, глав, пунктов, подпунктов указывается та, за которой следуют дополняемые, со значком 1, 2.

Например:

при действующей нумерации пунктов 1, 2, 3 в проекте указывается “дополнить пунктами 1.1, 2.1, 3.1...“.

3.37. К проекту муниципального правового акта в обязательном порядке оформляется пояснительная записка, которая подписывается руководителем органа Администрации города (муниципального учреждения), вносящего проект муниципального правового акта на рассмотрение, с расшифровкой подписи и датой. В пояснительной записке указываются правовые основания и необходимость принятия муниципального правового акта со ссылкой на федеральные, областные, муниципальные правовые акты, раскрывается концепция муниципального правового акта, указывается на отсутствие в проекте муниципального нормативного правового акта коррупционных факторов. Разработчик проекта муниципального нормативного правового акта при наличии (отсутствии) экспертных заключений независимой общественной антикоррупционной экспертизы, в том числе несогласий (возражений) по ним, дополняет данной информацией пояснительную записку.

В пояснительной записке к проекту муниципального правового акта о внесении изменений в ранее принятый муниципальный правовой акт дополнительно указывается информация о содержании вносимых изменений, которая оформляется, как правило, в виде сравнительной таблицы.

В пояснительной записке к проекту муниципального правового акта, связанного с изменением (наделением) функций органов Администрации города, должностных лиц Администрации города, муниципальных учреждений, также указывается правовое обоснование каждой функции.

3.38. К проекту муниципального правового акта в обязательном порядке также прикладываются следующие документы:

заключение правового департамента, в котором дается правовая оценка соответствия проекта муниципального правового акта действующим федеральным, областным и (или) муниципальным правовым актам при наличии замечаний к тексту проекта муниципального правового акта;

заключение департамента финансов и налоговой политики по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.);

заключение департамента экономики в том случае, когда проектом муниципального правового акта регулируются вопросы бюджетного планирования и финансирования.

3.39. Проекты муниципальных правовых актов по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.) представляются с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем.

3.40. К проекту муниципального правового акта, связанного с изменением (наделением) функций органов Администрации города, должностных лиц Администрации города, муниципальных учреждений, изменением (установлением) в структуре и штатной численности органов Администрации города, созданием коллегиальных органов Администрации города или изменением в их составе, прилагается заключение административного департамента.

3.41. К проекту муниципального правового акта, которым предусматривается предоставление муниципальной преференции, прикладывается решение антимонопольного органа по результатам рассмотрения ходатайства о даче согласия на предоставление муниципальной преференции в случае, если такое решение является обязательным в соответствии с законодательством о защите конкуренции.

3.42. К проектам муниципальных правовых актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (указы, постановления, распоряжения, договоры, контракты, соглашения), прилагаются копии этих документов.

3.43. К проектам муниципальных правовых актов о внесении изменений, об отмене, признании утратившими силу муниципальных правовых актов прилагаются копии ранее принятых муниципальных правовых актов.

4. Согласование проектов муниципальных правовых актов

4.1. До начала сбора согласований в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационной работы административного департамента Администрации города (далее - отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений) с проектом муниципального правового акта должна быть представлена электронная копия проекта муниципального правового акта, напечатанная в шаблоне постановления, распоряжения, оформленного в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции (на возвратной дискете), для окончательного редактирования, визирования начальником отдела (или лицом, его замещающим) и включения проекта муниципального правового акта в электронную базу данных.

Ответственность за идентичность текстов на бумажном и электронном носителях несет исполнитель муниципального правового акта.

4.2. В органах Администрации города и муниципальных учреждениях, осуществляющих подготовку проектов муниципальных правовых актов, проекты муниципальных правовых актов регистрируются в специальных журналах учета исходящих и входящих проектов муниципальных правовых актов (приложение 2 к настоящей Инструкции) или (и) в системе СЭДД.

4.3. Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов муниципальных правовых актов определяет руководитель органа Администрации города (муниципального учреждения).

4.4. Органы Администрации города и муниципальные учреждения в случае подготовки проектов муниципальных нормативных правовых актов обеспечивают размещение проектов на официальном сайте в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню направления их на согласование в соответствующие органы Администрации города и муниципальные учреждения.

Для обеспечения своевременного согласования исполнитель передает проект муниципального правового акта ответственному сотруднику соответствующего подразделения под роспись.

4.5. Согласование проекта муниципального правового акта оформляется визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта муниципального правового акта.

4.6. Проекты муниципальных правовых актов, за исключением проектов, указанных в абзаце втором настоящего пункта, визируются руководителем юридической службы (специалистом органа (учреждения), в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа (учреждения), в котором не создана юридическая служба) и руководителем органа Администрации города (муниципального учреждения), готовящим документ, заместителем Главы Администрации города, курирующим данную отрасль, руководителями заинтересованных органов Администрации города, директором правового департамента (Таблица 1).

Муниципальные правовые акты индивидуального характера, связанные с поступлением на муниципальную службу, назначением на должность, заключением трудового договора (контракта), прохождением муниципальной службы, замещением должности руководителей муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, применением дисциплинарных взысканий, освобождением от замещаемой должности, увольнением, выходом на пенсию, визируются руководителем юридической службы управления муниципальной службы и кадровой работы административного департамента, начальником управления муниципальной службы и кадровой работы административного департамента, заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента, с учетом особенностей, установленных муниципальными правовыми актами, определяющими порядок назначения на муниципальные должности муниципальной службы и освобождения от должности должностных лиц Администрации города и порядок оформления трудовых отношений с руководителями муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (Таблица 2).

Таблица 1

СОГЛАСОВАНО:

-------------------------------------------T---------T--------T-----------¬

¦ Должность ¦ Для ¦Подпись,¦Расшифровка¦

¦ ¦замечаний¦ дата ¦ подписи ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Директор правового департамента ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Руководители заинтересованных организаций ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Заместитель Главы Администрации ¦ ¦ ¦ ¦

¦города Тюмени ¦ ¦ ¦ ¦

¦(курирующий данную отрасль) ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Руководитель отраслевого ¦ ¦ ¦ ¦

¦(функционального) и территориального ¦ ¦ ¦ ¦

¦органа Администрации города Тюмени - ¦ ¦ ¦ ¦

¦разработчик проекта ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Руководитель юридической службы ¦ ¦ ¦ ¦

¦(специалист, в чьи должностные обязанности¦ ¦ ¦ ¦

¦входит правовое обеспечение органа, в ¦ ¦ ¦ ¦

¦котором не создана юридическая служба) - ¦ ¦ ¦ ¦

¦разработчика проекта ¦ ¦ ¦ ¦

L------------------------------------------+---------+--------+------------

Фамилия, имя, отчество

N телефона исполнителя

Таблица 2

СОГЛАСОВАНО:

-------------------------------------------T---------T--------T-----------¬

¦Должность ¦ Для ¦Подпись,¦Расшифровка¦

¦ ¦замечаний¦ дата ¦ подписи ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Заместитель Главы Администрации города ¦ ¦ ¦ ¦

¦Тюмени, директор административного ¦ ¦ ¦ ¦

¦департамента ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Начальник управления муниципальной службы ¦ ¦ ¦ ¦

¦и кадровой работы административного ¦ ¦ ¦ ¦

¦департамента ¦ ¦ ¦ ¦

+------------------------------------------+---------+--------+-----------+

¦Председатель нормативно-правового комитета¦ ¦ ¦ ¦

¦управления муниципальной службы и кадровой¦ ¦ ¦ ¦

¦работы административного департамента ¦ ¦ ¦ ¦

L------------------------------------------+---------+--------+------------

Фамилия, имя, отчество

N телефона исполнителя

4.7. Отказ должностного лица от визирования не допускается. Имеющиеся у должностного лица возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или заключении, которые прикладываются к проекту документа. Соответствующая отметка об этом делается в реквизите “Согласование“.

Например:

СОГЛАСОВАНО:

---------------T------------------------T-------------------T-------------¬

¦Должность ¦Для ¦Подпись, ¦Расшифровка ¦

¦ ¦замечаний ¦дата ¦подписи ¦

+--------------+------------------------+-------------------+-------------+

¦Начальник ¦с п. 1 не согласен, см. ¦15.12.2005 ¦О.С.Иванов ¦

¦“n“-ого отдела¦замечания ¦ ¦ ¦

¦ ¦личная подпись ¦ ¦ ¦

+--------------+------------------------+-------------------+-------------+

¦или: ¦

+--------------T------------------------T-------------------T-------------+

¦Директор ¦с проектом не согласен. ¦ ¦ ¦

¦департамента ¦Заключение прилагается ¦15.12.2005 ¦А.А.Попов ¦

¦ ¦личная подпись ¦ ¦ ¦

L--------------+------------------------+-------------------+--------------

4.8. Срок согласования проекта муниципального правового акта у одного руководителя не должен превышать 3-х рабочих дней, за исключением муниципальных правовых актов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение проекта муниципального правового акта.

4.9. Ответственность за нарушение сроков согласования несет руководитель, на согласовании у которого находится проект муниципального правового акта.

4.10. Согласование и визирование проекта муниципального правового акта в правовом департаменте проводится только после визирования всеми соответствующими органами Администрации города и осуществляется в форме правовой экспертизы.

Срок проведения правовой экспертизы, осуществляемой правовым департаментом, не должен превышать 5 рабочих дней. В отдельных случаях, связанных с большим объемом материалов, сложностью, комплексным характером, “проблемностью“ проекта муниципального правового акта, правовая экспертиза проводится в срок до 15 рабочих дней.

При проведении правовой экспертизы проектов муниципальных правовых актов правовой департамент определяет их нормативность и необходимость направления соответствующего муниципального правового акта в аппарат Губернатора Тюменской области для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов путем проставления штампа “В регистр МНПА“ на листе согласования проекта муниципального правового акта.

4.11. Срок согласования проектов муниципальных правовых актов об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Администрации города на финансовое обеспечение непредвиденных расходов в целях защиты населения и территории городского округа от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, включая проведение аварийно-восстановительных работ и иных мероприятий, связанных с ликвидацией последствий стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций, осуществляется в день поступления проекта муниципального правового акта на рассмотрение в орган Администрации города.

4.12. Полученные при согласовании проекта муниципального правового акта замечания и предложения учитываются разработчиком. В случае согласия с представленными замечаниями и предложениями разработчик вносит в проект муниципального правового акта соответствующие изменения.

Изменения оформляются должностными лицами шариковой ручкой синего (фиолетового) цвета.

Если разработчик не согласен с представленными замечаниями и предложениями, он готовит мотивированное заключение и таблицу разногласий с указанием замечаний, с которыми он не согласен.

В случае несогласия с поступившими замечаниями по проекту муниципального правового акта разработчик должен обеспечить проведение обсуждения проекта проекту муниципального правового акта с заинтересованными лицами в целях выработки взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разработчик организует проведение совещания у курирующего заместителя Главы Администрации города.

4.13. Изменения, внесенные должностными лицами на стадии согласования, заносятся в проект муниципального правового акта, находящегося в электронной базе данных, только в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

4.14. Если в процессе доработки в проект муниципального правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов Администрации города и организаций.

4.15. Окончательно доработанный проект муниципального правового акта передается в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

5. Взаимодействие Администрации города

с органами прокуратуры в нормотворческой деятельности

5.1. Взаимодействие Администрации города с органами прокуратуры в нормотворческой деятельности осуществляется путем:

а) направления проектов муниципальных нормативных правовых актов на правовую и антикоррупционную экспертизу в прокуратуру Центрального административного округа г. Тюмени (далее - прокуратура);

б) участия представителей прокуратуры в деятельности рабочих групп, комиссий и иных коллегиальных органов, в совещаниях по вопросам подготовки нормативных актов;

в) направления информаций об изданных муниципальных нормативных правовых актах;

г) проведения сверки действующих муниципальных нормативных правовых актов на предмет их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации и Тюменской области.

5.2. Проекты муниципальных нормативных актов Администрации города по вопросам, касающимся прав и свобод человека и гражданина, муниципальной собственности, муниципальной службы, бюджетного, налогового, лесного, водного, земельного, градостроительного, природоохранного законодательства, социальных гарантий лицам, замещающим (замещавшим) должности муниципальной службы, подлежат направлению в прокуратуру для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы после завершения правовой экспертизы правовым департаментом.

При направлении проекта муниципального правового акта в прокуратуру:

на листе согласования проекта правовым департаментом проставляется штамп “В прокуратуру“ и проект не визируется директором правового департамента (за исключением исключительных обстоятельств, когда принятие муниципального правового акта не терпит отложения) до получения информации прокуратуры и устранения выявленных прокуратурой замечаний;

подлинник проекта возвращается разработчику до получения информации прокуратуры о результатах проведенной правовой и антикоррупционной экспертизы.

В течение двух рабочих дней со дня получения подписанного директором правового департамента сопроводительного письма и подлинника проекта постановления в правовом департаменте разработчик передает сопроводительное письмо с копиями проекта постановления, пояснительной записки, а также документов, предусмотренных абзацами 3, 4 пункта 3.38, пунктом 3.41 настоящей Инструкции, в прокуратуру для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы в тридцатидневный срок.

При наличии замечаний или предложений в информации прокуратуры разработчик принимает меры, предусмотренные пунктом 4.12 настоящей Инструкции, и направляет проект для повторной правовой экспертизы в правовой департамент.

5.3. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов муниципальных правовых актов, указанных в абзаце 1 пункта 5.2 настоящей Инструкции, представители прокуратуры могут приглашаться к участию в деятельности рабочих групп, комиссий и иных коллегиальных органов и в совещаниях по вопросам подготовки нормативных актов. В этом случае обеспечивается направление соответствующего обращения на имя прокурора.

5.4. Все изданные Администрацией города муниципальные нормативные правовые акты подлежат направлению в прокуратуру в течение 5 рабочих дней со дня их принятия. С этой целью при составлении списка рассылки проекта разработчик должен в обязательном порядке включать в список рассылки прокуратуру. Непосредственное направление принятого муниципального нормативного правового акта в прокуратуру обеспечивается административным департаментом.

Ежемесячно, в срок не позднее 15 числа следующего месяца, правовой департамент представляет в прокуратуру отчетные сведения о принятых за прошедший месяц муниципальных нормативных правовых актах Администрации города (с указанием их перечня и количества).

5.5. В целях обеспечения своевременности приведения муниципальных нормативных правовых актов в соответствие с изменившимся законодательством Администрация города ежемесячно обеспечивает проведение с прокуратурой сверки действующих муниципальных нормативных правовых актов на предмет их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации и Тюменской области. Результаты сверки оформляются актами по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Со стороны Администрации города акты сверки подписывает директор правового департамента.

Муниципальные правовые акты Администрации города подлежат приведению в соответствие с изменившимся законодательством в течение 30 дней со дня изменения нормативного правового акта Российской Федерации или Тюменской области, если иной срок не установлен нормативным правовым актом Российской Федерации, Тюменской области, муниципальным правовым актом.

Ответственность за своевременность приведения муниципальных правовых актов в соответствие с изменившимся законодательством несут должностные лица органов Администрации города (муниципальных учреждений), по вопросам компетенции которых приняты указанные муниципальные правовые акты. Данные должностные лица обязаны в течение 5 рабочих дней со дня истечения срока, указанного в абзаце втором настоящего пункта, подготовить и представить в правовой департамент проект акта сверки, согласованный руководителем органа Администрации города (муниципального учреждения). Правовой департамент обеспечивает проверку указанного акта на предмет полноты содержащихся в нем сведений в течение 5 рабочих дней со дня его поступления. При отсутствии замечаний к акту сверки директор правового департамента подписывает акт сверки и направляет его в прокуратуру для подписания.

6. Порядок подписания, регистрации, рассылки

6.1. Проекты муниципальных правовых актов, принятие которых не требует рассмотрения на заседании Коллегии Администрации города, оформленные и прошедшие согласования в соответствии с настоящей Инструкцией, другими муниципальными правовыми актами, передаются советнику Главы Администрации города Тюмени для передачи на подпись Главе Администрации города Тюмени либо помощникам (консультантам) заместителей Главы Администрации города для передачи на подпись в соответствии с распределением полномочий между ними.

Проекты муниципальных правовых актов, прошедшие согласования в соответствии с настоящей Инструкцией и другими муниципальными правовыми актами, и требующие коллегиального рассмотрения, передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для включения в повестку очередного заседания Коллегии Администрации города.

6.2. Проекты муниципальных правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются соответствующим исполнителям для окончательной доработки.

6.3. При составлении списка рассылки ответственный исполнитель должен в обязательном порядке включать в список рассылки (за исключением распоряжений по личному составу):

Тюменскую городскую Думу;

Прокуратуру Центрального административного округа;

Счетную палату города Тюмени (по вопросам финансирования);

Отдел контроля управления организационной работы административного департамента (далее - отдел контроля) (имеющие пункт о контроле);

Пресс-службу Администрации города Тюмени административного департамента (имеющие пункт об опубликовании документа в средствах массовой информации);

Управление по обращениям граждан и делопроизводству (затрагивающие права и интересы граждан);

Правовой департамент (за исключением постановлений, распоряжений индивидуального характера);

Аппарат Губернатора Тюменской области (при наличии на листе согласования проекта отметки штампа “В регистр МНПА“, проставленного правовым департаментом);

Органы Администрации города, муниципальные учреждения, организации, предприятия, которым рассылались первоначальные постановления, распоряжения (в случае внесения изменений в ранее принятое постановление, распоряжение).

6.4. Подписанные муниципальные правовые акты с листом рассылки передаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для регистрации и рассылки.

Проекты муниципальных правовых актов, переданные в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений после 16 часов в пятницу или предпраздничный день, регистрируются в первый рабочий день, следующий за выходными или праздничными днями.

Подписанные проекты муниципальных правовых актов, в которых за период согласований и подписи обнаружены небольшие неточности, исправляются и переподписываются без новых согласований.

6.5. Срок сдачи проекта муниципального правового акта в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.

6.6. Выпускаемым муниципальным правовым актам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Администрации города.

Распоряжения по личному составу, на отпуска и командировки регистрируются также отдельно.

К порядковому номеру распоряжений Администрации города добавляются буквы: “рл“ (личный состав: назначения, переводы, увольнения, возложение обязанностей, заключение трудовых договоров, премирование), “к“ (командировки), “ро“ (отпуска).

К порядковому номеру постановлений, распоряжений Администрации города, принятым на Коллегии Администрации города или в порядке заочного голосования, добавляются буквы: “пк“ - постановлениям, “рк“ - распоряжениям.

6.7. Датой принятия муниципального правового акта Администрации города считается дата его подписания Главой Администрации города Тюмени либо заместителями Главы Администрации города, когда Глава Администрации города Тюмени поручает подписание распоряжений Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Датой принятия постановления, распоряжения Администрации города является дата проведения Коллегии Администрации города, на которой было принято решение по данному акту. В случае принятия постановления, распоряжения Администрации города в порядке заочного голосования, датой его принятия является дата его подписания Главой Администрации города Тюмени, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы Администрации города Тюмени.

6.8. Регистрация муниципальных правовых актов, ведение классификатора производится путем применения автоматизированной системы учета муниципальных правовых актов.

6.9. Копии муниципальных правовых актов Администрации города, заверенные печатью (синего цвета) отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, после регистрации направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному и завизированному исполнителем муниципального правового акта, через отдел по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - отдел по работе с деловой документацией) лично под роспись.

6.10. Ответственность за своевременное печатание, размножение и передачу в рассылку муниципальных правовых актов возлагается на отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

Ответственность за рассылку муниципальных правовых актов возлагается на отдел по работе с деловой документацией.

6.11. Копии муниципальных правовых актов выдаются отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений только на основании письма организации, оформленного на бланке, или письменного обращения гражданина с резолюцией заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

Приложение 1

к Инструкции по подготовке

муниципальных правовых актов

Администрации города Тюмени

КЛАССИФИКАТОР

КОДОВ ОТРАСЛЕВЫХ (ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ) И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ, ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ,

МУНИЦИПАЛЬНЫХ КАЗЕННЫХ (БЮДЖЕТНЫХ) УЧРЕЖДЕНИЙ

-----T--------------------------------------------------------------------¬

¦AD ¦Административный департамент ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UKR ¦Управление муниципальной службы и кадровой работы (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦PS ¦Пресс-служба Администрации города Тюмени (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UD ¦Управление делами (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UOGD¦Управление по обращениям граждан и делопроизводству (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ORG ¦Управление организационной работы (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦FU ¦Финансовое управление (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DOG ¦Отдел подготовки и экспертизы договоров (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦OSR ¦Отдел по социальной работе (AD) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦PD ¦Правовой департамент ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦FIN ¦Департамент финансов и налоговой политики ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ECON¦Департамент экономики ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦JKH ¦Департамент жилищно-коммунального хозяйства ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DJP ¦Департамент жилищной политики ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DS ¦Департамент по строительству ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DIO ¦Департамент имущественных отношений ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DO ¦Департамент образования ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DTS ¦Департамент по транспорту и связи ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦DGP ¦Департамент градостроительной политики ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦US ¦Управление по строительству (DGP) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZEM ¦Департамент земельных ресурсов ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZEML¦Сектор по Ленинскому административному округу (ZEM) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZEMK¦Сектор по Калининскому административному округу (ZEM) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZEMC¦Сектор по Центральному административному округу (ZEM) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZEMV¦Сектор по Восточному административному округу (ZEM) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦LAO ¦Управа Ленинского административного округа ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KAO ¦Управа Калининского административного округа ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦CAO ¦Управа Центрального административного округа ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦VAO ¦Управа Восточного административного округа ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦MED ¦Управление по здравоохранению ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦SMP ¦Управление по спорту и молодежной политике ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KUL ¦Управление по культуре ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UGO ¦Управление гражданской защиты ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UTR ¦Управление по товарному рынку и услугам ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦UEP ¦Управление по энергосберегающей политике и мониторингу ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KRU ¦Контрольно-ревизионное управление ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦EKOL¦Комитет по экологии ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KB ¦Комитет по благоустройству ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦ZAGS¦Комитет записи актов гражданского состояния (ЗАГС) ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦OPO ¦Отдел по работе с правоохранительными и федеральными органами ¦

¦ ¦контроля ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KDN ¦Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦KINF¦МКУ “Комитет по информатизации города Тюмени“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦TGIK¦МКУ “Тюменское городское имущественное казначейство“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦REKL¦МКУ “Комитет по рекламе“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦SIR ¦МБУ “Управление капитального строительства города Тюмени“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦COS ¦МУ “Тюменский центр по обмену и сносу жилищного фонда“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦SRGH¦МБУ “Служба технического контроля за строительством ¦

¦ ¦(реконструкцией), ремонтом объектов жилищно-коммунального хозяйства“¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦MZ ¦МКУ “Муниципальные закупки города Тюмени“ ¦

+----+--------------------------------------------------------------------+

¦LES ¦МКУ “ЛесПаркХоз“ ¦

L----+---Приложение 2

к Инструкции по подготовке

муниципальных правовых актов

Администрации города Тюмени

ФОРМЫ

ЖУРНАЛОВ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ПРОЕКТОВ

ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

ЖУРНАЛ УЧЕТА

исходящих проектов постановлений и распоряжений

Администрации города

____________________________________________________________

наименование органа Администрации города Тюмени,

муниципального учреждения

с _____________ по ______________

----T--------T----------T-----------------------------------------T-------¬

¦N ¦Дата ¦Название ¦Передано для согласования ¦Дата ¦

¦п/п¦под- ¦проекта и +-------------T--------T----------T-------+согла- ¦

¦ ¦готовки ¦колонтитул¦орган ¦дата ¦фамилия ¦роспись¦сования¦

¦ ¦ ¦ ¦Администрации¦передачи¦принявшего¦в полу-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦города ¦ ¦проект ¦чении ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦Тюмени, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦муниципальное¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦учреждение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+--------+----------+-------------+--------+----------+-------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+--------+----------+-------------+--------+----------+-------+--------

ЖУРНАЛ УЧЕТА

входящих проектов постановлений и распоряжений

Администрации города

____________________________________________________________

наименование органа Администрации города Тюмени,

муниципального учреждения

с _________________ по ________________

----T-------T-------------T--------T----------T-------T---------T---------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Орган ¦Название¦ Кому ¦ Дата ¦ Когда и ¦Роспись в¦

¦п/п¦поступ-¦Администрации¦проекта ¦ передано ¦согла- ¦ кому ¦получении¦

¦ ¦ ления ¦ города ¦и колон-¦ на рас- ¦сования¦возвращен¦ проекта ¦

¦ ¦ ¦ Тюмени, ¦ титула ¦смотрение ¦ ¦ проект ¦ ¦

¦ ¦ ¦муниципальное¦ ¦ (для ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ учреждение ¦ ¦ работы) ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+-------------+--------+----------+-------+---------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+-------------+--------+----------+-------+---------+----------

Приложение 3

к Инструкции по подготовке

муниципальных правовых актов

Администрации города Тюмени

АКТ

СВЕРКИ ДЕЙСТВУЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ НА ПРЕДМЕТ ИХ СООТВЕТСТВИЯ

НОРМАТИВНЫМ ПРАВОВЫМ АКТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

--T--------------T----------T------------T----------T-----------T-------------¬

¦N¦Наименование и¦ Дата ¦Наименование¦Орган АГТ,¦ Дата ¦Наименование ¦

¦ ¦ реквизиты ¦принятия, ¦проекта МПА ¦МУ, ответ-¦направления¦ и реквизиты ¦

¦ ¦ нормативного ¦вступления¦ АГТ, ¦ ственный ¦ в ¦ МНПА, ¦

¦ ¦правового акта¦в силу НПА¦подлежащего ¦ за ¦прокуратуру¦ принятого в ¦

¦ ¦ Российской ¦ РФ, ТО ¦ принятию, ¦подготовку¦ ¦соответствии ¦

¦ ¦ Федерации и ¦ ¦ изменению, ¦ МПА ¦ ¦с НПА РФ, ТО ¦

¦ ¦ Тюменской ¦ ¦ признанию ¦ ¦ ¦ Дата ¦

¦ ¦области (далее¦ ¦ утратившим ¦ ¦ ¦опубликования¦

¦ ¦- НПА РФ, ТО),¦ ¦ силу в ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦в соответствии¦ ¦соответствии¦ ¦ ¦ Содержание ¦

¦ ¦ с которым ¦ ¦с принятыми ¦ ¦ ¦ разделов, ¦

¦ ¦ требуется ¦ ¦ НПА РФ, ТО ¦ ¦ ¦ глав, ¦

¦ ¦ принятие ¦ ¦ Содержание ¦ ¦ ¦ пунктов, ¦

¦ ¦муниципального¦ ¦ разделов, ¦ ¦ ¦приведенных в¦

¦ ¦правового акта¦ ¦ глав, ¦ ¦ ¦соответствие ¦

¦ ¦Администрации ¦ ¦ пунктов, ¦ ¦ ¦с НПА РФ, ТО ¦

¦ ¦города Тюмени ¦ ¦ которые ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ (далее - МПА ¦ ¦ необходимо ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦АГТ) (внесение¦ ¦приводить в ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ изменений, ¦ ¦соответствие¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ признание ¦ ¦с НПА РФ, ТО¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ утратившим ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ силу) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ Содержание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ пунктов, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦частей, статей¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-+--------------+----------+------------+----------+-----------+--------------

Прокурор ЦАО г. Тюмени Директор правового департамента

Администрации города Тюмени

_______________________ _______________________________

подпись подпись

Приложение 5

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет основные правила организации договорной работы в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) и в отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города (далее - органы Администрации города) при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города (далее - договоры).

1.2. Все договоры подписываются:

а) Главой Администрации города Тюмени;

б) заместителем Главы Администрации города Тюмени, уполномоченным Главой Администрации города Тюмени на основании муниципального правового акта или доверенности на заключение договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города;

в) руководителем органа Администрации города, уполномоченным муниципальным правовым актом на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень.

2. Разработка проектов договоров

2.1. Разработка проектов договоров (подготовка проекта) осуществляется органами Администрации города в соответствии с их компетенций либо по поручению Главы Администрации города Тюмени.

2.2. При представлении проекта договора контрагентом поручением Главы Администрации города Тюмени определяется заместитель Главы Администрации города Тюмени или орган Администрации города, ответственный за доработку проекта договора. При этом ответственным за разработку (доработку) определяется орган Администрации города, впоследствии ответственный за его реализацию и исполнение (далее - разработчик).

2.3. Проекты договоров должны оформляться в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, законами Тюменской области, иными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

Проекты договоров должны оформляться с применением правил юридической техники и обычаев делового оборота.

2.4. Для оформления проекта договора разработчик обязан обеспечить предоставление выписки из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписки из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), копии документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов) в соответствии с требованиями пункта 3.9 настоящей Инструкции.

2.5. В проектах договоров, заключаемых должностными лицами, указанными в подпунктах “а“ и “б“ пункта 1.2 настоящей Инструкции, разработчик обязан определять орган Администрации города, ответственный за его исполнение.

3. Согласование проектов договоров

3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления визы на листе согласования, оформленном на оборотной стороне последнего листа одного из экземпляров проекта договора.

3.2. Проекты договоров согласовываются разработчиком с департаментом финансов и налоговой политики Администрации города Тюмени (далее - департамент финансов и налоговой политики) в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов и налоговой политики, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда в договоре предусмотрено расходование средств бюджета города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города Тюмени.

3.3. Проекты договоров согласовываются разработчиком с административным департаментом Администрации города (далее - административный департамент) в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны административного департамента, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда исполнение финансирования, предусмотренное в договоре, предполагается Администрацией города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города Тюмени.

3.4. Проекты договоров согласовываются разработчиком с правовым департаментом Администрации города Тюмени (далее - правовой департамент) в случаях, когда договоры заключаются Главой Администрации города Тюмени, а также должностными лицами, указанными в подпункте “б“ пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является административный департамент).

3.5. Проект договора согласовывается и визируется специалистом юридической службы органа Администрации города - разработчика либо специалистом, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа Администрации города, в котором не создана юридическая служба, и руководителем органа Администрации города - разработчика, первым заместителем Главы Администрации города Тюмени или заместителем Главы Администрации города Тюмени, курирующим соответствующее направление деятельности, руководителями органов Администрации города, определенных в пунктах 3.2 - 3.4 настоящей Инструкции, иными руководителями органов Администрации города в случаях, определенных муниципальными правовыми актами, поручением Главы Администрации города Тюмени.

3.6. На согласование в правовой департамент проекты договоров передаются после согласования всеми лицами, указанными в листе согласования.

3.7. Срок согласования проекта договора у одного руководителя не должен превышать 3-х рабочих дней, если иные сроки не определены поручением Главы Администрации города Тюмени.

3.8. В случае несогласия с представленным проектом договора, должностное лицо прикладывает к нему мотивированное заключение.

3.9. При направлении проекта договора на согласование прилагаются следующие документы:

лист согласования;

письменное обращение органа Администрации города, контрагента о необходимости заключения договора;

выписку из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписку из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), полученную не ранее чем за шесть месяцев до дня направления письменного обращения о необходимости заключения договора, или заверенную копию такой выписки, копию документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов);

документ, подтверждающий полномочия лица на заключение договора со стороны контрагента;

иные документы, необходимые для заключения договора в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

4. Подписание договоров, проставление печатей

4.1. Для подписания должностными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящей Инструкции, проект договора передается разработчиком в прошитом виде либо с заверением каждого листа подписью сторон по договору.

4.2. После подписания договора должностными лицами, указанными в подпунктах “а“ и “б“ пункта 1.2 настоящей Инструкции, а также контрагентами, договор передается разработчиком в управление организационной работы административного департамента для проставления на договоре гербовой печати Администрации города в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени, утвержденным муниципальным правовым актом.

После подписания договора должностными лицами, указанными в подпункте “в“ пункта 1.2 настоящей Инструкции, а также контрагентами, на договоре в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени, утвержденным муниципальным правовым актом, проставляется гербовая печать органа Администрации города, уполномоченного на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень.

5. Регистрация договоров

5.1. После проставления на договоре гербовой печати Администрации города (органа Администрации города, уполномоченного на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень) договор подлежит регистрации.

Регистрация договора осуществляется в течение одного дня со дня его поступления на регистрацию в электронной базе данных - реестре договоров:

правовым департаментом - в отношении договоров, заключенных Главой Администрации города Тюмени, а также должностными лицами, указанными в подпункте “б“ пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, указанных в абзаце 4 настоящего пункта);

административным департаментом - в отношении договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является указанный орган Администрации города;

органами Администрации города, уполномоченными на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, - в отношении договоров, заключенных должностными лицами, указанными в подпункте “в“ пункта 1.2 настоящей Инструкции.

5.2. Договор предоставляется разработчиком на регистрацию в количестве экземпляров, установленном договором.

При предоставлении договора на регистрацию в правовой департамент прилагаются документы, указанные в пункте 3.9 настоящей Инструкции.

5.3. В каждом органе Администрации города, осуществляющем регистрацию договоров, приказом руководителя определяется лицо, осуществляющее учет, регистрацию и хранение договоров.

5.4. Реестр договоров должен содержать сведения о:

дате заключения договора;

дате регистрации договора;

регистрационном номере договора;

наименовании договора (предмете договора);

сторонах договора;

лице, подписавшем договор от имени муниципального образования город Тюмень, Администрации города, органа Администрации города;

лице, получившем договор, дате получения договора.

6. Хранение договоров

6.1. Хранение договоров осуществляется органами Администрации города, осуществляющими их регистрацию.

6.2. После регистрации один экземпляр договора (оригинал) с листом согласования остается для хранения. Остальные экземпляры договора (оригиналы) выдаются представителю разработчика, одновременно в реестре договоров производится отметка о выдаче.

6.3. В течение трех дней со дня регистрации договора в правовом департаменте копия договора передается правовым департаментом органу Администрации города, определенному ответственным за его исполнение.

6.4. В случае обязательного согласования договора с департаментом финансов и налоговой политики, административным департаментом, копия договора в течение трех дней со дня регистрации передается органом Администрации города, осуществляющим регистрацию, в департамент финансов и налоговой политики, административный департамент.

6.5. Договоры подлежат хранению в несгораемом металлическом шкафу.

6.6. Договоры располагаются в папках в хронологическом порядке по дате их регистрации с указанием на папке регистрационных номеров договоров.

Изъятие оригинала договора из папки договоров допускается в случаях, установленных действующим законодательством, с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника согласно приложению к настоящей Инструкции (если иное не предусмотрено действующим законодательством), о чем делается соответствующая отметка в реестре договоров.

Акт об изъятии составляется на бланке органа Администрации города, осуществляющего регистрацию договоров, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

6.7. Выдача копии договора осуществляется на“основании заявления органа Администрации города, ответственного за исполнение договора, в соответствии с действующим законодательством.

Копия договора прошнуровывается и заверяется подписью должностного лица, указанного в пункте 5.3 настоящей Инструкции.

7. Исполнение, отчетность и контроль

за исполнением договоров

7.1. Непосредственное исполнение и контроль за исполнением договоров осуществляется:

административным департаментом в отношении договоров, заключаемых от имени муниципального образования, Администрации города, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является указанный орган Администрации города;

органами Администрации города - в отношении договоров, заключаемых указанными органами от имени муниципального образования.

7.2. Непосредственное исполнение и контроль за исполнением договоров, заключенных от имени муниципального образования, Администрации города, зарегистрированных и находящихся на хранении в правовом департаменте, осуществляется органами Администрации города, определенными ответственными за их исполнение.

7.3. В течение месяца, следующего за днем окончания срока действия договора, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, информирует должностное лицо, подписавшее договор, о результатах его исполнения.

7.4. В случаях неисполнения условий договора, в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный или иной вред (ущерб) интересам муниципального образования, Администрации города, утраты необходимости и актуальности дальнейшего продолжения отношений с контрагентом, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, направляет соответствующую информацию с предложениями о дальнейшем исполнении договора должностному лицу, подписавшему договор.

8. Иные положения

8.1. Муниципальные контракты (договоры), подлежащие заключению муниципальными заказчиками от имени муниципального образования городской округ город Тюмень в порядке, установленном Федеральным законом “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд“, заключаются, регистрируются и исполняются в порядке, установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.

8.2. Дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в договоры готовятся и регистрируются в порядке, установленном для подготовки и регистрации договоров настоящей Инструкцией.

8.3. Органы Администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать в пределах полномочий договоры от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящей Инструкцией. Все договоры от имени указанных органов Администрации города подписываются их руководителями и регистрируются в соответствующем реестре договоров.

Подготовленные в органах Администрации города или полученные от контрагентов проекты договоров подлежат обязательной правовой и финансовой экспертизе.

8.4. Организация договорной работы в органах Администрации города осуществляется с учетом требований настоящей Инструкции и утверждается приказом руководителя, в котором закрепляются право подписи, порядок согласования, проведения правовой и финансовой экспертизы, электронного учета, хранения и контроля исполнения договоров, а также определяются ответственные за ведение договорной работы должностные лица.

Приложение

к Инструкции по организации договорной работы

в Администрации города Тюмени

АКТ N

00.00.0000 г. Тюмень

Об изъятии оригинала

договора (соглашения)

Мы __________________________________________________________ составили

(фамилии, имена, отчества должностных лиц,

участвующих в составлении акта)

акт об изъятии оригинала договора (соглашения) ____________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(регистрационный номер, дата заключения, наименование договора)

по причине ________________________.

(указать причину)

Акт составлен в двух экземплярах.

Подписи лиц, составивших акт:

____________________ (Ф.И.О.)

____________________ (Ф.И.О.)

Приложение 6

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ СУДЕБНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок осуществления судебно-правовой работы Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) с целью обеспечения представления интересов Администрации города Тюмени, территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (далее - органы Администрации города), Главы Администрации города Тюмени в судах и службах судебных приставов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Уставом города Тюмени.

1.3. В настоящей Инструкции под судебными документами понимаются исковое заявление, заявление, жалоба, судебная повестка, судебное извещение, судебный запрос, определение, решение, постановление, исполнительный лист и иные документы, предусмотренные действующим процессуальным законодательством.

1.4. Координацию деятельности органов Администрации города по представлению интересов Администрации города и Главы Администрации города Тюмени в судах осуществляет правовой департамент Администрации города (далее - правовой департамент).

1.5. Ответственность за соблюдение настоящей Инструкции возлагается на руководителей органов Администрации города.

2. Организация работы с судебными документами

в Администрации города

2.1. Все судебные документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, передаются через секретаря или курьера в правовой департамент.

2.2. Правовой департамент регистрирует поступившие от Главы Администрации города Тюмени либо непосредственно в правовой департамент судебные документы, анализирует их и направляет в зависимости от предмета судебного спора для исполнения в органы Администрации города, в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об органах Администрации города.

Органы Администрации города обеспечивают получение судебных документов, направленных правовым департаментом для исполнения, непосредственно в правовом департаменте.

Информацию о наличии судебных документов, направляемых правовым департаментом для исполнения, органы Администрации города получают в правовом департаменте самостоятельно.

Ответственность за несвоевременное получение судебных документов, направляемых правовым департаментом для исполнения, органы Администрации города несут самостоятельно.

2.3. Судебные документы или судебные дела, подлежащие исполнению непосредственно правовым департаментом, определяются им самостоятельно либо поручением Главы Администрации города Тюмени.

2.4. При необходимости правовой департамент вправе запросить судебный документ или судебное дело из органа Администрации города и принять его к своему исполнению.

2.5. В случае, если предмет судебного спора затрагивает вопросы, относящиеся к компетенции нескольких органов Администрации города, правовой департамент вправе направить судебный документ в соответствующие органы Администрации города для обеспечения совместного участия в судебном заседании и дальнейшего ведения дела.

При определении такой необходимости правовой департамент назначает ответственный орган за ведение судебного дела, которому направляется весь пакет документов, поступивших в правовой департамент. Остальным органам подлежат направлению копии первичных судебных документов без соответствующих приложений.

2.6. Судебные документы с пометкой “Срочно“ после регистрации незамедлительно передаются телефонограммой либо по средствам факсимильной связи в соответствующие органы Администрации города.

3. Порядок осуществления судебно-правовой работы

в органах Администрации города

3.1. Все судебные документы, поступающие в орган Администрации города, а также исходящие от органа Администрации города, подлежат учету в едином реестре судебно-правовой работы Администрации города, который ведется в электронном виде. Органы Администрации города обеспечивают ведение документального архива судебных документов в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города (приложение 2 к настоящему распоряжению).

3.2. В целях надлежащей защиты интересов Администрации города, органов Администрации города, Главы Администрации города Тюмени в судах, органы Администрации города после получения искового заявления организовывают незамедлительную работу по выработке правовой позиции и подготовке письменных отзывов (возражений) и явку представителей в судебные заседания. Категории судебных дел, по которым явка представителей в силу характера спора является необязательной, определяются руководителем органа Администрации города, о чем информируется правовой департамент.

3.3. Представление интересов Главы Администрации города Тюмени либо Администрации города в судах и службах судебных приставов осуществляется по доверенности, подготовленной правовым департаментом в соответствии с гражданским законодательством на основании служебной записки руководителя органа Администрации города.

3.4. Руководители органов Администрации города определяют судебные дела или отдельные судебные документы, находящиеся на исполнении в подразделении, которые подлежат постановке на особый контроль.

3.5. Обязательной постановке на особый контроль в органе Администрации города подлежат судебные дела об оспаривании муниципальных правовых актов города Тюмени, решений и действий (бездействий) органов местного самоуправления, должностных лиц местного самоуправления, о возложении обязанностей на органы местного самоуправления, взыскании денежных средств, в том числе за счет казны муниципального образования городской округ город Тюмень (далее - муниципальное образование), а также иные дела по поручению Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

Органы Администрации города незамедлительно, после получения судебных документов по искам о взыскании денежных средств, информируют финансовый орган Администрации города о наличии указанного судебного спора, а также принимают предусмотренные действующим законодательством меры для его привлечения к участию в деле.

3.6. С целью координации судебно-правовой работы органов Администрации города и обеспечения единой правовой позиции Администрации города судебные дела или судебные документы, направляемые в органы Администрации города, могут ставиться на особый контроль либо быть сняты с контроля в правовом департаменте, о чем дополнительно сообщается органам Администрации города. Отметка о снятии ставится в едином реестре судебно-правовой работы Администрации города.

3.7. В случае постановки судебного дела или документа на особый контроль Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города либо правовым департаментом, руководитель юридической службы органа Администрации города (специалист органа, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа, в котором не создана юридическая служба) осуществляет методическое руководство подготовкой должностного лица, назначенного ответственным за представление интересов Администрации города, органа Администрации города, Главы Администрации города Тюмени в судебном заседании (далее - представителя), обеспечивает контроль за ходом рассмотрения дела, в том числе участия во всех судебных заседаниях представителя.

Представитель при подготовке дела к судебному заседанию выясняет обстоятельства, послужившие основанием для обращения в суд, изучает положения законодательства по вопросам, подлежащим рассмотрению в судебном заседании, судебную практику по аналогичным судебным спорам, собирает надлежащим образом оформленные доказательства для осуществления представительства по делу.

Представитель обеспечивает истребование заключения органа Администрации города либо соответствующей службы органа Администрации города, чьи решения или действия (бездействие) явились основанием для обращения лица в суд. Заключение представляется в установленный в запросе срок. К заключению прикладываются копии документов, подтверждающих и обосновывающих обжалуемое решение, действие (бездействие). Данное заключение используется при изложении позиции в суде при защите интересов по делу.

Органы Администрации города, ответственные за представление интересов Администрации города по судебному делу, поставленному на особый контроль, своевременно (не позднее следующего рабочего дня, после даты судебного заседания) информируют правовой департамент о ходе ведения судебного дела.

Представитель ответственного органа Администрации города согласовывает свою правовую позицию по делу на каждой стадии судопроизводства с начальником юридической службы (специалистом органа, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа, в котором не создана юридическая служба) и руководителем органа Администрации города. По делам, поставленным на особый контроль, - с начальником юридической службы (специалистом органа, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа, в котором не создана юридическая служба), руководителем органа Администрации города и правовым департаментом.

При направлении в правовой департамент на согласование судебных документов, представитель Администрации города предварительно согласовывает их с начальником юридической службы (специалистом органа, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа, в котором не создана юридическая служба) и руководителем органа Администрации города и заблаговременно до истечения срока подачи документа в суд обеспечивает его представление сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа Администрации города, в правовой департамент, но не позднее чем за 5 рабочих дней - по делам, рассматриваемым судами общей юрисдикции, не позднее чем за 11 рабочих дней - по делам, рассматриваемым арбитражными судами, не позднее чем за 20 рабочих дней - при обжаловании судебных актов, вступивших в законную силу, не позднее чем за 15 рабочих дней - при осуществлении претензионно-исковой работы.

Отметка о согласовании либо о возвращении в орган представленных судебных документов ставится правовым департаментом в АС ДД “Гран-Док“.

3.8. В случае принятия судом судебного акта не в пользу органов местного самоуправления руководитель органа Администрации города в обязательном порядке рассматривает необходимость и целесообразность его обжалования. При определении такой необходимости судебный акт обжалуется во все вышестоящие судебные инстанции.

3.8.1. При удовлетворении судом исковых или иных требований по искам к Администрации города, органу Администрации города, муниципальному образованию о взыскании денежных средств, в том числе за счет казны муниципального образования орган Администрации города - главный распорядитель средств бюджета муниципального образования, представлявший в суде интересы города Тюмени, направляет в финансовый орган Администрации города информацию о результатах рассмотрения дела в суде в течение 10 дней после вынесения (принятия) судебного акта по делу в окончательной форме, также информирует финансовый орган Администрации города о наличии оснований для обжалования судебного акта с целью приостановления санкционирования оплаты денежных обязательств.

При наличии оснований для обжалования судебного акта главный распорядитель средств бюджета муниципального образования обязан предоставить в финансовый орган Администрации города информацию о результатах обжалования не позднее одного месяца со дня вступления судебного акта в законную силу.

Органы Администрации города, не являющиеся главными распорядителями бюджетных средств, на исполнении которых находятся судебные дела по искам к Администрации города, органу Администрации города о взыскании денежных средств, в том числе за счет казны муниципального образования, информируют от имени Администрации города финансовый орган Администрации города в порядке, установленном настоящим пунктом.

3.8.2. После вступления в законную силу судебного акта по судебным делам об оспаривании муниципальных правовых актов города Тюмени, решений и действий (бездействий) органов местного самоуправления, должностных лиц местного самоуправления, о возложении обязанностей на органы местного самоуправления, взыскании денежных средств, в том числе за счет казны муниципального образования, принятого судом не в пользу органов местного самоуправления, орган Администрации города проводит анализ причин удовлетворения заявленных требований, принимает меры, направленные на их устранение.

3.9. В целях усовершенствования работы Администрации города органы Администрации города обеспечивают систематический сбор, накопление и анализ судебной практики по направлениям своей деятельности, проводят ее обобщения с периодичностью не реже одного раза в полгода. Результаты обобщения судебной практики направляются органами Администрации города в правовой департамент и доводятся до сведения всех сотрудников подразделений и других заинтересованных лиц. Правовой департамент информирует о сложившейся судебной практике Главу Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

4. Порядок ведения исполнительного производства

в органах Администрации города

4.1. Интересы Администрации города, органов Администрации города, Главы Администрации города Тюмени на стадии исполнительного производства представляют органы Администрации города в отношении судебных дел, находящихся в их производстве, если иное не установлено правовым департаментом.

4.2. Органы Администрации города обеспечивают осуществление всех предусмотренных действующим процессуальным законодательством действий, направленных на исполнение решений судов.

4.3. После вступления судебного акта в законную силу органы Администрации города в течение 15 календарных дней обеспечивают получение исполнительных документов и направление их в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ “Об исполнительном производстве“ для приведения в исполнение:

а) в территориальный орган службы судебных приставов по месту совершения исполнительных действий;

б) в банк или иную кредитную организацию (при наличии информации о счетах должника);

в) в организацию или иному лицу, выплачивающему должнику заработную плату, пенсию, стипендию и иные периодические платежи (при наличии сведений о данных лицах).

4.4. Органы Администрации города обеспечивают контроль за ходом исполнительного производства.

4.5. На всем протяжении исполнительного производства органы Администрации города обеспечивают соблюдение сроков осуществления исполнительных действий, а также требований действующего законодательства и иных правовых актов.

4.6. С целью обеспечения своевременного исполнения судебных актов органы Администрации обеспечивают систематическое получение в службе судебных приставов информации о ходе исполнительного производства, в том числе посредством проведения сверок, ознакомления с материалами исполнительного производства, подготовки и направления соответствующих запросов в службу судебных приставов и контроля получения ответов на них.

4.7. В целях повышения эффективности приведения в исполнение судебных документов органами Администрации города со службой судебных приставов могут проводиться совместные выезды.

4.8. При наличии сведений о счете должника в банке или иной кредитной организации, информации об имуществе, о фактическом местонахождении должника, а также иной информации, позволяющей ускорить приведение в исполнение судебных актов, органы Администрации города представляют данную информацию в службу судебных приставов.

4.9. В случае неясности положений исполнительного документа, способа и порядка его исполнения органы Администрации города обращаются за разъяснением положений исполнительного документа, способа и порядка его исполнения в суд, другой орган или к должностному лицу, выдавшему исполнительный документ.

4.10. При уведомлении Администрации города, ее органов об окончании исполнительного производства в связи с банкротством должника и открытием конкурсного производства, органы Администрации города принимают меры по включению требований Администрации города, ее органов в реестр требований кредиторов в соответствии с требованиями Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве)“.

4.11. При наличии у должника признаков банкротства, установленных Федеральным законом от 26.10.2002 N 127-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве)“, органы Администрации обращаются в арбитражный суд с заявлением о признании должника банкротом в порядке, установленном Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.

4.12. В случае установления факта злостного неисполнения должником исполнительного документа органы Администрации города обращаются в службу судебных приставов с заявлением о привлечении должника к ответственности в порядке, установленном Уголовным процессуальным кодексом Российской Федерации.

4.13. Органы Администрации города при осуществлении действий, направленных на исполнение судебных актов по искам о взыскании денежных средств за счет казны муниципального образования, руководствуются положениями Бюджетного кодекса Российской Федерации.

4.14. Основанием для завершения работы по исполнению исполнительных документов является вынесение постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, при отсутствии необходимости его обжалования.

4.15. Вопрос о необходимости обжалования постановлений, действий (бездействий) судебных приставов-исполнителей рассматривается руководителем органа Администрации города, а по судебным делам, поставленным на особый контроль, - в порядке, предусмотренном пунктом 3.7 настоящей Инструкции.

4.16. Информация об окончании исполнительного производства направляется органами Администрации города в правовой департамент в срок не позднее 5 дней со дня получения документа о совершении соответствующих процессуальных действий судебным приставом-исполнителем.

4.17. Сведения о ведении исполнительного производства вносятся органами Администрации города в единый реестр судебно-правовой работы Администрации города.

5. Аналитическая деятельность органов

Администрации города Тюмени

5.1. С целью оценки эффективности деятельности органов Администрации города по представлению интересов Главы Администрации города Тюмени, Администрации города в судах и службах судебных приставов органы Администрации города раз в полгода в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляют в правовой департамент обобщенную информацию о судебно-правовой работе и ведении исполнительного производства по установленной правовым департаментом форме с пояснительной запиской.

В пояснительной записке к обобщенной информации о судебно-правовой работе и ведении исполнительного производства в обязательном порядке подлежит отражению информация о судебных делах, поставленных на особый контроль. При этом указанная информация должна содержать результаты рассмотрения судебного дела, результаты обжалования, анализ причин удовлетворения заявленных требований, результаты принятых мер.

К обобщенной информации о судебно-правовой работе и ведении исполнительного производства органом Администрации города прилагаются копии судебных актов по указанной категории дел.

5.2. Правовой департамент составляет сводный отчет о судебно-правовой работе Администрации города и проводит комплексный анализ ее состояния. По результатам проведенного анализа правовой департамент не позднее 10 дней с момента составления сводного отчета представляет Главе Администрации города Тюмени информационно-аналитическое письмо о состоянии судебно-правовой работы и исполнительного производства в Администрации города.

Приложение 7

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С РЕЕСТРОМ СУДЕБНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города Тюмени с реестром судебно-правовой работы Администрации города Тюмени (далее - база данных).

1.2. Работа с базой данных включает в себя деятельность территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города Тюмени (далее - органы Администрации города) по формированию, сохранению и защите данных, а также по администрированию и сопровождению программного обеспечения и информационному сопровождению автоматизированной системы, осуществляемую с помощью программно-аппаратных средств, входящих в состав автоматизированной системы.

1.3. Понятие формирования базы данных включает в себя реализацию процедур пополнения базы данных, контроль достоверности данных (включая контроль их полноты, целостности и непротиворечивости) и внесение необходимых изменений с целью исправления обнаруженных ошибок.

1.4. Администрирование базы данных включает в себя выполнение операций по обслуживанию программных средств, используемых в автоматизированной системе, обновление конфигурации автоматизированной системы, установку новых рабочих мест, организацию защиты данных базы данных, управление работой пользователей с базой данных.

Администрирование базы данных во всех органах Администрации города, входящих в единую автоматизированную систему, осуществляет МКУ “Комитет по информатизации города Тюмени“.

1.5. Сопровождение базы данных включает в себя выполнение операций по обслуживанию программных средств, используемых для автоматизированной системы в органах Администрации города, организацию защиты данных базы данных, управление работой пользователей с базой данных.

Сопровождение базы данных в органах Администрации города, осуществляющих формирование базы данных и ее сопровождение в локальной сети, осуществляют специалисты, ответственные за программное обеспечение баз данных и компьютерную технику, соответствующего органа Администрации города.

2. Порядок пополнения и изменения базы данных

в органах Администрации города

2.1. Под пополнением понимается внесение в базу данных сведений об имеющихся в органе Администрации города судебных спорах и исполнительном производстве.

В базе данных подлежит отражению информация о ходе рассмотрения судебных дел, о ходе исполнительного производства.

2.2. Сведения обо всех поступающих в адрес Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) судебных документах и содержащейся в них информации подлежат внесению в базу данных в правовом департаменте Администрации города (далее - правовой департамент).

В случае направления правовым департаментом судебных документов в органы Администрации города для работы правовой департамент осуществляет первичное внесение данных, содержащихся в первичном судебном документе. Дальнейшее внесение сведений в базу данных осуществляется непосредственно органом Администрации города, которому направлен судебный документ, о чем в базе данных правовым департаментом делается соответствующая отметка в графе - “ответственный орган Администрации города“.

Занесение в базу данных информации, содержащейся в судебных документах, поступающих в адрес органа Администрации города, осуществляется соответствующим органом Администрации города.

Пополнение базы данных осуществляется по мере получения информации о ходе судебного разбирательства, о ходе исполнительного производства.

Внесение сведений о ходе рассмотрения судебного дела, поставленного на особый контроль, осуществляется сотрудниками, осуществляющими внесение информации в базу данных, в течение суток со дня рассмотрения дела.

В случае совместного участия в судебном заседании представителей нескольких органов Администрации города правовым департаментом определяется ответственный орган Администрации города, который осуществляет внесение сведений о ходе рассмотрения судебного дела в базу данных, о чем в базе данных делается соответствующая отметка в графе - “ответственный орган Администрации города“.

2.3. Внесение информации в базу данных осуществляется сотрудниками, определяемыми руководителем органа Администрации города. Сведения о сотрудниках, ответственных за внесение информации в базу данных, направляются в правовой департамент.

2.4. С целью обеспечения полноты ведения базы данных между органами Администрации города, в которых отсутствует единая информационная сеть с правовым департаментом, проводится обмен данными, посредством выгрузки информации.

Данный информационный обмен осуществляется сотрудниками, определяемыми руководителем органа Администрации города, не реже 1 раза в неделю.

2.5. В целях осуществления безопасности заносимой информации в базу данных сотруднику, осуществляющему внесение информации в базу данных, запрещается разглашать свои пароли. Вход в базу данных под чужими именами и паролями категорически запрещается.

3. Контроль целостности,

полноты и непротиворечивости данных

3.1. В целях обеспечения корректности вносимых данных сотрудники, работающие с базами данных, обязаны контролировать соответствие назначения, формата и размерности полей содержанию вводимых значений, заполнять все необходимые поля, представленные на экранной форме.

Контроль за полнотой и достоверностью сведений, вносимых в базу данных, а также ответственность за информацию, введенную в базу данных, несет руководитель органа Администрации города.

3.2. Специалисты МКУ “Комитет по информатизации города Тюмени“ и специалисты, ответственные за программное обеспечение баз данных и компьютерную технику в органах Администрации города:

3.2.1. Не реже одного раза в месяц осуществляют контрольную проверку баз данных органов Администрации города на предмет обнаружения дефектных записей (незаполненных, ошибочно или некорректно введенных значений полей, дублирующих друг друга записей).

3.2.2. В случае обнаружения дефектных записей по согласованию с сотрудником, осуществляющим внесение информации в базу данных органа Администрации города на основании сведений, содержащихся в материалах судебного дела, исполнительного производства, организовывают коррекцию ошибочных записей.

3.2.3. По мере необходимости осуществляют обслуживание программных средств, в том числе: резервное копирование данных, обновление данных, установка новых рабочих мест, организация защиты данных базы данных.

Приложение 8

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ПОРЯДОК

ВОСПРОИЗВЕДЕНИЯ, ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ

И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ИНЫХ НОСИТЕЛЕЙ

ИЗОБРАЖЕНИЯ ГЕРБА ГОРОДА ТЮМЕНИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила воспроизведения, изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени (далее по тексту - герб), используемых в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города (далее - органы Администрации города), организациях, находящихся в муниципальной собственности, а также в иных случаях использования версий герба среднего с короной и герба малого организациями, не находящимися в муниципальной собственности, на рекламно-сувенирной продукции, упаковке и в наружной рекламе.

1.2. Не допускается изготовление и использование печатей и бланков с изображением герба юридическими и физическими лицами, не указанными в п. 1.1 настоящего Порядка.

2. Порядок воспроизведения герба

2.1. В случаях, указанных в п. 1.1, воспроизведение герба должно точно“соответствовать одной из трех версий (герб полный, герб средний с короной, герб малый), утвержденных Положением о гербе муниципального образования городской округ город Тюмень (приложение 3 к решению Тюменской городской Думы от 28.04.2005 N 196).

3. Порядок использования

изображения герба на бланках и печатях

3.1. На всех бланках нормативных и иных правовых актов Администрации города, иных бланках официальных документов и печатях, используемых в Администрации города, воспроизводится герб средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте в зависимости от вида документа (далее соответственно - гербовые бланки, гербовые печати).

3.2. Образцы гербовых бланков и гербовых печатей, порядок их изготовления, использования, хранения, учета и уничтожения в Администрации города устанавливаются Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города (приложение 2 к настоящему распоряжению).

3.3. На гербовых бланках и гербовых печатях организаций, находящихся в муниципальной собственности, воспроизводится герб города Тюмени малый в многоцветном или одноцветном варианте.

3.4. Руководители организаций, находящихся в муниципальной собственности, издают распорядительные документы внутреннего пользования по вопросам изготовления, использования, хранения, учета и уничтожения бланков, печатей, иных носителей изображения герба и несут ответственность за соблюдение установленного порядка.

4. Порядок использования

изображения герба на иных носителях

4.1. Иные носители изображения герба определены п. 3.1 и 3.2 Положения о гербе муниципального образования городской округ город Тюмень, утвержденного решением Тюменской городской Думы от 28.04.2005 N 196.

4.2. Герб полный в многоцветном варианте воспроизводится:

а) на должностном знаке Главы Администрации города Тюмени;

б) в кабинете Главы Администрации города Тюмени;

в) на стелах и памятных знаках, воздвигаемых на границах города Тюмени.

4.3. Герб средний с короной в одноцветном варианте (золото) воспроизводится:

а) в соответствии с Положением о поощрениях муниципального образования городской округ город Тюмень, утвержденным решением Тюменской городской Думы от 30.10.2007 N 676;

б) на Почетных грамотах и Благодарственных письмах Администрации города Тюмени;

в) на внешней стороне служебных удостоверений Главы Администрации города Тюмени, лиц, замещающих должности муниципальной службы муниципального образования городской округ город Тюмень.

4.4. Герб средний с короной в многоцветном варианте воспроизводится:

а) в залах заседаний Администрации города;

б) на внутренней стороне служебных удостоверений Главы Администрации города Тюмени, лиц, замещающих должности муниципальной службы муниципального образования городской округ город Тюмень в Администрации города Тюмени.

4.5. Герб средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте воспроизводится:

а) на официальных изданиях Администрации города Тюмени;

б) на вывесках, фасадах зданий Администрации города, органов Администрации города;

в) на почетных и памятных документах, выдаваемых Администрацией города, за исключением Почетных грамот и Благодарственных писем Администрации города.

4.6. Герб малый в многоцветном или одноцветном варианте воспроизводится на вывесках организаций, находящихся в муниципальной собственности. Его изображение должно быть идентичным изображению герба на печатях и бланках данного учреждения.

4.7. Использование герба среднего с короной либо герба малого организациями, не находящимися в муниципальной собственности, на рекламно-сувенирной продукции, упаковке и в наружной рекламе осуществляется на договорной основе с Администрацией города в соответствии с требованиями Инструкции по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по организации договорной работы) (приложение 5 к настоящему распоряжению).

К иным документам, прилагаемым к проекту договора в соответствии с п. 3.9 Инструкции по организации договорной работы, относится проект рекламно-сувенирной продукции, упаковки, наружной рекламы с изображением выбранной версии герба среднего с короной либо герба малого (рисунок, эскиз, макет, иная презентация, выполненные на бумажном или электронном носителе).

Подписываются договоры заместителем Главы Администрации города Тюмени, курирующим вопросы рекламы.

6. Контроль за правильностью

воспроизведения и использования герба

6.1. Контроль за правильностью воспроизведения и использования герба в Администрации города, органах Администрации города осуществляет административный департамент Администрации города.

6.2. Контроль за правильностью воспроизведения и использования герба организациями, находящимися в муниципальной собственности, осуществляют органы Администрации города по подведомственности организаций.

6.3. Контроль за исполнением договоров, заключенных в соответствии с п. 4.7 данного Порядка, осуществляется органами Администрации города, определенными ответственными за их исполнение.

7. Ответственность

7.1. Нарушение данного Порядка влечет за собой ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 9

к распоряжению

от 03.02.2011 N 163

ПОРЯДОК

ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ

С АКТАМИ ПРОКУРОРСКОГО РЕАГИРОВАНИЯ

1. Настоящий Порядок определяет основные правила организации работы в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) и ее отраслевых (функциональных), территориальных органах (далее - органы Администрации города) с поступившими протестами, представлениями и иными актами прокурорского реагирования (далее - акты прокурорского реагирования).

2. Акты прокурорского реагирования, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города), регистрируются в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству): в отделе по обращениям граждан - акты прокурорского реагирования в интересах граждан, в отделе по работе с деловой документацией - все акты прокурорского реагирования, за исключением актов прокурорского реагирования в интересах граждан. После регистрации протест, представление, постановление прокурора, предостережение о недопущении нарушений закона передаются помощнику Главы Администрации города Тюмени, иные акты прокурорского реагирования - помощникам заместителей Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

3. Поручением Главы Администрации города Тюмени, заместителя Главы Администрации города (далее - поручение) определяется орган Администрации города, ответственный за исполнение и подготовку ответа на акт прокурорского реагирования.

Ответственными за исполнение акта прокурорского реагирования могут определяться несколько органов Администрации города. В указанном случае одновременно определяется орган Администрации города, ответственный за подготовку ответа на акт прокурорского реагирования (свод).

По фактам, изложенным в представлении, протесте прокуратуры, в соответствии с поручением назначается служебная проверка. Организацию и проведение служебной проверки обеспечивает административный департамент Администрации города (далее - административный департамент).

Поручением определяется, как правило, заместитель Главы Администрации города либо иное должностное лицо в качестве лица, ответственного за проведение заседания по рассмотрению представления, протеста прокуратуры, а также срок проведения указанного заседания. Заседание по рассмотрению представления, протеста прокуратуры может быть проведено под руководством Главы Администрации города Тюмени.

4. После рассмотрения Главой Администрации города Тюмени, заместителем Главы Администрации города, акт прокурорского реагирования с резолюцией возвращается в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству для его передачи лицам, ответственным за исполнение. Документы с пометкой “Срочно“ передаются незамедлительно.

5. Подготовка ответа на акт прокурорского реагирования осуществляется в срок, установленный в резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителя Главы Администрации города.

6. Результаты служебной проверки, изложенные в заключении административного департамента, направляются лицам, указанным в абзаце 4 пункта 3 настоящего Порядка.

В заключении административного департамента, подготовленном по результатам служебной проверки, должны быть указаны причины допущенных нарушений требований законодательства, а также условия, им способствующие, должностные лица, допустившие нарушения требований законодательства, предложения по устранению допущенных нарушений.

7. Рассмотрение представления, протеста прокуратуры, заключения административного департамента, подготовленного по результатам служебной проверки, осуществляется на заседании под руководством Главы Администрации города Тюмени или иного должностного лица, определенного поручением, с участием представителей:

административного департамента;

правового департамента Администрации города (далее - правовой департамент);

органов Администрации города Тюмени, определенных поручением ответственными за исполнение акта прокурорского реагирования, с обязательным присутствием руководителей юридических служб данных органов Администрации города, а в случае отсутствия юридической службы - лиц, осуществляющих полномочия по правовому сопровождению деятельности данных органов (далее - юрист органа Администрации города Тюмени);

прокурора.

О времени и месте рассмотрения акта прокурорского реагирования участникам заседания сообщается не позднее чем за два дня до проведения заседания.

8. По результатам рассмотрения представления, протеста прокуратуры на заседании разрабатывается и утверждается председательствующим на заседании конкретный перечень мероприятий, направленных на устранение нарушений действующего законодательства, отраженных в актах прокурорского реагирования, решается вопрос о привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности, определяется концепция проекта ответа в прокуратуру о результатах рассмотрения представления, протеста прокуратуры.

На заседании в обязательном порядке определяется дата рассмотрения на Коллегии Администрации города (далее - Коллегия) отчета органа (органов) Администрации города, ответственного(-ых) за исполнение перечня мероприятий, направленных на устранение нарушений действующего законодательства, о результатах их исполнения. Рассмотрение указанного отчета на заседании Коллегии включается административным департаментом в план мероприятий Администрации города на соответствующий период.

9. Проект ответа на представление, протест прокуратуры должен быть полным, исчерпывающим по всем требованиям и доводам, изложенным в акте прокурорского реагирования.

Проект ответа на акт прокурорского реагирования должен содержать решение, принятое по результатам рассмотрения акта прокурорского реагирования на заседании, конкретные мероприятия, направленные на устранение нарушений законодательства, указание на причины и условия, им способствующие, а также на должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях законодательства.

При привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности по результатам рассмотрения актов прокурорского реагирования, к ответу в прокуратуру прилагаются копии соответствующих правовых актов о привлечении к ответственности.

В случае отказа в удовлетворении требований (предложений) акта прокурорского реагирования, дается мотивированный ответ с причинами отказа.

10. Проект ответа на представление, протест прокуратуры подлежит согласованию с органами Администрации города, ответственными за исполнение акта прокурорского реагирования, с правовым департаментом.

По иным актам прокурорского реагирования проект ответа согласовывается с правовым департаментом при наличии поручения Главы Администрации города Тюмени, заместителя Главы Администрации города.

Проект ответа на акт прокурорского реагирования направляется на согласование в правовой департамент не позднее чем за 2 дня до наступления срока его представления на подпись Главе Администрации города Тюмени.

Проект ответа на акт прокурорского реагирования, подлежащий направлению на согласование в правовой департамент, подлежит обязательному согласованию руководителем юридической службы органа Администрации города, ответственного за подготовку ответа на акт прокурорского реагирования, а в случае отсутствия юридической службы - юристом органа Администрации города, ответственного за подготовку ответа на акт прокурорского реагирования.

В случае, если за исполнение акта прокурорского реагирования поручением определены несколько органов Администрации города, в согласовании проекта ответа принимает обязательное участие каждый ответственный орган, при этом проект ответа подлежит обязательному согласованию с руководителем юридической службы такого органа Администрации города, а в случае отсутствия юридической службы - с юристом данного органа Администрации города.

11. Ответы на протесты, представления, постановления прокурора, предостережения о недопущении нарушений закона подписываются Главой Администрации города Тюмени, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы Администрации города Тюмени, ответы на иные акты прокурорского реагирования - заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

12. Копии поступивших в Администрацию города актов прокурорского реагирования, а также копии ответов на акты прокурорского реагирования, подписанные Главой Администрации города Тюмени, соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству направляет в правовой департамент.

13. Копию поступившего в Администрацию города акта прокурорского реагирования о выявленных фактах нарушений требований действующего законодательства о муниципальной службе соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству по согласованию с помощником Главы Администрации города Тюмени направляет не позднее дня, следующего за днем поступления акта прокурорского реагирования, в Аппарат Губернатора Тюменской области.

Проект ответа на акт прокурорского реагирования о выявленных фактах нарушений требований действующего законодательства о муниципальной службе подлежит направлению органом Администрации города, ответственным за подготовку ответа на акт прокурорского реагирования, не позднее чем за 3 дня до срока ответа, установленного в резолюции Главы Администрации города Тюмени, в Аппарат Губернатора Тюменской области.

14. Контроль за сроками исполнения актов прокурорского реагирования осуществляется соответствующим отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству. После исполнения акта прокурорского реагирования сам акт прокурорского реагирования, ответ на него, все материалы и документы по его рассмотрению передаются в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству в дело.

15. Ответственность за рассмотрение актов прокурорского реагирования, поступивших в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города, несут руководители органов Администрации города.