Российские законы

Распоряжение администрации города Сочи от 30.03.2010 N 161-р “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи“

Вступил в силу с 30 марта 2010 года (пункт 4 данного документа).

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СОЧИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30 марта 2010 г. N 161-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ

В целях организации работы со служебными документами на единой основе, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Сочи (приложение).

2. Признать утратившими силу:

2.1. Распоряжение Главы города Сочи от 29 декабря 2001 года N 610-р “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи“.

2.2. Распоряжение Главы города Сочи от 5 марта 2004 года N 71-р “Об утверждении Правил оформления служебных документов в исполнительно-распорядительном органе местного самоуправления города Сочи“.

3. Контроль за
выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы города Сочи Н.Г. Ермолова.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Исполняющий обязанности

Главы города Сочи

А.Н.РЫКОВ

Приложение

к распоряжению

администрации города Сочи

от 30.03.2010 N 161-р

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Сочи (далее - Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации города Сочи.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документов в администрации города Сочи.

1.3. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации города Сочи. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города Сочи.

1.4. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями.

1.5. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, муниципальными правовыми актами администрации города Сочи.

1.6. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.

1.7.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Сочи осуществляются департаментом муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

1.8. Переписка между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.9. Не допускается работа с документами администрации города Сочи вне служебных помещений.

1.10. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).

Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами.

1.11. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе документационного обеспечения департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи в соответствии с Постановлением Главы города Сочи от 8 декабря 2009 года N 470 “О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи“.

1.12. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе кадров департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела кадров департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи с разрешения директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

1.13. Работники администрации города несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов.

1.14. При утрате документов руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации
города Сочи назначает служебное расследование, о результатах которого информирует директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

1.15. При увольнении или переходе на другую работу работник должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому работнику.

1.16. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Служебные документы администрации города Сочи, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения N 1, 2 к настоящей Инструкции).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4 без специального бланка.

Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации города изложен в подразделе 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции.

2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях N 1, 2, 3 к настоящей Инструкции.

2.3. Наименование органа (должностного лица) - автора служебного документа - указывается на бланках документов администрации города Сочи.

2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов.

2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую)
дату.

2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2008 года следует оформлять 05.06.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (5 июня 2008 года).

2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат:

8 апреля 2008 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.8. Регистрационный номер документа - это порядковый номер его регистрации, дополненный индексом дела по номенклатуре дел.

2.9. Реквизит “Адресат“ располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру администрации города Сочи.

2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах).

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Например:

Начальнику управления

по образованию и науке

администрации города Сочи

(инициалы, фамилия)

2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Петровой М.П.

Первомайская ул., 153, кв. 29,

пос. Изумрудный, Красноармейский р-н,

Краснодарский край, 353660

Если письмо отправляют в несколько однородных
организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям отраслевых

(функциональных) органов

администрации города Сочи

2.12. Письмо не должно содержать более четырех наименований адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово “копия“ перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

2.13. В состав реквизита “Адресат“ может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:

наименование адресата (наименование организации);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Государственное унитарное

предприятие

“Центр аудита и контроля“

Воровского ул., 5/1,

город Сочи, 354000

2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ“ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия)

_____________________________

дата

2.15. Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия)

_____________________________

дата

2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации города Сочи, приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, протоколом.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДЕН“ (“УТВЕРЖДЕНА“, “УТВЕРЖДЕНЫ“, “УТВЕРЖДЕНО“), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением

администрации города Сочи

от 25 июня 2008 года N 345

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом начальника

управления здравоохранения

администрации города Сочи

от 16.04.2008 N 105

Реквизиты “гриф утверждения“, “гриф одобрения“, слово “ПРИЛОЖЕНИЕ“ со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.

2.17. Слово “УТВЕРЖДЕНО“ (“УТВЕРЖДАЮ“, “ОДОБРЕНО“, “СОГЛАСОВАНО“, “ПРИЛОЖЕНИЕ“) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита “подпись“ в левом нижнем углу документа. В случаях когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.

Гриф согласования включает в себя слово “СОГЛАСОВАНО“, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

программ городского развития

администрации города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии администрации

города Сочи

от 06.06.2008 N 14

Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например:

Начальник управления

программ городского развития

администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник управления

потребительского рынка и услуг Замечания прилагаются

администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например:

О направлении...

Об отмене...

О состоянии...

Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.20. Текст отделяется от заголовка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.21. Для языка служебного документа характерны:

лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения (ПОСТАНОВЛЯЮ:, ПРИКАЗЫВАЮ:, ПРЕДЛАГАЮ:);

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: “поручить“, “утвердить“, “рекомендовать“, “предложить“ и т.д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

2.22. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов “уважаемый“ или “уважаемая“. Например:

Уважаемый Иван Петрович!

Допускается также обращение с использованием слов “господин“, “госпожа“. При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются.

Например:

Уважаемый господин Сидоров!

или

Господин Сидоров!

2.23. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше (далее - Word 6.0) с использованием шрифтов Times New Roman N 14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт N 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала).

Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги формата А4 или А5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов “С уважением“. Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок.

2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

2.28. В правовых актах администрации города Сочи, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа.

Например:

“постановляю“, “приказываю“, “прошу“, “предлагаю“.

Текст протокола излагают от первого лица множественного числа.

Например:

“слушали“, “выступили“, “постановили“.

В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Например:

отдел осуществляет функции

комиссия установила

В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: “Направляем на рассмотрение“; от первого лица единственного числа, например: “Прошу выделить“; от третьего лица единственного числа, например: “Управление культуры считает необходимым“.

Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.

2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации города Сочи, решений коллегии, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 13 мая 2008 г.; в мае 2008 г.; в первом полугодии 2008 г.; в первом квартале 2008 г.; но: за 11 месяцев 2008 года, в 2008 году, бюджет на 2008 год, с 2001 по 2008 год, в 2001 - 2008 годах.

Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.04.2008.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта;

1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: “восьмой раунд переговоров“, “второе полугодие“.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

4-й ряд;

90-е годы;

в 20-х числах мая.

2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы;

специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: “Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей“.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

38,4 процента;

25,4 метра.

2.32. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова “штук“, “человек“:

15 автомобилей;

56 рабочих.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

170-летие;

3-дневный;

двухнедельный.

2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

50%;

пятьдесят процентов.

Знаки N, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30 - 40%;

N 5 - 7.

2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

День Конституции Российской Федерации;

Восьмое марта;

Новый год;

День металлурга;

День российской печати.

Исключения:

День Победы;

Рождество Христово.

2.35. В правовых актах администрации города Сочи и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.

2.36. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, подписываются Главой города Сочи, в случае его отсутствия - первым заместителем Главы города Сочи или заместителем Главы города Сочи, курирующим соответствующую отрасль.

2.37. В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия.

Например:

Начальник управления

программ городского развития

администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

или на бланке управления здравоохранения:

начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия)

Наименование должности в реквизите “Подпись“ печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

2.38. При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Первый заместитель

Главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

Заместитель Главы

города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

2.39. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Глава города Сочи Председатель Городского Собрания

Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

2.40. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии располагают по алфавиту. Например:

Председатель комиссии: (подпись) С.С. Сидоров

Члены комиссии: (подпись) М.И. Иванов

(подпись) Л.И. Яковлев

(подпись) К.И. Яхонтов

2.41. На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности. При этом реквизит “Подпись“ оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

2.42. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия.

Не допускается подписывать документ, ставя предлог “за“ или косую черту перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при подписании приглашений, извещений. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

2.43. Приложения к документам оформляются на отдельных листах с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных для текста документов.

Наличие приложения, названного в тексте письма или другого служебного документа, за исключением правовых актов администрации города Сочи, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Должностные инструкции работников отдела технического

обеспечения на 5 л. в 1 экз.

2. Приказ начальника управления культуры о командировочных

расходах на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: копия Постановления администрации города Сочи от 06.07.2005 N 667 и копия приложения к нему, всего на 23 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через два одинарных межстрочных интервала после текста документа.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

2.44. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей в администрации города устанавливается и утверждается распоряжением администрации города Сочи.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте документа. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.45. Резолюция - это указание по исполнению документа, написанное соответствующим должностным лицом.

Допускается написание резолюции на самом документе. В этом случае она располагается на первой странице документа справа между реквизитом “Адресат“ и текстом документа.

В администрации города Сочи резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию. Резолюция включает в себя инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Г.А. Малинину

Прошу направить копии

запрашиваемых документов по

указанному в письме адресу

к 11.06.2008

(подпись) А.А. Овчинников

_________

дата

2.46. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись“ проставляют заверит“льную надпись “Верно“, должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.

Например:

Верно

Главный специалист

отдела кадров (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

2.47. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля. В вышестоящую организацию отметку об исполнителе рекомендуется печатать на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Лиханов В.А.

64-53-54

2.48. Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе могут проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

2.49. В документы, предназначенные для размножения, внесение рукописным способом реквизитов или их частей должно производиться чернилами или пастой черного цвета.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ

ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ

Раздел регламентируется Постановлением Главы города Сочи от 8 декабря 2009 года N 470 “О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи“.

4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

(СОГЛАШЕНИЙ), ОДНОЙ ИЗ СТОРОН КОТОРЫХ ЯВЛЯЕТСЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СОЧИ

Раздел регламентируется Постановлением Главы города Сочи от 2 ноября 2009 года N 359 “О регламенте администрации города Сочи“.

5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Бланки документов

5.1.1. В администрации города Сочи применяются следующие бланки документов:

бланки администрации города Сочи, отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи;

бланки Главы города Сочи.

Состав видов бланков, применяемых в администрации города Сочи, утверждается директором департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

5.1.2. Бланки изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На бланках с продольным расположением его реквизиты располагаются по центру (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ текстового поля). На бланках с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу.

Изображение герба города Сочи на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

Образцы бланков с угловым расположением реквизитов приведены в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

5.1.3. Бланки правовых актов администрации города Сочи имеют продольное расположение реквизитов.

Бланки служебных писем в администрации города имеют угловое расположение реквизитов.

Бланк каждого отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи разрабатывается в соответствующем подразделении с соблюдением требований настоящей Инструкции и по согласованию с директором департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

5.1.4. Бланки служебных документов Главы города Сочи, его заместителей изготавливаются на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

5.1.5. В администрации города Сочи используются бланки документов, изготовленные только типографским способом.

Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается.

5.1.6. При изготовлении бланков служебных документов должен использоваться шрифт Times New Roman N 10, 12, 14, 16.

5.1.7. В администрации города Сочи бланки, используемые для оформления служебных документов (писем, доверенностей, справок и т.д.) Главы города Сочи, а также бланк “Администрация города Сочи“, являются бланками строгого учета.

5.1.8. Заказ на изготовление бланков строгого учета с использованием нумерационной печати в администрации города осуществляется в типографии.

Оформление заказа, получение, хранение и выдачу бланков строгого учета осуществляет отдел служебной переписки и контроля департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи (далее - отдел служебной переписки и контроля).

Хранение бланков строгого учета в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи должно осуществляться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.1.9. Выдача бланков строгого учета ответственным за делопроизводство в приемных Главы города Сочи, первого заместителя Главы города Сочи, заместителей Главы города Сочи производится в отделе служебной переписки и контроля.

При этом факт выдачи бланков строгого учета регистрируется в специальном журнале (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета включаются в сводную номенклатуру дел администрации города.

5.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учета осуществляется в отделе служебной переписки и контроля после списания их согласно акту о списании бланков строгого учета. Образец акта приведен в приложении N 8 к настоящей Инструкции.

5.2. Приказы

5.2.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи.

Приказы подписываются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи.

5.2.2. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания, если иное не оговорено в тексте самого документа.

Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года.

5.2.3. Текст приказа печатается на бланке установленной формы отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи шрифтом Times New Roman N 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

герб города Сочи;

наименование отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи;

наименование вида документа - ПРИКАЗ;

дату и номер.

Указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака “N“ и порядкового номера приказа.

Например:

03.07.2004 N 44; 15 июня 2008 г. N 21

5.2.4. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается обычным шрифтом через один одинарный межстрочный интервал.

Например:

О распределении должностных обязанностей между сотрудниками управления здравоохранения администрации города Сочи

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру границ текстового поля.

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

5.2.5. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “в целях“, “в соответствии“, “во исполнение“ и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование документа в творительном падеже, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом “приказываю“, которое печатается вразрядку строчными буквами.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Предпоследний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

5.2.6. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу...“.

В приказ не следует включать пункт “Приказ довести до сведения...“. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.2.7. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов, фамилии.

Приложения к приказу подписываются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи, подготовившего проект.

5.2.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов местного самоуправления располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается по центру от границ текстового поля;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру от границ текстового поля;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов местного самоуправления располагаются ниже текста на одном уровне.

5.3. Положения, правила, инструкции

5.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Главой города Сочи, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта администрации города Сочи об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Главы города Сочи.

5.3.2. Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов администрации города Сочи.

5.3.3. Текст проекта положения, правил и инструкции печатается на листах бумаги формата А4. Порядок оформления грифа утверждения описан в пунктах 2.14 - 2.17 настоящей Инструкции.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова “должен“, “следует“, “необходимо“, “запрещается“, “не допускается“.

5.3.4. Заголовок к тексту положения, правил и инструкции отвечает на вопрос “о чем?“; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос “чья?“ (должностная инструкция главного специалиста).

5.3.5. Констатирующей частью положения, правил и инструкции служит раздел “Общие положения“, в котором указываются основания разработки, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил и инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками.

5.4. Протоколы

5.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Материалы к обсуждению представляются отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Сочи, на который возложена их подготовка, не позднее чем за 10 - 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, ответственного за подготовку.

5.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в соответствующий отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации города Сочи вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования“ экз. N ___.

5.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали (далее - список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших);

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления прилагается“. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

5.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

5.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут заверяться печатью.

5.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города Сочи формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - ПРОТОКОЛ (печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру);

место проведения заседания, совещания (указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита “вид заседания, совещания“, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру);

дата и номер протокола (оформляются цифровым или словесно-цифровым способом и печатаются через два одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита).

Основная часть протокола печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога “О“ (“Об“), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через два одинарных межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

Образец протокола приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи готовятся как:

ответы о выполнении поручений федеральных, региональных органов государственной власти и иных государственных органов;

исполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Сочи;

сопроводительные письма к проектам правовых актов администрации города Сочи;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи.

Для служебных писем-ответов реквизит, включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен.

5.5.3. Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец нумерации страниц приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

5.5.4. Служебное письмо администрации города, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При составлении текста письма необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции.

5.5.5. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

Комитет по делам молодежи рассмотрел...

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: прошу..., направляю...

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.5.6. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в регламенте администрации города Сочи, а также в положениях об отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководителя отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи.

5.5.7. Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги).

Экземпляр, остающийся в администрации города Сочи, визируется исполнителем и руководителем исполнителя письма.

5.6. Служебные записки

5.6.1. Служебная записка - это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки - оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи.

5.6.2. В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:

докладные записки;

информационные записки;

аналитические записки;

пояснительные записки;

объяснительные записки.

5.6.3. Служебная записка оформляется, как правило, на бланках администрации города или ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Допускается оформление указанных документов на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - печатается полужирным шрифтом N 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего реквизита бланка “на N __ от _________ “ двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал.

5.6.4. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.

5.6.5. Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа.

5.7. Телеграммы

5.7.1. Телеграмма составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

5.7.2. Телеграммы печатаются четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге шрифтом N 16, прописными буквами, подписываются Главой города Сочи, его первым заместителем или заместителями Главы города Сочи.

5.7.3. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя (указывается в верхнем правом углу);

текст (содержание телеграммы);

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (помещаются под чертой).

Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

5.7.4. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание “НЕ“ опускать нельзя). Можно использовать сокращенные знаки препинания.

Например:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКБ

номер - НР

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

5.7.5. Копия отправляемой телеграммы визируется исполнителем и руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

5.7.6. Подписанные телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются в отделе служебной переписки.

5.7.7. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

5.7.8. Телеграммы, подписанные Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи, принимаются для отправки отделом служебной переписки и контроля в трех экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй остается в отделе служебной переписки и контроля с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, третий экземпляр прикладывается к отчету для управления делами администрации города Сочи.

5.8. Телефонограммы

5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.8.2. Официальность поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в регистрационной форме (журнале регистрации).

5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

5.8.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

5.8.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

5.8.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

5.8.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны к изложению текстов телеграмм.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Организация работы со служебными документами

6.1.1. Порядок прохождения служебных документов (далее - документов) на бумажных носителях и операции, производимые с ними в администрации города Сочи, регламентируются настоящей Инструкцией.

6.1.2. При расширении применения в администрации города Сочи электронного документооборота разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию города Сочи.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в администрацию города Сочи осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным.

С помощью почтовой связи доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка, регистрация

и распределение поступающей корреспонденции

6.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию города корреспонденции производятся в отделе служебной переписки и контроля.

6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации города Сочи, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

6.3.3. Письма граждан регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан администрации города Сочи. Исходящие письма на обращения граждан обрабатываются путем подписания конвертов с указанием адресата и места назначения. В левом нижнем углу почтового конверта указываются исходящие номера писем, находящихся в нем, с внесением соответствующих записей в журнал исходящей корреспонденции и передачей в отдел служебной переписки и контроля для отправки почтовой связью.

6.3.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку “лично“, вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый - остается в отделе служебной переписки, второй - приобщается к поступившему материалу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа.

6.3.5. Поступившие в администрацию города Сочи документы учитываются и распределяются на регистрируемые в автоматизированной компьютерной программе “Делопроизводство“ (далее - автоматизированная программа “Делопроизводство“) и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

6.3.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижней правой части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата и входящий номер.

6.3.7. При регистрации поступившего документа в автоматизированной программе “Делопроизводство“ в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей системы.

6.3.8. Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами регистрируются под одним но“ером.

6.3.9. Не регистрируемые в автоматизированной программе документы учитываются в журналах.

6.3.10. Распределение поступающей служебной корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, и передается в приемные Главы города Сочи, заместителей Главы города Сочи через реестр под роспись заведующими приемными.

6.3.11. Письменные обращения граждан регистрируются в управлении по обращению граждан администрации города Сочи и передаются в отдел служебной переписки и контроля через реестр для передачи в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи для исполнения, согласно резолюциям Главы города Сочи и его заместителей, ответственным за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

6.3.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой “лично“, а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.

6.4. Прием, обработка документов,

поступающих по каналам электронной и факсимильной связи

6.4.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листах бумаги формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы рассматриваются как входящие документы и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

письма, документы, подлежащие передаче электронной почтой, представляются в одном экземпляре за подписью Главы города Сочи и его заместителей с указанием исходящего номера документа, даты, фамилии исполнителя, его контактного телефона;

приложения в виде схем, таблиц представляются на магнитном носителе (дискете) с указанием наименования файла;

если документ подлежит передаче не во все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, отдельно прилагается список рассылки;

при передаче документов по Интернету указывается точный электронный адрес организации, учреждения;

для получения почты большого объема через Интернет получатель представляет магнитный носитель (дискету);

документ для передачи по каналу факсимильной связи в администрации города Сочи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи.

Заявки хранятся в течение одного года:

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя, подписавшего заявку на передачу этого документа по каналу факсимильной связи;

запрещается передавать текст документов с пометкой “для служебного пользования“.

6.4.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в администрации города, осуществляется управляющим делами администрации города Сочи.

6.5. Организация работы с документами в приемных

заместителей Главы города Сочи и в отраслевых

(функциональных) органах администрации города Сочи

6.5.1. Все документы, рассмотренные Главой города Сочи и заместителями Главы города Сочи, направляются для исполнения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи только через отдел служебной переписки и контроля.

6.5.2. Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в приемные Главы города Сочи и заместителей Главы города Сочи, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел служебной переписки и контроля.

6.5.3. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, регистрируются аналогично порядку, установленному в отделе служебной переписки и контроля.

6.5.4. В приемных заместителей Главы города Сочи учет поступления документов ведется с помощью компьютерной программы или журнала регистрации входящей корреспонденции. Ответственными за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля служебных документов, поступающих заместителю Главы города Сочи, являются заведующие приемными заместителей Главы города Сочи.

6.5.5. О поступивших в приемную документах в этот же день докладывается руководителю. Руководителем даются указания об исполнении данных документов.

Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок, характер и срок исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную.

6.5.6. Документы, поступившие и зарегистрированные в администрации города Сочи, передаются исполнителю согласно резолюции руководителя через отдел служебной переписки и контроля. Отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работниками отдела служебной переписки и контроля в электронной регистрационной карточке. Информация о ходе и результатах исполнения служебных документов еженедельно докладывается директору департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи и заместителю Главы города Сочи, курирующему соответствующее направление работы.

6.5.7. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, учитываются и передаются исполнителям ответственными за ведение делопроизводства в этих органах, заведующими приемными руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи. Контроль прохождения документа, сроки его исполнения контролируются ими с помощью автоматизированной программы “Делопроизводство“ или иным способом.

6.6. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

6.6.1. Регистрация исходящих документов осуществляется в отделе служебной переписки и контроля.

6.6.2. Оформление адресата исходящих писем должно соответствовать Постановлению Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 N 725 “Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи“. На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

6.6.3. Документ, подготовленный в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи и подлежащий отправке, поступает в отдел служебной переписки и контроля на регистрацию с обязательным указанием адресата, откуда отсылается с соответствующей пометкой в журнале или реестре.

6.6.4. По фельдъегерской связи осуществляется отправка корреспонденции только за подписью Главы города Сочи, первого заместителя Главы города Сочи и “срочной“.

6.6.5. В период отсутствия Главы города Сочи (с изданием распоряжения администрации города Сочи об исполнении его обязанностей одним из заместителей) для служебной переписки могут использоваться бланки Главы города Сочи. При этом подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия)

6.6.6. Все документы, подписанные Главой города Сочи, его заместителями, высылаются адресатам только через отдел служебной переписки и контроля. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

6.6.7. Отдел служебной переписки и контроля осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, еженедельно анализирует состояние работы по документообороту в администрации города Сочи, информирует об этом директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ

7.1. Общие положения

7.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения служебных документов, представление руководителям администрации города Сочи регулярной оперативной информации о ходе выполнения служебных документов.

7.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов является обеспечение эффективности управления на основе контроля за сроками и качеством выполнения служебных документов и принятия своевременных мер по их выполнению.

7.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением служебных документов обеспечивает выполнение следующих основных задач:

- контроль за сроками выполнения служебных документов;

- контроль за ходом выполнения служебных документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

- выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов для доклада руководителям администрации города Сочи и принятие дополнительных мер по их выполнению;

- учет и анализ результатов выполнения служебных документов.

7.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов являются:

- учет и постановка служебных документов на контроль;

- формирование контрольных дел на правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края, администрации города Сочи и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ;

- учет и регулярное информирование руководителей администрации города Сочи о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам);

- информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов;

- выдача информации о контролируемых служебных документах по запросу.

7.1.5. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи обязаны поставить на контроль служебные документы, если:

- Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи дано по их выполнению поручение;

- в содержании контролируемых правовых актов администрации города Сочи определены конкретные задания, поручения данному отраслевому (функциональному) и территориальному органу администрации города Сочи;

- необходимость контроля исполнения служебного документа определена резолюциями руководителей;

- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения служебного документа;

- полученные служебные документы зарегистрированы отделом служебной переписки и контроля.

7.1.6. Отдел служебной переписки и контроля департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи осуществляет организацию и координацию делопроизводственного контроля за выполнением поручений Главы города Сочи, данных на совещаниях, правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, отдельных правовых актов администрации города Сочи, за сроками выполнения служебных документов, поступивших в администрацию города Сочи и зарегистрированных в отделе служебной переписки и контроля.

7.1.7. Контроль за сроками выполнения служебных документов, поступивших в администрацию города Сочи, поручений Главы города Сочи, данных на совещаниях, осуществляют помощники, заведующие приемными заместителей Главы города Сочи, в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи - руководители данных структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство и контроль.

7.1.8. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес Главы города Сочи, заместителей Главы города Сочи, осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан администрации города Сочи. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, осуществляют непосредственно эти руководители и работники, ответственные за делопроизводство и контроль.

7.2. Организация контроля за выполнением постановлений,

распоряжений главы администрации (губернатора)

Краснодарского края, правовых актов администрации города

7.2.1. Контроль за своевременным выполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актов администрации города Сочи осуществляют:

- Глава города Сочи, его первый заместитель и заместители в соответствии с их полномочиями;

- руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица;

- отдел служебной переписки и контроля.

7.2.2. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в правовых актах главы администрации (губернатора) Краснодарского края, в правовых актах администрации города Сочи, осуществляют помощники, заведующие приемными Главы города Сочи и его заместителей. Контролю подлежит своевременность разработки отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи конкретных мероприятий по выполнению соответствующих правовых актов администрации города Сочи.

7.2.3. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи являются ответственными за фактическое исполнение правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актов администрации города Сочи в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение.

7.2.4. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи назначают ответственных за делопроизводственный контроль выполнения служебных документов.

7.2.5. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актов администрации города Сочи возложены на отдел служебной переписки и контроля и ведутся с помощью программы “Автоматизированная система контроля исполнения“ (далее - программа “Контроль“).

7.2.6. Отдел служебной переписки и контроля по поручению руководства администрации города Сочи инициативно может проверять фактическое выполнение отдельных правовых актов.

7.3. Порядок постановки правовых актов главы администрации

(губернатора) Краснодарского края на контроль

в администрации города Сочи

7.3.1. Поступившие в администрацию города Сочи правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края регистрируются в отделе служебной переписки и контроля, данные вносятся в электронную базу данных. Все поступившие правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края являются контрольными. Длительность контроля, формы контроля и характер работы с каждым правовым актом определяются содержанием резолюции Главы города Сочи или его заместителей.

7.3.2. Правовой акт главы администрации (губернатора) Краснодарского края после регистрации передается на рассмотрение Главе города Сочи.

Рассмотренные правовые акты возвращаются в отдел служебной переписки и контроля, где резолюции Главы города Сочи вносятся в электронную базу данных и правовые акты ставятся на контроль, после чего передаются исполнителям через отдел служебной переписки и контроля под роспись для исполнения в соответствии с резолюцией.

7.3.3. Если правовой акт содержит рекомендации или сведения, он направляется исполнителям с соответствующей резолюцией для ознакомления и руководства в работе. Исполнители, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи расписываются в сопроводительном к правовому акту листе, подтверждая факт ознакомления, при необходимости снимают копию для работы и возвращают документ в отдел служебной переписки и контроля.

В этих случаях осуществление контроля за выполнением подобных документов в администрации города считается завершенным.

7.3.4. Если для выполнения поступившего правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края требуются время, привлечение нескольких отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, предприятий и учреждений, предстоит выполнить большой объем работ, для организации его выполнения готовится проект правового акта администрации города Сочи или план мероприятий. Данное поручение должно содержаться в резолюции с указанием исполнителя и срока подготовки соответствующего документа.

7.3.5. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями отчетов о выполнении ими заданий, содержащихся в контролируемом правовом акте. Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.

Замена исполнителя, передача исполнения поручения или возложение контроля на другое должностное лицо или организацию могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя, давшего поручение.

Определенные Главой города Сочи, его заместителями сроки подготовки проекта правового акта администрации города Сочи или плана мероприятий контролируются отделом служебной переписки и контроля.

Если срок исполнения поручения Главой города Сочи или его заместителями продлен, в контрольном деле делается соответствующая запись.

7.3.6. По завершении выполнения поручения Главы города Сочи, его заместителей исполнитель представляет в отдел служебной переписки и контроля информацию о результатах проделанной работы с приложением подтверждающих документов.

Отдел служебной переписки и контроля вносит отметки об исполнении поручений в программу “Контроль“ и контрольные листы к правовым актам главы администрации (губернатора) Краснодарского края с указанием реквизитов документов, подтверждающих исполнение.

К примеру: “Исполнено. Принято распоряжение администрации города Сочи от 25.01.2007 N 20-р“.

7.3.7. В случае когда во исполнение правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края принят правовой акт администрации города Сочи, контроль за его исполнением осуществляется в порядке, изложенном в разделе 7.4 настоящей Инструкции.

7.4. Порядок постановки правовых актов администрации города

Сочи на контроль в администрации города Сочи

7.4.1. Копии правовых актов администрации города Сочи из отдела документационного обеспечения поступают в отдел служебной переписки и контроля.

Начальник отдела служебной переписки и контроля определяет:

- правовые акты, подлежащие постановке на контроль;

- порядок работы с контролируемым правовым актом;

- пункты, исполнение которых будет контролироваться;

- ответственного исполнителя (или организатора исполнения) правового акта (как правило, это подразделение, подготовившее проект);

- сроки предоставления промежуточной информации о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи, исходя из его содержания. Первичная информация о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи представляется в отдел контроля, как правило, спустя месяц после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений.

7.4.2. На каждый контролируемый правовой акт администрации города Сочи оформляется контрольное дело: заполняется контрольный лист, вкладывается копия правового акта администрации города Сочи. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, характеризующие ход исполнения правового акта администрации города Сочи (материалы совещаний, “часов контроля“, справки, информации).

7.4.3. Правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края, во исполнение которых принимается постановление (распоряжение) администрации города Сочи, контролируются одновременно. То есть в контрольное дело, оформленное на постановление (распоряжение) администрации города Сочи, вкладывается и копия правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

7.4.4. После оформления контрольное дело отделом служебной переписки и контроля передается заместителю Главы города Сочи, на которого возложен контроль за выполнением соответствующего правового акта.

7.4.5. Помощники, заведующие приемных Главы города Сочи, его заместителей, получив контрольное дело из отдела служебной переписки и контроля, ознакомившись с его содержанием, докладывают о нем своему руководителю, который определяет поручения помощнику и исполнителям в форме резолюции, фиксирующейся в контрольном листе (на отведенном для этого месте). Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения и т.д.

Затем контрольное дело возвращается в отдел служебной переписки и контроля.

7.4.6. Отдел служебной переписки и контроля сообщает исполнителям о постановке правового акта на контроль, направляя им уведомления.

В уведомлениях сообщается, что исполнение данного правового акта взято на контроль в администрации города, и указываются сроки предоставления информации о ходе его исполнения.

Допускается использование вместо уведомлений ксерокопий контрольного листа с резолюцией Главы города Сочи или его заместителей.

Руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, получив уведомление, определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, на которого возлагается ответственность за организацию работы по выполнению правового акта, по обеспечению сбора, обработки и обобщению информации, подготовке необходимых материалов, а также проектов докладов о ходе и результатах выполнения правового акта и поручений по нему.

7.4.7. Отдел служебной переписки и контроля к указанным в контрольном деле срокам собирает от всех исполнителей необходимые сведения о фактическом состоянии исполнения поручений, содержащихся в контролируемых правовых актах администрации города Сочи. Проанализировав их и сделав соответствующую запись в контрольном деле (форма предусмотрена в программе “Автоматизированная система контроля исполнения“), отдел служебной переписки и контроля представляет его на рассмотрение Главе города Сочи или его заместителю, на которого возложен контроль исполнения правового акта.

7.4.8. Помощники, заведующие приемных Главы города Сочи, его заместителей, получив сведения о ходе выполнения правовых актов, изучают качество поступивших информационных материалов, их конкретность и предметность; докладывают Главе города Сочи, его заместителям о ходе исполнения установленных правовыми актами заданий.

7.4.9. Изучив ход выполнения правового акта, Глава города Сочи или его заместитель может принять обобщенную информацию к сведению, дать новые поручения, продлив срок исполнения правового акта, или дать согласие на снятие его с контроля как выполненного.

7.4.10. Сроки выполнения заданий, указанные в правовых актах администрации города Сочи, могут быть изменены только Главой города Сочи или его заместителями, на которых возложен контроль за выполнением данного правового акта.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления или изменения контрольного срока выполнения задания, обозначенного в правовом документе Главы города Сочи, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока представляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, на которого возложен контроль за выполнением данного правового акта, мотивированную просьбу об изменении контрольного срока и предложение о новом контрольном сроке. Об этом ставится в известность отдел служебной переписки и контроля, письменное подтверждение изменения контрольного срока приобщается к контрольному делу.

Сроки предоставления промежуточной информации, установленные отделом служебной переписки и контроля, могут быть изменены по согласованию с начальником этого отдела. После согласования специалисты отдела служебной переписки и контроля вносят соответствующие изменения в контрольное дело и в электронную базу программы “Контроль“.

7.4.11. Снятие правовых актов администрации города Сочи с контроля производится после их выполнения и оформляется правовым актом администрации города Сочи либо служебной запиской об его выполнении.

7.4.12. Состояние работы по организации контроля выполнения правовых актов администрации города Сочи, соблюдению исполнительской дисциплины периодически (не реже одного раза в месяц) рассматривается на планерных совещаниях при Главе города Сочи, его заместителей.

7.4.13. Отдел служебной переписки и контроля ежемесячно (в случае необходимости - еженедельно) докладывает Главе города Сочи о состоянии делопроизводственного контроля за выполнением правовых актов администрации города Сочи.

7.4.14. По итогам каждого квартала отдел служебной переписки и контроля составляет статистические сведения об организации контроля за выполнением правовых актов администрации города Сочи по форме в соответствии с приложением N 10 к настоящей Инструкции.

7.4.15. Отдел служебной переписки и контроля:

- информирует о приближении сроков выполнения по всем правовым актам администрации города Сочи, поставленным на контроль в отделе;

- составляет перечень нормативных правовых актов администрации города Сочи, сроки выполнения которых истекают в предстоящем месяце, и направляет эти сведения помощникам Главы города Сочи, заместителям Главы города Сочи, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи;

- получает информацию по контролируемым правовым актам администрации города Сочи, проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о фактическом выполнении правовых актов администрации города Сочи;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому контрольному правовому акту администрации города Сочи;

- в необходимых случаях готовит сведения о невыполненных правовых актах администрации города Сочи;

- информирует директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, заместителей Главы города Сочи о возникающих ситуациях в организации контроля;

- запрашивает в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи дополнительные материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

- возвращает исполнителям неправильно оформленную или недостаточно полную информацию о ходе выполнения правовых актов администрации города Сочи;

- по поручению директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи и инициативно проводит проверки организации делопроизводства и контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города;

- осуществляет методическое руководство по организации контроля за выполнением правовых актов администрации города Сочи.

7.4.16. Сведения о состоянии выполнения документов предоставляются в отдел служебной переписки и контроля согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях когда срок предоставления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть предоставлена в последний предшествующий рабочий день. Информация, предоставленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта правового акта администрации города Сочи. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение правового акта администрации города Сочи (копии приказов, писем, планов мероприятий, платежных поручений и др.).

Информация о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи готовится на имя должностного лица, на которого Главой города Сочи возложен контроль, на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и подписывается руководителем или лицом, его замещающим. При необходимости она должна содержать предложения о продолжении срока контроля или его окончании.

7.4.17. Отдел служебной переписки и контроля, получив от исполнителей очередные сведения о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи, изучает их, делает соответствующие записи в контрольных делах. Если содержание представленной информации не отражает хода выполнения всех заданий (пунктов) документа или появилась необходимость запросить дополнительную информацию о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи, то об этом делается запись в контрольном деле.

7.4.18. Предложения о снятии с контроля правовых актов администрации города Сочи, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются с заместителями Главы города Сочи, о чем свидетельствует резолюция. Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта администрации города Сочи.

7.4.19. Контрольные дела на правовые акты администрации города Сочи, снятые с контроля, передаются в ведомственный архив администрации города Сочи, где они обрабатываются и готовятся для хранения в архиве города Сочи.

7.4.20. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за контроль выполнения служебных документов в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и органом, обеспечивающий документационное обеспечение, все контролируемые документы.

7.5. Организация контроля за исполнением протестов,

представлений органов прокуратуры

7.5.1. Протесты и представления прокурора или его заместителя, поступающие в администрацию города Сочи, подлежат рассмотрению в сроки и порядке, установленные Федеральным законом от 17 января 1992 года N 2202-1 “О прокуратуре Российской Федерации“.

7.5.2. Вопросы рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя курирует заместитель Главы города Сочи, определяемый Главой города Сочи.

7.5.3. Организацию рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя и сообщения прокурору в письменной форме о результатах рассмотрения осуществляют отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, в чьем ведении находится предмет рассмотрения протестов и представлений по согласованию с правовым управлением администрации города Сочи.

7.5.4. В случае необходимости принятия конкретных мер по устранению допущенных нарушений действующего законодательства Российской Федерации, их причин и условий, им способствующих, устранение противоречий закону правового акта администрации города Сочи осуществляют отраслевые (функциональные) и территориальные органы а“министрации города Сочи, в чьем ведении находится предмет рассмотрения протестов и представлений по согласованию с правовым управлением администрации города Сочи.

7.5.5. Лица, виновные в непредоставлении в срок требуемых сведений и материалов, в непринятии конкретных мер по устранению допущенных нарушений действующего законодательства Российской Федерации, их причин и условий, им способствующих, устранению противоречий закону правового акта администрации города Сочи, нарушении сроков рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

7.5.6. Отдел служебной переписки и контроля обязан сообщить Главе города Сочи о каждом факте нарушения сроков или порядка рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, поступающих в администрацию города Сочи, с указанием сведений о работниках, допустивших неисполнение или ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, установленных порядком рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, поступающих в администрацию города Сочи.

7.6. Порядок контроля выполнения

служебных документов в администрации города Сочи

7.6.1. Контролю подлежат все служебные документы, поступившие в адрес Главы города Сочи и его заместителей и зарегистрированные в отделе служебной переписки и контроля.

Регистрация служебных документов производится в день их поступления отделом служебной переписки и контроля.

7.6.2. После регистрации отделом служебной переписки и контроля служебные документы передаются помощникам Главы города Сочи, заведующим приемными заместителей Главы города Сочи, при этом помощники Главы города Сочи, заведующие приемными заместителей Главы города Сочи расписываются в получении документа в журнале, который находится в отделе служебной переписки и контроля. О входящих служебных документах помощники Главы города Сочи, заведующие приемными заместителей Главы города Сочи в тот же день докладывают Главе города Сочи, заместителям Главы города Сочи.

О поступлении телеграмм и других срочных служебных документов работники отдела служебной переписки и контроля незамедлительно извещают помощников Главы города Сочи, заведующих приемными заместителей Главы города Сочи. В экстренных случаях телеграммы доставляются в приемные работниками отдела служебной переписки и контроля.

7.6.3. Глава города Сочи, заместители Главы города Сочи рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения о рассмотрении документа отражаются в резолюциях. Резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию. Допускается проставление резолюции на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

7.6.4. Служебные документы после рассмотрения Главой города Сочи и его заместителями возвращаются в отдел служебной переписки и контроля, где в электронную базу данных вносятся соответствующие резолюции и передаются в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи для работы.

7.6.5. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи не позднее следующего дня передают рассмотренные служебные документы исполнителям с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по фактическому исполнению.

7.6.6. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получения от них необходимой информации.

Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа.

Ответственные за выполнение и соисполнители несут равную ответственность за своевременное и качественное выполнение указаний руководителя.

7.6.7. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией Главы города Сочи, его заместителей исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания служебного документа.

Служебные документы подлежат выполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- согласно резолюции руководителя (“Срочно“ - в 3-дневный срок, “Оперативно“ - в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в отделе служебной переписки и контроля);

- по запросам членов Совета Федерации, депутатскому запросу депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края и Городского Собрания Сочи - безотлагательно (то есть в течение 3 дней), а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации письма в отделе служебной переписки и контроля;

- по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 календарных дней со дня регистрации обращения в отделе служебной переписки и контроля;

При применении данного документа следует учитывать, что Закон Краснодарского края от 13.03.2008 N 1405-КЗ, утвердивший краевую целевую программу “Обеспечение строительства олимпийских объектов и развития города Сочи как горно-климатического и бальнеологического курорта (2008 - 2013 годы)“, утратил силу в связи с принятием Закона Краснодарского края от 18.08.2009 N 1825-КЗ. Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 19.08.2009 N 723 утверждена новая краевая целевая программа “Обеспечение строительства олимпийских объектов и развития города Сочи как горноклиматического и бальнеологического курорта“.

- обращения ГК “Олимпстрой“ и администрации Краснодарского края во исполнение поручений краевой целевой программы “Обеспечение строительства олимпийских объектов и развития города Сочи как горноклиматического и бальнеологического курорта (2008 - 2013 годы)“ без указания срока исполнения - не позднее 10 дней со дня регистрации в отделе служебной переписки и контроля.

Служебные документы, на которых поставлен штамп “Документ Сочи - 2014“, подлежат выполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- согласно резолюции Главы города Сочи и его заместителей “срочно“ - в двухдневный срок;

- без указания срока исполнения - не позднее пяти дней со дня регистрации документа в отделе служебной переписки и контроля.

Сроки рассмотрения отдельных категорий служебных документов могут устанавливаться правовыми актами администрации города Сочи.

Если последний день срока выполнения служебного документа приходится на нерабочий или праздничный день, то документ подлежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и вносится в электронную базу данных в отделе служебной переписки и контроля.

Ответы на служебные документы, поступившие из вышестоящих органов, подлежат отправке не позднее чем за 5 (пять) дней до истечения сроков выполнения данных документов.

7.6.8. При необходимости изменения срока выполнения служебного документа ответственный исполнитель предоставляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения служебных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения предоставляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости переадресации служебного документа для выполнения в другой отраслевой (функциональных) и территориальный орган администрации города Сочи ответственный исполнитель предоставляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о переадресации в срок не позднее 3 дней со дня поступления служебного документа непосредственному исполнителю.

При переадресации служебного документа на резолюции руководителя не допускается использование факсимиле.

Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного документа ответственный исполнитель информирует отдел служебной переписки и контроля, который вносит изменения в электронную базу данных.

Контроль за сроками выполнения служебных документов отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи осуществляет отдел служебной переписки и контроля.

7.6.9. Корреспонденция, полученная из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания и администрации Краснодарского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе города Сочи, а в его отсутствие - первому заместителю Главы города Сочи или заместителю Главы города Сочи, исполняющему обязанности Главы города Сочи.

7.6.10. Федеральные законы, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации немедленно передаются в правовое управление администрации города Сочи. В тот же день документ передается на рассмотрение Главе города Сочи, а в его отсутствие - первому заместителю Главы города Сочи.

Если резолюция адресована нескольким работникам, ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия которого написана первой.

В случаях когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполняется в тридцатидневный срок.

Ознакомление ответственных работников администрации города с поступившими документами осуществляется в течение дня с момента получения.

Работник, ознакомившийся со служебными документами, ставит свою подпись и дату.

Контроль за прохождением федеральных правовых актов осуществляет правовое управление администрации города Сочи.

7.6.11. Делать какие-либо пометки на федеральных правовых актах не допускается. Снятие копий с федеральных правовых актов проводится по указанию Главы города Сочи или его заместителей, о чем производится соответствующая запись на сопроводительном листе документа.

7.6.12. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, органам государственной власти Краснодарского края, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются Главой города Сочи, а в его отсутствие - первым заместителем Главы города Сочи.

Письма в другие федеральные органы и исполнительные органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края подписывают Глава города, его заместители, в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.

7.6.13. Снятие служебного документа с контроля осуществляется Главой города Сочи или его заместителем с соответствующей отметкой в электронной базе данных.

Служебный документ считается выполненным и снимается с контроля после его полного фактического выполнения, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.6.14. Отдел служебной переписки и контроля ежемесячно анализирует соблюдение сроков выполнения служебных документов и представляет информацию Главе города Сочи, его заместителям, директору департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

7.6.15. Согласно плану работы и инициативно отдел служебной переписки и контроля осуществляет проверку сроков выполнения служебных документов выборочно в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи.

7.6.16. В случае необходимости отдел служебной переписки и контроля готовит сведения о невыполненных служебных документах, правовых актах администрации города Сочи и вносит предложение о заслушивании отчета исполнителей о неудовлетворительной исполнительской дисциплине на производственных совещаниях, на “часе контроля“. Порядок подготовки и проведения “часа контроля“ регламентируется отдельным правовым актом администрации города Сочи.

8. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

8.1. Выполнение стенографических работ

8.1.1. Стенографирование ведется стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) или звукозаписывающей техники (магнитофонов, диктофонов).

8.1.2. Стенограммы мероприятий с участием Главы города Сочи стенографистом готовятся в двух экземплярах (листы нумеруются), один из которых хранится в департаменте муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, второй - в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи, ответственных за проведение этого мероприятия.

8.1.3. При расшифровке стенограммы и печатании текстов выступлений с магнитной звукозаписи на лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку данной записи, проставляется дата.

8.1.4. Звукозапись мероприятий с участием Главы города Сочи осуществляется работником, ответственным за звукозапись.

8.1.5. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

8.2. Выполнение копировально-множительных работ

8.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города Сочи производится в отделе технического обеспечения управления делами администрации города Сочи, а также на копировальных аппаратах, установленных в приемных и в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи.

8.2.2. В отделе технического обеспечения управления делами администрации города Сочи тиражируются только служебные документы и материалы. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный управляющим делами администрации города Сочи.

Копирование бланков документов, используемых в администрации города, не допускается.

8.2.3. Служебные документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматом не более А3.

8.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется управляющим делами администрации города Сочи и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа.

8.2.5. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа.

8.2.6. На копировально-множительных аппаратах (ксерокс), находящихся в приемных администрации города Сочи и отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи, разрешается копирование служебных документов и материалов небольшого объема и тиража.

8.2.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

9.1. Общие положения

9.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации города Сочи и их передачу в архивный отдел администрации города Сочи в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края.

9.1.2. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1.3. Положения настоящего раздела применяются для организации ведения делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

9.2. Составление номенклатуры дел

9.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2.2. Сводная номенклатура дел администрации города Сочи разрабатывается отделом документационного обеспечения департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, ответственным за ведомственный архив на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации города Сочи, согласовывается с экспертной комиссией администрации города Сочи (далее - ЭК) и с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края (далее - ЭПК) и утверждается Главой города Сочи.

Номенклатура дел отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи и представляется в департамент муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

9.2.3. Номенклатура дел администрации города Сочи в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается Главой города Сочи и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.2.4. Сводная номенклатура дел администрации города Сочи печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел администрации города Сочи.

9.2.5. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации города Сочи, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

9.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации города Сочи являются названия ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города Сочи.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города Сочи, заголовки дел с грифом “Для служебного пользования“.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются парой арабских цифр.

Например: 01 - 01, где первая пара цифр 01 - индекс приемной, вторая - порядковый номер заголовка дела.

9.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления.

9.2.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи; для переходящих дел индекс сохраняется.

9.2.10. Графа третья номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

9.2.11. В графе четвертой указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2005).

9.2.12. В графе пятой указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи.

9.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения.

9.3. Формирование дел

9.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.2. Дела формируются децентрализованно, то есть в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;

в дело группируются документы одного календарного года;

исключения составляют переходящие дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

9.3.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации города Сочи, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка.

9.3.4. Правовые акты администрации города Сочи группируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу.

Правовые акты администрации города Сочи и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

При большом количестве документов распоряжения, приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

9.3.5. Поручения федеральных (региональных) органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации города Сочи.

9.3.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

9.3.7. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.4. Оформление дел

9.4.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях.

9.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название - администрация города Сочи, наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения нумеруются.

9.4.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: “Разные материалы“, “Общая переписка“ и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т.д.);

название организации (администрация города, или ее отраслевой (функциональный), или территориальный орган), автор документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин “Документы“, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин “Документы“ применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

Документы к Постановлению администрации города Сочи от ______ N ______ (проекты постановлений, информации, справки и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

9.4.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа - и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.4.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.

9.4.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.4.7. Реквизит “Срок хранения дела“ переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2005) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1989).

На делах постоянного срока хранения пишется: “Хранить постоянно“.

9.4.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи.

9.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

9.5. Экспертиза ценности документов

9.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исто“ической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

9.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением администрации города Сочи создается постоянно действующая экспертная комиссия.

9.5.4. Экспертная комиссия организует свою работу в соответствии с утвержденным положением о ней. Положение об экспертной комиссии до его утверждения согласовывается с начальником архивного отдела администрации города Сочи.

9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2005) и номенклатуры дел администрации города.

9.5.6. Экспертиза ценности документов проводится работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, ответственными за архив, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации города Сочи.

9.5.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов, подлежащих постоянному и временному (свыше десяти лет) хранению в ведомственном архиве администрации города Сочи;

выделение к уничтожению документов и дел временного срока хранения и с пометкой “До минования надобности“, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

9.5.8. По результатам экспертизы ценности документов работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения и по личному составу.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в абзаце втором пункта 9.5.8. после слов “по акту, который“ пропущена часть текста.

Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел администрации города Сочи и с истекшими сроками хранения, сдаются на уничтожение по акту, который заместителем Главы города Сочи, координирующим работу департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи, и хранится постоянно.

9.6. Составление описи дел

9.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.6.2. Ежегодно работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи.

9.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждые том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого года делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год.

Описи дел печатаются в четырех экземплярах, согласовываются с ЭК, утверждаются ЭПК, а затем утверждаются начальником архивного отдела администрации города Сочи.

По истечении установленного ведомственного срока хранения (5 лет) дела по акту передаются на муниципальное хранение в архивный отдел.

9.7. Подготовка и передача документов

в ведомственный архив администрации города Сочи

9.7.1. В ведомственный архив администрации города Сочи (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.7.2. Дела с исполненными документами постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

9.7.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

9.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивным отделом администрации города Сочи, согласованному с руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи и утвержденному заместителем Главы города Сочи, курирующим данное направление работы.

9.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить.

9.7.6. В случае ликвидации или реорганизации отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном органе, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.8. Хранение и использование документов в ведомственном архиве

9.8.1. Обеспечение сохранности и поиск архивных документов осуществляются ответственным за ведомственный архив, назначаемым распоряжением администрации города Сочи.

9.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений администрации города под расписку в учетном журнале выдачи документов (на срок не более одной недели, кроме правовых актов администрации города Сочи и материалов к ним).

Сотрудники администрации города ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.8.3. Передача работниками структурных подразделений администрации города архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Копии документов из ведомственного архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

9.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, производится с разрешения заместителя Главы города Сочи, курирующего работу ведомственного архива, с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника.

10. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ

АКТОВ ГОРОДСКОГО СОБРАНИЯ СОЧИ, ВНОСИМЫХ ГЛАВОЙ ГОРОДА

СОЧИ В ПОРЯДКЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ИНИЦИАТИВЫ

Раздел регламентируется решением Городского Собрания Сочи от 21.01.2003 N 22 (ред. от 06.12.2005) “О порядке подготовки и внесения вопросов на сессию Городского Собрания Сочи“.

11. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ

И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Раздел регламентируется Постановлением Главы города Сочи от 09.02.2007 N 215 “Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей (штампов) Главы города Сочи и администрации города Сочи“.

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 1

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

СХЕМА

БЛАНКА ДОКУМЕНТА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

НА ЛИСТЕ БУМАГИ ФОРМАТА А4

(ГОСТ Р 6.30 - 2003)

73 78 10 3¦

¦<--------------->¦ ¦<--------------->¦<----->¦ /

-----------+-----------------+-------+-----------------+-------+---T-------

¦ ---------T-----------------T-------T-----------------¬ +---+ /

¦ / / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ / ¦

¦ ¦ 17¦ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦51¦ -----+-----------------+ +-----------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 08 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 04 05 06 07 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ---------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ 11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦

¦22¦ ¦ 13 ¦ ¦ ¦ ¦ 297¦

¦ / ¦ 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ---------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦18¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ---------+------------------ L-----------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ 20 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 20¦ ¦ 21 22 25 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ 23 24 26 ¦ ¦ ¦

¦ 24¦ ¦ 27 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+------------------------------------T------+ +----- ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ / ¦

¦ 16¦ ¦ 30 28 ¦ 29 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦

¦ -----+------------------------------------+------- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / /

+----------T------------------------------------T--------------+-----------

¦ 30 ¦ 124 ¦ 56 ¦

¦<-------->¦<---------------------------------->¦<------------>¦

¦ 210 ¦

¦<------------------------------------------------------------>¦

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 2

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

СХЕМА

БЛАНКА ДОКУМЕНТА С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ

РЕКВИЗИТОВ НА ЛИСТЕ БУМАГИ ФОРМАТА А4

(ГОСТ Р 6.30 - 2003)

10 3¦

¦<-->¦ /

-------------------------------------------------------------+----+--T----

¦ ¦ ¦ /

¦ ---------T-------------------------------------------------¬ +--+- ¦

¦ / / ¦ ¦ ¦ / ¦

¦ ¦ 17¦ ¦ 01 02 03 16 19 ¦ ¦ | ¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ 08 09 10 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ 04 05 06 07 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦73¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ / ¦ 11 12 15 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 10¦ ¦ ¦ ¦ 297¦

¦ ¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 13 14 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ---------+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ 18 17 ¦ ¦ ¦

¦ 18¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 20¦ ¦ 21 22 25 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+-------------------------------------------------+ ¦ ¦

¦ / ¦ 23 24 26 ¦ ¦ ¦

¦ 24¦ ¦ 27 ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+------------------------------------------T------+ +----- ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ / ¦

¦ 16¦ ¦ 30 28 ¦ 29 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ -----+------------------------------------------+------- ¦ 20¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ / /

+----------T------------------------------------------T-----------+--------

¦ 30 ¦ 124 ¦ 56 ¦

¦<-------->¦<---------------------------------------->¦<--------->¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ 210 ¦

¦<--------------------------------------------------------------->¦

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 3

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

------------------T---------T-------------------------T-------------------¬

¦Наименование ¦Номер ¦Требования к оформлению ¦Примечание ¦

¦реквизита ¦реквизита¦ ¦ ¦

¦ ¦по ГОСТу ¦ ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Государственный ¦01 ¦Помещают в соответствии с¦- ¦

¦герб РФ ¦ ¦Положением о ¦ ¦

¦ ¦ ¦Государственном гербе ¦ ¦

¦ ¦ ¦РФ <1> ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Герб субъекта РФ ¦02 ¦Помещают в соответствии с¦Не воспроизводится,¦

¦ ¦ ¦правовыми актами ¦если на бланке ¦

¦ ¦ ¦субъектов ¦помещен Герб РФ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Герб города Сочи ¦03 ¦Помещают в соответствии с¦Не воспроизводится,¦

¦ ¦ ¦правовыми актами ¦если на бланке ¦

¦ ¦ ¦муниципального ¦помещен Герб РФ ¦

¦ ¦ ¦образования ¦или субъекта РФ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Код организации ¦04 ¦Проставляется в ¦- ¦

¦ ¦ ¦соответствии с ¦ ¦

¦ ¦ ¦Общероссийским ¦ ¦

¦ ¦ ¦классификатором ¦ ¦

¦ ¦ ¦предприятий и организаций¦ ¦

¦ ¦ ¦(ОКПО) ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Основной ¦05 ¦Проставляется в ¦- ¦

¦государственный ¦ ¦соответствии с ¦ ¦

¦регистрационный ¦ ¦документами, выдаваемыми ¦ ¦

¦номер (ОГРН) ¦ ¦налоговыми органами ¦ ¦

¦юридического ¦ ¦ ¦ ¦

¦лица ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Идентификационный¦06 ¦Проставляется в ¦- ¦

¦номер ¦ ¦соответствии с ¦ ¦

¦налогоплательщика¦ ¦документами, выдаваемыми ¦ ¦

¦/код постановки ¦ ¦налоговыми органами ¦ ¦

¦на учет (ИНН/КПП)¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Код формы ¦07 ¦Проставляется в ¦- ¦

¦документа ¦ ¦соответствии с ¦ ¦

¦ ¦ ¦Общероссийским ¦ ¦

¦ ¦ ¦классификатором ¦ ¦

¦ ¦ ¦управленческой ¦ ¦

¦ ¦ ¦документации (ОКУД) ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Наименование ¦08 ¦Указывается в полном ¦Над полным ¦

¦организации ¦ ¦соответствии с ¦наименованием ¦

¦ ¦ ¦наименованием, ¦указывается ¦

¦ ¦ ¦закрепленным в ¦сокращенное ¦

¦ ¦ ¦учредительных документах ¦(условное), а при ¦

¦ ¦ ¦ ¦его отсутствии - ¦

¦ ¦ ¦ ¦полное наименование¦

¦ ¦ ¦ ¦вышестоящей ¦

¦ ¦ ¦ ¦организации <3>, ¦

¦ ¦ ¦ ¦<4>, <5>, <6> ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Справочные данные¦09 ¦Указываются почтовый ¦- ¦

¦об организации ¦ ¦адрес, адрес ¦ ¦

¦ ¦ ¦электронной почты, номера¦ ¦

¦ ¦ ¦телефонов, факсов, ¦ ¦

¦ ¦ ¦телексов, банковских ¦ ¦

¦ ¦ ¦счетов и другие ¦ ¦

¦ ¦ ¦необходимые для ¦ ¦

¦ ¦ ¦осуществления ее ¦ ¦

¦ ¦ ¦деятельности сведения ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Наименование вида¦10 ¦Указывается в ¦Для писем, как ¦

¦документа ¦ ¦соответствии с уставом ¦правило, не ¦

¦ ¦ ¦(положением) организации ¦указывается ¦

¦ ¦ ¦и требованиями УСОРД ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Дата документа ¦11 ¦Указывается дата ¦Если документ ¦

¦ ¦ ¦подписания или ¦разрабатывается ¦

¦ ¦ ¦утверждения документа ¦несколькими ¦

¦ ¦ ¦(для протокола - дата ¦организациями, то ¦

¦ ¦ ¦заседания, для акта - ¦датой документа ¦

¦ ¦ ¦дата события) в ¦является наиболее ¦

¦ ¦ ¦последовательности: ¦поздняя из ¦

¦ ¦ ¦день месяца, название ¦указанных ими при ¦

¦ ¦ ¦месяца, год. День и ¦подписании ¦

¦ ¦ ¦название месяца ¦ ¦

¦ ¦ ¦обозначаются двумя парами¦ ¦

¦ ¦ ¦арабских цифр, год - ¦ ¦

¦ ¦ ¦четырьмя <7> ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Регистрационный ¦12 ¦Указывается арабскими ¦Регистрационный ¦

¦номер документа ¦ ¦цифрами порядковый номер ¦номер документа, ¦

¦ ¦ ¦по регистрационному ¦составленного ¦

¦ ¦ ¦журналу. В необходимых ¦совместно двумя и ¦

¦ ¦ ¦случаях последний может ¦более ¦

¦ ¦ ¦дополняться индексом дела¦организациями, ¦

¦ ¦ ¦по номенклатуре дел ¦состоит из ¦

¦ ¦ ¦организации, кодом ¦регистрационных ¦

¦ ¦ ¦корреспондента, кодом ¦номеров, ¦

¦ ¦ ¦исполнителя и пр. ¦присвоенных по ¦

¦ ¦ ¦ ¦журналам каждой ¦

¦ ¦ ¦ ¦из этих ¦

¦ ¦ ¦ ¦организаций, ¦

¦ ¦ ¦ ¦проставленных через¦

¦ ¦ ¦ ¦косую черту в ¦

¦ ¦ ¦ ¦порядке указания ¦

¦ ¦ ¦ ¦авторов документа ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Ссылка на ¦13 ¦Указываются номер и дата ¦Применяется только ¦

¦регистрационный N¦ ¦документа, на который ¦в исходящих ¦

¦и дату документа ¦ ¦дается ответ ¦ответных документах¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Указание на место¦14 ¦Указывается в ¦Указывается, если ¦

¦составления ¦ ¦соответствии с принятым ¦затруднено его ¦

¦(издания) ¦ ¦административно- ¦определение по ¦

¦документа ¦ ¦территориальным делением,¦реквизитам 08, 09 ¦

¦ ¦ ¦с использованием ¦ ¦

¦ ¦ ¦общепринятых сокращений ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Сведения об ¦15 ¦Указываются наименования ¦При направлении ¦

¦адресате ¦ ¦адресатов-организаций или¦документа в ¦

¦ ¦ ¦структурных ¦несколько ¦

¦ ¦ ¦подразделений (в ¦однородных ¦

¦ ¦ ¦именительном падеже), ¦организаций ¦

¦ ¦ ¦должностных или ¦(структурных ¦

¦ ¦ ¦физических лиц (в ¦подразделений) ¦

¦ ¦ ¦дательном падеже) ¦сведения ¦

¦ ¦ ¦ ¦указываются ¦

¦ ¦ ¦ ¦обобщенно ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Гриф утверждения ¦16 ¦При утверждении ¦Располагается в ¦

¦документа ¦ ¦должностным лицом - ¦правом верхнем углу¦

¦ ¦ ¦УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) ¦документа ¦

¦ ¦ ¦с указанием наименования ¦ ¦

¦ ¦ ¦должности утверждающего ¦ ¦

¦ ¦ ¦лица, его подписи, ¦ ¦

¦ ¦ ¦инициалов, фамилии, а ¦ ¦

¦ ¦ ¦также даты утверждения. ¦ ¦

¦ ¦ ¦При утверждении ¦ ¦

¦ ¦ ¦постановлением (решением,¦ ¦

¦ ¦ ¦приказом, протоколом и ¦ ¦

¦ ¦ ¦т.п.) - УТВЕРЖДЕНО (без ¦ ¦

¦ ¦ ¦кавычек) с указанием ¦ ¦

¦ ¦ ¦наименования ¦ ¦

¦ ¦ ¦утверждающего документа в¦ ¦

¦ ¦ ¦именительном падеже, его ¦ ¦

¦ ¦ ¦даты и номера ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Резолюция ¦17 ¦Указываются фамилии и ¦В отдельных случаях¦

¦ ¦ ¦инициалы исполнителей, ¦допускается ¦

¦ ¦ ¦содержание поручения (при¦оформление ¦

¦ ¦ ¦необходимости), срок ¦резолюции на ¦

¦ ¦ ¦исполнения, подпись ¦отдельном листе ¦

¦ ¦ ¦поручителя и дата ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Заголовок ¦18 ¦Включает в себя ¦Заголовок к тексту ¦

¦к тексту ¦ ¦согласованное ¦документов, ¦

¦ ¦ ¦с наименованием документа¦оформленных на ¦

¦ ¦ ¦указание на краткое ¦листах А5, может не¦

¦ ¦ ¦содержание последнего ¦составляться ¦

¦ ¦ ¦(обычно в предложном ¦ ¦

¦ ¦ ¦или родительном падеже) ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка о ¦19 ¦Указывается на ¦- ¦

¦контроле ¦ ¦документах, исполнение ¦ ¦

¦ ¦ ¦которых поставлено на ¦ ¦

¦ ¦ ¦контроль, - штампом “К“ ¦ ¦

¦ ¦ ¦или “Контроль“ ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Текст документа ¦20 ¦Составляется на ¦- ¦

¦ ¦ ¦государственном языке ¦ ¦

¦ ¦ ¦в соотв“тствии с ¦ ¦

¦ ¦ ¦законодательством РФ ¦ ¦

¦ ¦ ¦(субъекта РФ). ¦ ¦

¦ ¦ ¦Оформляется в виде ¦ ¦

¦ ¦ ¦таблицы, анкеты, ¦ ¦

¦ ¦ ¦связанного текста или ¦ ¦

¦ ¦ ¦сочетания ¦ ¦

¦ ¦ ¦вышеперечисленного ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка о наличии¦21 ¦При наличии приложений ¦- ¦

¦приложения ¦ ¦к документу - Приложение:¦ ¦

¦ ¦ ¦на стольких-то листах, в ¦ ¦

¦ ¦ ¦стольких-то экземплярах. ¦ ¦

¦ ¦ ¦Для приложения, не ¦ ¦

¦ ¦ ¦названного в тексте, ¦ ¦

¦ ¦ ¦указывается и его ¦ ¦

¦ ¦ ¦наименование. При наличии¦ ¦

¦ ¦ ¦нескольких приложений ¦ ¦

¦ ¦ ¦приводится их нумерация ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Подпись ¦22 ¦Включает в себя ¦Должность не ¦

¦ ¦ ¦наименование должности, ¦указывается ¦

¦ ¦ ¦личную подпись, ее ¦(указывается ¦

¦ ¦ ¦расшифровку (инициалы ¦сокращенно) при ¦

¦ ¦ ¦и фамилию) ¦оформлении на ¦

¦ ¦ ¦ ¦бланке должностного¦

¦ ¦ ¦ ¦лица ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Гриф согласования¦23 ¦При согласовании ¦- ¦

¦документа ¦ ¦должностным лицом - ¦ ¦

¦ ¦ ¦СОГЛАСОВАНО ¦ ¦

¦ ¦ ¦(без кавычек), ¦ ¦

¦ ¦ ¦наименование должности, ¦ ¦

¦ ¦ ¦личная подпись лица, ¦ ¦

¦ ¦ ¦проводившего ¦ ¦

¦ ¦ ¦согласование, ее ¦ ¦

¦ ¦ ¦расшифровка, дата ¦ ¦

¦ ¦ ¦согласования. При ¦ ¦

¦ ¦ ¦согласовании другим ¦ ¦

¦ ¦ ¦документом - СОГЛАСОВАНО,¦ ¦

¦ ¦ ¦наименование документа, ¦ ¦

¦ ¦ ¦наименование разработчика¦ ¦

¦ ¦ ¦документа, дата и номер ¦ ¦

¦ ¦ ¦документа ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Виза согласования¦24 ¦Указываются должность, ¦При необходимости ¦

¦документа ¦ ¦личная подпись ¦согласования с 4 и ¦

¦ ¦ ¦визирующего, ее ¦более должностными ¦

¦ ¦ ¦расшифровка, дата ¦лицами оформление ¦

¦ ¦ ¦визирования. При наличии ¦виз производится на¦

¦ ¦ ¦замечаний выше подписи ¦“Листе ¦

¦ ¦ ¦делается пометка: ¦согласования“. ¦

¦ ¦ ¦“Замечания прилагаются“. ¦Замечания ¦

¦ ¦ ¦Виза ставится на обороте ¦прилагаются на ¦

¦ ¦ ¦последнего листа ¦отдельном листе ¦

¦ ¦ ¦подлинника документа ¦ ¦

¦ ¦ ¦или копии отправляемого ¦ ¦

¦ ¦ ¦документа (письма) ¦ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Печать ¦25 ¦Ставится на документах, ¦Ставится на ¦

¦ ¦ ¦удостоверяющих права ¦свободном поле ¦

¦ ¦ ¦лиц, фиксирующих факты, ¦левее подписи, с ¦

¦ ¦ ¦связанные с финансовыми ¦частичным ¦

¦ ¦ ¦средствами, а также на ¦перекрытием личной ¦

¦ ¦ ¦иных документах, для ¦подписи или поверх ¦

¦ ¦ ¦которых требуется ¦отметки М.П. ¦

¦ ¦ ¦заверение подписи ¦- место печати ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка о ¦26 ¦Указываются - “Верно“, ¦При необходимости ¦

¦заверении копии ¦ ¦должность, личная подпись¦заверяется печатью ¦

¦ ¦ ¦лица, заверившего копию, ¦организации. ¦

¦ ¦ ¦расшифровка подписи, дата¦Ксерокопии, ¦

¦ ¦ ¦заверения ¦содержащие ¦

¦ ¦ ¦ ¦изображение оттиска¦

¦ ¦ ¦ ¦печати организации,¦

¦ ¦ ¦ ¦повторно печатью не¦

¦ ¦ ¦ ¦заверяются ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка об ¦27 ¦Указываются инициалы ¦Располагается в ¦

¦исполнителе ¦ ¦и фамилия исполнителя, ¦левом нижнем углу ¦

¦ ¦ ¦номер его телефона ¦лицевой или ¦

¦ ¦ ¦ ¦оборотной стороны ¦

¦ ¦ ¦ ¦последнего листа ¦

¦ ¦ ¦ ¦документа ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка об ¦28 ¦Указываются ссылка на ¦Отметка об ¦

¦исполнении ¦ ¦дату и номер документа, ¦исполнении ¦

¦документа и ¦ ¦свидетельствующего об ¦документа может ¦

¦направлении его в¦ ¦исполнении, либо отметка ¦быть подписана ¦

¦дело ¦ ¦“В дело такое-то“, личная¦руководителем ¦

¦ ¦ ¦подпись исполнителя и ¦подразделения, ¦

¦ ¦ ¦дата исполнения ¦в котором исполнен ¦

¦ ¦ ¦ ¦документ ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Отметка о ¦29 ¦Указываются порядковый ¦В необходимых ¦

¦поступлении ¦ ¦номер и дата поступления ¦случаях также ¦

¦документа в ¦ ¦документа ¦указываются часы и ¦

¦организацию ¦ ¦ ¦минуты поступления ¦

¦ ¦ ¦ ¦документа ¦

+-----------------+---------+-------------------------+-------------------+

¦Идентификатор ¦30 ¦Указываются наименование ¦Проставляется в ¦

¦электронной копии¦ ¦файла, дата и другие ¦левом нижнем углу ¦

¦документа ¦ ¦данные, необходимые для ¦(колонтитуле) ¦

¦ ¦ ¦поиска документа ¦каждого листа ¦

¦ ¦ ¦ ¦документа ¦

L-----------------+---------+-------------------------+--------------------

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 4

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ--------¬

¦ 20 мм ¦

¦ --------------------------------------------------------------¬ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦30 мм¦ ¦10 мм¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ L-------------------------------------------------------------- ¦

¦ 20 мм ¦

L--------Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 5

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

ПРИМЕР РАСПОЛОЖЕНИЯ НОМЕРА СТРАНИЦЫ--------¬

¦ Правильное Неправильное --¬ ¦

¦ расположение----->25 расположение--->¦ ¦ ¦

¦ номера номера L-- ¦

¦ страницы страницы ¦

¦ ----------------------------------------------------------¬ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ L---------------------------------------------------------- ¦

¦ Неправильное ¦

¦ --¬ расположение --¬ ¦

¦ ¦ ¦<------ номера ----->¦ ¦ ¦

¦ L-- страницы L-- ¦

L--------Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 6

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

Герб города Сочи

ГЛАВА

ГОРОДА СОЧИ

Советская ул., д. 26, город Сочи,

Краснодарский край, 354061

Тел.: (8622) 64-20-37, факс: (8622) 64-38-02

_________________ N ________________________

На N ____________ от _______________________

Герб города Сочи

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДА СОЧИ

Советская ул., д. 26, город Сочи,

Краснодарский край, 354061

Тел.: (8622) 64-20-37, факс: (8622) 64-38-02

ОКПО 04019640 ОКВЭД 75.11.31

ИНН 2320037148 КПП 232001001

_________________ N ________________________

На N ____________ от _______________________

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 7

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

ЖУРНАЛ

регистрации выдачи бланков строгой отчетности

-------------T------------------T------------T-------------T--------------¬

¦Дата выдачи ¦Наименование ¦Номера ¦Должность, ¦Подпись ¦

¦бланков ¦выданных бланков ¦выданных ¦фамилия, ¦получателя ¦

¦ ¦ ¦бланков ¦инициалы ¦бланков ¦

¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦бланков ¦ ¦

+------------+------------------+------------+-------------+--------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+------------+------------------+------------+-------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+------------------+------------+-------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+------------------+------------+-------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+------------------+------------+-------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L------------+------------------+------------+-------------+---------------

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 8

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

АКТ

о списании испорченных (неиспользованных)

бланков строгой отчетности

___________________________________________________________________________

(вид бланков)

Акт составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _____________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии ____________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

___________________________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

___________________________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

-----T---------------T--------------T---------------T---------------------¬

¦ N ¦ Наименование ¦ Номер бланка,¦ Получатель ¦ Причина, по которой ¦

¦п/п ¦ бланка ¦ подлежащего ¦ списываемого ¦ списывается бланк ¦

¦ ¦ ¦ списанию ¦ бланка ¦ ¦

+----+---------------+--------------+---------------+---------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+----+---------------+--------------+---------------+---------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+---------------+--------------+---------------+---------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+---------------+--------------+---------------+---------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+---------------+--------------+---------------+----------------------

Выводы и предложения комиссии: ____________________________________________

___________________________________________________________________________

Председатель комиссии:

______________________ _______________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

______________________ _______________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

______________________ _______________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

200__ г.

“____“ ________________

Акт представляется в двух экземплярах.

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 9

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

Наименование организации

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

(собрания)

Дата Наименование населенного пункта N ___

Председатель (инициалы, фамилия)

Секретарь (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: инициалы, фамилии участников совещания (в алфавитном

порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О...

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Доклад заместителя руководителя И.И. Иванова

2. Об...

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Сообщение главного бухгалтера П.П. Петровой

1. СЛУШАЛИ:

О...

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

И.И. Иванова - изложение содержания доклада.

ВЫСТУПИЛИ:

Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить...

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

1.2. Представить...

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:

П.П. Петрову - изложение содержания сообщения.

ВЫСТУПИЛИ:

Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Одобрить...

___________________________________________________________________________

2.2. Разработать...

___________________________________________________________________________

Председатель (подпись) инициалы, фамилия

Секретарь (подпись) инициалы, фамилия

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ

Приложение N 10

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации города Сочи

СВОДКА

о работе по организации контроля за исполнением правовых актов

главы администрации Краснодарского края, администрации города Сочи

за _____ квартал 200___ года

----------------------------T-------------T------------T-------T----------¬

¦ ¦Постановления¦Распоряжения¦Всего с¦Примечание¦

¦ ¦ ¦ ¦начала ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦года ¦ ¦

+---------------------------+-------------+------------+-------+----------+

¦Получено правовых актов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦главы администрации края ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+-------------+------------+-------+----------+

¦В том числе: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦приняты к сведению, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦руководству ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+-------------+------------+-------+----------+

¦к исполнению ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+-------------+------------+-------+----------+

¦Поставлено на контроль ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦правовых актов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦администрации города Сочи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+-------------+------------+-------+----------+

¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---------------------------+-------------+------------+-------+-----------

Директор департамента

муниципальной службы,

кадровой политики и контроля

администрации города Сочи

И.В.ВЛАДИМИРСКАЯ