Российские законы

Постановление Губернатора Сахалинской области от 31.12.1997 N 621 (ред. от 06.10.2000) “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Сахалинской области“

Утратил силу в связи с изданием Постановления Губернатора Сахалинской области от 14.01.2002 N 2.

ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 31 декабря 1997 г. N 621

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции Постановлений Губернатора Сахалинской области

от 09.02.1998 N 55, от 14.05.1998 N 206

от 05.06.1998 N 239, от 16.09.1998 N 356,

от 30.09.1998 N 378, от 02.11.1998 N 412,

от 17.12.1998 N 469, от 10.04.2000 N 144,

от 03.07.2000 N 281, от 06.10.2000 N 421)

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1998 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области, разработанную управлением Делами совместно с архивным отделом администрации области в соответствии с ГОСТом 6.38-90
и Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации.

2. Руководителям департаментов, комитетов, управлений, отделов администрации области довести настоящую Инструкцию до всех работников и обеспечить контроль за ее соблюдением.

3. Общий контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству в администрации области возложить на общий отдел администрации области (Халезов А.А.) и руководителя аппарата администрации области Скляренко М.В.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 05.06.1998 N 239, от 10.04.2000 N 144)

4. Признать утратившим силу решение исполкома Сахалинского областного Совета народных депутатов от 10.12.84 N 413 “Об утверждении инструкции по ведению делопроизводства в исполнительных комитетах областного, районных, городских Советов народных депутатов Сахалинской области“.

Губернатор области

И.П.Фархутдинов

Утверждена

постановлением

губернатора области

от 31.12.97 N 621

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую четкую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в администрации Сахалинской области (далее именуется Администрация) в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности губернатора области.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и государственным стандартом ГОСТ 6.38-90 “Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ и с учетом опыта работы с документами в Администрации.

1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в Администрации устанавливаются специальной инструкцией.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений, входящих в состав Администрации (далее - подразделения Администрации).

1.5. Разрабатываемые автоматизированные технологии подготовки и обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения автоматизированных технологий обработки документов, копировально - множительной, машинописной и организационной
техники, методическое руководство службами делопроизводства, проведение учебы работников, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляются общим отделом Администрации области (далее - общим отделом).

Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях Администрации.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях Администрации осуществляется службами делопроизводства или работником, специально назначенным для выполнения этой задачи.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения Администрации.

1.9. На работников службы делопроизводства подразделения Администрации возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю;

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;

организация справочно - информационной работы;

подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив;

выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

ежедневная регистрация информации о приеме, прохождении и исполнении документов в базу данных автоматизированной системы “Канцелярия“;

ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

консультирование работников,
проведение практических занятий по вопросам работы с документами;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.

1.10. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах постановлений и распоряжений губернатора области и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

Работники Администрации не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в научной и преподавательской деятельности служебную информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на использование данной информации не дано специальное разрешение губернатора области, вице-губернатора, руководителя аппарата (далее - руководителя аппарата), начальника секретариата губернатора области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

1.11. Передача работникам других организаций копий подписанных губернатором области документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителя аппарата, начальника секретариата губернатора области, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется пресс - центром Администрации, а также уполномоченными на то должностными лицами Администрации.

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) подразделений Администрации работникам других организаций допускается с разрешения руководителей подразделений Администрации или их заместителей.

При утрате документов руководитель подразделения Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует общий отдел, руководителя аппарата, в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает губернатору области или руководителю аппарата.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

1.12. В
подразделениях Администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.13. При обращении с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Администрации передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику.

2. ПОДГОТОВКА

ЗАКОНОПРОЕКТОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ,

ВНОСИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ

В САХАЛИНСКУЮ ОБЛАСТНУЮ ДУМУ

2.1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется, как правило, на плановой основе. Программа законопроектных работ Администрации на предстоящий год утверждается постановлением губернатора области по представлению отдела администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой с учетом предложений структурных подразделений администрации и территориальных подразделений федеральных органов государственной власти, а также планов законопроектных работ областной Думы, федеральных органов государственной власти.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 14.05.1998 N 206)

2.2. Законопроекты готовятся департаментами, управлениями и отделами Администрации в соответствии с программой законопроектных работ либо по собственной инициативе и не должны противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Сахалинской области, должны быть реальными, конкретными, обеспеченными достаточной материально - технической базой и финансовыми средствами.

2.3. Тексты законопроектов должны быть тщательно отредактированы, иметь четкую структуру построения, точно соответствовать своему назначению и не допускать различного их толкования.

2.4. Законопроекты отпечатываются машинописным текстом в соответствии с ГОСТами на организационно - распорядительную документацию и не должны содержать рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употреблений сокращенных слов, кроме установленных законодателем.

2.5. Законопроекты, вносимые губернатору области, должны быть
согласованы разработчиком со всеми заинтересованными органами, учреждениями, организациями, общественными объединениями, территориальным антимонопольным управлением в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Законопроекты, затрагивающие интересы населения, проживающего на соответствующей территории, согласовываются с органами местного самоуправления.

В обязательном порядке законопроекты согласовываются с управлением юстиции Администрации, управлением администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой, государственно - правовым управлением Администрации, с одним из вице-губернаторов в соответствии с распределением обязанностей между ними.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144, от 03.07.2000 N 281)

Заключение государственно - правового управления по законопроектам дается после согласования их с соответствующими структурными подразделениями.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

2.6. Законопроекты о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, об изменении финансовых обязательств области, должны быть в обязательном порядке согласованы с финансовым управлением Администрации, комитетом экономики Администрации, государственной налоговой инспекцией по Сахалинской области.

2.7. Согласование оформляется на бланках установленного образца (приложение N 3) с обязательным указанием фамилии, инициалов должностного лица, согласовавшего документ, и даты согласования.

2.8. Срок согласования законопроекта до его внесения губернатору области не должен превышать 20 дней.

2.9. Срок, в течение которого законопроект может находиться на согласовании в каждом подразделении Администрации, не должен превышать 3-х дней.

Если документ требует более глубокого изучения, срок может быть продлен по согласованию с губернатором области, вице-губернаторами, в соответствии с распределением обязанностей, или руководителем аппарата.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

2.10. При наличии разногласий по законопроекту руководитель, готовящий проект (далее - разработчик), должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения.

В случае, если взаимоприемлемое решение не будет найдено, то неурегулированные разногласия по
законопроекту рассматриваются вице-губернаторами области, в соответствии с распределением обязанностей, или руководителем аппарата, которые принимают решение по законопроекту. При этом законопроекты представляются губернатору области только после снятия всех замечаний.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

При снятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были, с обязательным указанием даты.

2.11. Законопроекты, подготовленные и согласованные в соответствии с настоящей Инструкцией, вносятся разработчиком в Администрацию на имя губернатора области через канцелярию общего отдела.

Вместе с текстом законопроекта и справкой согласования представляются:

- сопроводительное письмо на имя губернатора области, содержащее:

- полное наименование законопроекта;

- наименование разработчика законопроекта;

- указание на основания (мотивы) разработки законопроекта;

- перечень лиц (физических и юридических), принимавших участие в разработке законопроекта;

- фамилии, имена, отчества и должности лиц, которым может быть поручено представлять законопроект при его рассмотрении в постоянных комиссиях и на заседаниях областной Думы;

- пояснительную записку к законопроекту, содержащую:

- обоснование необходимости и возможности принятия законопроекта с указанием статей нормативного правового акта, дающего право областной Думе принимать соответствующий законопроект, его развернутую характеристику, цели, основные положения, прогноз последствий его принятия;

- справку о состоянии законодательства в рассматриваемой сфере правового регулирования и место в нем предлагаемого законопроекта;

- перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмена, изменение, дополнение или принятие которых потребуется в случае принятия предлагаемого законопроекта;

- предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации предлагаемого законопроекта в случае его принятия;

- финансово - экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат, если реализация законопроекта не требует материальных и иных затрат, то это также
отражается в записке).

Сопроводительное письмо на имя губернатора области, пояснительная записка и другие сопроводительные материалы к законопроекту готовятся в двух экземплярах и подписываются разработчиком.

Все материалы, указанные в настоящем пункте, должны подаваться одновременно как в напечатанном, так и в электронном виде (формат файлов документов должен соответствовать программному обеспечению информационной системы администрации области).

2.12. Канцелярия общего отдела администрации в день получения от разработчика документов, указанных в п. 2.11. настоящей Инструкции, регистрирует их, в тот же день передает управлению администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой для подготовки письма о внесении законопроекта в областную Думу (с указанием должностного лица, представляющего законопроект в областной Думе) и подписанием его губернатором области. Не зарегистрированные в канцелярии указанные документы считаются не внесенными разработчиком в администрацию и не могут быть приняты управлением администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой для внесения в областную Думу.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Управление администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой после подписания письма о внесении законопроекта в областную Думу передает в канцелярию общего отдела указанное письмо, законопроект и сопроводительные материалы, копия письма управлением администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой в срок не более 3-х дней передается в государственно - правовое управление администрации.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144, от 03.07.2000 N 281)

Одновременно (по информационной сети или на машиночитаемом носителе) управление администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой передает электронную копию документов в областную Думу.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Канцелярия общего отдела в день получения от управления администрации
области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой двух экземпляров указанных документов, один экземпляр направляет в областную Думу, а второй оставляет в канцелярии общего отдела.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Срок для подготовки письма о внесении законопроекта в областную Думу и подписания его губернатором области, а также передачи указанного письма, законопроекта и сопроводительных материалов в канцелярию общего отдела не должен превышать 2-х дней.

Законопроекты, подготовленные с нарушением установленного порядка, возвращаются управлением администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой в тот же день официальным письмом разработчику законопроекта.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

2.13. Законопроект после первого и второго чтений, направленный областной Думой губернатору области для замечаний и предложений, передается по его поручению управлением администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой разработчику законопроекта - для подготовки замечаний и предложений.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

2.14. Разработчик в 5-дневный срок направляет на имя губернатора области через канцелярию общего отдела замечания и предложения, согласованные с соответствующими заинтересованными органами, должностными лицами, согласно пунктам 2.5. и 2.6. настоящей Инструкции, которые передаются канцелярией общего отдела управлению администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой для подготовки и подписания губернатором области письма в областную Думу с предложениями и замечаниями к законопроекту.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

В случае отсутствия замечаний и предложений разработчик по согласованию с заинтересованными органами, должностными лицами сообщает об этом в 5-дневный срок губернатору области.

2.15. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки законопроектов и внесения замечаний и предложений губернатору области по
законопроектам, в соответствии с настоящей Инструкцией, несут руководители организаций, внесшие законопроект губернатору области.

2.16. Управление администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой обеспечивает направление принятых законов Сахалинской области в Министерство юстиции Российской Федерации на юридическую экспертизу в 7-дневный срок после их принятия.

(пункт 2.16. введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

3. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА

АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области

от 09.02.1998 N 55, от 10.04.2000 N 144)

3.1. Общие положения

3.1.1. Постановления и распоряжения (далее - решения) принимаются губернатором области в пределах его полномочий, определенных Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, Указом Президента Российской Федерации от 03.10.94 N 1969 “О мерах по укреплению единой системы исполнительной власти в Российской Федерации“ и Уставом Сахалинской области.

3.1.2. Решения губернатора области, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории области юридическими лицами независимо от их организационно - правовых форм и форм собственности, должностными лицами и гражданами.

3.1.3. В случаях отсутствия губернатора области решение подписывает первый вице-губернатор или вице-губернатор, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области.

3.1.4. Проекты решений губернатора области на стадии их подготовки в подразделениях Администрации являются строго конфиденциальными.

3.1.5. Передача работниками подразделений Администрации решений или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителей Администрации.

3.1.6. Вице-губернаторы, управляющий делами, руководители подразделений, должностные лица, специалисты соответствующих групп аппарата Администрации, которые вносят проекты решений губернатора области, обеспечивают строгое соблюдение установленного порядка и требований к экономической и правовой проработке вносимых решений и несут ответственность за качество и сроки их Подготовки.

3.2. Требования

к оформлению решений губернатора области

3.2.1. Проекты решений вносятся вице-губернаторами, управляющим делами, руководителями органов исполнительной власти области или готовятся по поручению губернатора области, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.

Правом официального внесения проектов решений губернатора области также обладают:

руководители областной Думы;

руководители органов местного самоуправления;

руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Сахалинской области;

председатель Сахалинского областного суда;

председатель арбитражного суда Сахалинской области;

прокурор Сахалинской области;

начальник управления Центрального банка РФ по Сахалинской области.

Подготовка и внесение проектов решений во исполнение законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов области и постановлений областной Думы поручается вице-губернаторам или управляющему Делами, в соответствии с распределением обязанностей.

Поступающие в Администрацию предложения граждан, организаций и предприятий о принятии решений губернатора области направляются для предварительного рассмотрения должностным лицам аппарата Администрации и руководителям департаментов, управлений, отделов Администрации.

3.2.2. При подготовке проектов решений губернатора области исходить из того, что:

решения нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также о назначении и освобождении от должности руководителей Администрации, ее подразделений, иных органов системы исполнительной власти области, награждении почетными грамотами, представлении к награждению государственными наградами, присвоению специальных и почетных званий Российской Федерации, об утверждении положений и правил оформляются постановлениями губернатора области;

решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы аппарата Администрации принимаются в форме распоряжений губернатора области и не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

3.2.3. Решение должно отвечать требованиям действующего законодательства, быть подготовленным с учетом решений, принятых ранее, и исключать издание дополнительных распорядительных документов по данному вопросу.

3.2.4. В решении должны быть указаны конкретные виды, объемы работ, сроки исполнения и исполнители, предложения должны быть реальными и конкретными, обеспеченными достаточными материальными и финансовыми средствами.

В необходимых случаях решения должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением на конкретных должностных лиц и сроки представления в Администрацию информации об исполнении документа.

3.2.5. Если в решении предусматривается отмена нормативных актов, принятых ранее по тем же вопросам, то указываются дата, номер, название отменяемых решений и делается запись о признании их утратившими силу.

Если в решении предусмотрено обращение в вышестоящие органы, то к нему прилагается проект соответствующего письма.

3.2.6. Решения должны быть согласованы со всеми заинтересованными учреждениями, организациями, предприятиями и должностными лицами.

3.2.7. Решения обязательно должны иметь заголовок, четкую структуру и точно отвечать своему назначению, тексты должны быть тщательно отредактированы и не допускать различного толкования вопроса.

3.2.8. На подпись губернатору области проекты решений передаются отпечатанными только на бланках установленного образца с использованием электронных шаблонов (приложения 1, 2) в соответствии с ГОСТами на организационно - распорядительную документацию на персональных компьютерах в машинописном бюро общего отдела Администрации.

Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых наименований, пользование средством “Штрих“.

3.2.9. Приложения к решениям должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую им юридическую силу, подписываются руководителем, подготовившим документ и отвечающим за его содержание, и заверяются подписью руководителя аппарата.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.2.10. Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, должны быть опубликованы официально для всеобщего сведения, при этом в решение в обязательном порядке включается пункт о его опубликовании в газете “Губернские ведомости“ (в полном объеме или в изложении).

3.3. Согласование решений губернатора области

3.3.1. Все проекты решений губернатора области подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными органами исполнительной власти, организациями, учреждениями, предприятиями на стадии проработки вопросов.

(абзац второй исключен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Проекты решений нормативного характера подлежат обязательному согласованию с управлением юстиции Сахалинской области.

(абзац второй введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 06.10.2000 N 421)

Проекты решений, содержащие вопросы распределения служебных зданий и помещений для размещения департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации области, ведомств и других организаций, подлежат согласованию с комитетом администрации области по управлению государственным имуществом и управляющим делами администрации.

Предложения, требующие решения вопроса о бюджетных ассигнованиях или поставках продукции для государственных нужд, вносятся в процессе составления бюджета или формирования и размещения объемов поставок продукции для этих целей. После утверждения бюджета такие предложения могут рассматриваться при указании источников финансирования, наличии необходимых обоснований и согласований с финансовым управлением, комитетом экономики администрации и другими заинтересованными органами областной исполнительной власти.

Проекты решений подлежат обязательному согласованию с Сахалинским территориальным управлением Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства по вопросам создания, реорганизации и ликвидации хозяйствующих субъектов (в случаях, предусмотренных антимонопольным законодательством Российской Федерации), а также предоставления льгот отдельному хозяйствующему субъекту или нескольким хозяйствующим субъектам, если иное не предусмотрено Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Проекты решений, затрагивающие интересы конкретных городов и районов области, согласовываются с вице-губернаторами, закрепленными за районами в качестве их кураторов.

Обязательным для всех проектов решений является согласование с:

государственно - правовым управлением;

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

контрольным управлением при наличии пунктов о контроле;

общим отделом;

руководителем аппарата администрации области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.3.2. Согласование оформляется на бланках установленного образца (приложение N 3) с обязательным указанием фамилии, инициалов должностного лица, согласовавшего документ, и даты согласования.

3.3.3. При наличии разногласий по проекту решения губернатора области руководитель, готовящий проект, должен провести обсуждение разногласий с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, то неурегулированные разногласия по проекту решения рассматриваются вице-губернаторами или управляющим делами, в соответствии с распределением обязанностей, которые проводят обсуждение с заинтересованными сторонами.

Если разногласия не сняты, то к проекту решения вместе со справкой согласования прилагаются протокол разногласий, утвержденный вице-губернатором или управляющим делами администрации области, в соответствии с распределением обязанностей, и справки с изложением мнений руководителей, имеющих возражения.

Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были (с обязательным указанием даты), и сами возражения к проекту решения не прилагаются.

3.3.4. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов, организаций и Администрации.

3.3.5. Срок, в течение которого проект решения может находиться на согласовании в подразделении Администрации, не более двух дней.

Если документ требует более глубокого изучения, срок может быть продлен по согласованию с губернатором, вице-губернаторами или руководителем аппарата в соответствии с распределением обязанностей.

3.4. Прохождение

проектов решений губернатора области

в аппарате администрации области

3.4.1. Проект решения губернатора области с письмом (пояснительной запиской) на имя губернатора, содержащем обоснование необходимости его принятия, вместе со справочными и аналитическими материалами, справкой согласования с заинтересованными органами и организациями, проведенного на стадии проработки вопроса, перечнем разногласий и подлинниками возражений по проекту (если таковые имеются), списком организаций, которым необходимо разослать решение (приложение N 4), передаются в секретариат губернатора области, на группы вице-губернаторов или управляющего делами, в соответствии с распределением обязанностей.

3.4.2. Специалист секретариата губернатора области, групп вице-губернаторов, управляющего делами, которому поручена проработка внесенного проекта решения, проводит анализ, экспертизу проекта (соответствие внесенного проекта требованиям настоящего порядка, наличие согласования со всеми заинтересованными должностными лицами, наличие обоснований принятия проекта, необходимость опубликования полного текста документа в официальном печатном органе администрации, включение в список рассылки всех заинтересованных органов и организаций), редакторскую доработку текста и совместно с руководителями органов, внес“их проект, проводит согласование с заинтересованными должностными лицами аппарата администрации, государственно - правовым управлением, при наличии пунктов о контроле с контрольным управлением, руководителями администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Проекты решений согласовываются с государственно - правовым управлением после согласования их с соответствующими структурными подразделениями.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

3.4.3. Подготовленные проекты решений и обосновывающие материалы к ним передаются в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации для экспертизы и передачи на рассмотрение и визирование начальнику общего отдела и руководителю аппарата администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.4.4. Проекты решений, подготовленные с нарушением установленного порядка, не прошедшие необходимого согласования, не завизированные руководителем аппарата, специалистами секретариата губернатора области, групп вице-губернаторов, государственно - правового управления, при наличии пунктов о контроле - контрольного управления, общего отдела администрации и в случае, если документ находится на согласовании более двух месяцев со дня его внесения, признаются руководителем аппарата не подготовленными к подписанию губернатором области и возвращаются руководителям подразделений Администрации области, внесшим проект решения, или специалистам групп.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 09.02.1998 N 55, от 10.04.2000 N 144)

3.4.5. Проекты решений, подготовленные с соблюдением указанной процедуры, и обосновывающие материалы к ним передаются заведующим сектором по подготовке и выпуску документов общего отдела на подпись губернатору области через его секретариат.

3.4.6. Срок на согласование проекта решения губернатора области в аппарате администрации до 10 дней.

3.4.7. Ответственность за качество проектов решений и контроль за сроками их согласования несут руководители органов исполнительной власти и структурных подразделений администрации, специалисты групп вице-губернаторов, управляющего делами, которые готовят проект решения.

3.5. Издание и вступление

в силу решений губернатора области

3.5.1. Решения, подписанные губернатором области, передаются секретариатом губернатора в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела для их оформления и выпуска.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора области по основной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква “р“, распоряжений по кадровым вопросам - буква “к“.

3.5.2. Решения, подписанные губернатором области без согласования с руководителем аппарата, государственно - правовым управлением, а при наличии пунктов о выделении средств - с финансовым управлением или финансово - кредитным отделом администрации (в зависимости от источника финансирования), к регистрации принимаются после согласования с вышеназванными подразделениями Администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

При наличии с их стороны замечаний принципиального характера вице-губернаторы или управляющий делами, в соответствии с распределением обязанностей, доводят их до сведения губернатора области.

Согласование подписанного губернатором области решения производится специалистом (помощником) групп вице-губернаторов, управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей между ними или руководителем органа, внесшего проект решения, в срок не более 2-х дней.

3.5.3. Подлинники решений губернатора области, материалы к ним находятся на хранении до сдачи в госархив в секторе по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации, выдавать их для работы за пределы сектора запрещается.

3.5.4. Копии решений, заверенные печатью общего отдела, направляются канцелярией общего отдела администрации адресатам согласно указателю рассылки, подготовленному и завизированному руководителем органа, внесшего документ, и секретариатом губернатора, помощником вице-губернатора или руководителя аппарата в соответствии с распределением обязанностей.

Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка.

Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым эти документы рассылались.

Для формирования информационной базы данных “КонсультантПлюс:СахалинскийВыпуск“ копии решений губернатора передаются ООО “Консультант - Сахалин“ согласно Порядку передачи (приложение 5).

Абонентам электронной почты администрации электронные копии решений губернатора передаются по электронной почте, о чем в списке рассылки делается отметка.

3.5.5. Решения губернатора области, не носящие нормативного правового характера и не затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом решении.

3.5.6. Решения губернатора области, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному опубликованию и вступают в силу на всей территории Сахалинской области одновременно по истечении 5 дней со дня их официального опубликования, если иное не определено в самом решении.

Официальным опубликованием решений губернатора области считается первая публикация его полного или сокращенного, если это предусмотрено самим документом, текста в газете “Губернские ведомости“, которая является официальным печатным изданием администрации.

Официальными являются также тексты решений губернатора, распространяемые в машиночитаемом виде ООО “Консультант - Сахалин“ в справочной правовой системе “КонсультантПлюс:СахалинскийВыпуск“.

Контроль за правильностью и своевременностью опубликования решений губернатора области осуществляется органами, внесшими проект решения, и сектором по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации.

3.5.7. Решения губернатора области могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения (обнародованы) по телевидению и радио, разосланы государственным органам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям по каналам связи по разрешению губернатора области или лица, исполняющего его обязанности.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 16.09.1998 N 356)

Сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела Администрации обеспечивает направление принятых решений губернатора области нормативного характера в Министерство юстиции Российской Федерации на юридическую экспертизу в 7-дневный срок после их принятия.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

3.6. Порядок оформления договоров, соглашений,

протоколов намерений и других документов,

принимаемых от имени администрации области

3.6.1. Договоры, протоколы намерений, соглашения и другие документы, принимаемые от имени администрации (далее - документы, принимаемые от имени Администрации), подписывают, как правило, губернатор области, вице-губернаторы или управляющий делами по вопросам, входящим в их компетенцию.

3.6.2. Проект договора, соглашения, протокола намерений, заключаемые от имени Администрации области, вносится отделом, управлением, департаментом администрации области и согласовывается со всеми заинтересованными органами. Проекты подлежат обязательному согласованию с государственно - правовым управлением, финансовым управлением и руководителем аппарата администрации; при заключении договоров, протоколов намерений, соглашений с иностранными государствами и странами СНГ - с управлением международных и внешнеэкономических связей.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Проект договора, соглашения, протокола намерений согласовывается с государственно - правовым управлением после согласования их с соответствующими структурными подразделениями Администрации.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

Согласование оформляется на справке согласования (приложение N 6).

3.6.3. После подписания сторонами документы передаются в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации для их регистрации и хранения.

Подлинник документа вместе со справкой согласования хранится в секторе по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации.

Копии документов, заверенные печатью общего отдела, рассылаются заинтересованным органам согласно списку рассылки (приложение N 4), составленному должностными лицами, подготовившими документ.

3.6.4. Печать Администрации ставится на документ после его подписания и регистрации.

3.6.5. Настоящий порядок сохраняется и при подписании документов за пределами области.

3.6.6. Вице-губернаторы, руководитель аппарата, управляющий делами, должностные лица, готовившие проекты документов, отвечают за их содержание, проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несут ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7. Подготовка и издание приказов

руководителя аппарата администрации области

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.1. Назначение и освобождение от должности, а также кадровое обслуживание государственных служащих аппарата администрации области, кроме государственных должностей вице-губернатора, управляющего делами, руководителя секретариата губернатора области, начальников управлений, осуществляется приказами руководителя аппарата администрации области (далее - приказы), отпечатанными на бланках установленного образца (приложение N 26).

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.2. Проекты приказов вносятся управлением государственной службы, кадров и наград администрации области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.3. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с государственно - правовым управлением, финансово - кредитным отделом, общим отделом, управляющим делами администрации области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.4. Подготовленные проекты приказов передаются в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации для экспертизы и передачи на рассмотрение и визирование начальнику общего отдела.

3.7.5 Проекты приказов, подготовленные с соблюдением указанной процедуры, передаются заведующим сектором по подготовке и выпуску документов общего отдела на подпись руководителю аппарата администрации области через его помощника.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.6. Приказы, подписанные вице-губернатором, руководителем администрации области, передаются помощником руководителя аппарата администрации области в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела для их оформления и выпуска. Выпускаемым приказам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года; к порядковому номеру добавляется буква “к“.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

3.7.7. Подлинники приказов находятся на хранении до сдачи в госархив в секторе по подготовке документов и выпуску документов общего отдела администрации, выдавать их для работы за пределы сектора запрещается.

3.7.8. Копии приказов, заверенные печатью общего отдела, направляются канцелярией общего отдела администрации адресатам согласно указателю рассылки (приложение N 27), подготовленному и завизированному начальником управления государственной службы, кадров и наград.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области области от 09.02.1998 N 55, от 10.04.2000 N 144)

4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ ОБЛАСТИ

4.1. Общие положения

4.1.1. Коллегия при губернаторе области (далее - коллегия) - постоянно действующий координационно - совещательный орган, обеспечивающий координацию взаимодействия органов исполнительной власти области, местного самоуправления и хозяйственных органов.

4.1.2. Коллегия рассматривает на своих заседаниях наиболее важные вопросы социально - экономического развития области и отдельных районов, вырабатывает с участием органов исполнительной власти и хозяйствующих субъектов предложения по устойчивому функционированию отраслей народного хозяйства, связанных с жизнеобеспечением населения, готовит для принятия губернатором области оперативные решения по возникающим экономическим, социальным и финансовым проблемам.

4.1.3. Правовую основу деятельности коллегии составляют Конституция РФ и Федеральные законы, законы области, постановления и распоряжения губернатора, а также настоящая Инструкция.

4.2. Задачи коллегии при губернаторе области

4.2.1. Рассмотрение концепции развития области, основных отраслей народного хозяйства, районов и городов области.

4.2.2. Предварительное рассмотрение краткосрочных мероприятий и долгосрочных программ по социальной защите населения, борьбе с преступностью, развитию ведущих отраслей экономики и подготовка по ним заключений и проектов решений.

4.2.3. Выработка согласованного подхода по важнейшим вопросам социально - экономического развития области, обеспечение сбалансированного подхода и учета интересов городов и районов при подготовке решений губернатора области.

4.2.4. Рассмотрение предложений по совершенствованию структуры администрации и схемы управления областью.

4.2.5. Выработка механизмов повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти.

4.2.6. Выработка общих подходов по взаимодействию с профсоюзами, общественными движениями, в т.ч. и при подготовке и проведении избирательных кампаний.

4.2.7. Рассмотрение и подготовка предложений по совершенствованию административно - территориального деления области.

4.2.8. Ежеквартальное рассмотрение итогов работы народного хозяйства области, исполнения бюджета.

4.2.9. Рассмотрение предложений по наиболее эффективному использованию природных ресурсов области.

4.2.10. Подготовка, рассмотрение и выработка согласованных действий по экономическим, социальным, финансовым и другим проблемам.

4.2.11. Рассмотрение других вопросов, принятие решений по которым входит в компетенцию губернатора области.

4.2.12. Заслушивание в порядке контроля сообщений руководителей департаментов и управлений по выполнению решений губернатора области и поручений коллегии.

4.3. Состав коллегии при губернаторе области

4.3.1. Деятельностью коллегии руководит губернатор области.

4.3.2. Членами коллегии являются по должности вице-губернаторы, управляющий делами, председатель комитета экономики, начальники департамента социальной защиты населения и финансового управления.

4.3.3. По рекомендации членов коллегии либо по собственному усмотрению губернатор области специальными распоряжениями может вводить в состав коллегии новых членов.

4.4. Организация деятельности коллегии

при губернаторе области

4.4.1. Коллегия при губернаторе области строит свою деятельность исходя из задач, закрепленных в подразделе 4.2. настоящей Инструкции, а также поручений губернатора.

4.4.2. Заседания коллегии проводятся под председательством губернатора области, а в его отсутствие - первого вице-губернатора, как правило, один раз в месяц.

4.4.3. Повестка заседания коллегии формируется руководителем аппарата администрации в соответствии с квартальными планами заседаний коллегии, а также на основании поручений губернатора и письменных предложений членов коллегии не позднее чем за десять дней до заседания.

4.4.4. Согласованные проекты решений губернатора области вместе с прилагаемыми к ним материалами, вносимые на рассмотрение коллегии, в том числе списком приглашенных, представляются не позднее чем за три рабочих дня в управление по вопросам местного самоуправления и организационной работе администрации для размножения и комплектования материалов для членов коллегии и иных участников, перечень которых определяется руководителем аппарата администрации области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 02.11.1998 N 412)

4.4.5. Заседания коллегии оформляются протоколом (приложение N 7), который ведет общий отдел администрации.

4.5. Подготовка

проектов постановлений губернатора области

для обсуждения на коллегии

4.5.1. Проекты решений губернатора области для обсуждения на коллегии при губернаторе области готовятся в соответствии с подразделами 3.1.; 3.2.; 3.3. и 3.4. настоящей Инструкции.

4.5.2. Если по проекту решения на коллегии высказаны замечания и предложения, то проект дорабатывается исполнителями и представляется в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела со всеми визами и подписями в течение 5 дней.

Если проект решения требует длительной (свыше 5 дней) доработки, то срок может быть продлен вице-губернаторами или руководителем аппарата, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей, по согласованию с губернатором области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

4.5.3. Дальнейшее прохождение проектов решений в аппарате администрации области, их подписание, издание и вступление в силу производится согласно подразделам 3.4. и 3.5. настоящей Инструкции.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

5.1. Задачи и общие правила контроля

5.1.1. В аппарате Администрации контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

Цель контроля - обеспечить своевременное и качественное рассмотрение и надлежащее решение вопросов, поставленных в документах.

5.1.2. На контроль в аппарате Администрации берутся:

- Законы Российской Федерации;

- Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации;

- постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации;

- законы области;

- постановления областной Думы, адресованные Администрации;

- постановления, распоряжения, поручения губернатора области (далее - “решения“);

- протоколы совещаний у губернатора области, решения коллегии;

- обращения депутатов Государственной и областной Думы по их депутатской деятельности;

- письма - запросы и письма - поручения вышестоящих органов исполнительной власти;

- письма департаментов, комитетов, управлений, отделов администрации, администраций городов и районов, хозяйственных ведомств, предприятий и организаций;

- исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности администрации;

- критические выступления средств массовой информации по вопросам деятельности администрации и ее подразделений.

Руководителями администрации на контроль могут быть поставлены и другие документы, не включенные в данный перечень, в том числе и на своих группах.

5.1.3. Непосредственное ведение контроля и организация исполнения документов осуществляется вице-губернаторами, руководителем аппарата, управляющим делами, их помощниками и специалистами, руководителями подразделений Администрации в соответствии с распределением обязанностей, контроль осуществляется:

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

- за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;

- за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями;

- за исполнением документов, направленных в подведомственные организации, конкретным должностным лицам, главам администраций городов и районов;

- за рассмотрением и получением ответов на письма, направленные в вышестоящие органы;

- осуществляются проверки по исполнению документов и обобщается опыт работы в подразделениях.

5.1.4. Общим отделом администрации осуществляется контроль:

- за своевременной передачей документов исполнителям и контрольному управлению, если губернатор области поставил их на контроль;

- за сроками исполнения исходящих инициативных документов администрации по основным вопросам деятельности, если в них не указаны конкретные лица, осуществляющие контроль исполнения;

- за соблюдением сроков рассмотрения входящих документов в структурных подразделениях администрации;

- за своевременным прохождением и возвратом исполнителями всех документов с отметкой об исполнении в канцелярию общего отдела;

- за своевременным ознакомлением с документами лиц, указанных в резолюции руководителей администрации;

- ежемесячно представляется губернатору области, вице-губернаторам, руководителю аппарата перечень неисполненных и не возвращенных исполнителями документов для принятия соответствующих мер.

5.1.5. Государственно - правовым управлением администрации осуществляется контроль:

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

- за своевременным ознакомлением руководителей и работников администрации и ее подразделений, указанных в резолюции губернатора области с юридическими документами.

5.1.6. Управлением по вопросам местного самоуправления и организационной работе администрации осуществляется контроль:

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 05.06.1998 N 239)

- за деятельностью администраций городов и районов в части принятия ими решений во исполнение решений губернатора области;

- за ходом выполнения поставленных на контроль решений губернатора области, касающихся деятельности администраций городов и районов, и представлением в установленные сроки информации руководству администрации и контрольному управлению о ходе выполнения контролируемых решений;

- за исполнением поручений губернатора области, данных главам администраций городов и районов по итогам его поездок в районы области.

5.1.7. Контроль за выполнением секретных документов и содержащихся в них поручений осуществляют специалисты военно - мобилизационного отдела администрации.

5.1.8. Контрольное управление администрации:

- осуществляет контроль за исполнением работниками администрации, ее подразделений Федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений и поручений губернатора области;

- обеспечивает получение от исполнителей информации о ходе выполнения поставленных на контроль документов или отдельных его пунктов;

- ведет контрольную картотеку поставленных на контроль губернатором области документов (правительственных документов, документов департаментов, управлений, отделов, администраций городов и районов), его поручений, ведет учет о представлении информации в вышестоящие органы по выполнению правительственных документов и поручений по группам вице-губернаторов, руководителя аппарата;

- сверяет не реже одного раза в месяц наличие документов, находящихся на контроле у помощников и специалистов групп вице-губернаторов, управляющего делами, составляет сводку исполнения документов и докладывает руководству администрации области о состоянии работы с документами;

- направляет ежемесячно на группы вице-губернаторов, руководителя аппарата, управляющего делами перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на 1 число месяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала, года:

- хранит все материалы снятых с контроля постановлений и распоряжений губернатора области в течение сроков, установленных номенклатурой дел;

- вносит предложения об ответственности помощников, специалистов аппарата администрации, руководителей департаментов, управлений, отделов за исполнение поставленных на контроль документов;

- составляет ежемесячно справки - информации с анализом о состоянии контроля и проверки исполнения в аппарате администрации и докладывает губернатору области. По итогам квартала, полугодия и года подготавливает подробный отчет о состоянии работы по контролю и исполнению;

- контролирует исполнение всех служебных документов, поставленных губернатором области на контроль;

- в соответствии с полномочиями, поручениями губернатора области, планами работы коллегии и контрольного управления организует проверки организации исполнения решений вышестоящих органов исполнительной власти и решений Администрации по наиболее важным вопросам и представляет информацию о результатах проверок губернатору области.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководством администрации, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) руководителя.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов вышестоящих органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов управления:

- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня подписания;

- запросы и обращения Государственной Думы Федерального Собрания РФ - не позднее 15 дней, депутатов областной Думы - в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок;

- письма - поручения и письма - запросы вышестоящих организаций - к указанному в письме сроку или установленному губернатором области;

- обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку;

- телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения - до двух дней, остальные - в течение 10 дней;

- протоколы совещаний при губернаторе области, коллегии согласно установленному в них сроку;

- исходящие инициативные письма администрации по основным вопросам деятельности - согласно установленному в них сроку;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати - до 15 дней;

- заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней;

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку “срочно“, исполняются в 3-дневный срок, остальные в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания;

- письма предприятий, организаций, учреждений, администраций городов и районов - до 10 дней;

- протокол разногласий - составление и направление - до 10 дней, рассмотрение - до 20 дней.

5.2.2. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции губернатора области).

5.2.3. Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к губернатору области, руководителю аппарата, управляющему делами в соответствии с распределением обязанностей.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.3. Организация контроля

исполнения правительственных документов

5.3.1. Поступившие в администрацию Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ и постановления Правительства РФ канцелярия общего отдела в тот же день передает в государственно - правовое управление для регистрации. После регистрации их в тот же день передают в секретариат губернатора области для резолюции.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

На правительственные документы (Законы Российской Федерации, Указы, распоряжения и поручения Президента РФ, постановления, распоряжения, поручения Правительства РФ, обращения, запросы депутатов Государственной Думы, письма - поручения и письма - запросы вышестоящих органов власти), которые губернатор области поставил на контроль, его секретариат заполняет контрольную карточку (приложение N 8), на которую переносит резолюцию (указание) губернатора, проставляет отметку о контроле “К“ и исполнителя.

Отметка об особом контроле “ОК“ проставляется на тех документах и контрольных карточках, в которых определен срок предоставления информации (справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы, министерства и ведомства.

Секретариат губернатора области передает один экземпляр контрольной карточки в контрольное управление администрации.

5.3.2. Работники государственно - правового управления знакомят руководителя контрольного управления с правительственными документами, поставленными губернатором области на “особый контроль“ (“ОК“), и в тот же день передают их помощнику вице-губернатора, управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.3.3. Помощники вице-губернаторов, управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей в 2-дневный срок знакомят непосредственных исполнителей (под роспись) с правительственным документом и указанием (резолюцией) руководства администрации и сдают документ в государственно - правовое управление администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.3.4. Если поручение дано нескольким должностных лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, которое и представляет губернатору области материалы, согласованные с соисполнителями.

5.3.5. В том случае, когда в резолюции губернатора области указано о необходимости подготовки по правительственному документу проекта постановления или распоряжения, исполнитель обязан в установленный срок представить соответствующие материалы руководителю аппарата, управляющему делами, ответственным за выполнение указаний губернатора области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Резолюция губернатора области типа “Для сведения“, “Для исполнения“, “Для руководства“ позволяет вице-губернаторам, управляющему делами при ознакомлении с текстом документа самостоятельно дополнять и определять конкретных исполнителей и меры по исполнению документа. Помощники вице-губернаторов, управляющего делами в этом случае должны в двухдневный срок ознакомить указанных конкретных должностных лиц и поставить в известность контрольное управление о дополнении к поручению губернатора.

5.3.6. Контроль исполнения правительственных документов, подготовку по ним необходимых материалов (проектов постановлений, распоряжений, подготовку информаций) осуществляют помощники вице-губернаторов, управляющий делами в соответствии с распределением обязанностей.

5.3.7. Контрольное управление администрации ведет учет поставленных на контроль правительственных документов по группам вице-губернаторов, управляющего делами, через помощников обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых правительственных документов, а также предоставление информаций, докладных записок, справок, направляемых администрацией в вышестоящие органы, министерства и ведомства в соответствии с указанием Правительства РФ.

5.3.8. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, содержащиеся в их решениях, считаются исполненными после принятия, со ссылкой на соответствующий документ, постановления или рас“оряжения губернатора области.

На контрольной карточке к правительственному документу государственно - правовое управление делает запись (номер и дату принятого документа). Контрольная карточка хранится постоянно вместе с документом.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.3.9. Правительственные документы, направленные губернатором для исполнения финансовому управлению и комитету экономики, снимаются с контроля только губернатором области.

5.4. Организация контроля

исполнения решений администрации области

5.4.1. Вопрос о контроле за исполнением решений губернатора области определяется в момент подготовки проекта решения. В тексте проекта делается об этом запись, устанавливаются сроки исполнения и исполнители. Данный проект решения обязательно согласовывается с контрольным управлением администрации.

Если решение принимается по вопросу, по которому уже ранее были приняты решения, то в тексте проекта делается запись о снятии с контроля решения администрации с указанием номера, даты и наименования, или представляется подробная справка о ходе выполнения решения за подписью руководителя департамента, управления, отдела, на которой вице-губернатор должен сделать запись “В дело“ или “С контроля снять“.

5.4.2. На каждое взятое на контроль решение губернатора области контрольное управление заводит папку (паспорт), где хранятся все материалы по его исполнению.

5.4.3. Контроль за сроками и качеством исполнения решений губернатора области осуществляют по поручению вице-губернаторов, руководителя аппарата, управляющего делами специалисты их групп в соответствии с распределением обязанностей. Они же совместно с департаментами, управлениями, отделами готовят материалы для снятия решения с контроля.

5.4.4. После принятия решения по наиболее крупным вопросам, руководителями администрации, соответствующими руководителями департаментов, управлений, отделов, специалистами аппарата администрации в 10-дневный срок разрабатываются планы мероприятий по контролю за их выполнением с указанием сроков исполнения и исполнителей. Эти планы утверждаются губернатором области, вице-губернаторами, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей. Один экземпляр передается в контрольное управление администрации области.

5.4.5. Специалисты групп вице-губернаторов систематически осуществляют контроль и проверку исполнения в департаментах, управлениях, отделах, организациях взятых на контроль решений администрации и обеспечивают представление руководству администрации, контрольному управлению информаций о ходе выполнения контролируемых документов.

5.4.6. Исполнение поручений губернатора области, поручений, содержащихся в решениях губернатора области, в протоколах заседаний коллегии при губернаторе области с формулировками “представить“, “внести“, “доложить“, “информировать“, “подготовить проект постановления (распоряжения) губернатора области“ контролируется соответствующими подразделениями администрации. Эти поручения также берутся на учет и контроль контрольным управлением.

Поручения считаются исполненными, если материалы или проекты указанных документов не возвращены на доработку и по ним подготовлены и подписаны соответствующие письма или решения. В этом случае контрольное управление снимает поручение с контроля, сделав отметку о дате и номере принятого или отправленного документа.

5.4.7. Контроль за выполнением решений губернатора области осуществляется путем проверок на местах, получения справок и других информационных материалов, рассмотрения хода выполнения решений или отдельных пунктов на совещаниях коллегии при губернаторе области, на совещаниях у вице-губернаторов, руководителя аппарата и управляющего делами.

5.4.8. О результатах выполнения решений или его отдельных пунктов департаменты, управления, отделы, администрации городов и районов в установленные сроки представляют информацию на группы вице-губернаторов, руководителя аппарата, управляющего делами, осуществляющих контроль за исполнением решения губернатора области, которые передают ее затем в контрольное управление с резолюцией руководителя аппарата, управляющего делами.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.4.9. Решения губернатора области при наличии официальных справок руководителей департаментов, управлений, отделов или специалистов аппарата, ответственных за их исполнение, снимаются с контроля вице-губернатором, руководителем аппарата, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей.

На документах, снятых с контроля, делается отметка “В дело“ или “С контроля снять“, дата, подпись руководителя администрации области.

5.4.10. Копии снятых с контроля решений губернатора области вместе со всеми справками об исполнении сдаются специалистами аппарата администрации в контрольное управление администрации, где они хранятся 5 лет, затем уничтожаются.

5.5. Организация контроля

за исполнением служебных писем,

поступивших в администрацию области

5.5.1. Служебные письма, поступившие на имя губернатора области, канцелярией общего отдела передаются в секретариат губернатора области, который в тот же день передает их губернатору области на рассмотрение.

Секретариат губернатора области, исходя из содержания поступившей на имя губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения и подготовки ответов, проинформировав об этом губернатора области.

Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций губернатором области, вице-губернатором области, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области на период его отсутствия, осуществляет секретариат губернатора области.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

5.5.2. После получения резолюции (указания) об исполнении документа, секретариат губернатора области документы, которые губернатор поставил на контроль, через канцелярию общего отдела передает в контрольное управление под роспись, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в контрольном управлении, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.

5.5.3. Контроль за исполнением документов в установленный срок осуществляют помощники и специалисты групп руководства администрации области, которые ежемесячно сообщают контрольному управлению о ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные сроки поручений (указаний) губернатора области.

5.5.4. Контрольное управление ведет учет взятых на контроль документов по группам и исполнителям, срокам исполнения, через соответствующих помощников руководства администрации обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего месяца, представляет губернатору области сводку о ходе выполнения документов, поставленных на контроль.

5.5.5. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции на документе губернатором указано “Прошу внести предложения“, “Об исполнении информировать“ - эти документы по докладу руководителя аппарата, управляющего делами снимаются с контроля губернатором области.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

5.5.6. Контроль за сроками исполнения документов, поступивших на имя вице-губернаторов, управляющего делами, осуществляют их помощники и специалисты групп.

5.5.7. Снятие с контроля исполненных документов, поступивших на имя вице-губернатора, управляющего делами, осуществляется вице-губернатором, управляющим делами.

5.5.8. Документ (подлинник) подлежит возврату в канцелярию общего отдела со справкой об исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) руководства администрации о снятии с контроля или отметкой “В дело“.

Документы, снятые с контроля губернатором или вице-губернаторами, руководителем аппарата, управляющим делами, информации, направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в канцелярию общего отдела, считаются неисполненными.

5.6. Контроль

за выполнением решений коллегии,

протоколов совещаний

с участием членов Правительства России

и главы администрации области

5.6.1. Контроль за исполнением поручений, записанных в протоколах заседаний коллегии при губернаторе области, осуществляют вице-губернаторы, руководитель аппарата, управляющий делами в соответствии с распределением обязанностей. При этом протоколы с поручениями, требующими длительного исполнения (разработка программ по отдельным направлениям работы) передаются для осуществления контроля в контрольное управление.

5.6.2. Секретариат совещаний с участием членов Правительства РФ, аппарата Президента РФ для ведения протокола формирует управление по вопросам местного самоуправления и организационной работе администрации. В секретариат совещаний могут входить специалисты групп вице-губернаторов, секретариата губернатора, общего отдела и структурных подразделений администрации области в соответствии с вопросами повестки дня совещаний.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 05.06.1998 N 239)

5.6.3. Протоколы аппаратных совещаний при губернаторе области ведет и осуществляет контроль за выполнением данных на них поручений секретариат губернатора области, протокол совещаний и контроль за их исполнением по отраслевым вопросам ведут помощники и специалисты групп вице-губернаторов.

5.6.4. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых вице-губернаторами, ведут секретари комиссий или по поручению вице-губернатора - помощники и специалисты групп.

5.6.5. Протоколы совещаний, проводимых вице-губернаторами, руководителем аппарата, управляющим делами, ведут помощники и специалисты групп по их поручению, они же ведут контроль за их исполнением.

6. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ,

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫХ АППАРАТНЫХ СОВЕЩАНИЙ

ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ ОБЛАСТИ

6.1. Еженедельные аппаратные совещания администрации области (далее - оперативные совещания) проводятся губернатором области, а в его отсутствие - первым вице-губернатором или вице-губернатором, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области.

6.2. Постоянными участниками еженедельных аппаратных совещаний являются вице-губернаторы, управляющий делами администрации, первые руководители (при их отсутствии заместители) департаментов, управлений, комитетов, отделов Администрации.

Кроме постоянных участников на оперативные освещения в зависимости от рассматриваемых вопросов могут приглашаться руководители других органов исполнительной власти области, местного самоуправления и хозяйствующих субъектов, специалисты аппарата администрации.

Секретарем оперативного совещания является работник секретариата губернатора области.

6.3. На оперативных еженедельных аппаратных совещаниях заслушиваются отчеты (сообщения) руководителей администрации, ее подразделений о работе по реализации поручений губернатора области, данных в виде письменных или устных распоряжений, а также обсуждаются другие вопросы, рассмотрение которых диктуется необходимостью выработки и принятия оперативных решений и совместных действий.

6.4. Поручения еженедельных аппаратных совещаний при губернаторе области оформляются протоколом, который ведет секретарь совещания.

Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области на еженедельных аппаратных совещаниях, осуществляет секретариат губернатора области. О ходе работы должностных лиц по их реализации губернатор области информируется руководителем секретариата.

6.5. Протокол совещания готовится в день проведения или на следующий день секретарем оперативного совещания.

6.6 Протокол печатается на бланках установленной формы (приложение N 9) с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и лиц, осуществляющих контроль за исполнением поручения.

6.7. Протоколу, утвержденному губернатором (вице-губернатором) области, секретарем оперативного совещания присваивается регистрационный порядковый номер по единой нумерации с начала и до конца года. Протокол размножается и со списком рассылки передается в канцелярию общего отдела для рассылки.

6.8. Копии протоколов с поручениями направляются в течение суток должностным лицам, которым даны поручения.

6.9. Копии поручений, подлежащих контролю в контрольном управлении, передаются в управление.

6.10. Исполненные поручения возвращаются к секретарю оперативного совещания с отметкой об исполнении. Снятие с контроля поручений производится резолюцией губернатора (вице-губернатора) на поручении “В дело“.

6.11. Копии всех исполненных поручений хранятся у секретаря оперативного совещания. На них заводится отдельное дело, которое хранится согласно требованиям делопроизводства.

7. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ

И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

7.1. Вся поступающая в администрацию корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется в канцелярии общего отдела. При регистрации на первом листе документа в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования “Администрация Сахалинской области“, слов “входящий N“, буквенно - цифровой даты. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

7.2. Не подлежат регистрации поступающие в администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

7.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется входящий порядковый номер и дата поступления.

При повреждении или недостаче документа составляется акт (приложение N 10) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии общего отдела, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

7.4. В канцелярии общего отдела документ регистрируется в автоматизированной системе “Канцелярия“ в день его поступления, путем заполнения электронной регистрационной карточки (приложение N 11). При этом входящему документу присваивается регистрационный номер, указываются инициалы имени, отчества и фамилия руководителя (или наименование структурного подразделения) администрации области, которому документ направляется.

7.5. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы “Канцелярия“ не менее 5 лет.

7.6. Законы Российской Федерации, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и другие нормативные акты вышестоящих исполнительных органов власти регистрируются в государственно - правовом управлении администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

7.7. Письма граждан, поступившие на имя губернатора области, регистрируются в отделе по работе с населением администрации.

7.8. Служебные документы, полученные работниками структурных подразделений администрации минуя канцелярию, подлежат обязательной регистрации в канцелярии общего отдела.

7.9. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений. При этом на оборотной стороне документа проставляются фамилия нового исполнителя и дата переадресации документа.

7.10. Зарегистрированные в канцелярии общего отдела документы передаются из одного подразделения администрации в другое только через канцелярию общего отдела с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе “Канцелярия“.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, который организует исполнение, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 05.06.1998 N 239)

7.11. Поступившие в подразделение администрации документы передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения.

Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную карточку.

7.12. При работе с документами, поступившими в подразделение администрации и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.13. Служба делопроизводства подразделения администрации ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных автоматизированной системы “Канцелярия“, представляет руководителю подразделения справку о прохождений и исполнении документов.

7.14. Через отдел администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой направляются в областную Думу:

- все законопроекты;

- письма и обращения губернатора области в областную Думу;

- ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий;

- ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой.

По депутатским обращениям и обращениям руководителей аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми структурными подразделениями администрации области, в чей адрес они поступили.

(пункт 7.14. введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 30.09.1998 N 378)

Контроль за своевременным прохождением документов, поступивших в Администрацию из областной Думы, при наложении на них резолюций губернатором области, вице-губернатором области, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области на период его отсутствия, осуществляет управление по взаимодействию с Сахалинской областной Думой.

(абзац введен Постановлением Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

8. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ

8.1. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Образцы написания служебных писем прилагаются (приложения N 12, 12а, 12б, 12в, 12г, 12д).

8.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы формата А4, письма, имеющие текст в несколько строк, печатаются на бланках формата А5.

8.3. Служебное письмо имеет следующие реквизиты:

а) Государственный герб Российской Федерации, герб Сахалинской области;

б) наименование органа - Администрация Сахалинской области;

в) наименование структурного подразделения - финансовое управление;

г) индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;

д) дата;

е) номер;

ж) адресат;

з) заголовок;

и) текст;

к) приложение;

л) подпись;

м) фамилия исполнителя и номер его телефона.

8.4. Письма по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках администрации области (приложение N 13) и подписываются губернатором области, а в его отсутствие первым вице-губернатором или вице-губернатором, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области.

8.5. Письма за подписью вице-губернаторов по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках администрации области.

8.6. Письма за подписью руководителей структурных подразделений администрации области и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках структурных подразделений (приложения N 14, 15).

8.7. Сопроводительные письма и некоторые другие документы могут оформляться на бланках с трафаретными частями текста.

8.8. Письмо объемом более одной страницы имеет заголовок, который в краткой форме раскрывает его основное содержание.

8.9. На лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона.

8.10. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указанием рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

8.11. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на писчей бумаге формата А4 (приложение N 16). Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); текст телеграммы печатается без исправлений, без переноса слов, абзацев и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества).

8.12. В письмах - ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа.

8.13. Подписание письма, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом “за“ или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.

8.14. Представляемые на подпись письма должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на втором экземпляре документа, отправляемого в один адрес (кроме телеграммы), и на последнем экземпляре документа, отправляемого в несколько адресов.

8.15. На письме указывается дата его подписания, утверждения, проставляемая цифровым способом, то есть тремя парами цифр, разделенными точками в последовательности: число, месяц, год (например: 15.08.95), либо словесно-цифровым (например: 15 августа 1995 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях. Словесно - цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании нормативных актов, финансовых и других служебных документов.

8.16. При направлении письма руководителю подразделения администрации области или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже).

8.17. При направлении письма в подразделение администрации области или организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

8.18. При направлении письма в несколько однородных подразделений Администрации или организаций их наименования указываются обобщенно (например: Главам городских и районных администраций, руководителям департаментов, управлений и отделов администрации области).

8.19. Адресат указывается в правом верхнем поле письма. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов, адресованных правительственным органам власти).

8.20. Почтовый адрес располагается после фамилии адресата; в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата.

8.21. В адресной части документа (письма, телеграммы) может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

8.22. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме: Приложение: упомянутые документы на _____ л. в ____ экз. Приложения, не названные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них можно не указывать. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами. На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его номера и даты.

8.23. Копии отправляемых (исходящих) писем заверяются работником службы делопроизводства проставлением надписи “Верно“, даты, личной подписи и печати службы делопроизводства.

8.24. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утверждаю, наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово Утверждено (Утвержден); наименование распорядительного документа, его дату и номер.

8.25. Отправляемому (исходящему) письму присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса подразделения администрации и порядкового номера документа по группе исходящих документов (например: 1-1275). Исходящий номер может быть дополнен через дробь индексом дела по номенклатуре дел (например: 1-1275/25).

8.26. Для отправки адресатам исходящие письма передаются в канцелярию общего отдела. В канцелярии общего отдела на исходящий документ заполняется электронная регистрационная карточка (приложение N 17). На отправку передаются подлинник отправляемого документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам). При этом в канцелярию в соответствии с указателем рассылки дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документов. Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется губернатором области, руководителем аппарата, управляющим делами.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Письма, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильно оформленные для отправки письма возвращаются исполнителям на доработку.

Письма неслужебного характера к отправке не принимаются.

9. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

9.1. Общие положения

Работу с обращениями граждан осуществляет отдел по работе с населением Администрации (далее - отдел).

9.1.1. Работники отдела осуществляют централизованный учет и организацию рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих в администрацию, анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об их содержании руководство администрации, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению.

9.1.2. Возникающие вопросы, связанные с обращениями граждан, отдел решает в тесном взаимодействии с соответствующими подразделениями администрации.

9.1.3. Обращения граждан подразделяются на предложения, заявления и жалобы:

- предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций;

- заявления - обращения граждан с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями или решениями государственных органов, владельцами предприятий и организаций различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.

9.14. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями губернатора области, соответствующими должностными обязанностями и настоящей Инструкцией.

9.2. Порядок работы с обращениями граждан

9.2.1. Все поступившие в канцелярию общего отдела администрации обращения граждан передаются в отдел, где производится их регистрация в день поступления.

9.2.2. Регистрационный индекс письменного обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу. Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, В-305). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.

9.2.3. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Повторные письма граждан, как правило, ставятся на контроль.

9.2.4. На каждое обращение граждан заполняется учетная карточка письма (приложение N 18) и заносится в компьютер.

9.2.5. Оформленное “дело“ передается помощнику одного из руководителей администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.

9.2.6. Руководители администрации рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей, после чего помощник возвращает “дело“ с резолюцией руководителя в отдел.

9.2.7. Обращения граждан должны направляться в соответствующие учреждения и организации не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации в отделе. Исключение могут составлять те обращения граждан, которые поставленными в них вопросами требуют дополнительной работы по внесению предложений, о чем должна быть сделана обосновывающая запись в регистрационной карточке.

9.2.8. Работники отдела извещают авторов обращений в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма или телеграммы. Об устном уведомлении делается запись в карточке.

9.2.9. При личном приеме обращения граждан регистрируются на карточках приема граждан (приложение N 19), при этом излагается краткое содержание обращения.

9.2.10. Контроль за сроками исполнения обращений, подготовку ответов в вышестоящие органы осуществляют помощники руководителей администрации, специалисты группы, ответственные за исполнение данного документа, работники отдела по работе с населением.

9.2.11. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимается руководителем администрации, который дал указание о контроле, или начальником отдела по работе с населением.

9.2.12. Ответ на обращения граждан может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.

9.2.13. Обращения граждан должны быть возвращены исполнителем после их разрешения в отдел со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дела.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

9.2.14. Работники отдела своевременно готовят необходимую статистическую информацию для обобщения и анализа тематической направленности обращений.

9.2.15. Начальник отдела должен систематически анализировать, обобщать обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняем“х Законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, докладывать губернатору области на десятое число месяца по истечении каждого квартала результаты анализа обращений граждан.

9.2.16. Отдел по работе с населением осуществляет хранение и использование в справочных и других целях обращений граждан.

9.2.17. Ответственность за сохранность документов возлагается на начальника отдела по работе с населением.

9.2.18. Законченные производством “дела“ по обращениям граждан вместе с документами, связанными с их рассмотрением и завершением, хранятся в отделе в течение пяти лет.

По истечении установленных сроков хранения документы с обращениями граждан подлежат уничтожению по акту (приложение N 20).

9.3. Организация работы по личному приему граждан

9.3.1. Личный прием граждан в администрации осуществляют: губернатор, первый вице-губернатор, вице-губернаторы, руководители департаментов, комитетов и управлений администрации.

9.3.2. График приема граждан составляется начальником отдела на первое число каждого месяца, согласовывается со всеми должностными лицами, внесенными в него, подписывается губернатором и опубликовывается в печати.

9.3.3. Предварительную запись на прием осуществляют работники отдела. На каждое обращение заполняется карточка приема граждан. При повторных обращениях к карточке прикладываются все имеющиеся материалы по этому заявителю (карточка предыдущего приема, учетная карточка письма, “Дело“).

9.3.4. При необходимости работники отдела дают гражданам разъяснения и справки.

9.3.5. Перед приемом граждан работники отдела проводят необходимую проработку вопроса и до приема информируют ведущего прием руководителя о записавшихся гражданах.

9.3.6. После завершения личного приема поручения ведущего прием руководителя направляются работниками отдела исполнителям.

9.3.7. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений передаются на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием.

9.3.8. Рассмотрение обращений считается завершенным после списания их “в дело“ ведущим прием руководителем. Если контроль за рассмотрением заявления продолжается, то на учетной карточке делается отметка о продлении срока рассмотрения.

9.3.9. Ответственность за состояние делопроизводства по материалам с личного приема граждан и выполнение настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела по работе с населением администрации.

10. Особенности работы с документами,

содержащими служебную информацию

ограниченного распространения

10.1. Общие положения

10.1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими служебные сведения ограниченного распространения в Администрации.

Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты.

10.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

10.1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экономическую, метеорологическую, демографическую, санитарно - эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасности функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления (описание структуры органов, их функции, направления и формы деятельности, а также их адреса), об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке.

10.1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования“.

10.1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки “Для служебного пользования“ с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет губернатор области.

10.1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 10.1.3. настоящей Инструкции.

10.1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководства Администрации не подлежит разглашению (распространению).

10.1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Администрации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством, ответственности.

10.1.9. В случае ликвидации структурного подразделения администрации области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

10.1.10. К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники администрации, ознакомленные с настоящей Инструкцией.

10.2. Порядок обращения с документами,

содержащими служебную информацию

ограниченного распространения

10.2.1. Необходимость проставления пометки “Для служебного пользования“ на документах, МНИ и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

10.2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются работником общего отдела Администрации, которому поручено выполнение этой задачи.

10.2.3. При смене работника общего отдела, осуществляющего учет документов с пометкой “Для служебного пользования“, составляется акт приема - передачи этих документов другому работнику, который утверждается руководителем аппарата Администрации.

10.2.4. Документы с пометкой “Для служебного пользования“:

- учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой “Для служебного пользования“ производится запись “ДСП“;

- печатаются, как правило, в машинописном бюро с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками работнику канцелярии для регистрации. Черновики документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно (приложение 29);

- передаются работникам структурных подразделений Администрации под расписку, пересылаются другим организациям спецсвязью;

- не передаются по незащищенным каналам компьютерно - модемной связи;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров, отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководством Администрации;

- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

10.2.5. Исполненные документы с пометкой “Для служебного пользования“ группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка “Для служебного пользования“.

10.2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой “Для служебного пользования“, утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение 20). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

10.2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой “Для служебного пользования“ проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя аппарата Администрации. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой “Для служебного пользования“, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

10.2.9. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель аппарата Администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю аппарата Администрации.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой “Для служебного пользования“ составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда.

10.2.10. При снятии пометки “Для служебного пользования“ на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

10.2.11. За утрату документов с пометкой “Для служебного пользования“, разглашение служебной информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник администрации привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

10.3. Порядок обращения с машинными носителями,

содержащими информацию ограниченного распространения

10.3.1. Служебная информация, содержащая сведения ограниченного распространения, для хранения записывается только на учетные съемные МНИ. Хранение информации с пометкой “Для служебного пользования“ на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещается. Разрешение на использование специальных мер защиты, позволяющих осуществлять запись и хранение служебной информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на несъемных МНИ, дается руководителями Администрации и оформляется в письменном виде.

10.3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ (приложение 30).

При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты:

- гриф секретности;

- регистрационный номер по журналу;

- фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете);

- подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации.

10.3.3. Регистрация несекретных МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации “Для служебного пользования“.

10.3.4. Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней.

10.3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, содержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой “Для служебного пользования“.

10.3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическое значение информации, записанной на МНИ, хранящихся в Администрации, дается руководителями Администрации. Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии ответственного лица за хранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале (приложение 30), заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата.

МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф секретности не снимается.

10.3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации.

10.3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на “зараженность вирусами“.

10.3.9. Распечатка на принтерах подготовленных на МНИ документов, содержащих сведения ограниченного распространения, разрешается только на ЭВМ, размещенных в помещениях машинописного бюро или самого исполнителя с соблюдением требований пункта 10.3.4. настоящей Инструкции.

10.3.10. На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа, наряду с другими необходимыми данными, указываются учетный номер дискеты МД N...

10.3.11. Передача информации, содержащей сведения ограниченного распространения, сторонним организациям посредством копирования информации на представленные ими МНИ разрешается только с письменного разрешения руководителей Администрации. Представленные МНИ должны быть отформатированы и не иметь записанной информации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 03.07.2000 N 281)

11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

11.1. Изготовление и использование бланков документов

11.1.1. Бланки документов и электронные шаблоны, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

11.1.2. Бланки писем, постановлений и распоряжений губернатора области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в общем отделе.

Бланки документов используются при подготовке проектов документов в администрации и ее подразделениях. В отдельных случаях бланки документов могут выдаваться в департаменты, комитеты, управления и отделы администрации. При этом в журнале учета указывается фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланков, наименование организации или учреждения и фамилия их представителя, получившего их.

11.1.3. Изготовление бланков документов администрации обеспечивается общим отделом.

Не разрешается изготовление бланков документов администрации в подразделениях администрации на компьютерах и копировально - множительных аппаратах.

11.1.4. Общий отдел администрации:

- оформляет заказы на изготовление бланочной продукции и обеспечивает контроль за их исполнением;

- осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов;

- обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов.

11.1.5. Электронные шаблоны бланков документов по разрешению начальника общего отдела администрации могут передаваться в департаменты, комитеты, управления и отделы администрации. При этом в передаваемые шаблоны проставляются идентификаторы, позволяющие определить организацию, получившую электронный шаблон.

11.1.6. Руководители подразделений администрации несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов администрации и правильность их использования.

11.2. Изготовление и использование печатей и штампов

11.2.1. Для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.2.2. Печать администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) хранится в финансово - кредитном отделе администрации и проставляется на документах международного характера и государственного значения, скрепленных подписью губернатора области или по его поручению вице-губернатором, управляющим делами.

Гербовая печать проставляется также на служебных удостоверениях личности должностных лиц, назначаемых на должность губернатором области, на командировочных удостоверениях, на документах личного состава, доверенностях и финансовых документах.

11.2.3. На копиях постановлений и распоряжений губернатора области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (не гербовая) печать общего отдела.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

11.2.4. Изготовление гербовой печати производится по указанию губернатора области.

Образцы печатей и штампов согласовываются руководителем аппарата. Заявки на их изготовление направляются в хозяйственный отдел управления делами, который оформляет заказ на их изготовление.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

11.2.5. Все печати и штампы регистрируются в канцелярии общего отдела и выдаются работникам аппарата администрации под расписку в специальном журнале учета, хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

11.2.6. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в аппарате администрации осуществляет общий отдел администрации, который незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

11.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел администрации и уничтожаются по акту, а в журнале учета проставляются соответствующие отметки.

11.2.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений аппарата администрации, в которых эти печати и штампы используются. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений администрации возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников.

12. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

12.1. Печатание документов

12.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро общего отдела администрации, а также непосредственно в подразделениях администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов в администрации области.

12.1.2. В машбюро общего отдела печатаются только служебные документы, при этом печатание документов под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений губернатора области, документы первого вице-губернатора, вице-губернаторов, управляющего делами, документы к мероприятиям, проводимым с участием губернатора области, вице-губернаторов.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующей машинописным бюро по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печатания рукописи, равно, как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

12.1.3. Печатание документов в машбюро производится на соответствующих бланках с исполнителем электронных шаблонов или на стандартных листах бумаги. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница“ (с.) и знаков препинания.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул), содержащая идентификатор, который определяет наименование файла на машинном носителе и автоматизированное рабочее место, где документ был распечатан.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по требованию исполнителя) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

12.1.4. Черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаются в закрывающиеся металлические бачки или в крафт - мешки для последующего уничтожения.

12.2. Копирование (тиражирование) документов

12.2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в копировально - множительном бюро хозяйственного отдела. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Администрации, имеющих множительную технику.

12.2.2. В копировально - множительное бюро хозяйственного отдела на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов. Копирование постановлений и распоряжений губернатора области производится в секторе по подготовке и выпуску документов общего отдела согласно спискам рассылки данных документов.

12.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления.

12.2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись.

12.2.5. Порядок использования имеющейся копировально - множительной техники в подразделениях Администрации устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в пункте 12.2.2.

12.3. Звукозапись мероприятий

12.3.1. Звуковую запись мероприятий, проводимых с участием губернатора области, вице-губернаторов, обеспечивается управлением делами и выполняется в диктофонном варианте.

12.3.2. Звукозапись научно - практических конференций и семинаров, проводимых в большом зале администрации подразделениями администрации по их заявкам, осуществляет управление административными зданиями администрации.

12.3.3. Расшифровку звукозаписей осуществляет машбюро общего отдела администрации, при этом на лицевой стороне последнего листа стенограммы пишется слово “диктозапись“, указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата.

Подготовленная стенограмма передается исполнителю, о чем производится запись в журнале.

12.3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм.

12.4. Прием и передача текстов документов

по официальным каналам факсимильной связи

12.4.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, установлены в приемной губернатора области и предназначены для передачи только служебных документов.

12.4.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (тексты, схемы, графические изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть подписан губернатором области (вице-губернаторами; руководителем аппарата, управляющим делами) и после регистрации в канцелярии передан секретарю в приемную губернатора области;

- служебные документы, подписанные руководителями подразделений Администрации, передаются по каналам факсимильной связи администрации области по разрешению губернатора области, вице-губернаторов, руководителя аппарата и управляющего делами;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения администрации области;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой “Для служебного пользования“;

- подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, передаются в канцелярию для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам.

12.4.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в приемной губернатора области осуществляется общим отделом.

13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

13.1. Порядок составления

и утверждения номенклатуры дел

13.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве подразделений Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Администрации, в том числе личные дела и журналы учета документов.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469)

13.1.2. При составлении номенклатуры дел подразделения Администрации следует руководствоваться Положением о подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе и настоящей Инструкцией.

13.1.3. Номенклатура дел подразделения Администрации на предстоящий календарный год разрабатывается в ноябре - декабре текущего года, согласовывается с архивным отделом и подписывается руководителем подразделения (приложение N 21).

Номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Администрации представляются в общий отдел.

Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469)

13.1.4. Сводная номенклатура дел аппарата администрации составляется общим отделом на основании номенклатур дел подразделений администрации, подписывается начальником общего отдела, согласовывается с областным госархивом и утверждается руководителем аппарата (приложение N 22).

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469, от 10.04.2000 N 144)

Названиями разделов Сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений администрации, при этом разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Администрации.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469)

В течение года в утвержденную Сводную номенклатуру дел по согласованию с областным госархивом могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с областным архивом, утверждается руководителем аппарата и с 1 января следующего года вводится в действие.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

13.1.5. Графы Сводной номенклатуры дел аппарата администрации заполняются следующим образом:

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469)

В графе “Индекс дел“ проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения Администрации и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В графу “Заголовок дела“ включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы“, “общая переписка“ и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя, термин “документы“, то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, записки и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

В заголовок дела могут быть включены дополнительно следующие элементы: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и другие.

В графе “Срок хранения“ указывается срок хранения дела на основании Перечня типовых документов учреждений и организаций с указанием сроков хранения (Москва, 1989 г.) и предложений экспертно - проверочной комиссии архивного отдела Администрации по срокам хранения.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469)

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка “ЭК“ (экспертная комиссия).

В графе “Примечания“ приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении Администрации.

13.1.6. В номенклатуре дел могут быть предусмотрены резервные номера дел.

13.2. Оформление документов,

законченных делопроизводством

13.2.“. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем в канцелярию общего отдела Администрации области.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В электронную карточку документа вносится отметка “В дело“ о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

13.2.2. Документы формируются в дела работником службы делопроизводства подразделения администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1“, “т. 2“ и т.д.

13.3. Экспертиза ценности документов

13.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью установления сроков хранения и отбора их на хранение.

Экспертиза ценности документов в подразделении Администрации проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в Архив.

Экспертиза проводится экспертной комиссией.

Экспертная комиссия назначается руководителем структурного подразделения Администрации (юридического лица).

Экспертная комиссия аппарата Администрации назначается приказом руководителя аппарата. В нее включаются руководители или главные специалисты структурных подразделений аппарата Администрации. Возглавляет экспертную комиссию один из руководителей структурных подразделений аппарата Администрации.

(в ред. Постановлений Губернатора Сахалинской области от 17.12.1998 N 469, от 10.04.2000 N 144)

13.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов постоянного и временного сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов временного срока хранения и с пометкой “До минования надобности“, подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел подразделения администрации и сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

13.3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, не оформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы временного срока хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным губернатором области.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой “ЭК“ также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭК“, содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

13.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения (приложение N 23), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 20).

13.3.5. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации по акту (приложение N 20), который утверждается руководителем подразделения администрации и хранится постоянно.

Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт - мешки.

13.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.4. Систематизация документов внутри дела

13.4.1. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

13.4.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно - распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.4.3. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела первым.

13.4.4. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в текущем году, группируются вместе в один раздел переписи. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с обязательными взаимными ссылками.

13.4.5. При перешивке документов из одного дела в другое на прокладке указывается, куда перешит документ.

13.4.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы по хронологическому.

13.4.7. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения губернатора области, имеются секретные документы, то все документы по данному вопросу передаются во второй отдел Администрации.

13.5. Оформление дел и нумерация листов

13.5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной надписи дела; оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

13.5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 24). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация Сахалинской области), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

На корешке дела указывается индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

13.5.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

13.5.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов).

При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

13.5.5. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью. Наименование подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампами.

13.5.6. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.5.7. Листы в деле нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и другими) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.5.8. Каждое дело заканчивается заверительной надписью установленной формы.

В заверительной надписи дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров страниц и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При изменении наименования подразделения Администрации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение администрации на обложке дописывается новое наименование подразделения администрации.

В заверительной надписи дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность и фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

13.6. Хранение документов и дел

в подразделении администрации

13.6.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования - в подразделениях Администрации.

Руководители подразделений Администрации ответственны за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел подразделения администрации, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел, подразделения администрации.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

13.6.2. К каждому делу оформляется “лист выдачи документов“ (приложение N 25), в котором при ознакомлении работника подразделения администрации с теми или иными документами, находящимися в деле, должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.

Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения администрации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

13.7. Передача дел в архив

13.7.1. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.7.2. Законченные делопроизводством дела в течение пяти лет хранятся в подразделении Администрации. Затем дела постоянного срока хранения сдаются в архив.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации работник службы делопроизводства в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

13.7.3. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе дела делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов и указывается фамилия и инициалы имени и отчества работника, пронумеровавшего дело.

Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в подразделение Администрации для переоформления.

13.7.4. По указанию руководителя подразделения Администрации к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительной надписи. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в архиве работником службы делопроизводства подразделения Администрации.

13.8. Составление описей дел и документов

13.8.1. На завершенные дела постоянного срока хранения в службе делопроизводства Администрации ежегодно составляются описи (приложение N 23). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает областной госархив.

Дела, оставленные на контроле в подразделении администрации, включаются в опись года. В графе “Примечание“ карандашом делается запись “н/к“ (на контроле).

13.8.2. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения по номенклатуре дел подразделения администраций. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах надписывается “То же“, другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

13.8.3. Графа описи дел “Примечание“ используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

Опись дел составляется в четырех экземплярах и после подписания руководством администрации передаются в архивный отдел администрации для утверждения экспертно - проверочной методической комиссией (ЭПМК). Из четырех экземпляров описи три передаются в облархив при сдаче дел на государственное хранение, а последний экземпляр остается в Администрации.

13.8.4. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников Администрации и архива, осуществляющих прием - передачу дел, указывается дата.

13.8.5. Вместе с делами Администрации в архив передаются регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

13.9. Использование документов архива

13.9.1. Обработка документов, поступивших в архив, а также поиск архивных документов осуществляются работниками архива.

13.9.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, представляются работникам подразделений Администрации для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов (дел).

Работники Администрации несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

13.9.3. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками подразделений Администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

13.9.4. Подлинники решений губернатора области и указатели рассылки из архива не выдаются.

13.9.5. Документы архива из фонда Администрации предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения губернатора области, вице-губернаторов, руководителя аппарата с указанием в учетных документах архива (регистрационная карточка, лист использования, автоматизированная база данных и др.) фамилии, инициалов имени и отчества должностного лица, давшего разрешение на выдачу документов, и даты выдачи.

13.9.6. Документы архива из фонда Администрации предоставляются ООО “Консультант - Сахалин“ для формирования справочной правовой системы “КонсультантПлюс:СахалинскийВыпуск“ по их письменному запросу с разрешения руководителя аппарата для оформления ссылок на документы прошлых периодов.

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Приложение N 1

(Герб Российской Федерации)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

от __________________ N _______

г. Южно-Сахалинск

Приложение N 2

(Герб Российской Федерации)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

от __________________ N _______

г. Южно-Сахалинск

Приложение N 3

СПРАВКА СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления, распоряжения

губернатора области

по вопросу:

--------------------------------T-----------------T---------------

Проект представлен ¦Фамилия, инициалы¦ Подпись, дата

¦ руководителей ¦

-------T------------------------+-----------------+---------------

Орган ¦

¦__________________________________________________________

¦__________________________________________________________

¦__________________________________________________________

Руководитель администрации

области (в соответствии

с распределением обязанностей)

Согласовано:

Руководитель аппарата

Государственно - правовое

управление

Общий отдел

Контрольное управление

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Разногласия по проекту писать на отдельном листе:

--------------------------------T-----------------T---------------

Визы: ¦Фамилия, инициалы¦ Подпись, дата

--------------------------------+-----------------+---------------

Секретариат губернатора области

Специалист (помощник)

руководителя администрации

области (в соответствии

с распределением обязанностей)

Сектор по подготовке и выпуску

документов общего отдела

-----------------------------------------------------------------

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Приложение N 4

СПИСОК

отделов, управлений, объединений, ассоциаций,

предприятий, городских и районных мэрий, которым

рассылается постановление, распоряжение губернатора

Сахалинской области и документы, принимаемые

от имени администрации области

по вопросу:

от “___“ _____________ 199_ г. N _______

-------------------------T------T------------------------T------

Наименование организации¦Кол-во¦Наименование организации¦Кол-во

¦ экз. ¦ ¦ экз.

-------------------------+------+------------------------+------

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

----------------------------------------------------------------

Всего к рассылке экз.

--------------------------T-----------------T-------------

Документ представлен ¦Фамилия, инициалы¦Подпись, дата

--------------------------+-----------------+-------------

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Визы:

Секретариат губернатора

области

Специалист (помощник)

группы вице-губернатора

области

----------------------------------------------------------

Получено канцелярией для отправки “__“ __________ 199_ г.

___________________________________________________________

(роспись, ф.и.о. лица, получившего документы на отправку)

Приложение N 5

ПОРЯДОК

передачи документов для формирования информационной

базы нормативных актов органов государственной власти

Сахалинской области

Согласно договору N 6 от 4 апреля 1997 года между администрацией области и ООО “Консультант - Сахалин“ формированием информационной базы нормативных актов администрации области занимается ООО “Консультант - Сахалин“.

Сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела администрации области:

- осуществляет передачу сотруднику ООО “Консультант - Сахалин“ копий решений губернатора области, подлежащих внесению в базу данных, и электронную копию этого документа еженедельно в понедельник с 15 до 16 часов и в среду с 15 до 16 часов; электронная копия записывается на дискету, предварительно предоставленную ООО “Консультант - Сахалин“;

- ежемесячно до 5 числа предоставляет ООО “Консультант - Сахалин“ перечень всех нормативных актов администрации области, принятых в прошлом месяце;

- по письменному запросу ООО “Консультант - Сахалин“, для оформления ссылок, осуществляет передачу сотруднику ООО “Консультант - Сахалин“ одного экземпляра нормативных актов администрации области предыдущих периодов, имеющихся в наличии в секторе по подготовке и выпуску документов;

- передача всех документов оформляется в журнале записью следующей структуры:

----------T------------T-----------T----------T---------

Дата ¦ Количество ¦Кто передал¦Кто принял¦Замечания

передачи ¦ и номера ¦(фамилия и ¦(фамилия и¦

¦передаваемых¦ подпись) ¦ подпись) ¦

¦ документов ¦ ¦ ¦

----------+------------+-----------+----------+---------

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

--------------------------------------------------------

Приложение N 6

СПРАВКА СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту договора, соглашения и других документов,

заключаемых от имени администрации области

по вопросу:

--------------------------------T-----------------T---------------

Проект представлен ¦Фамилия, инициалы¦ Подпись, дата

¦ руководителей ¦

-------T------------------------+-----------------+---------------

Орган ¦

¦__________________________________________________________

¦__________________________________________________________

¦__________________________________________________________

Руководитель администрации

области (в соответствии

с распределением обязанностей)

Согласовано:

Руководитель аппарата

Государственно - правовое

управление

Финансовое управление

УМВЭС

Контрольное управление

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Разногласия по проекту писать на отдельном листе.

--------------------------------T-----------------T---------------

Визы: ¦Фамилия, инициалы¦ Подпись, дата

--------------------------------+-----------------+---------------

Секретариат губернатора области

Специалист (помощник)

руководителя администрации

области (в соответствии

с распределением обязанностей)

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Приложение N 7

ПРОТОКОЛ

заседания коллегии при губернаторе Сахалинской области

от ____________ N ______

г. Южно-Сахалинск

Председательствовал на заседании коллегии ____________________

Присутствовали члены коллегии:

(фамилия, инициалы (должность, наименование организации)

имени, отчества)

______________________ _____________________________________

______________________ _____________________________________

______________________ _____________________________________

______________________ _____________________________________

______________________ _____________________________________

______________________ _____________________________________

В работе заседания коллегии приняли участие (список

прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

3.

1. СЛУШАЛИ:

Выступили:

РЕШИЛИ:

Протокол вел (вела) ___________________________________

(инициалы имени, отчества, фамилия)

Приложение N 8

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

по выполнению документов вышестоящих органов

представительной и исполнительной власти РФ

N и дата документа __________________________________

Наименование документа __________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

Исполняет данный документ

(резолюция губернатора

области, руководителя

аппарата) __________________________________

__________________________________

__________________________________

Представляет отчет об

исполнении данного

документа в секретариат

губернатора области, на

группу руководителя

аппарата __________________________________

Срок представления

отчетности об исполнении

данного документа __________________________________

Отметки, связанные с

исполнением данного

документа __________________________________

Отметки о снятии с контроля

данного документа __________________________________

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от 10.04.2000 N 144)

Приложение N 9

УТВЕРЖДАЮ:

губернатор

Сахалинской области

И.О.Фамилия

_____________ 199_ г.

ПРОТОКОЛ

аппаратного совещания при губернаторе области

от ____________ N _______ г. Южно-Сахалинск

Присутствовали: список прилагается.

По результатам совещания губернатор дал следующие поручения:

1. ___________________________________________________________

(кому, какое поручение, срок исполнения)

2. ___________________________________________________________

3. ___________________________________________________________

Протокол вел:

Приложение N 10

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся, работники общего отдела администрации

Сахалинской области, составили настоящий акт о том, что __________

199_ года при вскрытии пакета (конверта) _________________________

__________________________________________________________________

в нем оказалась (недостача, повреждение) _________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: _____________________

_____________________

_____________________

Приложение N 11

ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОЧКА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

--------------------------ВВОД ДОКУМЕНТА----------------“--------¬

¦ -----------------------------------------¬ ¦

¦Корреспондент ¦ ¦ ¦

¦ L----------------------------------------- ¦

¦ “_________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Разногласия по проекту писать на отдельном листе

-------------------------T-------------------------T--------------

Визы ¦ Фамилия, инициалы ¦Подпись, дата

-------------------------+-------------------------+--------------

Начальник отдела кадров

и наград управления

государственной службы

и наград

Сектор по подготовке и

выпуску документов

общего отдела

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от

10.04.2000 N 144)

Приложение 28

СПИСОК

структурных подразделений администрации области,

которым рассылается приказ руководителя аппарата

администрации области

по вопросу:

от “__“ _________ 200_ г. N ______

-------------------------T------T--------------------------T------

Наименование организации¦Кол-во¦ Наименование организации ¦Кол-во

¦ экз. ¦ ¦ экз.

-------------------------+------+--------------------------+------

¦ ¦ ¦

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

________________________¦______¦__________________________¦______

-------------------------+------+--------------------------+------

Всего к рассылке __________ экз.

------------------------T---------------------T-------------------

Документ представлен ¦ Фамилия, инициалы ¦ Подпись, дата

------------------------+---------------------+-------------------

¦ ¦

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

Визы: ¦ ¦

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

_______________________¦_____________________¦___________________

------------------------+---------------------+-------------------

Получено канцелярией для отправки “___“ ______________ 200_ г.

__________________________________

(роспись, Ф.И.О. лица,

получившего документы на отправку)

(в ред. Постановления Губернатора Сахалинской области от

10.04.2000 N 144)

Приложение N 29

Инв. N Форма

Срок хранения

ЖУРНАЛ N _________

учета размноженных документов

на копировально-множительном аппарате

_______________________________________

_______________________________________

(наименование подразделения)

Том N

Начат “__“ ____________ 200_ г.

Окончен “__“ __________ 200_ г.

на ________________ листах

Журнал в __________ томах

------T--------T---------T-------T------T-----------T--------T------T-----------------T-------------------T----------T-----------

Поряд-¦N и дата¦ Вид ¦Гриф ¦Коли- ¦ Фамилия и ¦Расписка¦Тре- ¦ Размножение ¦Показания счетчика ¦Расписка в¦Отметка об

ковый ¦док-та, ¦документа¦секрет-¦чество¦ инициалы ¦в полу- ¦бует- +-----T----T------+------T-----T------+получении ¦уничтоже-

рег. N¦подлежа-¦ ¦ности ¦листов¦исполнителя¦чении ¦ся ¦Эк- ¦К-во¦ К-во ¦До на-¦После¦Вид и ¦выполнен- ¦нии

¦щего ¦ ¦ ¦ориги-¦ заказа ¦заказа ¦изго- ¦земп-¦лис-¦листов¦чала ¦окон-¦кол-во¦ного ¦печатных

¦размно- ¦ ¦ ¦нала ¦ ¦и дата ¦товить¦ляров¦тов ¦брака ¦раз- ¦чания¦форм ¦заказа ¦форм и

¦жению ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦экз. ¦ ¦экз.¦ ¦множе-¦раз- ¦ ¦ ¦листов

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦мно- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жения¦ ¦ ¦

------+--------+---------+-------+------+-----------+--------+------+-----+----+------+------+-----+------+----------+-----------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16

------+--------+---------+-------+------+-----------+--------+------+-----+----+------+------+-----+------+----------+-----------

23 N 1/296 План ДСП 10 Гатова О.И. Гатова 1 1 10 2 120 132 Соков Гатова

12.02.98 17.02.98 19.02.98 Васильева

24.02.98

24 N 389 Инструкция ДСП 42 Гатова О.И. Гатова 30 30 42 4 132 177 Сидоров Гатова

16.03.98 17.03.98 18.03.98 Васильева

18.04.98

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________--------------------------------------------------------------

(приложение N 29 введено Постановлением Губернатора Сахалинской

области от 03.07.2000 N 281)

Приложение N 30

Инв. N Форма

Срок хранения Гриф секретности

ЖУРНАЛ N _________

учета машинных носителей информации

_______________________________________

_______________________________________

(наименование подразделения)

Том N

Начат “__“ ____________ 200_ г.

Окончен “__“ __________ 200_ г.

на ________________ листах

Журнал в __________ томах

-------T-------T------T------------T-----------------------T---------T--------------------T-------------T------------

Учетный¦Гриф ¦Вид ¦ Условное ¦Отметка о получении МНИ¦ Место ¦ Ответственный ¦ Отметка ¦Отметка об

N ¦секрет-¦машин-¦наименование+---------T-------------+хранения ¦ за хранение ¦о разрыве МЛ,¦отправке,

¦ности ¦ного ¦ записанной ¦ N МНИ и ¦ Откуда ¦(N шкафа,+-------T-------T----+браке диска, ¦уничтожении,

¦ ¦носи- ¦ информации ¦ дата ¦ поступил, N ¦стеллажа)¦Фамилия¦Подпись¦Дата¦ дискеты, ¦стирании

¦ ¦теля ¦ ¦получения¦ сопровод. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ магнитной ¦информации,

¦ ¦(МНИ) ¦ ¦ ¦ письма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ карты) ¦перерегистр.

-------+-------+------+------------+---------+-------------+---------+-------+-------+----+-------------+------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12

-------+-------+------+------------+---------+-------------+---------+-------+-------+----+-------------+------------

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________---------------------------------------------------

(приложение N 30 введено Постановлением Губернатора Сахалинской

области от 03.07.2000 N 281)